Scorecard per i dipendenti: Migliori pratiche, esempi e modelli

Molti spazi aziendali erano soliti lottare con la produttività dei dipendenti. E la maggior parte dei dipendenti era insoddisfatta, poco motivata o entrambe le cose. La situazione è cambiata con l'invenzione della scorecard.

Dalla sua introduzione alla fine degli anni '90, molte aziende hanno registrato un aumento delle prestazioni e una riduzione del tasso di turnover dei dipendenti. È uno strumento dinamico che può essere utilizzato su larga scala e personalizzato per i singoli dipendenti.

Non solo, ma la scorecard incoraggia anche l'autosviluppo. Seguiteci in un'analisi approfondita delle schede di valutazione dei dipendenti, dei loro vantaggi e di come crearne una. Come bonus, abbiamo incluso anche degli esempi di scorecard per i dipendenti.

💳 Cos'è una scorecard per i dipendenti?

Una scheda di valutazione dei dipendenti è uno strumento di gestione utilizzato per monitorare le prestazioni di un dipendente. È uno strumento organizzativo perfetto perché consente agli individui di pianificare, dare priorità e implementare i progetti richiesti.

Il documento delinea il ruolo e il contributo di ogni individuo sul posto di lavoro.

Inoltre, consente alle persone di concentrarsi sul proprio ruolo, migliorando così la loro produttività. Una scorecard per i dipendenti contribuisce anche al loro benessere (attraverso la chiarezza e l'affermazione) e incoraggia l'autosviluppo.

Chi usa le scorecard per i dipendenti?

Le scorecard per i dipendenti sono ampiamente utilizzate in diversi settori, tra cui:

• Istituti di istruzione superiore
• Governi
• Produzione 
• Telecomunicazioni
• Tecnologia dell'informazione
• Banche

🏆 Vantaggi di una scorecard per i dipendenti

Dà struttura alle vostre strategie organizzative

Le diverse aziende hanno una serie di metriche uniche per valutare i progressi delle prestazioni dei singoli dipendenti.

Una scorecard per i dipendenti fonde questi approcci in un'unica unità che tutti i membri dell'organizzazione possono utilizzare. Fornisce una struttura chiara e logica a cui ogni dipendente si attiene.

Facilita la comunicazione

Una scorecard per i dipendenti facilita la comunicazione, assicurando che tutti lavorino per lo stesso obiettivo. Fornisce una struttura chiara a cui i dipendenti possono fare riferimento quando prendono decisioni importanti. Allo stesso modo, facilita la gestione delle prestazioni e dello sviluppo dell'azienda, centralizzando tutte le operazioni nelle scorecard.

Mobilita i dipartimenti in un'unica unità

Una scorecard di performance mobilita tutti i dipartimenti a lavorare insieme per raggiungere gli obiettivi dell'azienda. Fornisce un quadro che riassume i passi necessari per l'attuazione di una strategia specifica. In questo modo, i dipendenti lavorano come un'unità per raggiungere gli stessi obiettivi di performance e sviluppo.

Incoraggia i dipendenti a concentrarsi sul proprio sviluppo personale.

Una scorecard di KPI richiede che ogni individuo sia al massimo delle sue possibilità, sia sul lavoro che nella vita privata.

Gli individui sono incoraggiati a creare schede di valutazione personali per monitorare le proprie prestazioni. Questo dà loro la spinta a migliorare le proprie capacità e incoraggia l'auto-miglioramento. 

Inoltre, integra pratiche di autosviluppo come la gestione del tempo e la definizione degli obiettivi. 

Permette ai dipendenti di evolversi insieme al settore.

Una scorecard consente ai dipendenti di prevedere e allineare le loro pratiche alle tendenze future. In questo modo, possono rimanere davanti ai loro concorrenti. I dipendenti possono anche anticipare le sfide future ed elaborare soluzioni prima di influenzare lo sviluppo e le prestazioni.

