Zatrudnienie menedżera/specjalisty ds. onboardingu: Obowiązki i cechy, których należy szukać

W swoim artykule Wdrażanie nowych pracowników: Maksymalizacja sukcesuautorka Tayla Bauer zidentyfikowała cztery różne poziomy onboardingu (Cztery C):

• Zgodność to najniższy poziom, który obejmuje nauczanie nowych pracowników kwestii prawnych i związanych z polityką.
• Wyjaśnienie polega na upewnieniu się, że nowi pracownicy rozumieją swoje zadania i czego się od nich oczekuje.
• Kultura koncentruje się na zapoznawaniu nowych pracowników z wartościami i normami organizacyjnymi.
• Połączenie odnosi się do istotnych relacji interpersonalnych i sieci informacyjnych, które muszą zbudować nowi pracownicy.
  

Stopień, w jakim każda organizacja wykorzystuje cztery C onboardingu, określa skuteczność jej ogólnej strategii onboardingu. Im skuteczniejsza strategia onboardingu, tym niższa rotacja pracowników i wyższa produktywność.

Jest pewien haczyk: zapewnienie skutecznego wykorzystania wszystkich czterech C jest trudne.

Ponieważ stawka jest wysoka, potrzebujesz kogoś wystarczająco zdolnego do wykonania tej pracy - kogoś, kto rozumie stan umysłu pracowników, wie, jak sprawić, by czuli się komfortowo i może wykonać wszystkie zadania wymagane do pomyślnego wdrożenia.

Tym kimś jest menedżer HR ds. onboardingu.

Jak dokładnie taka osoba może pomóc Twojemu zespołowi? Przyjrzyjmy się temu bliżej.

Kim jest menedżer ds. wdrażania?

Menedżer ds. onboardingu, znany również jako specjalista ds. onboardingu, jest odpowiedzialny za organizowanie, usprawnianie i nadzorowanie onboardingu pracowników w organizacji. 

Ich główną rolą jest sprawienie, aby nowi pracownicy czuli się komfortowo w firmie, przekształcając ich z nowicjuszy w cenioną część rodziny.

W tym artykule skupimy się na opisie stanowiska i roli specjalisty ds. wdrażania pracowników. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, w jaki sposób Twoja firma może skorzystać na zatrudnieniu menedżera ds. wdrażania pracowników.

(A jeśli interesują Cię różnice w stosunku do specjalistów ds. wdrażania klientów, przejdź na sam koniec tego artykułu).

Czym zajmuje się menedżer ds. onboardingu?

Menedżer ds. wdrażania pracowników jest w pełni odpowiedzialny za wdrażanie pracowników, nadzorowanie nowych pracowników oraz jak najszybsze i najskuteczniejsze wdrażanie, aby przyspieszyć realizację celów firmy.

W Zavvy wierzymy, że każdy przyzwoity proces onboardingu składa się z co najmniej dwóch etapów: preboardingu i onboardingu.

Preboarding polega na wysłaniu pakietów powitalnych i zaplanowaniu wirtualnego spotkania w celu zapoznania nowych pracowników z ich przełożonymi. Powinni oni również mieć dostęp do ważnych informacji o koncie i systemach, aby ich pierwszy dzień był łatwy i mniej stresujący.

Jeśli chodzi o wdrożenie, cały proces może trwać ponad trzy miesiące. Polega on na mierzeniu wydajności pracowników w określonych ramach czasowych(plan wdrożenia 30-60-90 dni), a mianowicie pierwszego dnia, pierwszego tygodnia, pierwszych 30 dni, pierwszych 60 dni i pierwszych 90 dni, aby szybciej osiągnąć pełną produktywność.

Menedżer ds. onboardingu bierze pełną odpowiedzialność zarówno za preboarding, jak i onboarding. 

Nadzorując procedury zarówno przed, jak i po zatrudnieniu nowych pracowników, kierownik ds. onboardingu planuje szkolenia nowych pracowników, tworzy zasady firmy i dokumenty dotyczące zatrudnienia - i pomaga nowym pracownikom dostosować się do środowiska pracy. Wszystko to przy zachowaniu zgodności z obowiązującymi przepisami prawa pracy.

