Wpływ skutecznej komunikacji z pracownikami na produktywność

Każda organizacja wymaga skutecznej komunikacji między pracownikami, aby ułatwić przepływ informacji między różnymi działami. Bez płynnej komunikacji pracownicy i zespoły mają luki w wiedzy, które utrudniają produktywność. 

McKinsey Global Institute rzuca światło na znaczenie komunikacji w jednym ze swoich raportów i stwierdza, że technologie społecznościowe do komunikacji mogą zwiększyć produktywność pracowników wiedzy o 20% do 25%. 

Biorąc to pod uwagę, znalezienie odpowiedniego sposobu komunikacji w miejscu pracy jest nie do przecenienia - ale w jaki sposób komunikacja silnie wpływa na produktywność pracowników? 

Skuteczna komunikacja pracowników w miejscu pracy  

Pracownicy w każdej organizacji pracują nad różnymi projektami w ramach współpracy. Wymaga to różnych sposobów komunikacji, dzięki którym można dzielić się istotnymi informacjami i pomysłami. 

Komunikacja obejmuje wysyłanie wiadomości tekstowych lub połączeń głosowych, ale także przesyłanie danych w różnych formatach, niezależnie od tego, czy są to informacje specyficzne dla projektu, czy sesje burzy mózgów. 

Co więcej, pracownicy często muszą być w kontakcie z chwili na chwilę, aby rozwiązać problemy i zapobiec szybkiej stagnacji przepływu pracy. Podczas gdy przepływ informacji między pracownikami i zespołami jest jednym z aspektów komunikacji pracowników, drugim jest przepływ informacji na poziomie organizacyjnym.

Wszystko, od komunikacji dwukierunkowej (kierownictwo i pracownicy) po codzienne aktualizacje dotyczące stanu organizacji, jest obsługiwane przez komunikację pracowniczą. Jest to również ważne narzędzie, które pozwala pracownikom wyrażać swoje zdanie i dzielić się swoimi uwagami w sposób przejrzysty i bez obaw.

Jak skuteczna komunikacja z pracownikami wpływa na produktywność? 

Zrozumienie, w jaki sposób komunikacja między pracownikami wpływa na produktywność, należy zbadać na różnych poziomach. Produktywność jest powiązana z kilkoma zmiennymi, takimi jak kultura organizacyjna, wydajność przepływu pracy, spójność zespołu i zaangażowanie pracowników. Oto różne sposoby, w jakie skuteczna komunikacja z pracownikami wpływa na produktywność: 

1. Zwiększa przejrzystość

Dobrze opracowana strategia komunikacji z pracownikami promuje przejrzystość w organizacji. Niezależnie od tego, czy używasz SMS-ów, mediów społecznościowych czy wewnętrznej platformy pracowniczej, otwarta komunikacja ułatwia przejrzysty przepływ informacji, budując zaufanie pracowników. 

Zaufanie do organizacji jest istotnym czynnikiem wpływającym na zaangażowanie i produktywność pracowników. Przejrzystość buduje zaufanie w zespole, a motywacjapracowników sprawia, że pozostają oni zaangażowani w pracę. Taki przejrzysty przepływ informacji umożliwia pracownikom pewny krok naprzód i dostosowanie się do wspólnego celu. 

2. Zachęca do pracy zespołowej 

Dobra komunikacja jest podstawą budowania wysoce efektywnych zespołów. Kiedy ludzie mówią swobodnie i otwarcie, w miejscu pracy jest mniej nieporozumień i tarć. Chociaż niemożliwe jest wyeliminowanie nieporozumień, otwarta komunikacja znacznie je ogranicza.

Holger Sindbaek, założyciel Online Solitaire, mówi: "Na początku naszej działalności stanęliśmy przed wyzwaniem zgrania zespołu. Zamiast jednak narzucać odgórne dyrektywy, stworzyliśmy środowisko, w którym każdy głos miał znaczenie. Zachęcając do otwartego dialogu, przekształciliśmy potencjalne konflikty w rozwiązania oparte na współpracy. Nie chodzi tylko o rozmowę; chodzi o słuchanie, zrozumienie i wspólne posuwanie się naprzód".

Wynikiem jasnej komunikacji między pracownikami jest silna spójność zespołu. Wysoce spójne zespoły pewnie pracują nad rozwiązywaniem problemów. Zespoły nie rozpadają się często przez obwinianie innych, gdy postęp jest powolny. Zamiast tego, jednostki w spójnych zespołach biorą na siebie odpowiedzialność i pracują nad szerszym obrazem. Takie wysoce efektywne zespoły są podstawowymi jednostkami, które przyczyniają się do sukcesu projektów i organizacji. 

3. Promuje zdrową kulturę organizacyjną 

Wysoce produktywne środowiska pracy nie mogą być tworzone bez ram dla solidnej kultury organizacyjnej. Kultura odnosi się do sposobu działania zgodnie z zasadami operacyjnymi i filozofią organizacji. 

