Come utilizzare la pianificazione successoria 9-Box per trasformare i migliori talenti in futuri leader

La pianificazione della successione è come il conto di risparmio di un'azienda. Per le vostre finanze personali volete avere un buffer in caso di spese impreviste. Se alcuni dei vostri migliori talenti se ne vanno, vorrete un piano di riserva per la vostra organizzazione. ‍

La maggior parte dei manager ne è consapevole, eppure la realtà è che la maggior parte delle aziende non dispone di un solido piano di successione.

La pianificazione della successione a 9 caselle è un modo per identificare i potenziali candidati ai ruoli di vertice di un'organizzazione. 

Ma è il modo migliore per la vostra azienda? 

Come sempre, dipende. 

Questo articolo: 

• Spiegate cos'è il modello a 9 scatole.
• Spiegate come potete utilizzarlo per la gestione dei talenti della vostra organizzazione.
• Analizzare i pro e i contro dell'utilizzo del modello a 9 caselle. 

🔍 Cos'è la pianificazione della successione a 9 caselle?

La griglia a 9 caselle nella pianificazione delle successioni è uno strumento utilizzato per valutare e mappare il pool di talenti di un'organizzazione in base a due dimensioni chiave: prestazioni e potenziale. Questa matrice presenta in genere tre livelli di performance (basso, moderato, alto) e tre livelli di potenziale (basso, moderato, alto), creando nove possibili caselle in cui collocare i dipendenti.

La pianificazione della successione a 9 caselle delinea chi salirà al trono nei ruoli più importanti.

Il sistema è suddiviso in nove riquadri, ognuno dei quali corrisponde a una specifica combinazione di prestazioni e potenziale: Il riquadro in basso a sinistra corrisponde a prestazioni e potenzialità basse, mentre quello in alto a destra rappresenta prestazioni e potenzialità elevate. 

📈 Come utilizzate la griglia a 9 caselle per la pianificazione della successione?

Definire i ruoli per i quali è necessario pianificare la successione.

In genere, la pianificazione della successione va fatta per i ruoli chiave per i quali non è possibile trovare un candidato adatto da un giorno all'altro. Queste sono anche le posizioni in cui un altro collega non può subentrare con una formazione minima, poiché il ruolo richiede conoscenze e competenze più approfondite. 

Creare i criteri di classificazione per la matrice a 9 caselle

Definire le prestazioni e il potenziale di leadership di ciascun dipendente. Idealmente, sceglierete i potenziali leader che risiedono nel riquadro in alto a destra. 

Alcuni riquadri mostrano individui che possono crescere fino a ricoprire ruoli chiave di leadership. Se qualcuno ottiene un punteggio alto per il potenziale e basso per le prestazioni, potrebbe essere sottovalutato nella sua posizione attuale. 

Affidare a queste persone compiti più impegnativi aumenterà le loro prestazioni, poiché sono naturalmente desiderose di crescere. Questi dipendenti si trovano nella fila superiore, nei riquadri più a sinistra e al centro, a indicare individui con prestazioni basse o moderate ma con un alto potenziale. 

Una parte essenziale della pianificazione della successione a 9 caselle è che deve essere flessibile. Siate aperti a spostare i dipendenti da una casella all'altra a seconda del loro potenziale o delle loro prestazioni.

Creare 9 domande di valutazione per la pianificazione della successione 

La domanda rimane: cosa determina la collocazione di ogni dipendente in una determinata casella? 

Dovrete definire un metodo di valutazione adeguato. 

💡 Suggerimento: Ricordate che se la valutazione viene effettuata da una sola persona, i risultati potrebbero essere falsati. 

Anche per le persone con buone intenzioni, c'è il rischio di pregiudizi inconsci. Il rischio di distorsioni inconsce dei risultati diminuisce con il numero di persone coinvolte nella classifica, poiché ognuno ha pregiudizi diversi, e gli effetti negativi si diluiscono. 

Una possibilità è quella di utilizzare le valutazioni delle prestazioni a 360 gradi, che forniscono una visione completa delle prestazioni dei dipendenti. Inoltre, è possibile chiedere direttamente ai dipendenti di evitare di selezionare persone che potrebbero non essere interessate. 