Migliora l'attuazione delle strategie

Un piano d'azione è una componente vitale di una performance scorecard. Fornisce il quadro necessario per facilitare l'esecuzione delle strategie di sviluppo.

🗂️ Cosa deve esserci in una scorecard per i dipendenti?

Oltre alle informazioni standard come il nome e il ruolo, una tipica scheda di valutazione dei dipendenti dovrebbe contenere i seguenti elementi chiave:

• Indicatori di prestazione (e azioni)
• Indicatori di sviluppo (e azioni)
• Valori

Obiettivi

Questi sono gli obiettivi per i quali l'individuo sta lavorando. 

Mappa strategica

Una scorecard per i dipendenti deve contenere una panoramica degli obiettivi aziendali. Questa panoramica è nota come mappa della strategia. È utile durante la pianificazione e l'esecuzione delle politiche aziendali. La mappa della strategia deve contenere quattro prospettive cruciali:

Finanziario

Le vostre prospettive finanziarie dovrebbero contenere metriche relative alle prestazioni dei dipendenti, come ad esempio:

• Crescita dei ricavi
• Ritorno sull'investimento
• Valore economico aggiunto
• Tasso di conversione
• Frequenza di rimbalzo

Questi possono essere utilizzati per valutare e misurare le prestazioni del dipendente in termini di finanze. Possono essere ampi o specifici e variare a seconda degli obiettivi generali. 

Cliente

I consumatori sono la spina dorsale di qualsiasi azienda. Pertanto, è necessario tenerli in considerazione quando si crea una scorecard per i dipendenti. Dovrebbe contenere diverse metriche relative ai clienti, quali:

• Soddisfazione del cliente
• Consapevolezza del marchio
• Fedeltà del cliente
• Precisione dell'ordine
• Tempo medio di risposta

Queste misure vi aiutano a comprendere la vostra base di clienti, consentendovi di soddisfare meglio le loro esigenze.

Interno

La prospettiva interna di una scorecard si concentra sull'organizzazione aziendale. Misura l'efficienza dei processi interni e l'efficacia nel raggiungimento degli obiettivi.

Inoltre, la prospettiva interna identifica le aree che non funzionano al massimo dell'efficienza, consentendo ai team di apportare le modifiche necessarie. Queste variabili includono:

• Tempi di fermo macchina
• Errori nei prodotti e nei servizi
• Tempi di inattività programmati
• Accuratezza dell'inventario
• Audit falliti

Apprendimento e crescita 

Questa prospettiva si concentra sulla capacità organizzativa dell'azienda. Essa tiene conto delle competenze, della tecnologia e delle conoscenze necessarie per il buon funzionamento dei processi interni. Queste competenze sono fondamentali anche per garantire che i consumatori ottengano un valore per il loro denaro, migliorando così la soddisfazione dei clienti.

L'apprendimento e la crescita possono variare a seconda degli obiettivi strategici. Include metriche quali:

• Tasso di turnover
• Tempo dedicato alla formazione dei dipendenti
• Tempo dedicato alla formazione sul servizio clienti
• Mantenimento dei dipendenti
• Ore fatturabili.

Metriche 

Le metriche servono a tracciare e misurare la crescita di un'azienda. Sono essenziali per confrontare i progressi di un'organizzazione rispetto ai suoi obiettivi e per eliminare le pratiche che possono impedirla.

Di seguito sono riportati alcuni esempi di metriche di scorecard:

Metriche di marketing

1. Tasso di conversione
2. Traffico del sito web
3. Backlink
4. Costo di acquisizione dei clienti
5. Seguaci sui social media.

Metriche di vendita

1. Ricavo medio dei clienti
2. Tasso di fidelizzazione dei clienti
3. Prestazioni del prodotto
4. Ricavi delle vendite
5. Tempo di risposta del leader.

