Come migliorare l'efficacia del programma di formazione dei dipendenti con l'automazione della formazione

In qualità di manager o di responsabile delle risorse umane, conoscete l'importanza della formazione dei vostri dipendenti. Sapete che è meno costoso formare un dipendente attuale che assumerne uno nuovo.

E che i dipendenti che ricevono una formazione continua la ritengono vantaggiosa per la produttività, l'impegno, la soddisfazione sul lavoro e lo sviluppo professionale e sono più propensi a rimanere in azienda.

Potreste anche aver progettato un programma di formazione aziendale che ha permesso alla vostra azienda e ai vostri dipendenti di godere di questi premi in passato.

Ma ora la vostra azienda sta crescendo, state assumendo talenti da tutto il mondo e le crepe nei vostri metodi di formazione cominciano a farsi sentire.

Diventa sempre più difficile offrire una formazione coerente, pertinente, coinvolgente ed efficace ai nuovi assunti e a quelli esistenti, a un ritmo rapido. Non riuscite nemmeno a trovare il tempo per la valutazione post-formazione o per fornire e raccogliere feedback.

C'è una soluzione semplice a questo problema: l'automazione della formazione.

Tutto ciò che serve sono le giuste funzioni di automazione e un sistema di gestione della formazione automatizzato per rilanciare i vostri processi e la vostra forza lavoro.

💪 Cos'è l'automazione della formazione?

L'automazione del flusso di lavoro delle risorse umane è l'ideale per affidare al software le attività amministrative manuali, noiose, ripetitive e che richiedono molto tempo. Anche i flussi di lavoro della formazione possono beneficiare dell'automazione. 

L'automazione della formazione rende il processo di formazione dei dipendenti più efficace, efficiente, scalabile e in grado di funzionare da solo.

Ad esempio, invece di supervisionare manualmente processi quali:

• preboarding, 
• Onboarding,
• gestione delle buste paga, 
• presentare le tasse e 
• personalizzando i piani di formazione per ogni reparto,

Il team People Ops può delegare questi compiti a una piattaforma di automazione.

"I dipendenti si aspettano opportunità di apprendimento e crescita senza limitazioni, manager che comprendano gli stili e gli ambienti di lavoro individuali e aziende che offrano la flessibilità come standard di impiego." Gogi AnandConsulente senior in scienze delle persone, LinkedIn.

Delegando i compiti (noiosi) si libera tempo per incanalarlo in attività più preziose come l'analisi dei bisogni formatividefinire gli obiettivi di apprendimento, progettare i materiali del corso e creare contenuti di qualità.

In questo modo, potrete dedicare meno tempo a piccole e ripetitive attività amministrative e più a soddisfare le aspettative dei dipendenti con opportunità di formazione flessibili, efficaci e di qualità. 

L'automazione della formazione elimina tutto il disordine, lo stress e gli ostacoli del processo di formazione, sostituendo i sistemi tradizionali - innumerevoli fogli di calcolo, PDF, e-mail e strumenti - con un sistema che funziona senza problemi con un intervento umano minimo.

👨‍🏫 Cos'è un corso automatizzato?

Un corso automatizzato è un corso progettato, creato, distribuito, misurato e convertito da contenuti statici a formati interattivi utilizzando la potenza del software di automazione.

Dal punto di vista del fornitore, un corso automatizzato consente un'esperienza di apprendimento online con molteplici vantaggi. È possibile ridurre il tempo necessario per fornire formazione flessibile e personalizzata, interventi e assistenza mirata ai lavoratori. E si può fare tutto nel modo più fluido possibile.

"Ciò che mi ha sorpreso di più è che è possibile automatizzare così tanto senza sacrificare l'esperienza. Inviamo alle persone compiti tracciabili, contenuti coinvolgenti e promemoria divertenti tramite Slack. Il tutto con un solo clic". Markus Schwarz, People Experience Manager di Storyblok.

