Wirtualna współpraca 101: Najważniejsze wskazówki i narzędzia do płynnej pracy zespołowej

W miarę jak zespoły rozpraszają się między miastami, krajami i strefami czasowymi, koncepcja "pracy zespołowej" przechodzi sejsmiczną zmianę. 

W świecie, w którym "przestrzeń biurowa" może oznaczać stół kuchenny, kawiarnię lub plażę, zdolność do wirtualnej współpracy to nie tylko umiejętność; to supermoc, która pomaga Twojej organizacji zapobiegać:

• brak zgodności między zespołami;
• bariery komunikacyjne;
• brak biegłości technicznej personelu;
• chaos operacyjny. 

Ten artykuł: 

• Omówienie typowych przeszkód we współpracy wirtualnej. 
• Przedstawiamy najlepsze narzędzia rewolucjonizujące pracę zdalną. 
• Podziel się wypróbowanymi i przetestowanymi strategiami zespołów, które opanowały wirtualną współpracę.

Czym jest wirtualna współpraca?

Wirtualna współpraca to forma pracy zespołowej między członkami zespołu w środowisku cyfrowym, zorganizowana i realizowana za pośrednictwem mediów technologicznych w celu wykonywania codziennych zadań. 

Umożliwiona przez technologię wirtualna współpraca pozwala ludziom koordynować, udostępniać informacje i wspólnie realizować zadania, niezależnie od lokalizacji geograficznej. 

Podejście to staje się coraz bardziej powszechne ze względu na rozwój pracy zdalnej, globalnych zespołów i ciągły rozwój technologii współpracy.

Kluczowe elementy wirtualnej współpracy obejmują: 

• wideokonferencje; 
• narzędzia do zarządzania projektami online; 
• przechowywanie w chmurze; 
• platformy do przesyłania wiadomości w czasie rzeczywistym. 

🏆 3 Kluczowe korzyści ze współpracy wirtualnej 

Dostęp do zróżnicowanej puli talentów

Wirtualna współpraca pozwala firmom zatrudniać pracowników o zróżnicowanych umiejętnościach, wiedzy i intuicji bez barier geograficznych. Dostęp do globalnej puli talentów przynosi więcej innowacji i pomysłów, podnosząc poziom siły roboczej. 

Neal Taparia, założyciel Solitaried, wyjaśnia: " Kiedy zaczynaliśmy, nie mieliśmy budżetu na zatrudnienie najlepszych talentów na naszym lokalnym rynku. Byliśmy jednak w stanie znaleźć najlepsze talenty zdalnie, co było kluczowym czynnikiem wpływającym na naszą działalność".

Zwiększona produktywność 

Współpraca online pozwala pracownikom dawać z siebie wszystko, jednocześnie dbając o osobistą odpowiedzialność. Pracownicy mogą planować pracę w najbardziej produktywnych godzinach i szybciej wykonywać zadania. 

Ponadto wirtualne narzędzia do współpracy automatyzują zbędne zadania i pozwalają pracownikom skupić się na tym, co ważne. Rezultatem jest lepsza wydajność pracowników i zwiększona produktywność.

Oszczędność czasu i kosztów

Wirtualna współpraca oszczędza czas poświęcany na dojazdy do miejsc pracy. Pracownicy mogą spokojnie zaplanować swój dzień, nie martwiąc się o korki i rozpoczynając pracę pełni energii. 

Ponadto narzędzia do współpracy online ułatwiają planowanie i zarządzanie spotkaniami z interesariuszami, niezależnie od tego, gdzie się znajdują. 

Organizacje wydają również mniej na zasoby, takie jak biura, miejsca spotkań i sprzęt na miejscu, zmniejszając w ten sposób koszty ogólne i zwiększając zyski. 

5 typowych wyzwań w wirtualnej współpracy

Bariery komunikacyjne

Jednym z podstawowych wymogów budowania skutecznego zespołu jest przejrzysta komunikacja. Zespoły wirtualne napotykają jednak bariery komunikacyjne, które często utrudniają przepływ pracy. 

Brak interakcji twarzą w twarz i sygnałów niewerbalnych często prowadzi do nieporozumień między członkami zespołu. Ludzie mogą wyrwać komunikację pisemną z kontekstu lub błędnie ją zinterpretować, co komplikuje synergię pracowników.

