Lista kontrolna dokumentacji wdrożeniowej nowego pracownika

Zatrudniłeś nowego pracownika. Gratulacje.

Czas ich wdrożyć. Jedną z kluczowych, a jednocześnie uciążliwych części każdego wdrożenia jest dokumentacja nowego pracownika.

Każdy nowy pracownik w Twojej firmie musi przejść przez serię dokumentów, zanim stanie się oficjalnym pracownikiem. Jednak proces tworzenia dokumentacji nowego pracownika może być męczący zarówno dla ciebie, jak i dla nowego członka zespołu.

Na przykład, musisz upewnić się, że nowi pracownicy otrzymują wszystkie istotne dokumenty. Idealnie byłoby również sprawdzać ich postępy, aby upewnić się, że ukończyli wszystko na czas. 

Chociaż ułatwianie formalności związanych z wdrażaniem nowych członków zespołu może nie brzmieć ekscytująco, ma to znaczący wpływ. Badania przeprowadzone przez Glassdoor pokazują, że dobre doświadczenie w zakresie wdrażania może poprawić retencję nowych pracowników o 82% i wydajność o 70%.

Czytaj dalej, aby poznać różne kategorie potrzebnych dokumentów dla nowych pracowników i dowiedzieć się, jak zautomatyzować cały proces, aby ograniczyć powtarzalną pracę ręczną.

Czym jest dokumentacja wdrożeniowa? 

Mówiąc najprościej, dokumentacja wdrożeniowa zapewnia, że nowi pracownicy otrzymują, czytają i podpisują dokumenty potrzebne do sprawnego rozpoczęcia pracy w firmie.

Dokumentacja dla nowych pracowników obejmuje dokumenty obejmujące różne aspekty zatrudnienia i wdrożenia, takie jak:

• Specjalne formularze dotyczące pracy, takie jak formalne listy ofertowe i umowy o pracę
• Wewnętrzne dokumenty firmy, takie jak podręczniki dla pracowników
• Formularze wynagrodzeń i świadczeń dla nowych pracowników

Posiadanie tych dokumentów jest nie tylko wymogiem umownym i prawnym. Pozwala również wszystkim zaangażowanym osobom, w tym nowym pracownikom i ich przełożonym, zrozumieć, w jaki sposób mają ze sobą współpracować.

4-punktowa lista kontrolna niezbędnych dokumentów

Zanim przyjrzymy się dokumentom, których potrzebujesz, pamiętaj, że są one niezbędne, bez względu na to, czy uważasz je za żmudne czy niechlujne.

Dzięki tym dokumentom nowi pracownicy dowiedzą się o oczekiwaniach wobec nich, zasadach firmy i korzyściach, jakie mają otrzymać.

Opłaca się również ułatwić nowym pracownikom proces wdrażania, ponieważ większość nowych pracowników uważa go za męczący, co można zobaczyć tutaj i tutaj.

Aby uprościć proces podpisywania umów dla nowych członków zespołu, postaraj się:

• Zdigitalizuj metodę podpisywania za pomocą narzędzi takich jak DocuSign lub PandaDoc. Unikaj plików PDF dołączonych do arkuszy kalkulacyjnych, ponieważ są one zazwyczaj trudne do zrozumienia.
• Użyj krótkich filmów wyjaśniających nagranych za pomocą narzędzi takich jak Loom , aby przedstawić przegląd dokumentów i proces podpisywania. 

"Niezależnie od tego, czy nowy pracownik jest freelancerem zatrudnionym na umowę o pracę, w niepełnym wymiarze godzin czy w pełnym wymiarze godzin, musi wypełnić pewne dokumenty podczas procesu wdrażania".

Łatwym sposobem na ustrukturyzowanie i udokumentowanie procesu dokumentacji wdrożeniowej jest uporządkowanie wszystkich formularzy w czterech kategoriach, które pokażemy poniżej:

1. 🗺️ Dokumenty prawne dotyczące zatrudnienia w danym kraju

Przepisy prawa pracy różnią się w zależności od kraju. Dlatego pierwszym krokiem jest zrozumienie lokalnych przepisów prawa pracy obowiązujących w danym kraju, aby zachować zgodność. 

