Jak zaprojektować skuteczne przepływy pracy związane z wdrażaniem pracowników

Wdrażanie nowych pracowników wymaga zastanowienia się nad ich orientacją w firmie i szkoleniami opartymi na rolach, których będą potrzebować, aby szybko osiągnąć produktywność.

Przy tak wielu wymaganiach obejmujących działy, zespoły i role, łatwo jest przeoczyć zadania związane z wdrażaniem. W tym miejscu pojawia się przepływ pracy wdrażania.

Opracowując proces wdrażania, tworzysz spójny widok każdego zadania, które nowy pracownik musi wykonać w ciągu pierwszych sześciu miesięcy do roku pracy. Począwszy od dokumentacji wstępnej, a skończywszy na pierwszym corocznym przeglądzie, będziesz mieć ustrukturyzowany i spójny proces wdrażania dla wszystkich nowych pracowników.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o tym, w jaki sposób workflow onboardingowy może poprawić produktywność Twojej organizacji i jak samodzielnie zbudować workflow onboardingowy.

Czym jest wdrożenie pracownika?

Wdrażanie pracowników polega na aklimatyzacji nowych pracowników w firmie i ich roli. 

Skuteczne wdrożenie trwa co najmniej trzy miesiące, a nawet rok. W tym czasie nowi pracownicy przechodzą orientację w firmie, szkolenia oparte na rolach i nie tylko, zanim przejdą do ciągłego rozwoju. 

Jak wygląda proces wdrażania?

Proces wdrażania odnosi się do wszystkiego, przez co przejdzie nowo zatrudniony pracownik w ciągu pierwszych sześciu do dwunastu miesięcy pracy w firmie. 

Większość organizacji dzieli proces wdrażania na odrębne etapy, z konkretnymi celami przypisanymi do każdego etapu. W miarę jak nowo zatrudniona osoba będzie przechodzić przez proces wdrażania, będzie ona spełniać niezbędne kamienie milowe dla każdego etapu. 

Etapy procesu wdrażania można dostosować do potrzeb firmy. Wiele organizacji dzieli swój proces wdrażania według okresu po zatrudnieniu. Poniższa lista zawiera krótki przegląd głównych etapów wdrażania i celów dla każdej sekcji. 

• Preboarding: Wypełnienie formalności związanych z zatrudnieniem nowego pracownika i powitanie go w firmie.
  

• Pierwszy dzień: Przedstawienie nowego pracownika współpracownikom i oprowadzenie go po biurze. Rozpoczęcie wdrażania lub orientacji w firmie.
  

• Pierwszy tydzień: Wyznaczenie celów na pierwsze 90 dni z planem 30-60-90 dni. Rozpoczęcie szkolenia opartego na rolach.
  

• 30-60-90 dni: Sprawdzenie, czy nowo zatrudniony pracownik wyznaczył sobie cele. Zaoferuj informacje zwrotne i zadania związane z rolą, aby odnieść wczesny sukces.
  

• Sześciomiesięczna odprawa: Ocena zdolności pracownika do samodzielnej pracy na swoim stanowisku. Zapewnienie dodatkowych szkoleń lub zasobów w celu wsparcia wszelkich słabych obszarów.
  

Dostosuj proces wdrażania do potrzeb swojej firmy i jej działów. Na przykład, możesz zdecydować się na wcześniejsze podkreślenie szkolenia opartego na rolach w przypadku wdrażania sprzedaży, podczas gdy przedstawiciele obsługi klienta mogą spędzić więcej czasu na rozwijaniu swojej wiedzy o produkcie.  

Proces onboardingu a przepływ pracy onboardingu

Proces i przepływ pracy wydają się bardzo podobne, ponieważ organizują złożone potrzeby w strawne zadania, ale te dwa terminy nie są zamienne. 

Proces wdrażania łączy wszystkie elementy układanki. Obejmuje wszystko, od formalności poprzedzających wdrożenie po integrację społecznościową nowego pracownika. 

Przepływ pracy związany z wdrażaniem pracowników sprowadza proces wdrażania do serii konkretnych zadań do wykonania przez każdego nowego pracownika. Przypomina to bardziej listę kontrolną elementów działań, podczas gdy proces wdrażania oferuje widok tego czasu na wyższym poziomie.

Innymi słowy, workflow onboardingowy ma na celu wykonanie określonych działań lub zadań. Proces onboardingu nakreśla szersze cele onboardingu w ogóle. 

Dlaczego warto korzystać z procesu onboardingu?

Przebieg procesu to szczegółowa wizualizacja wszystkich elementów zaangażowanych w dany proces. Wykracza poza elementy działań i obejmuje między innymi interesariuszy, listy zasobów i materiały. 