Oto jak wygląda typowy opis stanowiska specjalisty ds. onboardingu:

• Tworzenie polityki firmy i podręczników dla pracowników
• Planowanie i przeprowadzanie imprez orientacyjnych (pierwszy dzień, pierwszy tydzień, pierwszy miesiąc, pierwszy kwartał).
• Wysyłanie nowym pracownikom wiadomości e-mail szczegółowe informacje o firmie, w tym harmonogramy pracy, informacje o ubiorze i informacje o parkingu
• Powitaj nowych pracowników zestawami powitalnymi i oprowadź ich po biurze.
• Przedstawienie nowych pracowników obecnym pracownikom
• Zapewnienie nowym pracownikom niezbędnych dokumentów i pomocy technicznej wymaganej do skonfigurowania sprzętu i oprogramowania.
• Zbieranie i archiwizowanie dokumentów dotyczących nowych pracowników, w tym umów o zachowaniu poufności i kontraktów.
• Upewnij się, że nowi pracownicy mają skonfigurowane i działające konta firmowe.
• Organizowanie pokazów i prezentacji produktów i firm
• Szczegółowy opis początkowych zadań nowych pracowników i odpowiadanie na wszelkie pytania.
• Planowanie i nadzorowanie spotkań lub sesji szkoleniowych
• Dodawanie informacji o nowych pracownikach do listy płac lub oprogramowania HRM
• Zbieranie informacji zwrotnych od nowo zatrudnionych pracowników na temat ich doświadczeń 
• Monitorowanie wskaźników retencji i rotacji nowych pracowników.
• Wspieranie obecnych pracowników, gdy przechodzą do innego działu lub na inne stanowisko.

Powyższa lista nie jest wyczerpująca i obejmuje bardziej krytyczne obowiązki specjalisty ds. onboardingu. Zawsze możesz zmienić opis stanowiska, aby dostosować go do wymagań swojej firmy.

Kiedy warto zatrudnić specjalistę ds. onboardingu?

Onboarding jest prawdopodobnie najważniejszym działaniem organizacyjnym, ponieważ określa, jak produktywni będą nowi pracownicy w przyszłości. Gwarantuje, że nowo zatrudniony pracownik nie będzie półproduktem, który zatrzyma rozwój firmy - lub, co gorsza, zahamuje go.

Zatrudnienie menedżera ds. wdrażania zwiększa prawdopodobieństwo, że nowi pracownicy zdobędą umiejętności potrzebne do wykonywania swojej pracy i zapewnią, że ich wyniki będą zgodne z oczekiwaniami firmy.

Choć wszystko to brzmi świetnie, prawdopodobnie zastanawiasz się, czy zatrudnienie onboarding managera na dłuższą metę jest opłacalne dla Twojego zespołu. Aby pomóc odpowiedzieć na to pytanie, omówiliśmy kilka sytuacji, w których posiadanie dedykowanego menedżera ds. onboardingu ma sens. 

Sytuacja 1: Gdy retencja pracowników w firmie jest niska - lub chcesz ją poprawić

Zastąpienie pracownika jest kosztowne. 

Według SHRM, zastąpienie pracownika kosztuje firmę średnio od 6 do 9 miesięcy jego wynagrodzenia. Jeśli więc Twój pracownik zarabia 80 000 USD rocznie, spodziewaj się, że zapłacisz 50 000-65 000 USD kosztów rekrutacji i szkolenia na zastępstwo.

Podczas gdy pewna rotacja jest normalna, maksymalizacja wartości pracownika przez całe życie powinna być twoim głównym celem.

Badania sugerują, że dzięki solidnemu wdrożeniu można poprawić retencję nowych pracowników o 82%.

Zatrudniając dedykowanego menedżera ds. wdrażania, możesz zapewnić swoim nowym pracownikom solidny start w organizacji, a także mieć kogoś, kto przeprowadzi burzę mózgów na temat skutecznych strategii zatrzymywania pracowników. Co więcej, może on zapewnić ciepłe powitanie, aby zbudować ekscytację i zapewnić płynne przejście od kandydata do nowego pracownika do w pełni produktywnego, długoterminowego pracownika.

Sytuacja 2: Gdy planujesz zatrudniać hurtowo

Jeśli planujesz wkrótce zatrudnić wiele osób, zdecydowanie możesz skorzystać na posiadaniu dedykowanego menedżera ds. wdrażania. W rzeczywistości może to być niemożliwe.

