9 Box Performance Review: Vale la pena di fare il tifo?

Mettere i dipendenti in una scatola può aiutare a valutare le prestazioni?

McKinsey ha sviluppato il sistema di valutazione delle prestazioni a 9 caselle come strumento per i manager. Da allora si è evoluto in uno strumento ampiamente utilizzato dai dipartimenti delle risorse umane:

• Determinare la forza del loro pool di talenti.
• Assegnare le risorse.
• Valutare i percorsi di carriera all'interno dell'azienda. 

Come tutti gli altri sistemi di valutazione delle prestazioni, la griglia a 9 caselle ha pro e contro. 

Alla fine di questo articolo, sarete in grado di: 

• Sapere se la valutazione delle prestazioni in 9 caselle è adatta al vostro team, visti i suoi pro e i suoi contro. 
• Il suo potenziale impatto sulla vostra strategia di gestione dei talenti.
• Se è il caso di ricorrere ad altri metodi di valutazione delle prestazioni, come le valutazioni a 360 e le scorecard bilanciate.

📈 Che cos'è una valutazione delle prestazioni a 9 caselle?

La valutazione delle prestazioni in 9 box è un sistema di valutazione delle prestazioni e del potenziale dei dipendenti. È un tipo di valutazione dei dipendenti che considera le prestazioni attuali e il potenziale futuro.

La griglia a 9 caselle è suddivisa in tre livelli di prestazioni (basso, medio e alto) e tre livelli di potenziale (basso, medio e alto), con il risultato di nove combinazioni.

Il riquadro in basso a sinistra indica basse prestazioni e basso potenziale, mentre quello in alto a destra indica alte prestazioni e alto potenziale. 

I manager inseriscono i dipendenti in una di queste caselle in base ai risultati delle valutazioni delle prestazioni e al potenziale di crescita percepito.

Si potrebbe pensare che idealmente un datore di lavoro vorrebbe che tutti i dipendenti si trovassero nella casella in alto a destra: alte prestazioni e alto potenziale. 

Tuttavia, è importante ricordare che queste persone (comunemente chiamate all-stars) sono affamate di promozioni. Per questo motivo, è necessario avere a disposizione posizioni senior. 

Per questo motivo, sarebbe meglio avere un mix tra All-Star e giocatori di alto livello con un potenziale medio, noti come giocatori di base.

Le nove categorie sono:

• Basse prestazioni, basso potenziale: Assunzioni sbagliate
• Prestazioni basse, potenziale medio: Dilemmi "up or out
• Basse prestazioni, alto potenziale: Diamanti grezzi
• Prestazioni medie, basso potenziale: Smerigliatrici in salita o in discesa
• Prestazioni elevate, basso potenziale: Cavalli di battaglia
• Prestazioni medie, potenziale medio: Giocatori di base
• Prestazioni elevate, potenziale medio: prestazioni elevate
• Prestazioni medie, potenziale elevato: Potenziale elevato
• Prestazioni elevate, alto potenziale: Tutte le stelle

Agli estremi, troviamo pessime assunzioni e all-stars.

Le cattive assunzioni possono sembrare dure, ma forniscono un feedback su dove è necessario migliorare il processo di reclutamento. Di solito si preferisce investire meno in questi dipendenti, poiché altre assunzioni offrono un maggiore ritorno sull'investimento.

Avendo un basso rendimento e un basso potenziale, di solito trascinano la squadra verso il basso: 

• le loro prestazioni, il che richiede che gli altri membri del team rimettano a posto le cose;  
• il loro morale. 

Tuttavia, potreste anche voler esaminare il motivo per cui hanno un basso rendimento e un basso potenziale. Potrebbe esserci una sfida personale più profonda di cui non siete consapevoli.

Gli All-Star sono i futuri leader della vostra organizzazione: 

• Sono le persone su cui volete investire di più. 
• I dipendenti hanno performance superiori e sono desiderosi di essere promossi, quindi è importante identificare percorsi di crescita chiari e investire nella loro evoluzione.

Le assunzioni con prestazioni e potenziale moderati sono i vostri giocatori principali.

🚨 È essenziale valutare le prestazioni come parte di un sistema di gestione delle prestazioni più ampio. Tale sistema di gestione incorpora anche l'apprendimento e lo sviluppo.