Inoltre, utilizzate i sondaggi sul coinvolgimento dei dipendenti per individuare i dipendenti più motivati sul lavoro e desiderosi di affrontare nuove sfide.

Valutare i dipendenti

A questo punto dovreste avere abbastanza informazioni per effettuare la valutazione e identificare i vostri futuri leader. Valutate i dipendenti e assegnateli a una delle nove caselle. 

💡 Suggerimento: è possibile aggiungere una valutazione della disponibilità per classificare ulteriormente e dare priorità a coloro che mostrano un alto potenziale.

Discutere con i dipendenti 

Organizzate un incontro individuale con i dipendenti che hanno il potenziale per assumere ruoli strategici, per stabilire se sono interessati o meno all'opportunità. 

💡 Suggerimento: siate il più trasparenti possibile, dicendo loro che potrebbero non lasciare immediatamente le loro attuali posizioni, ma che riceveranno una formazione per essere ben preparati quando arriverà il giorno.

Queste riunioni spesso motivano coloro che ricoprono futuri ruoli di leadership, in quanto hanno qualcosa a cui guardare e un motivo per continuare a lavorare bene.

📝 Date un'occhiata alla nostra raccolta di modelli di riunione individuale per conversazioni più significative e produttive. 

Piano di sviluppo 

Avrete bisogno di un piano d'azione per lo sviluppo della leadership quando avrete individuato i candidati adatti. Un piano di sviluppo della leadership è una strategia aziendale che prevede la formazione dei dipendenti in vista di future posizioni manageriali o di leadership.

L'aspetto preciso di questa formazione dipende dalla posizione attuale del dipendente e dalle sue competenze.

Programmare gli incontri

È fondamentale programmare incontri per assicurarsi che i successori siano ancora allineati. 

Verificate che siano motivati, che seguano il programma di formazione e che rispondano a eventuali dubbi sulla formazione o sul ruolo futuro.

🔍 Per saperne di più su come impostare i sistemi di pianificazione della successione, consultate il modello delle competenze di leadership.  

🕵️‍♀️ Pro e contro dell'uso del modello a 9 caselle per la pianificazione della successione

🙌 Pro dell'utilizzo del modello a 9 caselle per la pianificazione della successione

• Tutti i membri del team vengono misurati con la stessa metrica. Supponendo di poter determinare con precisione il potenziale, i livelli di prestazione e il potenziale futuro sono buoni predittori dei successori adatti. (Tuttavia, il potenziale ha degli svantaggi come fattore di valutazione, come si vede di seguito).
• Se usato correttamente, consente un facile confronto tra i membri del team. Supponendo una valutazione accurata di ciascun dipendente, si otterrà una panoramica chiara e visiva del candidato più adatto, del secondo più rilevante e così via.
• Permette di monitorare i cambiamenti nel tempo.
• Il modello a 9 caselle è equilibrato, poiché considera il passato, il presente e il futuro. Le prestazioni riguardano il passato e il presente, mentre il potenziale valuta il futuro.

🙅 Contro dell'uso del modello a 9 caselle per la pianificazione della successione