Spójrz na ten przykładowy przebieg procesu wdrażania oparty na liście kontrolnej wdrażania nowych pracowników Zavvy:

Opracowanie przebiegu procesu wdrażania może być początkowo dużym przedsięwzięciem. Będziesz musiał przemyśleć wszystko, czego potrzebuje nowy pracownik, aby odnieść sukces w Twojej firmie. 

Nie daj się jednak zastraszyć. Stworzenie procesu onboardingu dla swojej organizacji jest warte wysiłku. Po utworzeniu podstawy procesu można go aktualizować i rozszerzać w miarę rozwoju firmy.

Budowanie przepływu pracy związanego z onboardingiem będzie dziecinnie proste dzięki dokładnemu przepływowi procesu onboardingu. Zasadniczo jest to jedno źródło prawdy dla przepływu pracy związanego z onboardingiem. 

⚒️ Jak stworzyć workflow onboardingowy w 5 krokach

Gotowy do zbudowania przepływu pracy onboardingu? Postępuj zgodnie z tymi krokami i wskazówkami, aby nakreślić proces wdrażania i przekształcić go w potężny przepływ pracy dla Twojej firmy.  

1. Zacznij od listy kontrolnej 

Po pierwsze: znajdź lub stwórz listę wszystkiego, co nowy pracownik powinien zrobić lub czego powinien doświadczyć w ramach wdrożenia. 

Możesz skorzystać z listy kontrolnej Zavvy dotyczącej wdrażania nowych pracowników, aby przeprowadzić burzę mózgów na temat własnego procesu.

Pamiętaj, aby wziąć pod uwagę zadania wdrożeniowe, którymi będziesz musiał się zająć przed pierwszym dniem zatrudnienia nowego pracownika, a także zadania społeczne, takie jak wprowadzenie. 

Na tym etapie lista kontrolna nie musi być szczególnie uporządkowana. Niemniej jednak, im więcej szczegółów można dodać do każdego elementu, tym łatwiej będzie przekształcić prostą listę kontrolną w pełnoprawny proces wdrażania i przepływ pracy .

Pamiętaj, że wstępna lista kontrolna onboardingu to tylko punkt wyjścia. Kolejne kroki pomogą ci zorganizować listę kontrolną w przepływ pracy.

2. Wizualizacja listy kontrolnej za pomocą narzędzia 

Podziel zadania na liście kontrolnej według ram czasowych. Jeśli korzystałeś z listy kontrolnej do pobrania, do której link znajduje się powyżej, będziesz już wiedział, kiedy każdy element powinien zostać wykonany podczas wdrażania.  

Przyjrzyj się każdemu zadaniu na liście i rozważ następujące kwestie:

• Kto jest odpowiedzialny za realizację tego zadania?
• Materiały lub zasoby potrzebne do wykonania zadania
• Czy zadanie jest zależne od innych
  

Następnie użyj narzędzia do wizualizacji, aby stworzyć spójny widok całego procesu wdrażania. Przepływ procesu powinien wizualnie określać ramy czasowe dla każdego zadania i kto jest odpowiedzialny za jego wykonanie. 

Narzędzie do przepływu procesów, takie jak Miro, jest tutaj niezwykle pomocne. Dzięki jednemu z nich można łatwiej rysować relacje i zależności między zadaniami. Użyj strzałek, aby oznaczyć kolejność zadań, zwłaszcza gdy są one przenoszone między działami. 

3. Zbieranie materiałów wdrożeniowych

Nawet jeśli do tej pory nie miałeś formalnego procesu wdrażania, prawdopodobnie masz ważne informacje dla nowych pracowników w kilku różnych miejscach w swoim miejscu pracy.

Po zbudowaniu procesu onboardingu w narzędziu do wizualizacji, nadszedł czas, aby zebrać te materiały i skorelować je z odpowiednią częścią przepływu pracy onboardingu. 

Oto kilka rodzajów materiałów onboardingowych, na które warto zwrócić uwagę:

• Prezentacje wprowadzające do firmy
• Przewodniki po poczcie e-mail i narzędziach biznesowych
• Materiały szkoleniowe oparte na rolach
• Szablon planu na 30-60-90 dni
• Formularze przeglądu sześciomiesięcznego lub rocznego
  

Łatwo zrozumieć, dlaczego materiały onboardingowe gubią się pomiędzy różnymi działami lub przełożonymi. Proces wdrażania jest wieloaspektowy i często wymaga zaangażowania kilku osób, aby w pełni zaaklimatyzować nowego pracownika.

Kompilacja tych zasobów zapewnia pojedynczy widok całego procesu wdrażania. Po uporządkowaniu tych materiałów w przepływie procesu, jesteś prawie gotowy do zbudowania przepływu pracy onboardingu. 