Możliwości współpracy w czasie rzeczywistym są również ograniczone w zespołach wirtualnych. Osoby pracujące w różnych strefach czasowych często muszą czekać na korespondencję swoich kolegów, co wpływa na ich produktywność.  

Co więcej, wirtualna współpraca w dużej mierze opiera się na narzędziach cyfrowych, a wszelkie problemy techniczne mogą zagrozić komunikacji w czasie rzeczywistym. 

Kultura i spójność zespołu

W przypadku współpracy wirtualnej pracownicy często potrzebują jasnego wglądu w pracę innych osób. Skutkuje to brakiem zaufania i zmniejszoną spójnością zespołu, wpływając na jego wewnętrzną kulturę pracy. Może to również wynikać z różnych środowisk kulturowych, stylów komunikacji i etyki pracy.

Kultura firmy może wydawać się rozproszona lub odłączona, ponieważ współpraca wirtualna wymaga więcej niewerbalnych wskazówek lub czasu na nieformalne interakcje. Ze względu na te luki i brak koleżeństwa, ludzie mogą nie mieć poczucia przynależności. Szkolenie w zakresie wrażliwości kulturowej i działania związane z budowaniem zespołu są niezbędne dla zapewnienia silnej dynamiki zespołu. 

Granice zawodowe

Zacierające się granice między pracą a życiem prywatnym mogą negatywnie wpływać na samopoczucie i zaangażowanie pracowników.

Globalnie rozproszone zespoły wirtualne często borykają się z egzekwowaniem granic pracy. Pracownicy często pracują według różnych harmonogramów. Potrzeba szybkiej informacji może często prowadzić do odbierania telefonów lub zapytań od członków zespołu poza godzinami ich pracy.

W rezultacie granice zawodowe są niezbędne do utrzymania optymalnej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym i uniknięcia wypalenia.

Rozproszenie uwagi

Zespoły zd alne często pracują z różnych lokalizacji. Brak dyscypliny w biurze na miejscu i czynniki rozpraszające w zdalnych lokalizacjach mogą stanowić wyzwanie dla ogólnej produktywności organizacji.

Na przykład, pracownicy pracujący w domu mogą mieć w pobliżu członków rodziny lub współlokatorów. Nieunikniony hałas i zakłócenia w zwykłym gospodarstwie domowym mogą zmniejszyć produktywność pracownika. 

Brak struktury

Innym dominującym wyzwaniem we współpracy wirtualnej jest brak określonej struktury. Pracownicy pracujący według różnych harmonogramów z różnych lokalizacji utrudniają firmie ustanowienie konkretnych przepisów. 

Wydajność operacyjna cierpi bez odpowiedniej struktury. Pracownicy zdalni muszą rozumieć oczekiwania dotyczące pracy i wyników oraz czuć się związani z zespołem. Może to prowadzić do braku zaangażowania i zmniejszenia produktywności.

14 najlepszych narzędzi i platform do wirtualnej współpracy

Oprócz skutecznych strategii, narzędzia i platformy wirtualnej współpracy są również niezbędne do usprawnienia tego procesu. Oto kilka platform, które można rozważyć, aby uzyskać najlepsze wyniki: 

Zasoby ludzkie

Zavvy

Najważniejsze cechy:

• System informacji zwrotnej 360°;
• angażujące przepływy pracy związane z wdrażaniem, aby zaangażować i przeszkolić wszystkich nowych pracowników;
• integracje z popularnymi narzędziami HR i zwiększającymi produktywność
• Trener AI, który pomoże Twoim pracownikom opracować spersonalizowane plany rozwoju. 

Ceny: Zavvy jest najbardziej przystępnym cenowo pakietem all-in-one dla wszystkich osób, zaczynającym się od 4 USD/użytkownika/miesiąc.

Ponadto nasze ceny dostosowują się do Twoich potrzeb - bez konieczności płacenia za moduły, których nie chcesz.

Komunikacja

Slack

Najważniejsze cechy:

• Wirtualny kreator przepływu pracy
• Nieograniczone kanały komunikacji dla globalnej współpracy
• Komunikatory internetowe 

Ceny: Slack oferuje pakiety od 7,25 USD/użytkownika/miesiąc.