• Se da un lato abbiamo elencato come un vantaggio il fatto che tutti i membri del team vengano misurati con la stessa metrica, dall'altro può essere anche un svantaggio, in quantoposizioni e business unit diverse richiedono set di abilità e competenze differenti. Una persona può avere un potenziale elevato per un ruolo, ma moderato o basso per un altro. Un modo per ovviare a questo problema potrebbe essere quello di utilizzare un modello a 9 caselle per ogni ruolo da ricoprire.
• Non esiste un modo affidabile per misurare il potenziale. È possibile determinare la performance osservando le metriche chiave, ma il potenziale è più vago e soggettivo. Si tratta di una carenza generale del modello a 9 caselle, ma soprattutto quando viene utilizzato per la pianificazione della successione, poiché il potenziale è il pilastro centrale per l'identificazione dei successori. 
• In definitiva, è il manager a decidere in quale casella collocare ciascun dipendente. Il modello a 9 caselle è quindi altamente soggettivo e i pregiudizi inconsci sono reali: i dipendenti provenienti da contesti diversi o emarginati hanno maggiori probabilità di ricevere valutazioni inferiori. Un modello a 360 dipinge un quadro più sfaccettato di ciascun dipendente ed evita che elementi come le relazioni personali o la loquacità di una persona possano influenzare la valutazione. 
• Mentre delinea il potenziale di successione di una persona, non menziona la motivazione del dipendente. Il modello di pianificazione della successione a 9 caselle deve quindi essere utilizzato insieme a strumenti di valutazione delle prestazioni, ad esempio indagini sulla motivazione e sul coinvolgimento.
• Nessuno vuole essere etichettato come una cattiva assunzione, essendo inserito nelle caselle per basso potenziale o rendimento. Se i dipendenti non sono d'accordo con la loro classificazione, possono verificarsi inutili attriti. Per questo motivo, alcuni datori di lavoro scelgono di non rivelare i punteggi di performance ai propri dipendenti, poiché le valutazioni più basse possono essere scoraggianti e demotivanti. 
• I cali temporanei di rendimento possono offuscare la visione del manager. Ad esempio, un dipendente può essere molto adatto come successore, ma sta attraversando una perdita personale e non dà il meglio di sé. Le etichette tendono a rimanere impresse nella nostra mente, quindi se un dipendente viene etichettato come "a basso potenziale", potrebbe essere difficile per il manager rimuovere mentalmente quell'etichetta e valutare obiettivamente il suo potenziale in futuro.

⏭️ 5 motivi per cui la pianificazione della successione è fondamentale per la vostra organizzazione

La pianificazione della successione è essenziale all'interno dell'azienda per diversi motivi:

1. Risparmia tempo e denaro. Certo, la pianificazione richiede un po' di tempo, ma vi ringrazierete se qualcuno inaspettatamente si licenzia o si ammala. Le assunzioni d'emergenza possono essere molto costose. La necessità di sospendere attività e progetti può farvi perdere denaro e clienti.
2. In questo modo, l'inserimento del successore è più rapido, poiché è possibile formarlo per la posizione. Quando si verifica un cambiamento imprevisto del personale, il successore sarà più preparato a entrare nel team di leadership.
3. La pianificazione della successione segnala alla vostra forza lavoro che è al sicuro e che non si troverà improvvisamente senza leader. I dipendenti che si sentono sicuri sul posto di lavoro sono più propensi a rimanere. 
4. Vi aiuta a portare avanti i progetti anche quando qualcuno inaspettatamente se ne va: ne beneficiano le persone, la reputazione e le finanze. 
5. Incentiva i dipendenti a rimanere, poiché i successori possono vedere un chiaro percorso di carriera e ricevere una formazione per essere preparati. 

Nonostante questi vantaggi, molte aziende non hanno un'eccellente pianificazione della successione. Uno studio Deloitte ha dimostrato che l '86% dei leader ritiene che la pianificazione della successione sia essenziale, ma solo il 14% pensa di farla bene. 

➡️ Sviluppate la vostra nuova generazione di leader con Zavvy

Che si scelga il modello a 9 caselle o qualsiasi altro sistema, la pianificazione della successione è un'importante rete di sicurezza per l'organizzazione. Molte aziende si tirano indietro a causa dell'inevitabile amministrazione che ne consegue. 

Ed è qui che entriamo in scena noi! 

Zavvy si occupa dell'organizzazione della pianificazione della successione, in modo che possiate concentrarvi sulla scelta dei criteri di valutazione adeguati e sulla comunicazione con i vostri dipendenti.

Con Zavvy, potete utilizzare strategicamente le 9 caselle per la pianificazione della successione con il nostro software di revisione e l'analisi dei feedback.

Se vi piace l'idea del sistema a 9 caselle ma volete che sia più granulare, potete creare il vostro modello di pianificazione successoria a 9 caselle con più caselle (ad esempio 16 o 25). 

È inoltre possibile eseguire valutazioni meno parziali e più complete con un approccio di valutazione a 360 gradi. 

Abbiamo fatto il lavoro più difficile per voi: potete "collegarvi" e iniziare a utilizzare le valutazioni 9-box o 360 per la pianificazione della successione!

📅 Prenotate una demo per trovare le soluzioni migliori per il vostro team.