Ad esempio, è naturale che un dipendente che non ha ricevuto una formazione adeguata si evolva più lentamente di uno formato di recente.

🙌 Pro dell'utilizzo della griglia a 9 caselle per la valutazione delle prestazioni

Quali sono i vantaggi dell'utilizzo della griglia a 9 caselle per la valutazione delle prestazioni? 

• È un modo standardizzato di valutare un dipendente nel suo ruolo attuale. Le valutazioni standardizzate rendono più facile il confronto tra i dipendenti rispetto, ad esempio, ai commenti scritti. 
• Semplifica l'identificazione dei dipendenti ad alto potenziale e dei potenziali leader. Quando qualcuno ha un alto potenziale di crescita, si vuole garantire che ci sia un passo successivo logico all'interno dell'organizzazione per non perdere il dipendente a favore di un concorrente.  
• Se la vostra azienda applica budget proporzionali ai punteggi di performance individuali, la griglia dei 9 riquadri aiuta a guidare la distribuzione dei fondi. Ad esempio, un lavoratore con prestazioni moderate riceverà meno formazione di un lavoratore con prestazioni elevate. 
• Porta a una migliore pianificazione della successione. 

💡 Per informazioni più approfondite, consultate il nostro articolo su come utilizzare la griglia a 9 caselle per la pianificazione della successione.

La valutazione delle prestazioni in 9 caselle può incoraggiare lo sviluppo dei dipendenti. Lo sviluppo dei dipendenti ha una prospettiva più a lungo termine sulla crescita del dipendente all'interno dell'organizzazione. Per saperne di più sui programmi di sviluppo dei dipendenti, leggete il nostro articolo. 

🙅 Contro l'utilizzo della griglia a 9 caselle per la valutazione delle prestazioni

Eccessiva semplificazione delle prestazioni dei dipendenti

Le prestazioni dei dipendenti sono un argomento complesso. È una sfida trovare il punto di forza: 

• Da un lato, essere troppo dettagliati nelle valutazioni rischia di far perdere l'obiettività.
• Nel frattempo, essere troppo superficiali significa perdere precisione. 

Mentre la tradizionale performance a 9 caselle utilizza nove caselle, alcune organizzazioni ne utilizzano 16 per sfidare i manager a scegliere se essere al di sopra o al di sotto della media.

Potenziale di pregiudizio

I pregiudizi inconsci possono dare ai gruppi privilegiati un vantaggio ingiusto sul posto di lavoro e nella valutazione delle prestazioni. 

Ad esempio, i manager potrebbero percepire i dipendenti estroversi o che esprimono entusiasmo per il proprio lavoro come più performanti rispetto ai colleghi silenziosi. Ma essere schietto non equivale a un rendimento superiore. 

Limiti nell'affrontare situazioni uniche dei dipendenti

Etichettare qualcuno come "cattivo assunto" può essere accurato dal punto di vista delle prestazioni e del potenziale. Tuttavia, non riesce a vedere l'uomo e le ragioni che stanno dietro al suo comportamento. 

Ad esempio, un individuo normalmente molto performante può distrarsi se si trova ad affrontare sfide personali di cui il suo manager non è a conoscenza. Pertanto, prima di saltare alle conclusioni e supporre che il problema sia legato al morale basso, è essenziale esaminare i fattori alla base di una "cattiva assunzione". 

Difficoltà nel valutare accuratamente il potenziale

La valutazione accurata del potenziale è particolarmente discutibile quando la valutazione e la classifica sono effettuate da un singolo manager. 

Spesso i manager non hanno una visione completa delle prestazioni quotidiane di ciascun individuo. Per questo motivo, molte aziende sono passate a valutazioni a 360, in cui ogni dipendente riceve input e feedback da parte del team leader e del manager. 

Questo tipo di valutazione traccia un quadro più accurato ed equo di ogni persona.

