Kompletny przewodnik po skutecznym wdrażaniu nowych pracowników

‍

‍

Wszyscy uwielbiamy motywację i pozytywne nastawienie, jakie nowy pracownik wnosi do firmy. I tak ważne jest, aby dopasować ten entuzjazm pod każdym względem - od tworzenia cennych kontaktów międzyludzkich po ustalanie oczekiwań zawodowych. Ponieważ to właśnie w tym czasie pracownik zdecyduje, czy chce zostać, czy zacząć szukać innej pracy. 

Często zdarza się, że firmy nie są w stanie zapewnić tych owocnych doświadczeń. Zapominają o istotnych krokach onboardingu lub całkowicie je zaniedbują. 

Wdrożenie pracownika jest jednym z najważniejszych etapów procesu rekrutacji i jednym z najważniejszych zadań w działach HR i personalnych.

Aby dowiedzieć się, dlaczego tak jest i jak stworzyć świetny program onboardingowy, czytaj dalej ten artykuł.

Czym jest wdrożenie pracownika?

Wdrożenie pracownika to proces integracji nowego pracownika z organizacją i zapoznania go z jej kulturą, procedurami, rolami i obowiązkami.

Jest to systematyczne i kompleksowe podejście do powitania nowych pracowników i zapewnienia im narzędzi, zasobów i wiedzy potrzebnych do stania się skutecznymi i produktywnymi członkami zespołu.

Skuteczny onboarding to pierwsze wrażenie, jakie nowy pracownik będzie miał na temat Twojej organizacji. Aby było ono trwałe, ważne jest, aby zapewnić mu wszystkie niezbędne narzędzia i informacje, które głęboko zaangażują go w nową rolę i firmę. 

Pomóż im zapoznać się z takimi tematami, jak wizja firmy, zasady i potrzeby rozwoju umiejętności, takie jak funkcjonalne narzędzia szkoleniowe.

Długość wdrożenia zależy od wielu czynników, takich jak branża i staż pracy na danym stanowisku. Jednak większość specjalistów HR twierdzi, że średni okres wdrażania trwa ponad 3 miesiące. Im bardziej złożona rola, tym dłuższy onboarding.

Nie ulega wątpliwości, że skuteczny onboarding stanowi fundament sukcesu wśród nowych pracowników. Oto kilka statystyk potwierdzających jego znaczenie.

Posiadanie doskonałego procesu wdrażania może poprawić retencję pracowników o 82% i ich produktywność o 70%.

33% nowych pracowników zaczyna szukać nowej pracy 6 miesięcy po zatrudnieniu, a 23% z nich nie wytrzymuje całego roku w nowej firmie. Główne powody takiego stanu rzeczy: Niewystarczający onboarding i niespełnione oczekiwania.

58% wszystkich firm ogranicza wdrażanie nowych pracowników do wysyłania im list kontrolnych. Jest to nie tylko czasochłonne, ale także niezbyt atrakcyjne dla nowych pracowników.

Prawdopodobieństwo, że pracownicy, którzy pomyślnie przejdą proces wdrożenia, będą czuli się związani z firmą, jest 18-krotnie wyższe. Niewielka inwestycja na początku może przynieść ogromny zwrot z inwestycji w nadchodzących latach.

Widząc wszystkie te korzyści, powinieneś zrobić wszystko, co w Twojej mocy, aby przeprowadzić skuteczny proces wdrażania. Dzięki temu nie tylko zaoszczędzisz pieniądze, ale także doprowadzisz swoich pracowników do sukcesu.

Jak więc wygląda doskonały proces wdrażania? 

📊 Fa zy wdrażania pracowników HR

Powitanie nowego pracownika to coś więcej niż przedstawienie go zespołowi i przeprowadzenie przez zestaw preferowanych narzędzi. Każdy dobry proces onboardingu obejmuje co najmniej dwa etapy: pre-boarding i onboarding.

Wstępne wejście na pokład

Jest to szansa na stworzenie niezapomnianych wrażeń dla nowych pracowników jeszcze przed datą rozpoczęcia przez nich pracy. Wysyłanie pakietów powitalnych z towarami firmowymi lub dostarczanie przydatnych przedmiotów to świetne sposoby, aby podekscytować ich nową pracą. A kiedy stworzysz takie wyjątkowe doświadczenia przed przyjęciem do pracy, zmotywuje ich to do dzielenia się nimi na platformach cyfrowych, takich jak LinkedIn, Glassdoor. A to z pewnością podniesie reputację Twojej firmy w branży.

