Wdrożenie nowego pracownika: 6 sposobów na to, by nowi pracownicy czuli się mile widziani już od pierwszego dnia

Pierwszy dzień w pracy może być stresujący. 

Nie wierzysz nam? Wystarczy spojrzeć na to, czego szukają w sieci nowi pracownicy:

Od zastanawiania się, co stanie się pierwszego dnia pracy, po pytania o rezygnację, jeśli pojawi się lepsza oferta, nowi pracownicy przechodzą przez szereg emocji, a żadna z nich nie jest całkowicie pozytywna.

Być może wykonałeś świetną robotę podczas wstępnego wdrożenia, ale pierwszy dzień w pracy może być decydujący dla retencji i produktywności. Negatywne doświadczenia mogą prowadzić do niezaangażowania pracowników i ewentualnego odejścia z pracy, ale pozytywne doświadczenie orientacyjne może umożliwić pracownikom od pierwszego dnia i pomóc im w jak najlepszej pracy.

Czym jest wdrożenie nowego pracownika? 

Wdrożenie nowego pracownika to proces mający na celu powitanie i wprowadzenie nowych pracowników do miejsca pracy. Nowi pracownicy są przygotowywani do odniesienia sukcesu we współpracy z działem HR, działem rekrutacji i innymi zespołami. 

Różnica między orientacją a onboardingiem

Chwila, czym to się różni od onboardingu? 

Po pierwsze, wdrożenie nowego pracownika trwa zaledwie kilka godzin lub kilka dni, podczas gdy onboarding to znacznie dłuższy proces trwający nawet rok.

Ponadto orientacja nie obejmuje szczegółów. Zazwyczaj nowi pracownicy w całej firmie spotykają się, aby dzielić się informacjami, które ułatwią im przejście. 

W przeciwieństwie do tego, onboarding jest specyficzny dla stanowiska i działu i wymaga planu strategicznego. Tak więc zasadniczo orientacja jest ważną częścią ogólnego procesu wdrażania.

Co dzieje się podczas wdrożenia nowego pracownika?

Oto krótka lista kontrolna, która wyjaśnia, jak wygląda orientacja nowego pracownika: 

• Przegląd misji, wizji i wartości firmy
• Obowiązkowe formalności
• Omówienie planów świadczeń
• Przegląd polityki bezpieczeństwa i ochrony zdrowia
• Przegląd procedur administracyjnych
• Dystrybucja sprzętu wydanego przez firmę
• Wycieczka po miejscu pracy
• Obowiązkowe szkolenie z kodeksu postępowania
• Udostępnianie kluczowych kontaktów organizacyjnych

Korzyści z wdrożenia nowego pracownika

Oczywiście, szkolenie dla nowych pracowników pomaga im zapoznać się z firmą i przygotować na sukces. Ale co to tak naprawdę oznacza?

Pracownicy chcą być traktowani jak ludzie, a nie jak zasoby. 

Orientacja na pracownika pomaga to osiągnąć, sprawiając, że nowi pracownicy stają się cenioną częścią organizacji. 

Podobnie do koncepcji dopasowania produktu do rynku, orientacja pomaga ustalić dopasowanie osoby do organizacji. Możesz sprawić, że nowi pracownicy będą podekscytowani pracą z Tobą i pomóc im zacząć działać. 

Oto główne korzyści płynące z solidnego wdrożenia nowych pracowników zarówno dla pracodawców, jak i pracowników:

Dla pracodawców

• Zmniejsza rotację pracowników
• Poprawia wskaźniki retencji pracowników
• Skraca czas osiągnięcia produktywności
• Tworzy zaangażowaną i aktywną siłę roboczą

Dla pracowników

• Zmniejsza stres i niepokój związany z rozpoczynaniem nowych ról
• Umożliwia nowym pracownikom zrozumienie , w jaki sposób mogą wnieść swój wkład.
• Sprawia, że nowi członkowie zespołu czują się bezpieczni i mile widziani
• Umożliwia im dzielenie się swoim punktem widzenia.

📈 6 Najlepszych praktyk, które pomogą w szybkim wdrożeniu nowego pracownika 

Strach przed zmianami wynika zarówno z natury, jak i wychowania. A rozpoczęcie nowej pracy to ogromna zmiana. Pozbądź się więc stresorów i niewiadomych, aby pomóc nowym pracownikom złagodzić ich w nowym miejscu pracy i sprawić, by byli podekscytowani swoją rolą. 

Oto jak to zrobić: 

Uwzględnienie informacji praktycznych

Dałeś im już realistyczny podgląd pracy podczas procesu rekrutacji. 

Teraz oprowadź ich i odpowiedz na pytania, które mogą mieć, od tego, gdzie powinni zaparkować samochód, po pytania dotyczące ich menedżera, zespołu i tego, do kogo mogą się zwrócić o wsparcie techniczne i HR.

Uspokój je i przedstaw swojemu kumplowi.

Rozpoczęcie nowej pracy jest stresujące. 

Twoim zadaniem jest wyeliminowanie tego stresu i zapewnienie im zasobów do radzenia sobie z nim. Na przykład, posiadanie kumpla wdrożeniowego może pomóc nowym pracownikom poczuć się wspieranym i przyspieszyć czas osiągnięcia produktywności.

