Onboarding przez Slack: Jak najlepiej wykorzystać inteligentne przepływy pracy?

Przeszliśmy od pracy od 9 do 17 do elastycznych godzin pracy, od pracy z biura do pracy z dowolnego miejsca. Firmy przyjęły takie postępowe zmiany, aby zapewnić pracownikom doskonałe doświadczenia. 

A jednak tak wiele z nich nadal używa oldschoolowych powerpointów, statycznych wiki i stosów papieru do onboardingu - okresu, który nadaje ton całemu doświadczeniu pracownika.

Przestarzałe procesy nie sprawdzą się w przypadku dzisiejszych pracowników. Tak więc, aby zachwycić ich od pierwszego dnia, potrzebujesz lepszego sposobu na ich wdrożenie. Takiego, który jest angażujący, wciągający i przeprowadzany za pomocą narzędzia, w którym spędzają większość godzin pracy - takiego jak Slack.

Uwielbiamy Slack.

Przekonaliśmy się, że kierowanie nowymi pracownikami za pośrednictwem strony Slack to skuteczny sposób, aby ich pierwsze wrażenie było znaczące i miało wpływ.

Oto dlaczego należy wdrażać pracowników za pośrednictwem strony Slack, jak to zrobić krok po kroku i jak można uzyskać jeszcze więcej, wykorzystując przepływy pracy Zavvy dla Slack.

Dlaczego onboarding przez Slack jest lepszy?

Onboarding za pośrednictwem strony Slack gwarantuje bardziej naturalne doświadczenie w przepływie pracy. Jest to idealne narzędzie do powitania tylko jednego lub grupy pracowników jednocześnie. Przyjrzyjmy się kilku innym powodom, dla których warto wdrażać nowych pracowników za pośrednictwem Slack:

1. Utwórz kanały #newhire(s), aby wyeliminować tremę pierwszego dnia.

Wiele organizacji uczyniło stronę Slack swoją oficjalną przestrzenią do przedstawiania nowych pracowników. Posiadanie dedykowanego kanału #new-hires tworzy zaangażowanie. Pozwala to wszystkim nowym pracownikom łączyć się ze sobą, zadawać pytania lub znajdować najlepsze miejsca na przekąskę.

2. Nie przytłaczaj nowego pracownika

Ponieważ treści onboardingowe są zwykle "rzucane" na nowych pracowników bez struktury, usprawniony proces może pomóc w utrzymaniu przeglądu. Slack może być jednym centralnym centrum podróży onboardingowej nowego pracownika.

3. Zapewnienie wyższych wskaźników ukończenia

W Zavvy odkryliśmy, że pracownicy, którzy otrzymują zadania za pośrednictwem strony Slack , mają 3-krotnie wyższy wskaźnik wykonania zadań w porównaniu do e-maili. Dzieje się tak, ponieważ Slack ułatwia nowym pracownikom dostęp do informacji. To tutaj spędzamy większość naszego czasu pracy. Dlatego jest to bardziej angażujące i wygodne.

4. Wspieranie połączeń

Praca zdalna utrudnia nam wszystkim utrzymywanie kontaktów. Slack to miejsce, w którym zespoły naturalnie się łączą - więc jest to również najbardziej naturalne miejsce do łączenia ludzi ze sobą. Pomyśl o wprowadzeniu do zespołu, wprowadzeniu znajomych i nie tylko.

⚙️ Jak Slack pomaga zautomatyzować proste zadania

Slack wykorzystuje własny Workflow Builder, który pozwala People Ops zautomatyzować rutynowe procesy w obszarze roboczym Slack .

Aby skonfigurować własną, musisz:

Kliknij na swój obszar roboczy -> Narzędzia -> Workflow Builder

Można tam również wybrać przepływ pracy z istniejącego szablonu. 

Oto jak można wykorzystać ten kreator przepływu pracy do wdrażania nowych pracowników:

1. Wysyłanie spersonalizowanych wiadomości do nowych pracowników

Powitaj nowych pracowników spersonalizowanymi wiadomościami i połącz ich z resztą zespołu. Możesz wysłać wiadomość bezpośrednią lub napisać ją w kanale #new-hires. Możesz poprosić nowe osoby o przedstawienie się lub podzielenie się swoimi zainteresowaniami, jednocześnie zachęcając resztę zespołu do powitania ich. 