Zapewnienie zgodności z przepisami:

• Godziny pracy
• Wynagrodzenie i premie
• Ubezpieczenie zdrowotne
• Urlopy macierzyńskie/ojcowskie
• Wszelkie inne rodzaje liści

Nowe wymogi podatkowe dla pracowników

Po zapoznaniu się z lokalnymi przepisami, kolejnym krokiem jest zrozumienie formularzy podatkowych, które nowy pracownik powinien wypełnić w danym kraju. 

Ten formularz pomoże Twojej firmie:

• Ustalenie dokładnych informacji podatkowych.
• Poinformuj nowego pracownika, że będziesz potrącać określoną kwotę z jego wypłaty na poczet podatków.
• Dokonuj odpowiednich zapisów, aby być przygotowanym na audyty.

Upewnij się, że znasz nazwę formularza podatkowego w swoim kraju, który powinni wypełnić nowi pracownicy. Na przykład w Stanach Zjednoczonych jest to formularz W-4.

Spełniając wymogi podatkowe, należy również upewnić się, że nowo zatrudniona osoba posiada pozwolenie na pracę w danym kraju. Oficjalne strony rządowe mogą dostarczyć niezbędnych informacji. 

Formularze prawne dla wykonawców

Ważne jest również, aby znać formularze dla pracowników niestałych w danym kraju. W niektórych krajach rozpoczęcie pracy przez wykonawców bez wypełnienia określonych dokumentów jest nielegalne.

Na przykład w Stanach Zjednoczonych jeden z formularzy kontrahenta nosi nazwę formularza W-9 . Pomoże on w

• Upewnij się, że twój niestały personel przestrzega zasad twojej organizacji.
• Łatwe płacenie kontrahentom
• Skuteczne wdrażanie freelancerów.

Aby pomóc Ci zacząć, mamy kilka wskazówek, jak wypełnić W9.

2. Dokumenty dotyczące zatrudnienia

List z ofertą pracy

List z ofertą pracy podsumowuje stanowisko w firmie. Zapewnia to, że zarówno Ty, jak i nowo zatrudniona osoba zgadzacie się co do podstawowych szczegółów pracy. Dodatkowo, oficjalny list z ofertą pracy zawiera istotne informacje, takie jak:

• Nazwa stanowiska
• Rodzaje zatrudnienia, takie jak pełny lub niepełny etat
• Data rozpoczęcia
• Struktura raportowania
• Informacje o wynagrodzeniu, premiach i świadczeniach
• Warunki i umowy, takie jak weryfikacja przeszłości

Jeśli oferta będzie odpowiednia, kandydat zaakceptuje ją, podpisze i odeśle dokument z powrotem do Ciebie.

Formularz umowy o pracę

Po przyjęciu oferty pracy nowi pracownicy mogą być zobowiązani do zapoznania się i podpisania umowy, która wyjaśnia ich obowiązki i zakres odpowiedzialności.

Umowa o pracę zazwyczaj zawiera takie informacje jak

• Godziny pracy
• Wakacje
• Wynagrodzenie
• Obowiązki
• Procedury przedłużania i rozwiązywania umów
• Polityka firmy

Jeśli kiedykolwiek dojdzie do nieporozumienia lub sporu dotyczącego warunków zatrudnienia, Ty i Twój pracownik możecie odwołać się do umowy.

Formularz celów i oczekiwań związanych z pełnioną rolą

Wszelkie dodatkowe informacje na temat oczekiwań lub obowiązków nowych pracowników, inne niż te zawarte w liście motywacyjnym, również powinny znaleźć się w pisemnym dokumencie.

Może to na przykład obejmować konkretne oczekiwania menedżera wobec nowego pracownika, sposób, w jaki powinien on wykonywać określone zadania, kiedy będą przeprowadzane oceny wyników itp. 

Jasne oczekiwania eliminują dezorientację nowych członków zespołu co do tego, czego się od nich oczekuje, tak jak w przypadku zmartwionego pracownika poniżej.