Rischio di demotivazione dei dipendenti

Nessuno vuole essere un cattivo assunto o finire nelle categorie inferiori. Inoltre, ognuno accetta le critiche a modo suo:

• Le persone di alto livello possono essere stimolate da un feedback costruttivo.
• Chi ha un basso rendimento può scoraggiarsi e avere la tentazione di arrendersi. 
• Qualcuno potrebbe avere un rendimento elevato ma un basso potenziale. Dal momento che il loro morale è alto e stanno dando il meglio di sé, potrebbero sentirsi demotivati dal sapere che l'azienda non vede il loro potenziale.

Per attenuare questi inconvenienti, alcune aziende condividono con i propri dipendenti solo il punteggio di performance e non quello potenziale.

🏆 6 Migliori pratiche per l'utilizzo della griglia a 9 caselle per la gestione delle prestazioni

Se avete valutato i pro e i contro e siete giunti alla conclusione che la recensione delle prestazioni di 9 box è la strada da percorrere, rimane la domanda: come potete ottenere il massimo da questo modello?

A. Stabilire criteri e metodi di valutazione chiari

Il manager deve sapere cosa si intende per prestazioni basse, medie e alte e per potenziale. I criteri esatti dipendono dai valori aziendali, dalle risorse e dai ruoli valutati. 

Suggerimento: il software di valutazione delle prestazioni di Zavvy consente di progettare le valutazioni delle prestazioni in base alle proprie esigenze. 

B. Formare i manager su un uso efficace

Un'altra chiave è la formazione del team di leadership e dei manager di medio livello all'uso della griglia delle 9 caselle. 

Il significato di "potenziale" e "performance" può sembrare di buon senso ma può essere interpretato in modo diverso, portando a valutazioni incoerenti tra i manager. 

Suggerimento: chiarite bene cosa rappresenta ogni casella per la vostra organizzazione e tenete una documentazione aggiornata da far consultare ai vostri manager. 

La seconda parte della valutazione delle prestazioni in 9 caselle consiste nel creare un piano d'azione per ciascun dipendente in base al suo punteggio. 

Premiate regolarmente i dipendenti con prestazioni elevate? 

E creare piani per chi ha problemi di prestazioni? 

C. Rivedere e aggiornare regolarmente il processo

Man mano che le persone crescono, i processi devono seguirli. Pertanto, prima di ogni valutazione, rivedete i criteri per ciascuna delle nove caselle. 

State valutando correttamente il potenziale di crescita di ciascun dipendente? 

I vostri dipendenti hanno ricevuto una formazione e uno sviluppo tali da modificare le aspettative di rendimento?

I vostri manager sono consapevoli delle modifiche ai criteri di performance?

Queste sono alcune domande per verificare che il vostro quadro di valutazione delle prestazioni a 9 caselle sia aggiornato.

D. Incorporare il feedback dei dipendenti

Come già detto, i manager di solito non hanno una visione granulare delle prestazioni quotidiane di un dipendente. 

Per dare un feedback più completo, si può includere il feedback dei colleghi nella fase di valutazione delle prestazioni, che aiuta a determinare in quale casella sarà collocato il dipendente. 

Questa aggiunta creerà un ibrido tra il feedback a 360 e la valutazione delle prestazioni a 9 caselle.

E. Garantire riservatezza e trasparenza

In genere, i risultati della valutazione delle prestazioni in 9 caselle rimangono tra il manager e il dipendente. I dipendenti possono sentirsi più a loro agio nel discutere i risultati in privato con il manager piuttosto che durante una riunione di team. 

Trasparenza significa fare un inventario e analizzare le pratiche di gestione dei talenti che possono aver fatto finire una persona in una delle caselle più basse.

Come posso minimizzare i pregiudizi e garantire l'equità utilizzando la valutazione delle prestazioni in 9 caselle? 

Quando si valuta la performance per determinare in quale delle 9 caselle rientrerà il vostro dipendente, concentratevi sulla gestione delle prestazioni piuttosto che sulla pura misurazione dei KPI. Mentre quest'ultima si limita a confrontare i risultati dei dipendenti con gli obiettivi, la gestione delle prestazioni ha una visione più ampia e comprende aspetti quali:

• feedback;
• piani d'azione;
• fornire ai dipendenti gli strumenti necessari per evolversi.

La consapevolezza è il primo passo verso il cambiamento, ma non è sufficiente. 

