Ponad 15 niezbędnych szablonów i list kontrolnych do tworzenia bezproblemowego procesu onboardingu

Czy jesteś zmęczony ciągłym śledzeniem wszystkich zadań związanych z wdrażaniem nowych pracowników?

Czy chciałbyś mieć lepszy sposób na zarządzanie procesem wdrażania? Nie szukaj dalej.

Niezależnie od tego, czy wdrażasz swojego pierwszego pracownika, czy setnego, posiadanie zestawu szablonów i narzędzi może pomóc w utrzymaniu porządku i zapewnić udane wdrożenie.

Dlatego zebraliśmy ponad 15 niezbędnych szablonów procesów wdrażania, w tym listy kontrolne, ankiety i plany, aby pomóc Ci stworzyć bardziej usprawniony i skuteczny proces wdrażania. Ponadto, będziesz mieć pewność, że zapewnisz spójne doświadczenie dla każdego nowego pracownika w Twojej firmie.

• 🛫 1. Szablon planu preboardingu
• ✅ 2. Lista kontrolna wdrażania
• 📄 3. Lista kontrolna dokumentacji
• 🏢 4. Szablon wdrożenia do firmy
• 💌 5. Wiadomość powitalna dla nowych pracowników
• 📊 6. Prezentacja onboardingowa
• 💪 7. Szablon szkolenia onboardingowego
• 💬 8. Przedstawienie zespołu
• 👯 9. Wdrożeniowy program koleżeński
• 👥 10. Ankieta wyboru znajomych
• 📝 11. Plan 30-60-90 dni
• 👤 12. Listy kontrolne onboardingu oparte na rolach
• 📜 13. Szablon strategii wdrażania
• 🖥️ 14. Szablon wdrożenia IT
• ❓ 15. Ankieta zwrotna dotycząca wdrażania

🛫 Szablon planu preboardingu

Podróż preboardingowa zapewni nowym pracownikom informacje na temat najważniejszych rzeczy w nowej firmie przed oficjalnym rozpoczęciem pracy.
Co ważniejsze, podróż ta nie opiera się wyłącznie na procesach administracyjnych. Zamiast tego obejmuje działania społeczne, dzięki czemu nowi pracownicy mogą poznać swój zespół jeszcze przed pierwszym dniem.

Co zawiera szablon preboardingu: Niektóre czynności zawarte w liście kontrolnej preboardingu to:

• Zapowiedź biura i ogólnego miejsca pracy.
• Wprowadzenie do firmy i jej kultury.
• Adres biura i instrukcje pierwszego dnia.
• Kwestie praktyczne: Godziny pracy i urlop, polityka pracy z domu.
• Szybka wiadomość w przeddzień dnia 1.
  

➡️ Aby jeszcze bardziej ułatwić pracę, stworzyliśmy gotowy do użycia szablon planu wstępnego. Można go łatwo dostosować i od razu przypisać.

Lista kontrolna wdrożenia pracownika (zdalnego)

Co zawiera szablon wdrażania: Ten szablon listy kontrolnej wdrożenia zawiera wszystko, co należy uwzględnić w procesie wdrażania. Od momentu, gdy nowy pracownik podpisuje list z ofertą, aż do jego pierwszego rocznego przeglądu, mamy wszystko pod kontrolą.

Został on zaprojektowany specjalnie z myślą o pracy zdalnej i hybrydowej, ale sprawdza się również w scenariuszach biurowych.

Szablon onboardingu poprowadzi Cię przez kluczowe zadania onboardingu: 

• Przed pierwszym dniem pracy nowego pracownika.
• Lista kontrolna pierwszego dnia pracy.
• Po 30, 60 i 90 dniach.
• Po zakończeniu wdrożenia.
  

Kiedy używać: Użyj tego szablonu jako przewodnika podczas całego procesu wdrażania nowych pracowników zdalnych.

Dlaczego to ważne: Lista kontrolna wdrażania nowych pracowników daje pełny przegląd pierwszych sześciu miesięcy pracy. Będziesz w stanie zwizualizować całą podróż wdrożeniową, dzięki czemu możesz dostosować ją do potrzeb swojej firmy. Lista kontrolna pokazuje również, kiedy należy użyć innych szablonów onboardingu zawartych w tym artykule. 

➡️ Uzyskaj najlepszy szablon listy kontrolnej onboardingu.

Wolisz Excela?

➡️ Kliknij tutaj, aby uzyskać dostęp do naszego dowolnie konfigurowalnego szablonu listy kontrolnej dla programu Excel i arkuszy kalkulacyjnych.

📄 Szablon listy kontrolnej dla nowych pracowników

Co zawiera szablon wdrożeniowy: Niniejszy przewodnik obejmuje cztery główne kategorie dokumentów dla nowych pracowników, które należy wziąć pod uwagę, a także wskazówki dotyczące zgodności z lokalnymi przepisami i ułatwiania formalności nowym pracownikom.