Metriche finanziarie

1. Flusso di cassa
2. Capitale circolante
3. Utile lordo
4. Utile netto
5. Rapporto debito/patrimonio netto

Metriche HR

1. Tasso di turnover dei dipendenti
2. Soddisfazione dei dipendenti
3. Fatturato per dipendente
4. Costo per noleggio
5. Tasso di assenteismo

📝 Come creare una scorecard KPI

Organizzare le interviste e decidere i partecipanti

Il primo passo per creare una scorecard di KPI è intervistare i dipendenti per conoscere il loro punto di vista sugli obiettivi dell'azienda. Quindi, chiedete loro di suggerirvi quale piano d'azione sia in linea con i valori dell'ambiente di lavoro.

Stabilire gli obiettivi strategici

Gli obiettivi strategici individuano i risultati che l'azienda vuole raggiungere. Anche tutti i membri dell'organizzazione devono avere in mente questi obiettivi. Inoltre, gli obiettivi devono essere in linea con i valori dell'azienda.

Incorporare una mappa strategica 

Nessuna performance scorecard è completa senza incorporare una mappa strategica. La mappa è costituita dalle quattro prospettive menzionate in precedenza: finanziaria, interna, dei clienti e di apprendimento e crescita.

Creare un elenco di metriche della scorecard

Le metriche sono utilizzate per misurare la produttività di un'azienda. Esistono diverse categorie, ognuna delle quali si rivolge alle varie divisioni di un'organizzazione. Queste divisioni comprendono:

• Finanziario
• Vendite
• Marketing
• Prestazioni

Forniscono una chiara proiezione dell'efficacia delle strategie rispetto agli obiettivi. Evidenziano inoltre i difetti dei processi organizzativi, consentendo ai membri del team di apportare le necessarie modifiche.

Scegliere un formato adatto

Le schede di valutazione dei dipendenti sono disponibili in vari formati, da quello digitale a quello cartaceo. Alcune aziende preferiscono le versioni digitali, come PDF ed Excel, perché non occupano troppo spazio e consentono l'accesso remoto. Tuttavia, il formato cartaceo può rappresentare una sfida per l'archiviazione, poiché i documenti diventano ingombranti man mano che si accumulano. 

Durante le interviste, sarà più facile avere una copia fisica o digitale della scorecard KPI. In questo modo, potrete inserire le informazioni e memorizzarle immediatamente.

Elaborare un sistema di classificazione (facoltativo)

Classificare le persone in base alle prestazioni non è facile per tutti. A volte, una classifica può causare frustrazione. D'altra parte, spesso la realtà è che stiamo maneggiando metriche aziendali e dietro ci sono sempre dei risultati.

Alcuni suggeriscono di compilare la scheda di valutazione solo con una descrizione e non con un valore numerico. Sebbene entrambe le cose abbiano sicuramente senso, vi chiediamo almeno di prendere una decisione consapevole.

Il sistema di classificazione deve tenere conto di quanto segue:

• Prestazioni
• Sviluppo
• Valori

I più comuni sono i valori che vanno da 1-3 o 1-5.

Si può utilizzare una scala numerica o dipendente da diverse variabili. Inoltre, dovreste concordare il sistema di valutazione durante i colloqui con i vostri dipendenti.

È possibile utilizzare i dati raccolti dalle sessioni per sviluppare una scala di misurazione significativa. Il sistema di punteggio mantiene i dipendenti motivati dando loro un obiettivo. Inoltre, garantisce l'uguaglianza e promuove la responsabilità.

Elaborare un piano d'azione

Un piano d'azione sulla scorecard fornisce una struttura chiara e delega i ruoli ai dipendenti in base ai loro punti di forza. Inoltre, consente un monitoraggio e una valutazione continui. Infine, un piano d'azione consente ai team leader di identificare e risolvere le possibili sfide.

Eseguire i piani

Questa fase prevede l'esecuzione delle strategie e delle misure adottate nelle fasi precedenti. Ogni dipendente deve svolgere il proprio ruolo in base agli obiettivi strategici e di sviluppo. 