Con un'adeguata formazione sulla leadership, i vostri manager saranno consapevoli del ruolo dannoso dei pregiudizi inconsci e di come evitare valutazioni ingiuste.

Suggerimento: Le riunioni di calibrazione sono un altro ottimo modo per i manager di riunirsi con i loro colleghi e discutere i potenziali pregiudizi e le definizioni di performance organizzativa. 

🕵️‍♀️ 4 Alternative alla valutazione delle prestazioni della griglia a 9 caselle

Come abbiamo visto, la valutazione delle prestazioni in 9 caselle ha i suoi vantaggi, come la semplicità. Ma questo può andare a scapito dell'accuratezza. E poiché le valutazioni delle prestazioni svolgono un ruolo importante per l'abilitazione e la motivazione dei dipendenti, vale la pena di trovare l'opzione ottimale per il vostro team. 

Gestione continua delle prestazioni (e feedback)

Una valutazione delle prestazioni a 9 caselle avviene in genere una o due volte l'anno. Ciò significa che tra una valutazione e l'altra il dipendente non riceve feedback. Supponiamo che il dipendente migliori drasticamente la settimana successiva alla valutazione. Il dipendente non riceverà un feedback positivo - e la direzione potrebbe non considerarlo per una promozione - fino a quasi un anno dopo.

Con il feedback continuo dei dipendenti, si valutano continuamente le prestazioni, il che è più equo e aumenta la motivazione a migliorare immediatamente.

🔬 Verificate una discussione più dettagliata su Performance Review e Feedback continuo. Vi aiuteremo a trovare l'approccio migliore per il vostro team, il che potrebbe significare combinare entrambi i metodi. 

Valutazioni delle prestazioni a 360 gradi

Una prospettiva a 360 gradi sul processo di revisione significa che tutti valutano tutti. 

In particolare, i dipendenti ricevono le valutazioni dei compagni di squadra, del caposquadra e del manager. Le valutazioni a più voci consentono di ottenere un feedback più completo e meno sensibile ai pregiudizi e al rapporto del dipendente con il manager. 

Con una valutazione delle prestazioni a 360 gradi, le informazioni provengono da valutatori di tutta la gerarchia organizzativa. (I valori anomali possono essere eliminati per ottenere un quadro accurato).

OKR (Obiettivi e risultati chiave)

Obiettivi e risultati chiave (OKR) è un sistema di definizione degli obiettivi e di gestione delle prestazioni che si concentra sulla definizione, sul monitoraggio e sul raggiungimento di obiettivi ambiziosi.

Gli OKR sono un elemento chiave per la valutazione delle prestazioni dei dipendenti di Google.

All'inizio di ogni trimestre, i dirigenti stabiliscono gli obiettivi dell'azienda per i tre mesi successivi. Questo aiuta ogni dipendente a vedere le priorità del periodo successivo e a capire come i suoi compiti individuali possano contribuire al raggiungimento di tali obiettivi. È un metodo positivo e lungimirante che stimola la motivazione. 

In Google, le OKR devono essere stimolanti: 

• Il raggiungimento del 70% degli obiettivi è considerato buono.
•  Il raggiungimento del 100% è considerato un "fallimento", il che significa che il team esecutivo deve fissare obiettivi più ambiziosi per il periodo successivo. 

L'intento è quello di utilizzare gli stretch goal come carota per la crescita futura.

Gli OKR offrono un'alternativa più dinamica e orientata agli obiettivi rispetto alla performance review a 9 caselle, concentrandosi sulla definizione e sul raggiungimento di obiettivi ambiziosi che si allineano con la missione e la strategia dell'organizzazione.

Implementando gli OKR, le organizzazioni possono promuovere la trasparenza, la collaborazione e il miglioramento continuo dei processi di gestione delle prestazioni.

Scheda di valutazione dei dipendenti

Una scheda di valutazione dei dipendenti è un altro metodo per valutare le prestazioni dei dipendenti. Si tratta di esaminare diverse metriche e di assegnare loro un punteggio, di solito compreso tra 1 e 5. 

Le qualità esaminate appartengono a una di queste categorie: prestazioni, sviluppo e valori. 

Una scorecard è facile da rivedere regolarmente. Serve come base per i piani d'azione per migliorare le prestazioni.