💼 5 modi in cui l'automazione della formazione è vantaggiosa per l'azienda

Lo sviluppo e il mantenimento di un programma di formazione di successo richiedono molto lavoro. Le ore e gli sforzi necessari per portarlo a termine possono mettere a dura prova anche il reparto Risorse Umane più laborioso.

Quando ciò accade, l'azienda può subire ingenti perdite finanziarie, ripercussioni legali, abbassamento del morale dei dipendenti e aumento del divario di competenze.

Con il software di automazione della formazione, potete evitare questi potenziali inconvenienti e raccogliere i frutti essenziali.

1. Processi di inserimento dei dipendenti semplificati

Rendete immediatamente accessibili a tutti gli stakeholder tutte le informazioni create per aiutare i nuovi assunti a conoscere le caratteristiche della vostra azienda e a capire come possono contribuire ai suoi obiettivi e alla sua visione più ampia.

In questo modo, non dovrete progettare, gestire e ripetere manualmente il processo di onboarding per ogni nuovo arrivato.

È sufficiente definire il processo una sola volta, e il software di gestione della formazione lo eseguirà ogni volta che un nuovo dipendente dovrà essere avviato.

2. Eliminazione degli sforzi ripetitivi

Senza l'automazione della formazione, passereste una settimana dopo l'altra a iscrivere i dipendenti ai corsi di formazione, a monitorare i progressi dei corsi e ad aggiornare i record di formazione, fino a quando non vi stanchereste o vi stufereste.

Si consumerebbero ore di lavoro:

- messaggiare i dipendenti sulla formazione richiesta; 

- invio di materiale didattico pertinente; 

- impostazione dei compiti; 

- monitorare la normativa compliance, e 

- svolgere altre attività di back-office.

Investire nella formazione automatizzata consente di configurare in modo semplice e rapido le attività ripetitive di tutti i giorni per farle funzionare in modo indipendente, automatico e più efficiente.

Ora potete reindirizzare le vostre energie verso attività di maggior valore, come la formulazione di strategie di formazione e la progettazione di programmi efficaci.

3. Massimo risparmio di tempo e riduzione dei costi di formazione

Immaginate di pianificare un seminario o una conferenza per formare centinaia o migliaia di dipendenti all'uso di una nuova tecnologia.

Dovrete trovare e affittare una sede abbastanza grande da ospitare tutti e organizzare il trasporto, il cibo e gli istruttori.

Non dimentichiamo che impedirà anche ai dipendenti di svolgere il loro lavoro, il che significa che la vostra azienda non funzionerà in modo ottimale e non guadagnerà in quel periodo.

Tutto questo costa alla vostra azienda un sacco di soldi e di tempo. Ma automatizzando la formazione, i vostri dipendenti avranno bisogno solo del loro computer, di una connessione a Internet e di un po' di tempo libero per completare la formazione.

In questo modo non solo si riduce il tempo dedicato alle attività produttive, ma si ottiene anche un risparmio economico complessivo.

4. Anticipare le esigenze di apprendimento dei dipendenti

È vostra responsabilità aiutare i vostri lavoratori ad acquisire nuove competenze e conoscenze al momento giusto per far crescere le loro carriere e stare al passo con i cambiamenti nel loro settore.

È possibile combinare i dati dei dipendenti (profili di lavoro, valutazioni delle prestazioni, ecc.) dai sistemi HR con i dati di apprendimento e i risultati delle valutazioni dal software di automazione della formazione per analizzare i livelli di competenza e identificare le lacune e le esigenze di apprendimento.

Grazie a queste informazioni, è possibile erogare istantaneamente corsi pertinenti ai diversi dipendenti che necessitano di aggiornamento o riqualificazione con un semplice clic. 

5. Miglioramento dell'efficienza della formazione

I programmi di formazione di successo non si costruiscono in un giorno. 

Per creare esperienze di apprendimento interessanti, coinvolgenti, d'impatto e rilevanti ci vuole pratica e un costante perfezionamento.