Innym sposobem na ich powitanie byłyby (wirtualne) spotkania, które łagodzą niepokój związany z pierwszym kontaktem. Byłby to idealny moment, aby połączyć wszystkich nowych pracowników, sprawiając, że czuliby się mile widziani. W międzyczasie upewnij się, że skonfigurowałeś ich urządzenia, udostępniłeś informacje o dostępności konta i ważnych tematach związanych z bezpieczeństwem.

Ostatnia, ale nie mniej ważna kwestia: ustal priorytety. Unikaj obciążania nowych pracowników pracą, zanim dołączą do firmy. Bądź uważny i nie przesadzaj.

Onboarding

Proces wdrażania może trwać miesiącami, a śledzenie postępów wszystkich pracowników wymaga czasu. Trzeba więc uzbroić się w cierpliwość i konsekwentnie sprawdzać cały proces. Wykorzystaj w pełni narzędzia, szablony i listy kontrolne Zavvy, które przyspieszą procesy wdrażania. 

Większość zespołów HR ma plany wdrażania pracowników przez pierwsze 90 dni. Oto zestawienie typowego procesu wdrażania pracowników:

Pierwszy dzień - Powitaj swoich pracowników z ciepłem i otwartością, dając im powód do zaangażowania się w pracę. Wyznacz członków zespołu onboardingowego, którzy zabiorą ich na wycieczkę po biurze, zostawią wiadomość powitalną na ich biurku i poprowadzą ich przez korzyści firmowe. Upewnij się, że nowi pracownicy mają ustrukturyzowany zestaw zadań pierwszego dnia. W przeciwnym razie będą kręcić kciukami, czekając, aż ktoś im coś przydzieli.

Pierwszy tydzień - Twój pracownik miał świetny pierwszy dzień w pracy, co dalej? Zacznij od zapoznania go z kulturą firmy, przydziel podstawowe zadania i regularnie sprawdzaj jego stan. Pamiętaj, aby połączyć go z menedżerem, który dogłębnie zapozna go z jego rolą. Pod koniec pierwszego tygodnia zorganizuj spotkanie podsumowujące i odpowiedz na ich pytania.

Wskazówka: Pamiętaj o udostępnianiu łatwych do zrozumienia informacji. W ten sposób będą w stanie nawiązać kontakt na poziomie ludzkim ze swoimi rówieśnikami podczas spotkań, zamiast grzęznąć w szczegółach.

Pierwsze 30 dni - Pierwszy miesiąc mija w mgnieniu oka. Do tego czasu pracownik powinien już poznać wszystkie osoby w firmie, które powinien znać. Ważne jest, aby biegle posługiwał się narzędziami i systemami firmy, sprzedawanymi produktami / usługami i był bardziej świadomy swoich odbiorców. Podręcznik pracownika byłby bardzo pomocny w tym momencie. Kontynuuj regularne spotkania jeden na jeden z nimi.

Pierwsze 60 dni - już dwa miesiące! Nowo zatrudniona osoba powinna współpracować z innymi działami i członkami zespołu. Powinien łatwiej znajdować problemy w procesach i sugerować sposoby ich rozwiązania. Oferowanie spójnej informacji zwrotnej jest kluczem do ich długoterminowego sukcesu w organizacji.‍

Pierwsze 90 dni - Po trzech miesiącach wszystko zależy od samodzielnej pracy. Od pracy nad problemami po znajdowanie rozwiązań i ich wdrażanie - niech wszystko robią sami!

Zobacz także nasz pełny 30-60-90-dniowy plan, aby uzyskać pełny obraz.

Przewodnik krok po kroku: Jak zapewnić świetne doświadczenie onboardingowe

Teraz, gdy znasz już główne etapy, oto kilka praktycznych wskazówek, które pomogą Ci stworzyć wspaniałe doświadczenie onboardingowe dla nowych pracowników.