Kiedy używać: Śledzenie dokumentacji nowego pracownika od momentu wstępnego wdrożenia do momentu spełnienia wszystkich wymagań.

Dlaczego to ważne: Z każdym nowym pracownikiem wiąże się mnóstwo papierkowej roboty. Formularze podatkowe, uprawnienia do zatrudnienia i informacje o wypłatach muszą zostać wypełnione, aby pracownik był zgodny z przepisami i prawidłowo opłacany.

Szablon dokumentacji wdrożeniowej można przekształcić w spersonalizowaną listę kontrolną dla organizacji, zawierającą listę lub linki do wszystkich dokumentów potrzebnych nowemu pracownikowi. Jeśli posiadasz oprogramowanie do wdrażania pracowników lub inną scentralizowaną platformę dla nowych pracowników, rozważ dodanie listy kontrolnej dokumentów do tego narzędzia, aby ułatwić do niej dostęp. 

➡️ Zapoznaj się z listą kontrolną formalności związanych z wdrożeniem.

Szablon wdrożenia do firmy

Onboarding w firmie to proces wprowadzania nowych pracowników do organizacji.

Co zawiera szablon wdrożenia do firmy: Ustalenie oczekiwań, stos narzędzi, kluczowe zasady dotyczące ludzi (szczególny nacisk na Learning & Development), historia firmy, kluczowe wartości organizacyjne i filary kultury firmy.

Dlaczego to ważne: Wdrożenie do firmy pozwala nowym pracownikom zapoznać się z kulturą firmy, zasadami i produktami. Ponieważ proces ten nie jest związany z obowiązkami na określonym stanowisku, praktycznie każdy członek zespołu powinien uczestniczyć w tym samym doświadczeniu. Wspólne doświadczenie tworzy silne pierwsze wrażenie i kładzie podwaliny pod solidną kulturę firmy.

➡️ Aby jeszcze bardziej ułatwić Ci pracę, stworzyliśmy gotowy do użycia szablon Planu Wdrożeniowego Firmy. Można go łatwo dostosować i automatycznie przypisać do wszystkich nowych pracowników.

Przykład wiadomości powitalnej dla nowego pracownika

Co zawiera szablon onboardingu: Ten przewodnik zawiera szablony, wskazówki i przykłady dotyczące pisania idealnej pierwszej wiadomości. Pomaga rozważyć:

• Ile wiadomości e-mail wysłać nowo zatrudnionej osobie?
• Jakie informacje należy uwzględnić
• Kiedy wysyłać wiadomości e-mail
  

Kiedy używać: Wysyłaj powitalne wiadomości e-mail w okresie między podpisaniem przez nowego pracownika listu z ofertą a końcem jego pierwszego dnia w firmie.

Dlaczego ma to znaczenie: Wiadomość powitalna to szansa na zrobienie dobrego pierwszego wrażenia. Chcesz zapewnić każdemu nowemu pracownikowi takie samo doświadczenie, więc pracuj z zaplanowanym szablonem, aby stworzyć powitalną wiadomość e-mail lub dwie, kładąc podwaliny pod to, czego mogą się spodziewać po dołączeniu do Twojej firmy. 

➡️ Przeczytaj: Przewodnik po e-mailach powitalnych dla nowych pracowników.

Szablon prezentacji onboardingowej

Cozawiera szablon wdrożenia: Ten szablon obejmuje wszystko, co warto uwzględnić w procesie wdrażania nowego pracownika, od historii firmy i jej wartości po to, czego nowy pracownik może się spodziewać w pierwszym tygodniu pracy.

Kiedy stosować: Przeprowadź szkolenie orientacyjne dla nowych pracowników w ciągu pierwszego tygodnia pracy, najlepiej pierwszego dnia.

Dlaczego ma to znaczenie: Wdrożenie pomaga położyć podwaliny pod cały okres zatrudnienia nowego pracownika w firmie. Zapoznasz ich z podstawami firmy i procesem wdrażania, zanim przekażesz ich zespołowi lub menedżerowi w celu wdrożenia opartego na rolach. 

➡️ Pobierz szablon prezentacji onboardingowej.

Szablon planu szkolenia onboardingowego

Co zawiera szablon szkolenia dla nowych pracowników: Ten szablon zawiera wszystkie niezbędne informacje, które nowi pracownicy muszą znać, aby wdrożyć się w swoją rolę i wykonywać swoje obowiązki najlepiej jak potrafią.

Co zawiera szablon szkolenia onboardingowego: Zawiera niezbędną wiedzę, szkolenia i umiejętności, w które chcesz wyposażyć nowych pracowników, takie jak:

• polityka firmy;
• opisy ról;
• projekty startowe;
• łańcuch dowodzenia;
• standardowe procedury operacyjne;
• orientacja, integracja i ocena wyników.

Kiedy używać: Skorzystaj z tego szablonu planu szkolenia wdrożeniowego, aby przygotować nowych pracowników na sukces od pierwszego dnia i poprowadzić ich przez pierwsze kilka miesięcy lub rok pracy.