Dodatkowo możesz dodać przycisk, aby uzyskać bardziej interaktywne doświadczenie. Dodanie tego przycisku zachęca do podjęcia działania i przejścia do następnego kroku procesu wdrażania.
Uwaga: Przycisk ma zwykle sens w przypadku wiadomości bezpośrednich, rzadziej w kanałach.

2. Wysyłanie formularzy w celu zebrania informacji

Formularze to świetny sposób na otrzymywanie niestandardowych odpowiedzi od nowych pracowników. Obejmuje to informacje o pakietach powitalnych firmy, opinie, szczegóły dotyczące pracy i inne. 

Oto kilka pytań, które można zadać podczas wdrażania:

• Jaki jest Twój wybór przekąsek i rozmiaru koszulki? // np. dla pakietów powitalnych
• Jakie masz jeszcze pytania?
• Jak oceniasz swoje doświadczenia związane z wdrożeniem?
• Jak dobrze czujesz się w swoim zespole w skali od 1 do 10?
  

3. Integracja aplikacji w celu uzyskania bardziej całościowego doświadczenia 

Slack umożliwia integrację aplikacji takich jak Loom, Notion i Zapier w celu zapewnienia angażującego procesu wdrażania. Organizacje używają ich do tworzenia samouczków wideo wprowadzających, zarządzania przepływem pracy i wielu innych.

Łączenie aplikacji to dobry sposób na połączenie różnych narzędzi w jednym miejscu. Może to pomóc w tworzeniu prostych automatyzacji lub osadzaniu treści z miejsc takich jak Loom w ramach Slack.

4. Więcej funkcji zapewniających płynną współpracę

Niezależnie od tego, czy pracujesz zdalnie, czy w konfiguracji hybrydowej, Slack ułatwia zespołom współpracę. Oto kilka wypróbowanych i sprawdzonych sposobów wykorzystania kreatora przepływu pracy Slack w procesie wdrażania:

• Automatyczne powiadamianie całego kanału po dodaniu do niego nowego pracownika.
• Wyślij wiadomość do nowej osoby, aby udzielić jej odpowiednich porad już pierwszego dnia.
• Utwórz niestandardowy proces wdrażania dla określonych zespołów, takich jak sprzedaż, inżynieria lub obsługa klienta - uruchamiany po wejściu do kanału tego zespołu.
• Przedstawieniesobie nowych członków zespołu.
  

Slack uważa, że najskuteczniejszy onboarding to onboarding ciągły. Nie możemy się z tym nie zgodzić. Ważne jest, aby śledzić nowych pracowników na każdym etapie procesu. Zaoferuj im pomoc i upewnij się, że mogą śledzić i odnieść sukces w szkoleniu. W ten sposób nowi pracownicy będą mogli pozytywnie wpłynąć na przestrzeń roboczą. 

5. Śledzenie postępów

Kreator przepływu pracy ma wbudowaną funkcję, która umożliwia śledzenie postępów przez cały czas. W ten sposób zawsze będziesz widzieć, kto aktualnie znajduje się w Twoim przepływie pracy.

6. Dostosuj wygląd swojego bota

Widoczne tutaj małe logo Zavvy - wraz z nazwą "Welcome Bot" - można dostosować w panelu "Ustawienia" przepływu pracy.

W ten sposób można stworzyć bardziej markowe doświadczenie dla pracowników.

Przykładowy przepływ pracy

Oto przykład przepływu pracy onboardingu, który skonfigurowaliśmy w celu

• Ogłoszenie nowego pracownika
• Powitanie nowego pracownika
• Zapytaj ich o rozmiar koszulki, abyśmy mogli wysłać im koszulkę firmową.
• Wyślij naszemu nowemu koledze ważne linki

Całkiem fajnie, prawda?

Ale: Chociaż ta sekwencja jest z pewnością miłym dodatkiem do ogólnego procesu onboardingu, z pewnością nie będzie ona kompletnym procesem.

❌ Ograniczenia korzystania z kreatora przepływu pracy Slack do onboardingu

Nie możemy wystarczająco podkreślić znaczenia dogłębnego programu onboardingowego. Podczas gdy Slack oferuje świetny początek na powitanie nowych pracowników, czy to wystarczy, aby zapewnić kompleksowy proces?