Gdy twój zespół rekrutacyjny się rozrasta, to dobry znak, że możesz zacząć zastanawiać się, jak faktycznie przyciągnąć tych ludzi na pokład. 

Szczególnie w szybko rozwijających się startupach podstawową funkcją HR jest rekrutacja. I dlatego to na nią zwrócone są wszystkie oczy.

Ale co się stanie, gdy ci ludzie już zaczną pracę? Naszym wyraźnym zaleceniem jest zatrudnienie dedykowanej osoby, która ustanowi przyzwoite procesy wdrażania, zanim sprawy staną się zbyt skomplikowane.

Menedżer ds. wdrażania może pomóc w zapewnieniu lepszych doświadczeń pracowniczych i szybszym osiągnięciu maksymalnej produktywności przez nowo zatrudnione osoby. To z kolei zapewni, że każdy projekt wymagający masowego zatrudnienia zostanie zrealizowany i ukończony na czas, kierując firmę w stronę rozwoju.

Ponadto menedżer ds. wdrażania ma żywotny interes w wydajności pracowników, a pod jego kierunkiem nowi pracownicy mogą dostosować swoją wydajność do oczekiwań organizacji. 

Sytuacja 3: Gdy chcesz zwiększyć zaangażowanie pracowników

Posiadanie zaangażowanych pracowników w swoim zespole jest ostatecznym przełomem - takim, który prowadzi do niesamowitych rzeczy, takich jak wyższa produktywność i rentowność oraz niższa rotacja i absencja.

Jedyny problem? Tylko 20% pracowników na całym świecie jest zaangażowanych w pracę.

Na szczęście menedżer ds. wdrażania może zaprojektować fantastyczny program wdrażania pracowników, który pomoże budować zaangażowanie pracowników od pierwszego dnia. Mogą one obejmować działania, takie jak poznawanie firmy w interesujący sposób (pomyśl: lunch z menedżerem lub dyrektorem generalnym), konfigurowanie ich z kumplem lub mentorem oraz słuchanie i wdrażanie ich opinii, które sprawiają, że nowi pracownicy czują się bardziej związani z Twoją organizacją i jej misją, wizją i wartościami.

Sytuacja 4: Gdy pracownicy nie są w pełni produktywni

Nowi pracownicy mogą potrzebować ponad roku, aby osiągnąć pełną produktywność, co jest zrozumiałe. Muszą zrozumieć zupełnie nowe środowisko pracy, zbudować relacje, aby stworzyć wielofunkcyjne zespoły i zrealizować swoje osobiste cele.

Specjalista ds. wdrażania może przyspieszyć cały proces, skracając czas osiągnięcia biegłości i zwiększając produktywność o ponad 70%. Pod ich kierunkiem nowi pracownicy zaaklimatyzują się w kulturze firmy i będą mogli budować lepsze relacje z pracownikami od samego początku.

Co więcej, specjalista ds. onboardingu jest cenny nie tylko wtedy, gdy wprowadzasz nowych pracowników do swojej organizacji - może on również pomóc obecnym pracownikom zwiększyć ich produktywność.

W jaki sposób? Menedżer ds. wdrażania zajmuje się wieloma obowiązkami, w tym wyznaczaniem celów, planowaniem częstych odpraw i nadzorowaniem rozwoju pracowników, który informuje pracowników, czego się od nich oczekuje i na czym stoją. Przekazuje również pracownikom wskazówki, które pomagają im doskonalić się i stawać się lepszymi w swojej pracy. Niektóre firmy zaczynają od ról hybrydowych, które łączą onboarding i L&D.

Jakich cech należy szukać u menedżera ds. wdrażania?

Zatrudnienie menedżera ds. wdrażania to poważna sprawa. Potrzebujesz kogoś, kto wykonuje swoją pracę, jest szczegółowy, lubi planować i ma empatyczne podejście do pracowników.

Poniżej przygotowaliśmy listę siedmiu cech, które mogą pomóc w znalezieniu menedżera ds. wdrażania, który będzie prawdziwym atutem Twojej firmy.