Dokumenty dotyczące stanowisk dla pracowników niestałych

Organizacje często nie dostarczają konkretnych dokumentów związanych z pracą swoim wykonawcom, takim jak freelancerzy, podczas procesu wdrażania. Jednak w zależności od przepisów obowiązujących w danym kraju, możesz być do tego prawnie zobowiązany. 

Kiepski proces wdrażania może również dać nowym freelancerom wrażenie, że ich nie doceniasz.

Aby zbudować dobre relacje z kontrahentami, wykonaj następujące czynności:

1. Uzyskaj kompleksowe informacje na ich temat, w tym adres e-mail, numer telefonu, lokalizację i pełne imiona i nazwiska.
2. Send them the needed legal documents like an NDA following your company's policies.
3. Zbierz informacje o płatnościach i skonfiguruj je w systemie płacowym.
4. Zapewnij im dostęp do potrzebnych narzędzi pracy.
5. Jasno określ swoje oczekiwania.

Nawiązanie dobrych relacji z pracownikami niestałymi, na przykład poprzez doskonałe wdrażanie wykonawców, gwarantuje, że zawsze będziesz mieć dostęp do utalentowanych freelancerów.

3. Wewnętrzne dokumenty spółki 

Wewnętrzne dokumenty firmowe pomagają nowym pracownikom dobrze zrozumieć organizację i sposób, w jaki powinni się zachowywać. Dlatego też używają tych dokumentów jako referencji do wykonywania pracy.

W zależności od firmy, oto kilka typowych dokumentów wewnętrznych, które powinni otrzymać nowi pracownicy:

Business Playbook (SOP)

Podręcznik biznesowy zawiera wszystkie procesy, zasady i procedury firmy. Dokument ten może pomóc nowym pracownikom uzyskać niezależność i zaoszczędzić czas podczas pracy:

• Wykorzystanie go do poznania swoich ról i obowiązków
• Odwoływanie się do niego zamiast ciągłego proszenia o pomoc kierowników
• Określenie obszarów, w których powinni się poprawić

Podręcznik biznesowy może zawierać dowolną liczbę polityk, takich jak polityka pracy hybrydowej, polityka etyczna i polityka środowiskowa.

Polityka pracy hybrydowej

Ustanowienie hybrydowych zasad pracy pozwala ustalić wytyczne, wyeliminować nieporozumienia i umożliwić pracownikom ustalanie własnych harmonogramów pracy.

Wskazówka: Skorzystaj z naszego gotowego do użycia szablonu, aby stworzyć elastyczną politykę pracy w kilka minut.

Zasady etyki

Zasady etyki biznesowej wskazują wszystkim pracownikom, jak postępować z klientami, agencjami rządowymi i dostawcami.

Polityka ochrony środowiska

Korzystne jest posiadanie polityk, które pokazują, w jaki sposób firma przestrzega zasad ochrony środowiska. Możesz na przykład uwzględnić strategie, które Twoja firma wdroży w ciągu najbliższych pięciu lat.

Podręcznik pracownika

W zależności od wielkości firmy i procedur operacyjnych, możesz zdecydować się na posiadanie zarówno podręcznika biznesowego, jak i podręcznika dla pracowników lub tylko jednego z nich.

Podręcznik pracownika jest specjalnie stworzony, aby prowadzić pracowników. Idealnie byłoby, gdyby dokument ten zawierał wszystkie informacje, które pracownicy powinni znać, takie jak zasady dotyczące ubioru, zachowania i procedury awaryjne. 

Uwaga: Możesz dodać pozostałe tematy z tej sekcji do swojego podręcznika pracownika, ale mimo to omówimy każdy dokument osobno.

Kultura, misja i wartości firmy

Misja firmy jest powodem, dla którego ona istnieje. Ponadto, zgodnie z badaniami LinkedIn, 53% nowych pracowników wymienia wprowadzenie do kultury i wartości firmy podczas wdrażania jako ważne. 

Co więcej, badania przeprowadzone przez Gallupa wykazały, że zwiększona więź między pracownikami a ich misją w miejscu pracy prowadzi do wzrostu rentowności.

Umowa o zachowaniu poufności i zakazie konkurencji

Te dwa dokumenty mają zasadnicze znaczenie dla zapobiegania wyciekom ważnych informacji, procesów i własności intelektualnej firmy.