Dobra komunikacja między pracownikami buduje dobre relacje między pracownikami i menedżerami, tworząc zdrowe relacje w pracy, które podtrzymują kulturę organizacyjną. Kiedy wszyscy są na tej samej stronie, istnieje większe prawdopodobieństwo, że będą bardzo zaangażowani w swoją pracę. Wydajni pracownicy są w ten sposób rozpoznawani i doceniani, co motywuje innych do podążania za normą wysokiego zaangażowania i produktywności. 

4. Ustanawia mechanizm informacji zwrotnej 

Każda organizacja to skomplikowany system społeczny, w którym każdy pracownik ma inne cechy. W związku z tym kluczowe jest wprowadzenie mechanizmu informacji zwrotnej, który dostosowuje każdą unikalną osobę do wspólnego celu organizacji, jakim jest osiągnięcie sukcesu. Co więcej, wdrażając mechanizm informacji zwrotnej, taki jak 360-stopniowa informacja zwrotna, menedżerowie mogą oferować pracownikom okresowe działania korygujące w oparciu o ich wyniki. 

Informacja zwrotna jest również dwukierunkowa. Umożliwienie pracownikom wyrażania swoich opinii i bolączek usuwa przeszkody na drodze do pełnego wykorzystania ich potencjału. Organizacje muszą wdrażać zmiany w oparciu o opinie pracowników, aby być bardziej produktywne. Zwiększa to również ich zaufanie, zapewniając ich, że są ważni.  

5. Zwiększa odpowiedzialność 

Jedną z cech charakterystycznych wysoce produktywnych pracowników jest ich zdolność do przejmowania odpowiedzialności za swoje procesy. Uczciwa i przejrzysta komunikacja zachęca ludzi do brania odpowiedzialności za swoje działania. Dotyczy to również innych członków zespołu, ponieważ każdy będzie rozliczał każdego innego. 

Ten poziom odpowiedzialności jest niezbędny do poprawy produktywności, ponieważ ludzie szybko wprowadzą zmiany korygujące, gdy zostaną one wprowadzone na danym etapie. I odwrotnie, brak odpowiedzialności prowadzi do stagnacji i zmniejsza produktywność. 

6. Poprawia morale pracowników

Wysoce wspierające środowisko pracy ułatwione przez komunikację pracowniczą może znacznie zwiększyć morale pracowników. Kultura pracy, która promuje przejrzystość, odpowiedzialność, pracę zespołową i umożliwia pracownikom wyrażanie swoich opinii, będzie generować zadowolonych pracowników. 

Czują się docenieni za bycie częścią sieci komunikacyjnej i odczuwają mniejszy niepokój, ponieważ są świadomi zmian organizacyjnych, które mogą mieć wpływ na ich przyszłość. Poprawa morale pracowników zwiększa ich zaangażowanie i produktywność. 

7. Oszczędność czasu i kosztów  

Posiadanie wysoce zaangażowanych i zdrowych pracowników przekłada się na oszczędność czasu i kosztów. Zadowoleni i zdrowi pracownicy biorą mniej zwolnień lekarskich i kończą zadania na czas, co prowadzi do wyższej ogólnej produktywności. Skuteczna komunikacja przyspiesza również przepływ informacji i ogranicza przestoje związane z poszukiwaniem niezbędnych zasobów. 

Dotyczy to zwłaszcza zespołów, które korzystają z efektywnych narzędzi komunikacyjnych, takich jak asystent spotkań AI. Zwiększy on produktywność, sporządzając notatki i podsumowując spotkanie na koniec dyskusji.

🌈 Podsumowanie

Skuteczna komunikacja między pracownikami jest niezbędna do budowania zdrowych relacji między wewnętrznymi i zewnętrznymi członkami zespołu. Wysoki poziom współpracy zmniejsza tarcia w każdym procesie i poprawia wydajność od podstaw.

Ponadto komunikacja odgrywa kluczową rolę w budowaniu przejrzystości i zaufania. Pracownicy, którzy ufają organizacji, są mniej zaniepokojeni o swoją przyszłość i bardziej zmotywowani do wnoszenia wkładu. Wysoki poziom zaangażowania spowodowany skuteczną komunikacją przekłada się na zwiększoną produktywność. Dlatego konieczne jest zmaksymalizowanie relacji i współpracy w zespole.

Dzięki naszym programom Connection możesz wspierać wydarzenia integracyjne poprzez programy Walk and Talk i Conversation That Matters.

Przedstaw pracowników za pośrednictwem Slack lub Microsoft Teams i obserwuj, jak nawiązują więzi podczas prostych pogawędek przy kawie lub lunchu, spotkań pieszych lub głębokich rozmów.