Ad esempio, incorporare il microlearning mobile nel vostro programma di formazione può portare a un aumento di quattro volte dei tassi di coinvolgimento. E ancora meglio, porta a una conservazione delle conoscenze migliore del 50% rispetto agli strumenti di e-learning tradizionali. 

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L'automazione della formazione dei dipendenti consente anche di impostare sondaggi automatici per monitorare il coinvolgimento e raccogliere feedback lungo il percorso formativo. Vi aiuta anche a valutare i risultati dei sondaggi e a creare facilmente dei report che potete utilizzare per:

• snellire i processi;
• identificare le aree di miglioramento;
• giudicare la forza del vostro processo di formazione;
• affrontare i problemi prima che diventino un problema;
• ridurre gli errori e i rischi di noncompliance;
• modificare le attività di formazione per soddisfare le esigenze o le preferenze di apprendimento dei dipendenti.

👩‍💼 5 motivi per cui i vostri dipendenti preferiranno la formazione automatizzata

La vostra azienda non è l'unica a godere dei vantaggi dell'automazione del programma di formazione. L'automazione ha anche un impatto diretto sui vostri dipendenti e trasforma la loro esperienza di apprendimento e sviluppo in molti modi.

 1. L'apprendimento diventa autonomo

La formazione automatizzata mette i dipendenti in prima linea e dà loro il potere di controllare come, quando e dove apprendere. Di conseguenza, possono apprendere e accrescere le proprie competenze a un ritmo che va bene per loro, per i loro orari e per le loro ambizioni.

Tutto ciò che devono fare è accedere ai loro portali di formazione personalizzati per vedere i materiali didattici e le tappe imperdibili che avete creato per loro.

Possono seguire i loro progressi, richiedere ulteriori corsi di formazione o anche decidere autonomamente di seguire altri corsi non obbligatori che suscitano il loro interesse.

 2. Più feedback, più spesso

Qual è il grado di avanzamento dei dipendenti nel loro percorso di apprendimento?

Quali sono le loro lacune in termini di competenze?

Quali sono le aree del corso in cui hanno difficoltà o a cui devono dedicare maggiore attenzione per poter eccellere in futuro?

Come funzionano le loro attuali strategie di apprendimento?

Senza un feedback personalizzato, i vostri dipendenti non saranno in grado di rispondere a queste domande. Purtroppo, questo significa che non possono migliorare e che non potete guidarli efficacemente a raggiungere gli obiettivi di apprendimento personali e obbligatori.

Con un sistema di formazione automatizzato, potete creare facilmente quiz e test per valutare ciò che i partecipanti hanno imparato. Quindi generare automaticamente un feedback in base alla correttezza delle risposte date a ciascuna domanda.

 3. Possibilità di apprendere nel flusso del lavoro

Quando si trascinano i dipendenti lontano dalle loro scrivanie o dalle loro attività per partecipare a una formazione, si compromette la loro produttività e il loro flusso di lavoro.

D'altra parte, con l'automazione, potete formare i vostri dipendenti durante il loro lavoro quotidiano e dare maggiore flessibilità alla loro esperienza di apprendimento. 

Invece di trovare un momento separato al di fuori del lavoro per imparare, la formazione automatizzata aiuta voi e i vostri dipendenti a incorporare l'apprendimento nel flusso del lavoro e nella loro routine:

• Infografiche;
• Fili dei social media;
• Quiz interattivi;
• Campagne a goccia;
• Apprendimento collaborativo;
• Gamification;
• Microsoft Teams o Slack nudges;
• Contenuti di microapprendimento a comparsa, ecc.

4. Il riconoscimento automatico aumenta il coinvolgimento

I dipendenti non vogliono faticare al buio senza essere riconosciuti per il lavoro che stanno svolgendo o per i risultati raggiunti.

Se non date loro l'incoraggiamento e l'apprezzamento che desiderano, lo troveranno in un'altra azienda.