Otwórz się na kulturę swojej firmy

Kultura miejsca pracy ma ogromny wpływ na zaangażowanie pracowników. Pokaż nowym pracownikom, w jaki sposób prowadzone jest show i co inni pracownicy zazwyczaj robią, aby zdekompresować się w miejscu pracy.  

Pro Tip: Zorganizuj lunch, podczas którego nowi pracownicy poznają zespół, aby mogli organicznie zanurzyć się w środowisku pracy.

Przygotowanie do pierwszego dnia

Upewnij się, że nowi pracownicy mają wszystkie informacje, których potrzebują, aby dostać się do biura i skonfiguruj ich z firmowym laptopem i całym niezbędnym oprogramowaniem. 

Przygotuj także ich menedżera, aby był gotowy na ich pierwszy dzień i mógł zacząć pokazywać im liny. 

Aby uniknąć ręcznego przeciążenia po swojej stronie, możesz zaplanować wiadomości do menedżerów osób i współpracowników, np. za pośrednictwem Slack.

Korzystanie z kompleksowej listy kontrolnej

Listy kontrolne mogą pomóc Tobie i nowym pracownikom pozostać na dobrej drodze podczas orientacji. Ponieważ zaangażowanych jest wielu interesariuszy, zorganizowany system ma kluczowe znaczenie. 

Oto lista kontrolna dotycząca wdrażania i orientacji pracowników , z której możesz skorzystać:

Pro Tip: Zbierz ważne dane pracowników przed ich pierwszym dniem pracy.

Zbieranie informacji zwrotnych i ulepszanie

Poproś nowozatrudnionych o podzielenie się swoimi doświadczeniami i sposobami na usprawnienie procesu w przyszłości. Czas jest tutaj kluczowy. Chcesz zapytać ich zaraz po zakończeniu orientacji, więc jest to wciąż świeże w ich umysłach. 

Zbierz informacje zwrotne, aby zobaczyć, gdzie brakuje procesu orientacji i co wymaga poprawy. Zwróć się również do starszych pracowników, aby zobaczyć, co pamiętają ze swojej orientacji. Te niezapomniane wydarzenia są tym, czego chcesz stworzyć więcej, jednocześnie minimalizując stres. 

Jak długo powinno trwać wdrożenie pracowników?

Niektóre organizacje mają dzień orientacyjny, podczas gdy inne mają znacznie dłuższy 30-, 90-, a nawet 120-dniowy program orientacyjny, podczas którego część dnia jest zarezerwowana na orientację, a reszta jest przeznaczona na faktyczną pracę. 

Szczera odpowiedź brzmi: to zależy od organizacji. Zbierając informacje zwrotne na temat programu orientacyjnego, zapytaj swój zespół, czy uważają, że czas trwania był wystarczający i czy skorzystaliby z dłuższego programu orientacyjnego. 

Jest to również specyficzne dla danego pracownika. Niektórzy mogą potrzebować więcej pomocy niż inni. Indywidualna orientacja, która pozwala każdemu pracownikowi wykonywać swoją pracę jak najlepiej, może być właściwą drogą dla Ciebie.

📝 Co należy uwzględnić w procesie wdrażania nowych pracowników?

Według SHRM spotkanie orientacyjne dla nowych pracowników powinno odbyć się w pierwszym tygodniu zatrudnienia i składać się z następujących elementów:

Zasoby ludzkie

• Przedstawienie firmy, jej misji, funkcji i kultury.
• Przegląd struktury firmy i schematu organizacyjnego
• Przegląd podręcznika pracownika
• Omówienie planu świadczeń 
• Zapisywanie nowych pracowników do programu świadczeń

Bezpieczeństwo

Przegląd polityki bezpieczeństwa i ochrony zdrowia w zakresie

• Bezpieczeństwo
• Ogień
• Ewakuacja awaryjna
• Bezpieczeństwo związane z pracą

Zasady administratora

• Przegląd i omówienie polityki przeciwdziałania nękaniu
• Przegląd zasad dotyczących okresów rozliczeniowych, podróży, korzystania z pojazdów i wniosków o szkolenia.
• Omówienie procedur administracyjnych dotyczących bezpieczeństwa, zagrożeń związanych ze złośliwym oprogramowaniem komputerowym oraz systemów, materiałów eksploatacyjnych i sprzętu.

Przegląd działu

• Przedstawienie przeglądu działu przez każdy zespół
• Odpowiadaj na najczęściej zadawane pytania i zachęcaj nowych pracowników do ich zadawania.

Wirtualna orientacja: Dostosowanie procesu dla pracowników zdalnych

Możesz łatwo dostosować te najlepsze praktyki do pracy zdalnej lub hybrydowej. Zamiast organizować spotkania twarzą w twarz, możesz skorzystać z narzędzia do wideokonferencji i odhaczyć wszystko z listy.

W rzeczywistości praca zdalna może nawet wyeliminować niektóre z tradycyjnych czynników stresogennych, z którymi musiałbyś sobie poradzić w innym przypadku. 