1. Wcześniejsze doświadczenie w zakresie HR

Zatrudniając pracowników, potencjalny menedżer ds. wdrażania powinien być dobrze zaznajomiony z kwestiami kadrowymi i zgodnością z przepisami obowiązującymi w firmie. Dlatego też dobrze jest zatrudnić kogoś doświadczonego, kto rozumie obowiązujące zasady i jest w stanie nadążyć za nowymi przepisami, aby z czasem aktualizować procesy. 

Jeśli masz już silny zespół HR, możesz współpracować z menedżerem ds. wdrażania z mniejszym doświadczeniem - pod warunkiem, że jest on świadomy podstawowych zadań, które należy wykonać przy zatrudnianiu nowych pracowników.

2. Znakomite umiejętności komunikacyjne

Nie możemy wystarczająco podkreślić znaczenia doskonałych umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej dla menedżera ds. wdrażania. Pomyśl o tym: jaki jest sens posiadania menedżera ds. wdrażania, jeśli nie może on skutecznie komunikować się z nowo mianowanymi pracownikami?

Dokładnie.

Potrzebna jest osoba z silnymi umiejętnościami komunikacji werbalnej, ponieważ sesje szkoleniowe pracowników i procesy inicjacji w dużej mierze opierają się na skutecznej komunikacji werbalnej. Z kolei umiejętności pisania są niezbędne do zwięzłego przekazywania wartości firmy, zasad i procedur w oficjalnych dokumentach.

3. Podejście empatyczne, oparte na procesach

Dobry menedżer ds. wdrażania musi mieć odpowiednią równowagę między empatią a szacunkiem dla procesu. 

Jeśli nie mają wystarczającej empatii, mogą stworzyć zbyt wydajny proces, który nie uwzględnia obaw i wątpliwości pracowników, typowych dla osób rozpoczynających nową rolę. Może to spowodować, że nowozatrudnione osoby nie poradzą sobie i ich wdrożenie potrwa dłużej.

Jednocześnie, jeśli kandydat nie kieruje się procesem, doświadczenie onboardingu nie będzie jednolite dla wszystkich pracowników. Niektórzy pracownicy będą mieli świetne doświadczenia, inni nie. A kiedy proces wdrażania musi być odtwarzany od zera za każdym razem, ogólna produktywność całej siły roboczej spada.

Ale jeśli masz menedżera ds. wdrażania, który potrafi znaleźć właściwą równowagę między empatią a procesem, prawdopodobnie szybciej osiągniesz lepsze wyniki dla swojej firmy.

4. Akceptuje i przyjmuje konsekwencję i rutynę

Po opracowaniu i wdrożeniu onboardingu należy go zoptymalizować. 

Menedżer ds. onboardingu spędza większość czasu na sprawdzaniu poprzednich kohort, przypominaniu im, utrzymywaniu programu onboardingu i opiece nad nowymi pracownikami. Może to być powtarzalne, jeśli nie masz inteligentnego narzędzia, które ułatwi im życie.

Tak, potrzebujesz specjalisty, który potrafi zbudować solidny proces wdrażania. Ale potrzebujesz także kogoś, kto będzie potrafił szukać małych iteracji w programie i utrzymywać program w dłuższej perspektywie, aby zapewnić niezmiennie dobre wyniki.

Jedynym wyjątkiem od tej reguły jest sytuacja, gdy firma znajduje się w fazie szybkiego wzrostu, w której każdy proces będzie musiał zostać całkowicie przebudowany po 6-12 miesiącach, aby dostosować się do zmieniających się wymagań firmy. W takim przypadku należy znaleźć menedżera ds. onboardingu zmotywowanego do ponownego opracowania procesu onboardingu i regularnego rozpoczynania go od zera.

5. Udokumentowane doświadczenie w pracy zespołowej

Zazwyczaj każdy kierownik działu i kadra kierownicza ma swoje zdanie na temat onboardingu. Niektórzy uważają, że nie muszą być w to zaangażowani; niektórzy mają ściśle ustrukturyzowane procesy, które przytłaczają, a czasem nawet odstraszają nowych pracowników.

Menedżer ds. wdrażania powinien być w stanie uzyskać informacje zwrotne od każdego członka zespołu, a następnie zbudować spójność wokół jednego procesu. 