• Nie pomijaj wstępnego wejścia na pokład. Dobre doświadczenie zaczyna się od odpowiedniego przygotowania. Podekscytuj swoich nowych pracowników, spraw, by czuli się przygotowani i złagodź ich niepokój od pierwszego dnia.
• Łatwe struktury wdrażania zapewniają płynny przepływ pracy. Skorzystaj z naszego narzędzia listy kontrolnej, aby zwiększyć produktywność. 
• Zachęcaj menedżerów do regularnych spotkań na każdym etapie procesu wdrażania.
• Bądź konsekwentny w sprawdzaniu swoich nowych pracowników. Szybko rozwiązuj ich wątpliwości i odpowiadaj na pytania.
• Skuteczne komunikowanie wskaźników KPI i celów jest krokiem do sukcesu. Zapoznaj ich ze wszystkimi elementami, które zwiększają ich wydajność. 

➡️ Co powiesz na szybką ścieżkę? Oto ponad 15 najważniejszych szablonów onboardingowych.

Przykłady onboardingu z innych firm

Zawsze jest miejsce na poprawę, czasami poprzez czerpanie inspiracji z innych firm, które mają świetny proces wdrażania. Przyjrzyjmy się niektórym z nich! Jeśli chcesz uzyskać więcej inspiracji, napisaliśmy cały artykuł na temat świetnych przykładów wdrażania pracowników.

Google

Google jest jedną z najbardziej znanych firm na świecie i jednym z najbardziej pożądanych pracodawców. Znana ze swoich zabawnych działań w biurze, a także wspaniałego pakietu świadczeń, jest inspiracją dla wielu pracodawców.

Ich wdrożenie nie różni się niczym.

• Zanim pracownicy rozpoczną pracę, przechodzą dwutygodniowy proces szkoleniowy, podczas którego poznają działanie wszystkich niezbędnych narzędzi. 
• Następnie odbywa się seria lekcji na temat kultury firmy, podczas których uczniowie lepiej rozumieją bycie częścią rodziny Google. 
• Przystępując do pracy, otrzymują dostęp do list kontrolnych, samouczków CodeLabs (na wypadek, gdyby utknęli) i wielu innych materiałów, z których mogą się uczyć. 
• Ich pierwszy projekt nazywany jest "projektem startowym" i trwa dwa tygodnie. Celem jest, aby nowy pracownik nauczył się podstaw i miał stałe wskazówki od swojego mentora. W Google mentoring i nauka to proces ciągły.

Zapoznaj się z naszym pełnym studium przypadku na temat tego, jak Google wdraża nowych pracowników. Pokazujemy również, jak można to łatwo powtórzyć.

Quora

Prawdopodobnie słyszałeś o Quora, ale czy znasz ich proces wdrażania? Tutaj każdemu nowemu pracownikowi przydzielany jest osobisty mentor, który prowadzi go przez kilka pierwszych tygodni pracy. Firma przyznaje, że mentorzy tracą około 25% swojego czasu pracy podczas wdrażania, ale inwestycja wydaje się całkowicie tego warta. 

Uwaga: Przygotowywanie punktów do rozmów, automatyczne planowanie spotkań i nie tylko może pomóc mentorom zaoszczędzić czas na niepotrzebnej pracy ręcznej.

Buffer

Znana z bycia w 100% zdalną firmą SaaS, Buffer może pochwalić się ponad setką pracowników i nie trzeba dodawać, że robią rzeczy nieco inaczej. Ich program onboardingowy obejmuje system "Trzech Kumpli", który śledzi podróż nowego pracownika przez sześć tygodni. Każdy kumpel pomaga nowemu pracownikowi w innym aspekcie wdrażania.

Flink

Można śmiało powiedzieć, że ich proces wdrażania jest tak szybki, jak ich usługa dostawy. Osiągają to dzięki bardzo poważnemu traktowaniu kulturowego aspektu planu wprowadzającego. W pierwszych dniach pracy każdy nowy pracownik sam dostarcza artykuły spożywcze na rowerze - a tym samym doświadcza codziennych zadań i wyzwań z pierwszej ręki. Trudno o lepszy sposób na zapoznanie się z własną usługą.

Wskazówki dotyczące zdalnego i hybrydowego onboardingu

Pandemia koronawirusa na nowo zdefiniowała sposób, w jaki pracujemy i wchodzimy w interakcje. Ponieważ większość z nas pracuje zdalnie, tworzenie i utrzymywanie kontaktów międzyludzkich może być sporym wyzwaniem. Z pewnością mamy sposoby, aby skutecznie temu zaradzić.