Zoom

Najważniejsze cechy:

• Tworzenie i planowanie spotkań
• Czat, adnotacje, tablice i pokoje konferencyjne.

Ceny: Pakiety Zoom zaczynają się od 149,90 USD/rok/użytkownika.

Google Meet

Najważniejsze cechy:

• Natychmiastowe spotkania i planowanie
• Wirtualne tła i efekty wizualne
• Czaty w trakcie spotkania

Ceny: Google Meet oferuje pakiety od 6 USD/użytkownika/miesiąc.

Zarządzanie produktem

Asana

Najważniejsze cechy:

• Analityka i raportowanie oparte na sztucznej inteligencji
• Kreator przepływu pracy
• Integracje aplikacji

Ceny: Asana oferuje subskrypcje już od 10,99 USD/użytkownika/miesiąc. 

Trello

Najważniejsze cechy:

• Tablice projektowe
• Szablony
• Integracje i wtyczki

Cennik: Trello oferuje pakiety już od 5 USD/użytkownika/miesiąc. 

ClickUp

Najważniejsze cechy:

• Kompleksowy pulpit nawigacyjny
• Analityka i raportowanie oparte na sztucznej inteligencji

Cennik: ClickUp oferuje subskrypcje już od 5 USD/użytkownika/miesiąc.

Produktywność, współpraca i udostępnianie plików

Google Workspace

Najważniejsze cechy:

• Zawiera wszystkie narzędzia Google, w tym Gmaila, Meet, Arkusze, Dokumenty itp. 
• Niekończąca się integracja aplikacji, takich jak pakiet konwerterów dokumentów Xodo.

Ceny: Cena początkowa Google Workspace wynosi 7,20 USD/użytkownika/miesiąc.

Airtable

Najważniejsze cechy:

• Niestandardowy kreator przepływu pracy
• Szablony ofert

Ceny: Pakiety Airtable zaczynają się od 10 USD/użytkownika/miesiąc.

Notion

Najważniejsze cechy:

• Wspólny kalendarz zespołu
• Ustalanie priorytetów i planowanie zadań

Ceny: Notion oferuje subskrypcje już od 10 USD/użytkownika/miesiąc.

Dla zespołów technicznych

Jira 

Najważniejsze cechy:

• Tablice Scrum i tablice Kanban
• Automatyczne przypisywanie oraz przeciąganie i upuszczanie
• Raporty oparte na sztucznej inteligencji
• Na Atlassian Marketplace dostępnych jest wiele dodatków rozszerzających funkcjonalność i usprawniających proces (np. szablony Jira od AppLiger).

Ceny: Jira oferuje pakiety już od 77,50 USD/miesiąc.

Śledzenie i zarządzanie czasem

Toggl 

Najważniejsze cechy:

• Integracja z kalendarzami Google i Outlook
• Śledzenie offline 

Ceny: Toggl oferuje abonamenty już od 13,35 USD/użytkownika/miesiąc. 

Todoist

Najważniejsze cechy:

• Poziomy priorytetów i przypomnienia
• Spersonalizowane pulpity nawigacyjne
• Wizualizacja produktywności i historia aktywności

Ceny: Todoist oferuje pakiety już od 4 USD/miesiąc.

Timedoctor

Najważniejsze cechy:

• Monitorowanie pracowników
• Ewidencja czasu pracy i lista płac online
• Alerty rozpraszające uwagę

Ceny: Subskrypcje Timedoctor zaczynają się od 8,4 USD/użytkownika/miesiąc.

Wszystkie te narzędzia świetnie nadają się do umożliwienia bardziej płynnej współpracy. Ale tu jest haczyk: same narzędzia nie sprawią, że magia się wydarzy. 

Za każdym udanym zespołem wirtualnym stoi kultura otwartej komunikacji, zaufania i zaangażowania we wspólne cele. 

Chodzi o opanowanie połączenia komunikacji asynchronicznej i synchronicznej, zrozumienie niuansów cyfrowego języka ciała i wspieranie środowiska, w którym każdy ping, wiadomość lub rozmowa wideo wnosi wartość dodaną.

6 najważniejszych wskazówek dotyczących efektywnej współpracy wirtualnej

Oto kroki, które należy podjąć, aby wdrożyć skuteczną współpracę wirtualną w swojej organizacji.