Ale bycie zdalnym nie oznacza, że nigdy nie spotkamy się twarzą w twarz. Firmy działające zdalnie, takie jak Zapier, Buffer i Prezly, często organizują coroczne lub półroczne spotkania osobiste. Jest to doskonała okazja do wprowadzenia nowych członków zespołu do firmy i stworzenia tych organicznych momentów na budowanie więzi w zespole.

6 pomysłów na nową orientację pracowniczą, które możesz ukraść

Presja, by zachwycić nowych pracowników jest aż nazbyt realna. Oto lista pomysłów, których możesz użyć, aby orientacja była sukcesem:

1. Wyślij im firmowe gadżety

Nawet jeśli Twoi pracownicy są zdalni, nie oszczędzaj na gadżetach. Gadżety firmowe sprawiają, że pracownicy czują się związani z organizacją. 

Nie musisz też iść tradycyjną drogą. Zamiast firmowych koszulek, długopisów i kubków, rozdawaj naklejki na laptopa, bezprzewodowe ładowarki, rośliny, fantazyjne przekąski, a nawet maty do jogi.

Ciekawi? Oto 10 pomysłów na pakiet powitalny dla nowych pracowników

2. Zorganizuj polowanie na padlinożerców

Fizyczne polowanie na padlinożerców, które dzieli wszystkich na zespoły, dzięki czemu nowi pracownicy mogą płynnie wchodzić w interakcje ze swoimi kolegami, to świetny pomysł, ale nie jest niczym nowym. Możesz podnieść poziom polowania na padlinożerców, używając kodów QR do udostępniania wskazówek i używając aplikacji do śledzenia, kto rozwiązał najwięcej wskazówek. 

W przypadku pracowników zdalnych wypróbuj zamiast tego polowanie na padlinożerców w intranecie lub na wiki. Niech pracownicy szukają plików w intranecie lub na wiki, aby odtworzyć to doświadczenie.

3. Zorganizowanie wirtualnej wycieczki po biurze

Nagraj film, aby oprowadzić nowych pracowników po biurze i udostępnij go im przed ich pierwszym dniem. Jeśli twoje miejsce pracy jest hybrydowe, możesz nawet wysłać pracownikom zdalnym gogle VR, aby mogli odbyć wciągającą wycieczkę po biurze. 

4. Daj im okrzyk 

Przedstaw nowych pracowników na firmowym blogu i opublikuj ich w mediach społecznościowych. Bądź kreatywny w swoich postach.

Może lubią The Avengers, więc wypróbuj te szablony plakatów, aby stworzyć niesamowity plakat inspirowany filmem zamiast zwykłego zdjęcia i tekstu.

5. Gra w ruletkę na lunch/kawę 

Niech technologia przejmie stery i zdecyduje, kto powinien pójść razem na lunch. Jeśli Twoi pracownicy zdalni pracują w przestrzeni coworkingowej, sprawdź, czy byliby skłonni zorganizować coś podobnego.

6. Zorganizuj konkurs ciekawostek

Przegląd zasad firmy jest obowiązkowy, ale czy musi być nudny? Udostępnij dokumenty nowym pracownikom z wyprzedzeniem i zamień spotkanie orientacyjne w konkurs ciekawostek. Nie ma nic lepszego niż przyjazna rywalizacja, która sprawi, że pierwszy dzień będzie niezapomniany. 

Chcesz zautomatyzować swoją orientację? Porozmawiaj z ekspertem ds. orientacji nowych pracowników w Zavvy już dziś.

📈 I potężny hack

Czy marnujesz również godziny na zapraszanie każdego nowo zatrudnionego pracownika na odpowiednie wydarzenia orientacyjne - w zależności od jego lokalizacji, daty rozpoczęcia pracy, działu itp.

Dzięki Zavvy możesz raz skonfigurować wydarzenia orientacyjne - i zapraszać nowych pracowników na autopilocie.

• W oparciu o dokładnie określone kryteria
• Dzięki danym z systemu HRIS
• Wraz z angażującymi podróżami dla preboardingu i onboardingu.

Dowiedz się, jak działa oprogramowanie do planowania imprez na orientację Zavvy.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące orientacji nowych pracowników

Jaki jest alternatywny termin dla orientacji pracowniczej?

Orientacja na pracownika jest również znana jako wprowadzenie. 

Niektórzy nazywają to również onboardingiem. Ważne jest, aby nie mylić tych dwóch pojęć. Orientacja nie jest onboardingiem, ale raczej jego częścią. Można go więc pominąć, nawet jeśli masz doskonały program onboardingowy. 

Jakie są 4 podstawowe zasady orientacji pracowniczej?

Nie zapomnij o 4 C - klaryfikacji, zgodności, połączeniu i kulturze. Twój program orientacyjny powinien dotyczyć ich wszystkich. 

Co się stanie, jeśli nie będzie odpowiedniej orientacji?

Oprócz negatywnego wrażenia, które może prowadzić do odejść, brak orientacji naraża pracowników na porażkę i zmniejsza szybkość produktywności, co jest oczywiście niekorzystne dla firmy.