Chociaż kreator przepływu pracy jest świetnym miejscem do rozpoczęcia, sprawy szybko wymkną się spod kontroli, gdy spojrzysz na holistyczny proces, który towarzyszy ludziom dłużej niż jeden dzień.

Niektóre ograniczenia korzystania z Slack do onboardingu obejmują:

1. Brak osi czasu

Niestety, kreator przepływu pracy Slack nie ma opcji dodawania "opóźnień" między pojedynczymi krokami. Oznacza to, że ludzie mogą być prowadzeni przez pojedyncze kroki tylko poprzez klikanie przycisków. Podczas gdy interaktywne podejście jest ogólnie korzystne, całkowicie traci to szansę na stworzenie doświadczenia z przewodnikiem, które trwa dłużej niż jeden dzień.

W Zavvy zalecamy, aby procesy onboardingu z przewodnikiem obejmowały co najmniej 90 dni w celu optymalizacji ukończenia i samego doświadczenia. Możesz być w stanie dodać opóźnienia za pomocą narzędzi takich jak Zapier, ale to doprowadziłoby nas do kolejnej kwestii:

2. Szybko tracisz przegląd sytuacji

Przyzwoity 30-90-dniowy (lub nawet dłuższy) proces wdrażania obejmuje wiele etapów. Obejmuje to poznawanie organizacji, śledzenie programów szkoleniowych oraz koordynację z menedżerami i członkami zespołu. Jednoczesne zarządzanie wszystkimi zadaniami stanowi wyzwanie.

Tym bardziej, jeśli trzeba przejść do wielu narzędzi, aby utworzyć jeden przepływ pracy - nie mówiąc już o dostosowaniu go w oparciu o pojedyncze role lub menedżerów osób.

Ma to duży wpływ na skalowalność całego rozwiązania.

3. Brak scentralizowanej lokalizacji dla wszystkich danych

Slack umożliwia łączenie zewnętrznych narzędzi za pośrednictwem narzędzi takich jak Zapier w celu tworzenia inteligentnych automatyzacji. Oznacza to jednak również, że nie ma jednego miejsca, do którego ludzie zawsze mogą się udać. Ale nowi pracownicy potrzebują struktury. Muszą wiedzieć, czego się od nich oczekuje - i potrzebują miejsca, w którym mogą uzyskać szczegółowe informacje.‍

4. Brak dostosowanych doświadczeń

Onboarding to szansa na zrobienie pierwszego wrażenia - im bardziej dopasowane doświadczenie, tym lepiej. Niestety, nie ma łatwego sposobu na przypisanie ról takich jak "People Manager" lub "Onboarding Buddy" tylko za pomocą Slack . Oznacza to, że nie będziesz w stanie zaangażować wielu osób przez pewien okres czasu.

5. Brak elastyczności

Wyzwalacz, którego użyjesz do uruchomienia przepływu pracy wdrażania, będzie zazwyczaj brzmiał "Rozpoczyna się, gdy ktoś dołącza do kanału". Istnieje jednak kilka powodów, dla których konieczne może być ręczne dodanie pracownika do przepływu pracy - od współpracy nad projektami po wspólne rozpoczęcie programu szkoleniowego. W Slack nie można tego zrobić bez dodania pracowników do istniejących kanałów.

Nawet jeśli "utworzysz kopię" tego przepływu pracy, nadal musisz używać tego samego wyzwalacza (naturalnie "nowy członek kanału"). Jedynym wyjściem jest więc przebudowanie przepływu pracy od podstaw. 

6. Brak miejsca na zawartość

Slack ogranicza ludzi do wysyłania krótkich wiadomości, formularzy lub linków. Aby jednak uczynić te zadania przyjemniejszymi i bardziej angażującymi, należy wesprzeć je bogatą treścią. Obejmuje to osadzanie filmów szkoleniowych, szczegółowych informacji o firmie, zadaniach - o co w nich chodzi, dlaczego są istotne itd. Oznacza to, że ostatecznie nadal będziesz potrzebować miejsca do przechowywania (bogatej) zawartości.

Slack jest najważniejszym kanałem dostarczania treści - ale nie jest to miejsce, w którym należy je hostować.