Wyznacz jasne cele i zadania

Ustal jasne cele i zadania, aby zachować spójność strukturalną między działami. Ostatecznym celem jest skupienie pracowników na jednolitym kierunku i poprawa koordynacji między zespołami lokalnymi i wirtualnymi. 

Wyznacz cele współpracy wirtualnej przy użyciu ram SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, and Time-bound). Każde przypisane zadanie powinno być dostosowane do krótko- i długoterminowych celów biznesowych i mieć osiągalne terminy. 

Komunikuj swoje oczekiwania już na początkowych etapach procesu wdrażania pracowników. Przedstaw ich role, obowiązki i sposób, w jaki przyczyniają się do rozwoju firmy. 

Wprowadzenie odpowiednich regulacji dla zespołów wirtualnych, takich jak

• Wymagana dostępność
• Oczekiwany czas reakcji
• Częstotliwość spotkań
• Wymagana obecność na spotkaniach

Zaangażuj swój zespół w ten proces. Poproś o ich wkład, pomysły i opinie na temat celów współpracy wirtualnej.

W rezultacie będziesz wspierać autonomię i odpowiedzialność oraz pomagać w wyznaczaniu odpowiednich i osiągalnych celów.

Sprawdź nasz szablon ankiety dotyczącej pracy zdalnej i 16 dodatkowych szablonów ankiet w naszej kolekcji szablonów ankiet dotyczących zaangażowania.

Ustanowienie jasnych kanałów komunikacji

Jak wspomniano wcześniej, główną pułapką wirtualnej współpracy jest bariera komunikacyjna. 

Aby temu przeciwdziałać, należy dysponować skutecznymi kanałami komunikacji. 

Ponieważ zespoły wirtualne komunikują się ze sobą drogą elektroniczną, wybór odpowiednich narzędzi komunikacyjnych ma kluczowe znaczenie. Mogą one: 

• Szybkie dostarczanie informacji. 
• Zminimalizuj ryzyko pominięcia przez pracowników istotnych aktualizacji.
• Zapewnienie zgodności poprzez śledzenie postępów. 
• Bliska lokalizacja i rozbieżności w harmonogramie.
• Usprawnij wirtualne spotkania dzięki płynnej łączności.

Jako przykład weźmy Covid Moonshot. Był to globalny projekt obejmujący ponad 150 naukowców pracujących wspólnie nad opracowaniem pigułki, która mogłaby pomóc w walce z koronawirusem. Zespół korzystał z narzędzi współpracy online do przeprowadzania eksperymentów i analizowania danych. W rezultacie projekt przyniósł imponujące przełomy w identyfikacji krytycznych związków wykazujących doskonałą aktywność przeciwwirusową przeciwko wirusowi. 

Oprócz korzystania z narzędzi komunikacyjnych, oto kilka innych kroków, które należy podjąć, aby usprawnić skuteczną komunikację we współpracy zdalnej:

• Zaplanuj regularne aktualizacje, aby utrzymać każdego członka zespołu w pętli i ćwiczyć przejrzystość.
• Bądź spójny z kanałami komunikacji i częstotliwością. Na przykład, możesz korzystać z usług telefonii biznesowej, aby pozostać w kontakcie zarówno z zespołem, jak i klientami.
• Bądź sumienny w ocenie i uznawaniu wyników. 
• Organizuj regularne spotkania jeden na jeden.

Sprawdź naszą kolekcję 17 skutecznych szablonów spotkań jeden na jeden. Gwarantujemy, że znajdziesz coś dla swojego zespołu! 

Kultywowanie silnych relacji w zespole

Sukces twoich projektów i ogólny rozwój firmy zależy od tego, jak dobrze pielęgnujesz zespół i wewnętrzne więzi. Silne relacje zespołowe we współpracy zdalnej budują zaufanie, poprawiają kulturę pracy, zwiększają zadowolenie pracowników i zwiększają produktywność.

Aby budować relacje w wirtualnych zespołach, należy podjąć następujące kroki: 

• Zachowaj segment w wirtualnych spotkaniach dla swoich pracowników, aby połączyć ich osobiste zainteresowania. 
• Skonfiguruj czaty grupowe na platformach komunikatorów internetowych, aby pomóc pracownikom nawiązać więzi wykraczające poza obowiązki zawodowe.
• Stwórz wirtualny pokój socjalny.  
• Połącz w pary członków zespołu, którzy nie mają zbyt wielu okazji do interakcji w ramach projektu. 