Znajdziesz kandydatów, którzy mają umiejętności i wytrwałość, aby pracować w różnych zespołach, ale wielu z nich tego nie zrobi. Najlepiej jest szukać osób, które w przeszłości realizowały podobne inicjatywy. Nie musi to też dotyczyć onboardingu - może to być dowolny projekt, o ile wymaga obsługi wielu zespołów o różnych punktach widzenia w celu wypracowania idealnego rozwiązania.

Jeśli znajdziesz menedżera ds. onboardingu, który w przeszłości zajmował się podobnymi projektami, istnieje duże prawdopodobieństwo, że będzie on w stanie stworzyć udany proces onboardingu, który spełni wymagania każdego działu i za którym podążą wszyscy pracownicy.

6. Główny planista

Rozwijanie i utrzymywanie procesu onboardingu w całej firmie jest najbardziej krytyczną częścią pracy menedżera ds. onboardingu. Proces onboardingu ma znaczący wpływ na każdy dział firmy, w którym specjalista pomaga ustanowić wartości firmy i nadzoruje szybkie i skuteczne wdrażanie nowych pracowników.

Oprócz tego specjalista wykonuje również wiele innych szczegółowych zadań:

• Podwójne sprawdzanie, czy nowi pracownicy prawidłowo wypełnili swoje dokumenty.
• Przeprowadzanie szkoleń dla nowych pracowników
• Kontaktowanie się z członkami zespołu w celu zapewnienia zgodności ich wyników z oczekiwaniami firmy.
• Powtarzanie szkolenia dla nowych pracowników w razie potrzeby.
  

Wszystkie te zadania są bardzo ważne, dlatego menedżer ds. onboardingu nie ma nieograniczonego miejsca na błędy, zwłaszcza gdy chcesz wywrzeć solidne pierwsze wrażenie na nowych pracownikach, aby zatrzymać ich w firmie na dłużej.

7. Zdolność do adaptacji

W bardzo dynamicznym, technologicznym świecie, w którym obecnie żyjemy, metody i zasady onboardingu zmieniają się, odzwierciedlając zmiany w technologii. 

Mając to na uwadze, potrzebny jest menedżer ds. wdrażania, który potrafi szybko dostosować się do zmian - ktoś, kto może zapewnić nowym pracownikom odpowiednie szkolenie niezależnie od zmian technologicznych, a nawet w okresach niepewności gospodarczej i politycznej. Kandydat powinien również pomóc "starym" pracownikom efektywnie korzystać z nowych dostępnych zasobów.

Jeśli chcesz rozwijać kwitnącą kulturę uczenia się i doskonałości, nie możesz iść na kompromis w kwestii wdrażania. Dobry menedżer ds. onboardingu, najlepiej taki, który spełnia powyższe kryteria, może zapewnić, że każdy nowo zatrudniony przejdzie przez dopracowane i jednolite doświadczenie onboardingowe, zapewniając wysoce zaangażowanych i lojalnych pracowników.

Wynagrodzenie menedżera ds. onboardingu: Ile zarabia specjalista ds. onboardingu?

Wynagrodzenie onboarding managera różni się w zależności od jego doświadczenia, wiedzy specjalistycznej, rodzaju firmy i branży. Aby jednak dać ci jasny obraz, średnia pensja specjalisty ds. onboardingu w USA wynosi 43 875 USD rocznie, co daje 22,50 USD za godzinę.

Początkowe stanowiska zaczynają się od 35 100 USD rocznie, podczas gdy bardziej doświadczeni menedżerowie zarabiają nawet 63 132 USD rocznie.

Średnia pensja menedżera ds. onboardingu w Wielkiej Brytanii wynosi 30 225 GBP rocznie lub 15,50 GBP za godzinę. Stanowiska dla początkujących zaczynają się od 23 000 funtów rocznie, podczas gdy bardziej doświadczeni pracownicy mogą zarobić nawet 50 000 funtów rocznie.

Jak zawsze, wynagrodzenie zależy od wielkości pracownika i różni się w zależności od lokalizacji. Ogólnie rzecz biorąc, wynagrodzenie powinno być zbliżone do innych ról w obszarze People Ops, zwłaszcza L&D.