Umowa o zachowaniu poufności

Umowa ta uniemożliwia pracownikom lub niezależnym wykonawcom ujawnianie jakichkolwiek poufnych informacji uzyskanych podczas pracy dla organizacji.

Należy jednak uważać, aby nie tworzyć umów NDA, które sprzyjają toksycznej kulturze w miejscu pracy. Toksyczna kultura może nawet skłonić ludzi do rezygnacji. 

Umowa o zakazie konkurencji

Umowa o zakazie konkurencji powinna uniemożliwiać pracownikom rozpoczynanie lub inwestowanie w konkurencyjną działalność w trakcie lub po zakończeniu współpracy. Poumowne umowy o zakazie konkurencji są zazwyczaj ograniczone do określonego czasu trwania.

Przykładowo, organizacja może uniemożliwić pracownikowi rozpoczęcie działalności gospodarczej w promieniu 24 mil od swojej lokalizacji przez dwa lata.

Schemat organizacyjny

Schemat organizacyjny to diagram przedstawiający strukturę organizacji. Obejmuje on poziomy przywództwa w firmie i relacje między różnymi stanowiskami. Twoi nowi pracownicy powinni na przykład wiedzieć, do kogo mają się zgłosić w celu wykonania określonych zadań.

Formularze oceny wyników

Procesy zarządzania wydajnością różnią się w zależności od firmy. Aby zapewnić nowym pracownikom sukces, powinni oni zapoznać się z konkretną konfiguracją. 

Niektóre dokumenty oceny wydajności, które można przekazać nowym pracownikom to:

• Formularze oceny wyników
• Dokument dotyczący procesu zarządzania wydajnością
• List z oceną wyników
• Plan poprawy wydajności
• List ostrzegawczy dotyczący wyników

Co więcej, jeśli masz ustaloną procedurę awansu zawodowego w swojej organizacji, jest to odpowiednie miejsce na dodanie informacji na ten temat. 

Na przykład, jeśli awans w zespole sprzedaży opiera się na liczbie sprzedaży dokonanych przez pracownika w ciągu roku, poinformowanie o tym z góry pozwala nowym pracownikom wiedzieć, co muszą zrobić, aby awansować.

Etyczne i prawne traktowanie pracowników

Nowi członkowie zespołu muszą zrozumieć kodeks postępowania. Nie tylko zapobiega on drastycznym zdarzeniom, takim jak niesłuszne zwolnienie, dyskryminacja i nękanie. Pomaga on również nowym członkom zespołu zaaklimatyzować się i nawiązać kontakt z resztą zespołu.

Pamiętaj, aby wspomnieć o tym, w jaki sposób liderzy podejmują działania przeciwko nieetycznym zachowaniom, ponieważ według nowego raportu Gallupa z 2022 r. tylko 4 na 10 pracowników zgłasza nieetyczne zachowania.

Dane osobowe pracowników

Podczas wdrażania nowych pracowników należy poprosić o podanie ich danych osobowych, takich jak kontakty osobiste, informacje finansowe i medyczne. Nowi pracownicy muszą wiedzieć, w jaki sposób będziesz przechowywać i wykorzystywać ich dane osobowe.

W zależności od lokalizacji, przepisy dotyczące gromadzenia, przechowywania i wykorzystywania danych osobowych pracowników różnią się.

Na przykład przepisy RODO w Unii Europejskiej przewidują surowe środki dotyczące sposobu, w jaki pracodawcy muszą obchodzić się z danymi pracowników.

Dress code

W zależności od kultury firmy i branży, może obowiązywać określony dress code. Jasno udokumentuj dress code, aby zmniejszyć niepewność nowych pracowników.

Korzystne mogą być rysunki i zdjęcia, a także szczegółowe listy odpowiednich ubrań.

Wreszcie, upewnij się, że nowi pracownicy podpisują podręcznik pracownika, aby pokazać, że przyjmują do wiadomości i akceptują wewnętrzne zasady i procedury.

4. Dokumenty dotyczące wynagrodzeń i płac pracowników

Jest rzeczą oczywistą, że nowi pracownicy powinni być świadomi swojego wynagrodzenia i świadczeń. Poniższe formularze mogą być pomocne.