Zorganizuj działania integracyjne, aby wzmocnić relacje w miejscu pracy. Oto kilka pomysłów na zaangażowanie wirtualnego zespołu: 

• comiesięczne wirtualne obiady;
• interaktywne gry, takie jak szarady, piktogramy, pokazywanie i opowiadanie;
• wirtualne sesje burzy mózgów;
• sesje jogi online i inne grupowe inicjatywy wellness.

Wskazówka: Możesz także organizować wirtualne wydarzenia społecznościowe, aby zwiększyć morale i wspierać znaczące relacje w miejscu pracy. 

Ustanowienie ustrukturyzowanych przepływów pracy i procesów

Wirtualna współpraca rozwija się dzięki przejrzystości i organizacji. Bez fizycznej obecności członków zespołu w celu wyjaśnienia wątpliwości lub zapewnienia natychmiastowej informacji zwrotnej, dobrze zdefiniowana struktura staje się kluczowa. Co więcej, ustrukturyzowane przepływy pracy i procesy zapewniają, że wszyscy są na tej samej stronie, zmniejszając prawdopodobieństwo błędnej komunikacji i nakładania się zadań. Oto kilka kroków, które należy rozważyć:

• Audyt istniejących zasobów i ocena bieżącego przepływu pracy. 
• Wymień zadania na podstawie ich ważności i pilności. 
• Zrozumienie zakresu, trudności i harmonogramu dla każdego z nich.  
• Podziel każde zadanie na małe kroki i wyznacz realistyczne terminy. 
• Przydziel role zgodnie z odpowiednimi interesariuszami każdego zadania. 
• Tworzenie diagramów przepływu pracy w celu wizualizacji procesu. 
• Korzystaj z platform z kompleksowymi pulpitami nawigacyjnymi do monitorowania postępów. 
• Zbieranie opinii pracowników na temat nowego przepływu pracy i wprowadzanie odpowiednich ulepszeń. 

Wyobraźmy sobie na przykład zespół marketingowy rozpoczynający nową kampanię online. Ustrukturyzowany przepływ pracy marketingowej może rozpocząć się od twórców treści przygotowujących materiały kampanii. Po zakończeniu mogą oni użyć narzędzia do współpracy, aby powiadomić zespół projektantów graficznych o dodaniu wizualizacji. Po zaprojektowaniu projekt może zostać przeniesiony do zespołu analitycznego w celu zintegrowania mechanizmów śledzenia.

Każdy krok miałby jasne wytyczne, terminy i wyznaczony personel, zapewniając płynny postęp kampanii bez poczucia zagubienia lub przytłoczenia.

Podobnie, zespół sprzedaży skorzysta z pulpitów nawigacyjnych Salesforce umożliwiających śledzenie potencjalnych klientów, analizowanie wzrostu przychodów lub optymalizację pozyskiwania klientów.

Zachęcanie do aktywnego uczestnictwa i zaangażowania

Wirtualni pracownicy często unikają aktywnego uczestnictwa we wspólnych projektach. Aby tego uniknąć, należy budować kulturę otwartej komunikacji w miejscu pracy. 

Pokaż, że Twój zespół może szczerze dzielić się pomysłami, oferować krytykę i rozmawiać o wyzwaniach, przed którymi stoją, nawet jeśli pracują zdalnie. Umożliwienie otwartej wymiany myśli, poglądów i opinii zwiększa zaangażowanie pracowników i motywuje ich.

Zachęcaj do aktywnego słuchania i empatii. Jeśli widzisz, że pracownikowi się przerywa, interweniuj i daj mu kolejną szansę na wypowiedź. 