Un sistema di gestione della formazione automatizzato con funzioni di certificazione e gamification come classifiche, badge, livelli, punti, certificati e premi rende facile riconoscere e lodare i dipendenti quando raggiungono un traguardo di apprendimento.

Questa convalida dei loro sforzi li spingerà a continuare e a fare meglio la volta successiva.

5. Esperienze coerenti e affidabili per gli studenti

L'aspetto positivo della formazione automatizzata è che elimina le incongruenze nelle esperienze formative dei vostri dipendenti.

Tutti ricevono le stesse linee guida, gli stessi contenuti e la stessa esperienza complessiva, indipendentemente dal luogo in cui si trovano.

Nessuno viene lasciato indietro o riceve più materiale didattico e tempo di apprendimento del prossimo.

Gli amministratori e i tirocinanti non dovranno più scavare in vari file e cartelle per trovare i corsi o le informazioni di cui hanno bisogno, perché saranno a portata di mano.

È possibile aggiornare facilmente la piattaforma di automazione della formazione ogni volta che le politiche o i processi aziendali si evolvono. Chiunque abbia accesso potrà vedere subito le modifiche.

🖥️ Cosa cercare in un software di automazione della formazione

Whether you are reviewing your current training software or shopping for a new one, here are some core features that any effective automated training management system (TMS) should have to support your training efforts:

• Creazione e progettazione di corsi - Il software di automazione della formazione deve consentire di progettare, creare, archiviare e distribuire corsi pertinenti ai dipendenti al momento giusto. Deve offrire la possibilità di creare nuovi corsi da zero e di importare e modificare i materiali dei corsi esistenti. Inoltre, assicuratevi che supporti formati moderni, come quelli comportamentali (ad esempio, il microlearning), il social learning e la ripetizione distanziata.
• Valutazione delle prestazioni dei discenti - Un buon TMS dovrebbe consentire ai dipendenti di rivedere i propri progressi e di verificare le proprie conoscenze durante il percorso di apprendimento.
• Piani di formazione personalizzabili - Con un TMS, la gestione dei requisiti di formazione per i singoli dipendenti o per gli interi team è facile e senza problemi. Dovrebbe consentire di creare profili personalizzati per ogni partecipante e amministratore. Oppure di personalizzare i canali di formazione, la frequenza e la durata in base alle preferenze dei dipendenti.
• Tracciamento e reportistica - Scegliete un software di automazione della formazione che vi aiuti a tracciare e studiare il comportamento e le prestazioni di apprendimento dei vostri dipendenti tramite report personalizzati.
• Scalabilità - Non dovrete affrontare lo stress di ricercare, acquistare e implementare una nuova soluzione software ogni volta che la vostra azienda si espande.

Per cosa è più indicato il software di formazione (automazione)?

Utilizzate il vostro software di automazione della formazione per gestire l'intero processo di amministrazione della formazione dal lato dell'amministrazione e il processo di apprendimento e sviluppo dal lato dei dipendenti.

Vi aiuta a soddisfare le esigenze e i requisiti di formazione della vostra azienda, rilevando e automatizzando il modo in cui progettate i corsi, offrite l'apprendimento misto e distribuite le iniziative di formazione.

È possibile utilizzarlo per semplificare il modo in cui si mostrano i riconoscimenti ai partecipanti, si rilasciano certificati, si monitorano i progressi dell'apprendimento, si comunica e si coinvolgono i dipendenti e si generano rapporti sulla formazione.

Tip: You can use your training automation software to target specific individuals or teams with role-based development opportunities such as leadership training, sales training, and more.

⚙️ 8 passi per implementare l'automazione della formazione

Siete pronti a trasformare il vostro programma di formazione per i dipendenti in una macchina ben oliata che rende l'apprendimento una parte importante della vostra cultura lavorativa?

Seguite questi passaggi per sbloccare i vantaggi della formazione automatica per la vostra azienda e i vostri dipendenti.