➡️ Przemyślenia na wynos

Zatrudnienie dedykowanego menedżera ds. wdrażania może znacznie poprawić doświadczenia pracowników, co z kolei poprawi ich wydajność i zmniejszy rotację. Dzięki swojemu doświadczeniu i wiedzy specjalista może zaprojektować fantastyczny proces wdrażania, który pomoże nowym pracownikom bardziej zaangażować się i zaaklimatyzować w kulturze firmy oraz zapoznać ich z oczekiwaniami firmy, aby szybciej zwiększyć produktywność.

Chcesz pomóc swojemu menedżerowi ds. onboardingu stać się jeszcze bardziej wydajnym? Dzięki Zavvy Twój specjalista ds. onboardingu może zautomatyzować powtarzalne ręczne zadania HR w ramach swojego zakresu obowiązków, co pozwoli mu zaoszczędzić cenny czas i skupić się na zapewnieniu niezrównanego doświadczenia w zakresie onboardingu.

Od wysyłania powitalnych wiadomości e-mail do nowych pracowników, poprzez zapraszanie ich do nawiązania więzi z obecnymi pracownikami, aż po planowanie kolejnych spotkań - dzięki Zavvy mogą zrobić wszystko, aby wspierać wydajność, kulturę i dobre samopoczucie pracowników.

Nawiązaliśmy już współpracę z kilkoma świetnie rozwijającymi się firmami. Oto kilka kluczowych zwycięstw, z których jesteśmy dumni:

• Zdalna pierwsza firma Awesomic osiąga obecnie średni wskaźnik ukończenia wynoszący 95,5% dzięki naszemu programowi wdrażania projektantów.
• StoryblokZaoszczędził 15 godzin tygodniowo podczas orientacji, plus 1,5-2 godziny podczas preboardingu.
• Alascoskróciła czas do osiągnięcia produktywności o 50% dzięki zabawnemu, ustrukturyzowanemu planowi wdrażania.
• Zespół HR w Taktile oszczędza 8 godzin tygodniowo dzięki automatyzacji cykli informacji zwrotnych i oceny wyników.

Wzmocnij pozycję swojego menedżera ds. onboardingu dzięki światowej klasy platformie wspierającej pracowników, takiej jak Zavvy. Zapisz się na prezentację na żywo już teraz.

Pytania

Jaka jest różnica między specjalistą ds. wdrażania pracowników a specjalistą ds. wdrażania klientów?

W każdej firmie specjalista ds. onboardingu ma dwie ścieżki: onboarding pracowników i onboarding klientów. Niestety, choć te dwa terminy brzmią podobnie, są zupełnie inne.

Specjalista ds. wdrażania pracowników jest częścią działu HR, który pomaga nowym pracownikom prawidłowo wykonywać swoją pracę. Umożliwiają nowym pracownikom dostosowanie się do kultury firmy, zrozumienie jej narzędzi i systemów oraz jak najszybsze osiągnięcie produktywności.

Innym aspektem pracy jest zajmowanie się procedurami technicznymi. Specjalista ds. onboardingu jest również odpowiedzialny za wypełnianie dokumentów związanych z zatrudnieniem i przekazywanie zasad firmy nowym pracownikom.

Z drugiej strony, specjalista ds. wdrażania klientów koncentruje się na skutecznym wdrażaniu i prowadzeniu nowych użytkowników lub klientów do osiągnięcia pierwszego sukcesu z produktem lub usługą firmy. 

Klienci przechodzą do konkurencji, gdy: 

• czują, że produkt lub usługa nie ma dla nich żadnej wartości,
• nie czują się komfortowo ze stromą krzywą uczenia się lub 
• znaleźć równowagę między kosztami a efektywnością.
  

Dzięki wysiłkom specjalisty ds. wdrażania klientów, problemy te są minimalizowane. W rezultacie klienci mają łagodniejszy start w firmie, gdzie uczą się, jak korzystać z produktu lub usług w prosty, skuteczny sposób, dzięki czemu są mniej skłonni do rezygnacji. 

Aby spojrzeć na to z innej perspektywy, menedżer ds. onboardingu, który pomaga pracownikowi stać się częścią firmy od bycia nowicjuszem, jest specjalistą ds. onboardingu pracowników, a menedżer, który prowadzi klienta od pierwszej rejestracji do pierwszego sukcesu, jest specjalistą ds. onboardingu klientów.