Damian Grabarczyk, współzałożyciel PetLab Co., dzieli się niektórymi działaniami swojej firmy na rzecz zachęcania pracowników do zaangażowania:

‍"Tworzymy wydarzenia, konkursy i działania, które pomagają budować efektywne relacje między pracownikami zdalnymi i wewnętrznymi - co z kolei może zachęcać do aktywnego uczestnictwa. Na przykład PetLab Co. organizuje co dwa tygodnie Lunch and Learn, podczas którego różni koledzy i działy mogą zaprezentować to, co robią, swoje zwycięstwa i plany na przyszłość, zarówno w biurze, jak i wirtualnie. Jest to również okazja do omówienia innych ważnych kwestii, w tym zdrowia psychicznego, LGBTQ+ i osobistego wsparcia finansowego. Sesje te dają jednostkom i zespołom szansę na wzajemne zaangażowanie".

Nacisk na zarządzanie czasem i produktywność

Zespoły wirtualne często mają trudności z rozsądnym wykorzystaniem swoich godzin pracy. Aby uniknąć tej pułapki, należy stosować strategie zarządzania czasem. W ten sposób zespoły zdalne pozostaną skoncentrowane i produktywne, nie doświadczając wypalenia. 

Oto kilka technik, których możesz użyć: 

• Timeboxing: W tej technice poszczególne osoby przydzielają określony czas na zaplanowane działanie. Technika ta pomaga zespołom żonglować wieloma ważnymi zadaniami bez uszczerbku dla jakości lub czasu realizacji. 
• Technika Pomodoro: Metoda ta obejmuje 25-minutowe sesje skoncentrowanej pracy, po których następują pięciominutowe przerwy. Pracownicy mogą robić dłuższe przerwy trwające od 15 do 30 minut po czterech kolejnych przerwach w pracy.
• Analiza Pareto: Technika ta ocenia konkurujące ze sobą problemy, mierzy wpływ ich rozwiązania i pozwala skupić się na rozwiązaniach przynoszących największe korzyści.

➡️ Włącz swoje zespoły - zawsze iwszędzie z Zavvy

Nie jest całkowicie możliwe odtworzenie iskry bezpośrednich kontaktów międzyludzkich. Jednak wirtualna współpraca nie musi być kompromisem. Może być również katalizatorem wzrostu. 

Podczas gdy odtworzenie osobistych kontaktów może być wyzwaniem, Zavvy umożliwia pokonywanie przeszkód związanych z pracą zdalną i wspieranie znaczącej współpracy.

Oto jak Zavvy może pomóc w efektywnej współpracy zdalnej: 

• Efektywna współpraca zdalna opiera się na otwartej komunikacji. Zavvy ułatwia regularne spotkania 1: 1 i przekazywanie informacji zwrotnych, wypełniając lukę między członkami zespołu a menedżerami. Konstruktywne informacje zwrotne, wskazówki i dostosowanie priorytetów stają się płynne, tworząc spójne środowisko wirtualne.
• 🧑‍🎓 Wiedza jest potężnym katalizatorem współpracy. Podróże szkoleniowe Zavvy umożliwiają zespołom płynne przekazywanie, uzyskiwanie dostępu i współpracę nad informacjami. Zasil swoje projekty zbiorową wiedzą i upewnij się, że fizyczne granice nie ograniczają współpracy.
• Zavvy przełamuje bariery, łącząc zespoły na odległość. Nasz program nawiązywania kontaktów inicjuje wartościowe interakcje, wspierając relacje i spostrzeżenia wykraczające poza projekty. Od swobodnych pogawędek przy kawie po dogłębne dyskusje - buduj sieci, które wykraczają poza ograniczenia geograficzne.
• Wyznaczaj cele SMART, które pozwolą zespołom osiągnąć sukces. Nasza platforma zapewnia jasność, odpowiedzialność i wspólny cel, napędzając wspólne wysiłki nawet wtedy, gdy dzielą nas kilometry.

Zarezerwuj bezpłatną wersję demonstracyjną, aby dowiedzieć się, w jaki sposób Zavvy może pomóc Ci zaangażować i rozwijać swoich pracowników.

Bio autora: Mehdi Hussen jest konsultantem ds. marketingu SaaS i organicznego wzrostu. Pomaga firmom SaaS napędzać organiczny wzrost i pozyskiwanie klientów poprzez SEO i oparte na danych strategie marketingu treści. Mehdi spędza wolny czas zastanawiając się nad strategiami rozwoju startupów, osobistą produktywnością i pracą zdalną. Skontaktuj się znim za pośrednictwem Twittera lub LinkedIn.