1. Iniziare con la scelta del software di formazione automatica

Il sistema di automazione della formazione che sceglierete potrà limitare il vostro programma di formazione o aiutarlo a soddisfare e superare le aspettative.

Esistono molte opzioni sul mercato e alcune di esse vi offriranno una gamma di funzioni superiore e più ampia rispetto ad altre.

Per scegliere il software di formazione più adatto alla vostra azienda, dovete considerare quanto segue:

• Il tipo di contenuti formativi che i vostri dipendenti preferiscono, ad esempio slide, video tutorial, webinar e grafica.
• I metodi o i canali che si intende utilizzare per distribuire i contenuti, ad esempio slack, e-mail e pop-up.
• Il vostro approccio alla formazione: opterete per il blended, l'asincrono, il social o l'e-learning?
• Le dimensioni dell'azienda e il tasso di crescita previsto.

Una volta valutate le vostre esigenze di automazione della formazione, sarà più facile individuare uno strumento che soddisfi tutte o quasi tutte le vostre esigenze.

2. Definire gli obiettivi della formazione

Cosa volete ottenere con il vostro programma di formazione sul posto di lavoro?

Se non avete un obiettivo da raggiungere, potreste finire per fornire ai vostri collaboratori informazioni inutili. Ancora peggio, fornire informazioni irrilevanti per il loro ruolo o per la vostra azienda: una vera e propria perdita di tempo e di opportunità.

È possibile evitare questo risultato identificando le competenze e le conoscenze mancanti nella vostra azienda, che impediscono ai dipendenti di rimanere competitivi, di essere ben integrati e di progredire nei loro ruoli.

3. Creare modelli di corso riutilizzabili

È possibile automatizzare il processo di creazione e gestione dei corsi creando modelli che possono essere riutilizzati o modificati più volte. In questo modo si evita di ricominciare da zero ogni volta che si vuole aggiungere un corso o un materiale formativo simile.

È sufficiente modificare il modello con le informazioni specifiche di ogni corso. Aggiungete gli istruttori, la data e l'ora e il gioco è fatto.

Se il software di automazione della formazione viene fornito con dei modelli, personalizzateli in base alle vostre esigenze.

4. Progettazione e sviluppo di materiale formativo

I vostri dipendenti non devono cercare il materiale formativo necessario.

Affinché il vostro programma sia efficace e orientato ai discenti, dovete creare un archivio online per tutti i corsi e i materiali rilevanti di cui i discenti hanno bisogno. Quindi, assicuratevi che possano accedervi facilmente ogni volta che ne hanno bisogno.

Per farlo, è necessario:

• Decidete quali sono i vostri obiettivi formativi e cosa volete insegnare, quindi utilizzate questi elementi per definire i risultati desiderati di ogni corso.
• Fate una ricerca approfondita sull'argomento scelto e utilizzate le informazioni raccolte per tracciare un programma del corso.
• Costruite lo schema creando i contenuti per ogni segmento del corso.

5. Automatizzare i flussi di lavoro

È il momento di fare un giro con il vostro software di automazione della formazione, automatizzando gli aspetti dei processi HR e L&D che sono ripetitivi e richiedono molto tempo.

Ad esempio, le seguenti comunicazioni e attività amministrative di formazione sono perfette per l'automazione.

→ Impostare sondaggi automatici: Inviate automaticamente dei sondaggi alla fine di ogni corso per ottenere immediatamente le reazioni dei dipendenti e scoprire cosa vorrebbero migliorare.

→ Impostare dei trigger di comunicazione automatica: Sono utili per informare i tirocinanti dell'assegnazione di una nuova traccia formativa, del ritardo in un compito o dell'avvicinarsi della scadenza del corso.

→ Certificati di formazione automatici: Programmate il vostro TMS per emettere automaticamente certificati basati su modelli o personalizzati ogni volta che un partecipante alla formazione completa tutte le attività di apprendimento richieste.