7. Nie można automatycznie utworzyć kanału

Jeśli Twoja firma rozwija się dość szybko, zazwyczaj będziesz mieć więcej niż jednego nowego członka zespołu miesięcznie. Oznacza to, że możesz automatycznie chcieć połączyć ze sobą wszystkich nowo zatrudnionych.

Najlepszym sposobem na to jest połączenie ich w dedykowanym kanale. Nie jest to jednak coś, co można zautomatyzować za pomocą natywnego narzędzia Slack. 

📈 Głębokie przepływy pracy Slack z Zavvy: jak najlepiej wykorzystać oba światy

U podstaw platformy wdrożeniowej Zavvy leży płynne doświadczenie pracowników. Każdy krok, podróż lub szablon został zaprojektowany tak, aby zapewnić pracownikom jak najlepszy proces wdrażania. Nie tylko to, ale także automatyzujemy zadania ręczne, aby odciążyć Cię od pracy!

Oto kilka sposobów na integrację Slack z Zavvy w celu stworzenia bardziej ukierunkowanego i holistycznego programu onboardingowego, który zdejmie z Ciebie niepotrzebne obciążenie pracą:

1. Zabierz ludzi w podróż z przewodnikiem

Istnieje realne niebezpieczeństwo związane z dostarczaniem wszystkich treści onboardingowych na raz. Nie tylko staje się to zbyt przytłaczające dla nowego pracownika, ale także prowadzi do negatywnych doświadczeń. Zamiast tego, stwórz ustrukturyzowany, krok po kroku program wdrożeniowy, korzystając z przewodników Zavvy. 

Gwarantuje to, że informacje są dostarczane wtedy, gdy są ważne, umożliwia nowym pracownikom przetwarzanie wiedzy na każdym etapie i pomaga im zachować koncentrację. W międzyczasie People Ops i menedżerowie mogą z łatwością śledzić postępy lub prowadzić nowych pracowników przez proces.

2. Łączenie i dopasowywanie pracowników

Od przydzielania znajomych po wyznaczanie menedżerów - dzięki Zavvy możesz automatycznie łączyć nowych pracowników z odpowiednimi osobami. Tworzy to przestrzeń dla pracowników do rozwijania osobistych kontaktów, wymiany informacji, zadawania pytań i komfortowego startu w firmie. 

Możesz także wysyłać przypomnienia do dedykowanego współpracownika lub menedżera przypisanego do nowego pracownika. Dzięki temu będą oni przygotowani ze wszystkimi informacjami, gotowi do zaplanowania spotkań i będą mieli listę zadań, którymi należy się zająć. 

Zapoznaj się z naszym procesem krok po kroku dotyczącym projektowania programu onboarding buddy na Zavvy.

Bonus: Sprawdź te darmowe szablony dla programów koleżeńskich!

3. Automatyczne tworzenie kanałów dla kohort 

Wdrażanie grupy pracowników to ciągły proces w dużych organizacjach. Ułatwiamy ten proces, automatycznie przypisując podróże do nowych pracowników i tworząc specjalnie dla nich grupę. Jest to doskonały sposób, aby rekruterzy mogli się ze sobą kontaktować, jednocześnie eliminując kłopoty związane z tworzeniem nowych przepływów pracy na stronie Slack. 

Dodatkowo: jeśli podłączyłeś swój system HRMS i skonfigurowałeś automatyczny wyzwalacz, nie musisz nawet przypisywać niczego ręcznie.

4. Wysyłanie formularzy opinii 

Wysyłaj spersonalizowane ankiety pod koniec każdej fazy wdrażania. Głębsze zrozumienie doświadczeń pracowników jest kluczowym warunkiem usprawnienia tego procesu.

 Oprócz tego możesz również zadawać im pytania, które pomogą ci przygotować się do wejścia na pokład. Na przykład zapytaj ich o wybór przekąsek / rozmiar koszulki / rodzaj wymaganego sprzętu itp. 

Dzięki Zavvy możesz utworzyć ankietę - lub po prostu osadzić swoje ulubione narzędzia, takie jak Typeform lub Formularze Google, aby uczynić ją bardziej angażującą. 

5. Dodaj zawartość wizualną

Zintegruj treści w różnych formatach z każdą nową podróżą. Mowa tu o filmach powitalnych i szkoleniowych, linkach do kursów, podcastach itp. To Twoja przestrzeń, aby nauka była tak przyjemna, jak to tylko możliwe - bez żadnych ograniczeń!