Valutare continuamente

Rivedete regolarmente le scorecard dei dipendenti per assicurarvi che siano in linea con gli obiettivi strategici. Inoltre, consentono ai team leader di migliorare continuamente le loro pratiche per ottenere prestazioni ancora più elevate.

La frequenza delle valutazioni dipende dal processo organizzativo dell'azienda, ma in genere dovrebbe essere settimanale o mensile. Organizzate sessioni in cui i dipendenti possano condividere e offrire feedback su come migliorare i loro punti critici.

🗃️ Modelli utilizzabili 

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📣 Come implementare una scorecard

Definire il ciclo di revisione (con quale frequenza)

Una scorecard per i dipendenti richiede una valutazione continua per funzionare in modo efficace. Coinvolgete i vostri dipendenti nell'elaborazione di un ciclo di revisione. Incoraggiateli a condividere i loro risultati attraverso forum aperti per raccogliere idee e soluzioni per migliorare le loro prestazioni.

Coinvolgere e ricordare ai dipendenti i loro obiettivi lungo il percorso.

I manager e i team leader devono ricordare frequentemente ai dipendenti i loro obiettivi. I continui check-in li mantengono motivati e risolvono eventuali problemi.

Potete facilmente coinvolgere e ricordare ai dipendenti i loro obiettivi con il nostro modello Goal Companion su Zavvy.

Elaborare un piano d'azione

Si tratta di una lista di controllo che illustra i passi necessari per raggiungere gli obiettivi strategici dell'azienda. È una componente essenziale nella creazione di una scorecard per i dipendenti, perché facilita il monitoraggio dei progressi. Inoltre, migliora la cooperazione evidenziando il ruolo di ciascuno.

Il piano d'azione deve contenere:

• Un obiettivo chiaramente definito
• Un elenco conciso di passi da seguire
• Scadenze e tempi di completamento
• Responsabili dei team di progetto per garantire un funzionamento regolare
• Pietre miliari per mantenere i team motivati
• Risorse per il completamento dei compiti
• Valutazione regolare

Che cos'è un punto d'azione?

Una voce d'azione è un compito specifico che deve essere completato entro un determinato periodo di tempo. Di solito viene assegnato a un singolo individuo. Una voce d'azione risponde a tre domande:

• Chi?
• Cosa?
• Quando?
  

Contribuisce a migliorare le prestazioni complessive, poiché ogni individuo definisce chiaramente il proprio compito. I manager assegnano i punti d'azione durante le riunioni del personale.

Come definire gli elementi di azione

1. Avere un obiettivo chiaro in mente. Una voce d'azione chiaramente definita riduce al minimo gli errori.
2. Assegnare una data di scadenza. Una scadenza aiuta i dipendenti a distribuire il loro tempo e le loro risorse in modo appropriato.
3. Assegnare un dipendente. L'individuo deve avere le competenze necessarie per portare a termine il compito.
4. Fornire le risorse necessarie. Ad esempio, le forniture per ufficio o le finanze. 

🔥 Come motivare i vostri dipendenti per ottenere prestazioni migliori

Sebbene la performance non sia l'unico KPI da considerare, è una componente fondamentale delle scorecard. Ecco alcuni modi per migliorarla attraverso la motivazione.

Offrire incentivi

Considerate l'introduzione di premi, come ad esempio bonus, ogni volta che un dipendente raggiunge gli obiettivi prefissati nella sua scheda di valutazione. Queste dimostrazioni di apprezzamento sono in grado di mantenere il personale energico e concentrato sugli obiettivi.

Ecco alcune idee per il vostro programma di incentivi:

• Sconti per i dipendenti
• Viaggi di vacanza retribuiti
• Commissione extra
• Partecipazione agli utili.
  