• Poprowadź proces wstępnego wdrożenia i ustal oczekiwania wobec nowych pracowników. 
• Bądź proaktywny. Rozwiązywanie ich wątpliwości i przedstawianie ich swoim pracownikom będzie sprzyjać zjednoczonej pracy zespołowej.
• Zaplanuj rozmowy online, wyślij wiadomości powitalne i przedstaw ich swojemu zespołowi już pierwszego dnia. 
• Dostosuj wszystkie materiały szkoleniowe tak, aby mogły być używane online. Udostępnianie nagranych wcześniej instrukcji to świetny sposób na ich zapamiętanie i zaoszczędzenie czasu. 
• Przydziel każdemu nowemu pracownikowi partnera. Jest to wygodny sposób na poprowadzenie ich przez organizację pracy i kulturę firmy. Posiadanie kogoś, do kogo mogą łatwo się zwrócić, sprawi, że poczują się mile widziani i komfortowo.

• Brak okazji do nieformalnych rozmów prowadzi do zwiększonej liczby pytań. Rozdanie firmowego podręcznika to świetny sposób na szybkie rozwianie ich wątpliwości.
• Nadzoruj rozwój swoich pracowników poprzez regularne rozmowy wideo.
• Projektowanie rutynowych działań w oparciu o wzajemne dopasowanie. Otwiera to przed pracownikami nowe możliwości nawiązywania kontaktów, dzielenia się doświadczeniami i uczenia się na głębszym poziomie.

Jeśli chcesz bardziej zagłębić się w ten temat, zapoznaj się również z naszą listą kontrolną dotyczącą wdrażania pracowników zdalnych.

Błędy, których należy unikać w procesie onboardingu

Niezależnie od tego, czy jesteś dwuosobowym startupem, czy przedsiębiorstwem zatrudniającym 500 pracowników, skonfigurowanie odpowiedniego programu onboardingowego jest procesem prób i błędów. Aby ci to ułatwić, zanotowaliśmy kilka typowych błędów, których należy unikać. 

• Brak struktury i udokumentowanego procesu wdrażania.
• Skupianie się wyłącznie na krótkoterminowym (dni, tygodnie) i zaniedbywanie długoterminowego (3 miesiące) procesu.
• Całkowite pominięcie fazy wstępnej
• Dostarczanie zbyt wielu informacji na raz

• Opóźnienie wdrożenia o kilka dni/tygodni i pozwolenie nowemu pracownikowi na samodzielne rozwiązanie problemów.
• Brak programów wprowadzających kulturę firmy
• Nieustalanie konkretnych celów do osiągnięcia przez pracownika w ustalonych ramach czasowych. 
• Nie oferowanie wartościowych informacji zwrotnych i nie sprawdzanie nowych pracowników.
  

Głównym celem onboardingu jest sprawienie, aby podróż nowego pracownika przebiegała tak płynnie, jak to tylko możliwe. Spraw, by każdy krok miał znaczenie dzięki narzędziom onboardingowym Zavvy. Upewnij się, że korzystasz z szablonów i list kontrolnych sprawdzonych w różnych branżach i dla każdej roli.

Tworzenie pozytywnych doświadczeń onboardingowych z Zavvy

Onboarding jest początkiem relacji pracownika z firmą, jednocześnie zmniejszając stres i obciążenie pracą działów HR.

Oprogramowanie Zavvy do wdrażania pracowników zapewnia szablony i narzędzia, których nowi pracownicy potrzebują, aby odnieść sukces. Pomoże im to dostrzec wartość w ich roli i da im poczucie zaangażowania i celu.

Pozwoli to nie tylko zaoszczędzić czas i pieniądze, ale także sprawi, że pracownicy będą bardziej zadowoleni. Nie oznacza to, że pozbawiasz onboarding elementu ludzkiego.

W rzeczywistości jest wręcz przeciwnie: Spędzisz mniej czasu na ręcznym przypominaniu ludziom i wprowadzaniu ich w statyczne procesy - i poświęcisz więcej czasu na zrozumienie ich potrzeb.

Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej na temat tworzenia odpowiedniego środowiska wdrożeniowego dla swoich pracowników.