Inoltre, fornisce una valutazione dettagliata delle prestazioni suddivise in diverse aree, rendendo più facile capire su cosa concentrarsi, dato che i fattori alla base delle prestazioni sono molteplici.

➡️ Abilitare il potenziale e le prestazioni con Zavvy

In definitiva, spetta a voi decidere se la griglia a 9 caselle è adatta alla vostra organizzazione per raggiungere gli obiettivi di performance dei dipendenti. 

Con Zavvy, potete facilmente adattare il nostro software di valutazione delle prestazioni alle vostre esigenze specifiche. 

Grazie alla funzione integrata di analisi del feedback, è possibile attivare facilmente una griglia a 9 caselle su Zavvy. 

L'aspetto migliore è che si dispone di un potere di personalizzazione totale:

• È inoltre possibile personalizzare la griglia a 9 caselle ed evolverla in 16 caselle o in qualsiasi altra soluzione adatta alla propria organizzazione. 
• È possibile modificare le scale di valutazione nel modello a 9 caselle.
• È possibile personalizzare completamente gli assi X e Y della griglia a 9 caselle (con domande di colleghi, manager o autovalutazioni).

Il bello di Zavvy è che offriamo soluzioni di follow-up per gestire effettivamente le prestazioni e non fermarci alla semplice valutazione.

🌱 Il nostro software per lo sviluppo dei dipendenti vi aiuta a creare piani di crescita professionale per i leader e i singoli collaboratori. I vostri dipendenti possono anche aggiungere obiettivi di performance futuri.

📅 Il software per riunioni individuali facilita le conversazioni di sviluppo e i check-in delle prestazioni per i team remoti.

Infine, la nostra libreria di centinaia di risorse didattiche di decine di fornitori vi aiuterà a colmare le lacune di competenze.

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❓ FAQ

Che cos'è un processo di revisione a 9 caselle?

Il processo di revisione a 9 caselle è un sistema di valutazione delle prestazioni dei dipendenti. Il sistema prevede nove caselle, ognuna delle quali rappresenta una combinazione di punteggio di performance e punteggio potenziale. 

Ogni dipendente viene collocato in una delle nove caselle a seconda dei risultati del processo di revisione. 

Il processo di revisione consiste in due parti: la valutazione delle prestazioni attuali e del potenziale futuro. Le modalità esatte di valutazione delle prestazioni e del potenziale dipendono dai processi di revisione all'interno dell'azienda e dalle metriche pertinenti.

In che modo la griglia delle 9 caselle può migliorare la gestione delle prestazioni dei dipendenti?

Una griglia di 9 caselle visualizza il valore di ciascun dipendente per l'azienda e la gerarchia interna tra i dipendenti. 

Lo strumento delle 9 caselle consente di gestire le prestazioni dei dipendenti, poiché ognuna delle nove caselle richiede un tipo di piano d'azione leggermente diverso. 

Ad esempio, per i dipendenti con prestazioni e potenziale elevati, è essenziale garantire che si sentano stimolati nel loro ruolo attuale e che possano vedere un chiaro percorso di crescita. 

Per coloro che hanno un basso rendimento e un basso potenziale, l'attenzione dovrebbe concentrarsi sul motivo per cui il dipendente non rende come ci si aspetta, se si può fare qualcosa per aumentare la sua motivazione o se è il momento di prendere una decisione difficile.

Come si usa la griglia delle 9 caselle per identificare i dipendenti ad alto potenziale? 

Chiunque si trovi nella fila superiore è un dipendente ad alto potenziale con vari gradi di rendimento. 

Se si trovano nella colonna più a sinistra, il loro potenziale è alto, ma il loro rendimento è basso. Queste persone sono spesso desiderose di imparare, ma non sono ancora in grado di apportare valore all'azienda.

Un esempio è rappresentato dai neolaureati. 

Un altro esempio è quello in cui l'azienda non comunica e documenta le responsabilità di ruolo, per cui il dipendente non comprende le aspettative di ruolo e di prestazione.

È importante essere trasparenti con questi dipendenti e dire loro che siete soddisfatti del loro potenziale, ma che vi aspettate che migliorino le loro prestazioni.