4. Nabycie dodatkowych narzędzi

Oprogramowanie onboardingowe będzie miało mnóstwo funkcji usprawniających przepływ pracy, ale możesz być w stanie zintegrować dodatkowe narzędzia, aby ulepszyć swój onboarding. 

Na przykład Zavvy oferuje integrację z narzędziami do przesyłania wiadomości, takimi jak Slack i platformami People Ops, takimi jak BambooHR. Interfejs API Zapier umożliwia tworzenie jeszcze większej liczby połączeń z narzędziami, z których już korzystasz.

Wybieraj integracje, które naprawdę poprawią doświadczenia związane z wdrażaniem nowych pracowników. W przeciwnym razie dodasz jeszcze jedno narzędzie, które każdy będzie musiał skonfigurować bez żadnego powodu. 

Narzędzia do przesyłania wiadomości, takie jak Slack , są szczególnie wydajne. Umożliwiają one przeniesienie procesu onboardingu na platformę, na której zespół spędza najwięcej czasu. Inne narzędzia mogą pomóc w tworzeniu automatyzacji lub zaoszczędzić czas poprzez importowanie danych. 

5. Zbudowanie przepływu pracy w oprogramowaniu onboardingowym

Użyj przepływu procesu wdrażania jako punktu odniesienia do tworzenia przepływu pracy w oprogramowaniu. Jeśli opracowałeś dokładny przebieg procesu, możesz szybko i łatwo utworzyć przepływ pracy onboardingu, postępując zgodnie z tym planem. 

Zacznij od fazy preboardingu, budując przepływ pracy chronologicznie. Pamiętaj, aby uwzględnić zadania nie tylko dla nowego pracownika, ale także dla jego bezpośredniego przełożonego i współpracowników. 

Każdy etap procesu wdrażania powinien obejmować:

• Zadania do wykonania
• Materiały potrzebne do wykonania zadania
• Osoba odpowiedzialna
• Kiedy krok powinien zostać wysłany
  

Możesz uzależnić kroki od poprzednich lub wysyłać je w oparciu o dzień zatrudnienia nowego pracownika (np. dzień 1, dzień 30). 

Gdy nowo zatrudniony pracownik ukończy proces wdrażania, można automatycznie przypisać mu również bieżące szkolenia i ścieżki rozwoju. 

⚙️ Jak oprogramowanie onboardingowe automatyzuje ten proces

Kiedy budujesz swój przepływ pracy w dedykowanym oprogramowaniu, tworzysz spójny widok wszystkich elementów procesu. Ponieważ wszystko znajduje się na jednej platformie, łatwo jest budować połączenia między niegdyś oddzielnymi częściami procesu wdrażania. 

Dzięki funkcjom automatyzacji przepływu pracy na platformie takiej jak Zavvy, możesz stworzyć przepływ pracy onboardingu, który praktycznie działa sam. Oto tylko kilka rzeczy, które można zrobić dzięki automatyzacji onboardingu:

• Zapraszanie nowych pracowników na platformę onboardingową
• Przypisywanie podróży szkoleniowych na podstawie lokalizacji lub roli.
• Wysyłanie przypomnień o konieczności wykonania zadań związanych z wdrożeniem.
• Sparuj nowych pracowników ze sobą lub z ich kolegami z działu onboardingu za pośrednictwem Slack
• Tworzenie i wysyłanie zaproszeń do kalendarza na rozmowy wprowadzające
  

Sprawdź ten widok niektórych opcji automatyzacji w oprogramowaniu Zavvy do onboardingu: 

Automatyzacja procesu wdrażania pomaga skalować proces wraz z rozwojem firmy. Uzyskasz również przydatne dane i wgląd w to, jak nowi pracownicy radzą sobie w procesie wdrażania. 

➡️ Zautomatyzuj proces wdrażania dzięki Zavvy

Wdrażanie nowych pracowników może być złożonym procesem, ale może stać się jedną z najbardziej płynnych części organizacji dzięki przepływowi pracy związanemu z wdrażaniem. 

Przyjęcie systematycznego podejścia do onboardingu poprzez zbudowanie przepływu procesów pomaga stworzyć widok z lotu ptaka na wszystkie kwestie związane z onboardingiem. Mając wszystko w jednym miejscu, łatwiej jest stworzyć kompleksowy przepływ pracy onboardingowej, który faktycznie przyniesie rezultaty. 

Oprogramowanie do wdrażania pracowników, takie jak Zavvy, zapewnia jeszcze więcej korzyści. Możesz zautomatyzować proces wdrażania, aby wszystko działało sprawnie nawet podczas skalowania. Integracja narzędzi jeszcze bardziej przyspiesza pracę, dostarczając odpowiednią część podróży onboardingowej we właściwym medium i we właściwym czasie. 

➡️ Sprawdź Zavvy już dziś, aby uruchomić potężne przepływy pracy onboardingu na autopilocie.