Szczegółowy dokument dotyczący wynagrodzenia

Według niedawnej ankiety przeprowadzonej przez LinkedIn, 60% pracowników wybierając nową pracę oczekuje świadczeń kompensacyjnych. 

Jeśli więc Twoja organizacja oferuje świadczenia pracownicze, warto przekazać nowym pracownikom dokumenty wdrożeniowe, które wyjaśniają zasady i warunki otrzymywania świadczeń.

W wielu przypadkach nowi pracownicy muszą podpisać określone dokumenty, aby formalnie zaakceptować świadczenia. Najpopularniejsze świadczenia pracownicze to ubezpieczenie zdrowotne i na życie, opcje na akcje, plan emerytalny i płatny czas wolny.

Ubezpieczenie zdrowotne i na życie

Wszyscy nowi pracownicy powinni znać swoje ubezpieczenie i świadczenia zdrowotne - powinni wiedzieć, czy będziesz oferować kompleksowy pakiet ubezpieczeniowy, czy też pokryjesz jego część.

Opcje na akcje

Załóżmy, że Twoja firma oferuje opcje na akcje jako wynagrodzenie. W takim przypadku ważne jest, aby wyjaśnić, jak one działają w prostym języku angielskim, aby nawet nowi członkowie zespołu, którzy nie mają wiedzy na temat opcji na akcje, w pełni zrozumieli, co otrzymują.

Plan emerytalny

In many cases, your new employees will also want to know the retirement planning options you offer them. Ideally, provide all the information and resources they need to make the right choices.

‍

Zasady dotyczące urlopów i płatnych dni wolnych (w tym płatnych świąt)

Być może w podręczniku pracownika znajdują się już pewne informacje dotyczące płatnego czasu wolnego. Ważne jest, aby wyjaśnić, w jaki sposób nowi pracownicy powinni śledzić WOM, dni wolne i dni chorobowe.

Zazwyczaj istnieje wiele niejasności co do tego, jak działa polityka WOM.

Zwłaszcza, gdy płatny czas wolny wzrasta wraz z upływem czasu lub jeśli istnieją ograniczenia dotyczące tego, kiedy można go wykorzystać.

Dodatkowe korzyści

Dobrą praktyką jest przedstawienie na piśmie wszelkich dodatkowych świadczeń pracowniczych i dodatków niepieniężnych. 

Mogą one obejmować takie korzyści jak:

• Samochód służbowy
• Plany telefoniczne
• Członkostwo w siłowni
• Zwrot kosztów edukacji

Dostarczenie dokładnych informacji na temat tych dodatkowych korzyści eliminuje przyszłe nieporozumienia.

Formularz wpłaty bezpośredniej (system płac)

Bezpośrednia wpłata pozwala pracodawcom na przelewanie wypłat pracowników bezpośrednio na ich konta bankowe, eliminując potrzebę wystawiania czeków papierowych.

Co najważniejsze, warto podać szczegółowe informacje o tym, jak pracownicy mogą skonfigurować te konta i jasno określić dzień tygodnia, w którym otrzymają płatność.

Jak dokumentować i automatyzować ukończenie/zgodność?

Przekazanie nowym pracownikom wszystkich potrzebnych dokumentów często wiąże się z wielokrotnymi e-mailami i telefonami, aby dowiedzieć się, czy wszystko podpisali i zrozumieli.

Taka sytuacja szybko staje się przytłaczająca zarówno dla ciebie, jak i nowych członków zespołu.

Możesz zautomatyzować śledzenie zadań, zaplanować automatyczne przypomnienia i śledzić postępy nowych pracowników za pomocą naszego narzędzia do wdrażania pracowników, aby uprościć ten proces.

Upewnij się również, że wszystko zostało załatwione i zakomunikowane przed datą rozpoczęcia pracy, korzystając z naszego Zavvy Workflow Builder, który zapewni Ci łatwy do naśladowania proces zapewniający wdrożenie i skuteczną komunikację z nowymi pracownikami.

Chętnie się z Tobą skontaktujemy! 

Zapraszamy do kontaktu z nami, aby zobaczyć Zavvy w akcji.