→ Automatizzare la gestione dei record di formazione - Assegnare automaticamente i corsi ai dipendenti, analizzare i risultati della formazione e creare record e report facilmente consultabili.

→ Raccolta automatica dei feedback - Monitorate i risultati dei quiz, i tempi di completamento dei moduli e i risultati. Utilizzate queste informazioni per adattare il materiale formativo alle esigenze dei partecipanti.

6. Caricare il contenuto

Aggiungete al vostro TMS tutti i vostri contenuti formativi, dai corsi online ad altri materiali didattici come PDF, video, file audio, documenti word e flipbook interattivi.

Suggerimento: i migliori sistemi di automazione consentono di utilizzare diversi tipi di contenuti in un percorso di apprendimento o in un corso di formazione.

Dopo aver creato un corso o un percorso, è possibile definire la sequenza dei corsi, impostare un calendario e l'ordine in cui i discenti possono visualizzare i corsi o avanzare nel percorso.

7. Monitoraggio dei progressi e dell'efficacia

Il vostro lavoro non finisce dopo il lancio del programma di formazione automatica. Dovete ancora monitorare le prestazioni dei partecipanti, i punteggi dei test, i tassi di completamento dei corsi e i risultati della formazione.

Sfruttate le funzioni di monitoraggio, analisi e reporting del vostro sistema di gestione dell'apprendimento, che faranno tutto il lavoro di base per voi.

Suggerimento: quanto più avanzati sono gli strumenti di reportistica del vostro software, tanto migliori saranno gli approfondimenti che otterrete.

Migliori approfondimenti significano una comprensione più solida di ciò che funziona o non funziona nella vostra strategia di formazione. Questa conoscenza vi permetterà di apportare modifiche per aumentare l'efficacia del vostro programma.

8. Riconoscere i risultati ottenuti dai tirocinanti

Il trucco per motivare i dipendenti a continuare a imparare e a migliorare le proprie competenze consiste nell'offrire loro feedback, riconoscimenti e premi.

Pensate fuori dagli schemi e inventate modi interessanti per farlo. 

Ad esempio, è possibile gamificare il processo di formazione per aumentare il coinvolgimento e innescare una competizione amichevole.

Assegnare badge e certificati ai partecipanti per aumentare il loro senso di realizzazione e spingerli a completare i corsi.

💡 7 consigli bonus per implementare l'automazione della formazione

Suggerimento n. 1: iniziare in piccolo, poi scalare. 

Eseguite un progetto pilota con un team specifico o un corso specifico. Quindi, utilizzate gli insegnamenti tratti dal progetto pilota per facilitare la pianificazione della formazione.

Suggerimento n. 2: creare esperimenti per verificare l'effetto di diverse strategie. 

Ad esempio, è possibile utilizzare due tipi di contenuti in una fase di test. Capirete qual è quello che favorisce una migliore conservazione delle conoscenze dopo un determinato periodo.

Suggerimento n. 3: soddisfare i diversi stili di apprendimento incorporando più tipi di materiali didattici. 

Ad esempio, offrire sia video training che video script come metodo di apprendimento alternativo. 

Suggerimento n. 4: ascoltate i vostri dipendenti e progettate l'esperienza formativa in base ai loro desideri e alle loro preferenze, non a ciò che pensate che vorrebbero o preferirebbero. 

Suggerimento n. 5: incoraggiate i dipendenti a condividere regolarmente con i loro colleghi ciò che stanno imparando.

Suggerimento n. 6: ci sono sistemi LMS antiquati e follemente obsoleti. Assicuratevi quindi di acquistare qualcosa di moderno ed efficace.

Suggerimento n. 7: Comunicare chiaramente l'appartenenza della formazione a un quadro più ampio di sviluppo della carriera. Incorporatela nel piano di sviluppo dei vostri dipendenti.

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Fornire ai vostri dipendenti la formazione necessaria per raggiungere i loro obiettivi professionali e far progredire la vostra azienda non deve per forza far perdere la gioia a tutte le persone coinvolte.

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