Umożliwia to pracownikom wykonanie zadania i pomaga im lepiej zachować wiedzę.

Wykorzystaj w pełni nasze integracje z aplikacjami, takimi jak Loom, YouTube, Typeform i wiele innych!

6. Udostępnianie odpowiednich treści

Program onboardingowy jest wartościowy, gdy jest dostosowany do wymagań nowych pracowników. Obejmuje to wysyłanie określonych zadań do menedżerów ds. marketingu lub udostępnianie szczegółów za pomocą onboarding buddy. 

W Zavvy możesz szybko dostarczać dedykowane zadania, przypomnienia i wiadomości bez chaosu związanego z tworzeniem kilku kanałów Slack . Zapewnia to płynne, spersonalizowane doświadczenie - bez względu na dział i rolę nowego pracownika.

Automatyczne przypisywanie zadań:

• Dzień, w którym dołączają nowi pracownicy 
• Po zalogowaniu się do Zavvy
  

7. Wysyłaj delikatne szturchnięcia

Niewielki akt uznania lub wskazówki mogą znacznie zmotywować pracownika podczas wdrażania. Wysyłaj przemyślane słowa zachęty i oferuj wskazówki na każdym etapie procesu. 

Użyj tej funkcji w Zavvy, aby:

• Przypomnienie menedżerom ds. osób o omówieniu planów rozwoju
• Przypominanie pracownikom o regularnych przerwach
• Zameldowanie w celu sprawdzenia postępów nowego pracownika
• Udostępnianie inspirujących treści 
  

8. Uruchamianie wdrażania do nowej roli

W Zavvy wierzymy, że onboarding nie powinien ograniczać się tylko do nowych pracowników. Nasze starannie zaplanowane podróże pomagają w ponownym wdrożeniu pracowników do pracy zdalnej. Lub gdy awansują na stanowisko kierownicze. W ten sposób aklimatyzują się do nowych umiejętności i obowiązków wymaganych do osiągnięcia pełnego potencjału. 

Możesz wybrać czas i okres trwania procesu ponownego wdrażania, wysyłać dedykowane zadania i łatwo śledzić postępy na każdym etapie. 

9. Więcej niż onboarding: Programy łączące

Podczas procesu wdrażania nowi pracownicy poznają swoich współpracowników, kolegów lub menedżerów. Spraw, by liczyła się każda rozmowa lub przemyślane działanie, integrując stronę Slack z naszymi programami połączeń. 

Buduj głębsze więzi dzięki naszym szablonom, takim jak Meetup Rituals, Coffee Dates, Walk and Talk i wiele innych.

Nie możesz znaleźć szablonu, którego szukasz? Po prostu stwórz własną, w pełni zautomatyzowaną procedurę połączenia.

Porozmawiaj z naszymi ekspertami, aby dowiedzieć się, jak zbliżyć do siebie zespół zdalny.  

10. Śledzenie postępów, szkolenia, rozwój i nie tylko

Przepływy pracy onboardingu Zavvy pozwalają na znacznie więcej. Czytaj dalej, aby się dowiedzieć.

Przykładowy przepływ pracy

Dzięki Zavvy możesz skonfigurować cały proces onboardingu - od preboardingu po offboarding. Pozwala to prowadzić ludzi przez całe doświadczenie, zamiast pozostawiać je na kilku praktycznych automatyzacjach.

➡️ Integracja Zavvy z Slack dla maksymalnego efektu

Projektując program wdrożeniowy, zadaj sobie pytanie: Jakie korzyści odniesie z tego pracownik? Czy istnieje sposób na uproszczenie tego procesu? Albo jak mogę uczynić go bardziej angażującym? 

Integracja Slack z naszą platformą zapewnia płynny, dobrze połączony i łatwy do przeprowadzenia proces. Dzięki odrobinie przewidywania i planowania zmieniliśmy sposób, w jaki firmy wdrażają swoich pracowników hybrydowych lub zdalnych. 

Storyblok's używa Slack do wdrażania nowych pracowników - i oszczędza na tym 15 godzin tygodniowo.

Ciekawi? Dowiedz się więcej o naszym rozwiązaniu onboardingowym tutaj.