Rinnovate il vostro posto di lavoro

Un buon ambiente di lavoro può favorire in modo significativo i lavoratori e i clienti. Assicuratevi che gli uffici siano puliti, ben illuminati e sufficientemente ventilati. Investite nell'aria condizionata o in grandi finestre se il vostro budget non può arrivare a tanto.

Inoltre, procuratevi scrivanie e sedie comode per il personale, preferibilmente ortopediche. Lunghe ore ingobbiti davanti a un computer possono causare mal di schiena e altri problemi legati alla colonna vertebrale. Infine, assicuratevi che le attrezzature funzionino in modo efficiente. Una manutenzione regolare ne aumenta l'efficienza e la durata. 

Riconoscere i loro sforzi

Può trattarsi di un semplice messaggio di congratulazioni o di una menzione nella prossima riunione generale. Riconoscere quando un lavoratore si comporta bene aumenta le sue prestazioni e la sua autostima. 

Li fa sentire osservati e apprezzati, qualità che rendono l'ambiente di lavoro sano e divertente. Il feedback positivo aumenta anche la soddisfazione sul lavoro e riduce il turnover dei dipendenti.

Autonomia dei dipendenti

 L'autonomia dei dipendenti è essenziale per migliorare le prestazioni. Nessuno vuole un capo che lo controlla costantemente. Inoltre, gli studi dimostrano che l'indipendenza sul posto di lavoro aumenta la soddisfazione lavorativa e incoraggia la creatività.

Potete incoraggiare l'autonomia dando ai vostri collaboratori lo spazio per esplorare nuove idee. Ad esempio, incoraggiate forum aperti durante le riunioni in cui tutti i membri possano contribuire.

Incoraggiare la collaborazione

"Da soli, possiamo fare così poco; insieme, possiamo fare così tanto". Helen Keller.

La collaborazione è fondamentale per un ambiente di lavoro di successo. I dipendenti che lavorano in squadra portano a termine i progetti più velocemente. Inoltre, è probabile che risolvano i problemi più rapidamente di quelli che lavorano individualmente.

Programmare pause frequenti

Gli studi hanno dimostrato che brevi pause frequenti durante l'orario di lavoro aumentano la produttività e la motivazione dei dipendenti. Inoltre, queste pause riducono la stanchezza e il burnout, fattori che influiscono negativamente sulle prestazioni.

Inoltre, spezzano la monotonia del lavoro, dando ai dipendenti il tempo di rilassarsi. Allo stesso modo, le pause frequenti stimolano la creatività dei dipendenti.

➡️ Le ultime parole

Una scheda di valutazione dei dipendenti è perfetta per migliorare le prestazioni sul posto di lavoro. È uno strumento poliedrico che non solo aumenta la produttività, ma incoraggia anche l'autosviluppo.

Creare una scorecard di KPI non deve essere difficile:

1. Organizzate interviste per sapere cosa includere.
2. Fate un elenco degli obiettivi strategici e delle metriche che vorreste raggiungere. Includete performance, sviluppo e valori.
3. Potete avere la vostra scorecard in vari formati, tra cui PDF ed Excel. Ma attenetevi a uno solo.
   

Avrete anche bisogno di un piano d'azione per il monitoraggio degli obiettivi. Infine, valutate frequentemente i vostri progressi per assicurarvi di rimanere sulla strada giusta. Vi consiglio di creare oggi stesso delle scorecard per il vostro posto di lavoro per migliorare le prestazioni.

❓ FAQ

Qual è la differenza tra scorecard e dashboard?

Un cruscotto è una raccolta di informazioni visive, come grafici e diagrammi, utilizzata per monitorare le prestazioni di un'azienda. Fornisce risultati rapidi e precisi sulle attività operative di un'organizzazione.

D'altra parte, le scorecard sono strumenti progettati per gestire le prestazioni di un'organizzazione rispetto ai suoi obiettivi. Vengono utilizzate per tenere traccia dei KPI e sono aggiornate periodicamente, in genere una volta al mese.