➡️ Pobierz szablon i stwórz własny dzięki naszemu szablonowi planu treningowego pdf do wypełnienia.

Przykłady wprowadzenia do zespołu

Co zawiera szablon wdrożenia: Znajdziesz tu przykłady wszelkiego rodzaju wiadomości wprowadzających do zespołu, takich jak:

• Formalne i nieformalne wprowadzenie
• Powitanie wielu pracowników
• Wprowadzenie pracownika do jego działu macierzystego lub innych działów
• Autoprezentacja dla nowego pracownika
  

Otrzymasz również wskazówki, jak połączyć te taktyki, aby nowy pracownik poczuł się w pełni zintegrowany z miejscem pracy.

Kiedy używać: Rozłóż wprowadzenie zespołu na cały pierwszy tydzień pracy nowego pracownika. W zależności od struktury firmy lub roli nowego pracownika, możesz chcieć wysłać kilka wprowadzeń podczas wstępnego wdrożenia.

Dlaczego ma to znaczenie: Silne powitanie ma kluczowe znaczenie dla integracji nowego pracownika z zespołem i całą organizacją. Poniższe przykłady pomogą ci w pełni wprowadzić nowego pracownika do zespołu. 

➡️ Pobierz szablony wprowadzenia do zespołu. 

Szablon programu wdrożeniowego dla współpracowników

Ten gotowy do użycia szablon bud dy umożliwia uruchomienie kompletnego programu buddy onboarding:

• łączy nowych pracowników z ich kolegami,
• trenuje obu przez cały proces,
• bierze nowych kolegów za rękę.

Powiadomienia są wysyłane za pośrednictwem Slack, Teams lub e-mail, dzięki czemu zespół wdrażający, współpracownicy i nowi pracownicy otrzymują informacje w trakcie pracy.

Ta podróż jest idealna, aby podekscytować nowych pracowników przed ich pierwszym dniem w firmie.

Wszystko czego potrzebujesz to:

• 5 minut na konfigurację
• 🖼 Zdjęcia/filmy Twojego zespołu.
  ‍

A jeśli potrzebujesz dodatkowych zasobów, przygotowaliśmy również przykładowy przepływ pracy dla kumpli, który możesz pobrać jako listę kontrolną PDF tutaj.

👥 Szablon ankiety dotyczącej wyboru partnera do wdrożenia

Co zawiera szablon wdrożenia: Aby dopasować nowo zatrudnioną osobę do odpowiedniego partnera wdrożeniowego, dołączyliśmy ankiety pozwalające poznać mocne strony i preferencje każdego uczestnika programu.

Kiedy używać: Przedstaw nowozatrudnionym pracownikom ich znajomych w pierwszym dniu pracy. Poproś nowych pracowników o wypełnienie ankiety onboarding buddy podczas preboardingu i zaproś obecnych pracowników do dołączenia do programu buddy, wypełniając ich ankietę.

Dlaczego to ważne: Członkowie zespołu onboardingowego oferują przyjazną twarz i nieformalną wiedzę na temat norm panujących w biurze, dzięki czemu nowi pracownicy czują się swobodniej. Co więcej? Ustanowienie programu onboarding buddy tworzy lepsze doświadczenie dla nowych pracowników, poprawiając zarówno retencję, jak i czas do osiągnięcia produktywności. 

➡️ Pobierz szablony ankiet onboarding buddy.

Szablon 30-60-90-dniowego planu onboardingu

Co zawiera szablon wdrożenia: Plan na 30-60-90 dni daje Tobie i nowemu pracownikowi elementy działania na pierwsze trzy miesiące pracy. Obejmuje on naukę ogólną, szkolenie w zakresie ról oraz przejęcie odpowiedzialności za swoją pracę. Otrzymasz również wskazówki dotyczące wyznaczania celów na ten okres oraz pytania kontrolne 30-60-90.

Kiedy używać: Stwórz 30-60-90-dniowy plan dla nowo zatrudnionej osoby w pierwszym tygodniu jej pracy. Sprawdź i zweryfikuj plan po 30, 60 i 90 dniach.

Dlaczego to ważne: Posiadanie solidnego planu daje nowemu pracownikowi poczucie kierunku i celu w pierwszych tygodniach pracy. Stanowi również podstawę kultury współpracy w zakresie informacji zwrotnych między pracownikiem a jego przełożonym. 

➡️ Pobierz szablon planu na 30-60-90 dni.

6 list kontrolnych i planów wdrażania opartych na rolach

Co zawierają szablony wdrożeniowe: Te szablony wdrożeniowe zapewniają pełne spojrzenie na pierwsze trzy miesiące i później dla każdego nowego pracownika. Otrzymasz:

• Listy zadań dla każdego etapu wdrażania
• Wskazówki i najlepsze praktyki dotyczące szkoleń
• 30-60-90-dniowe plany dla poszczególnych ról
• Przykłady skutecznego wdrażania
  

Listy kontrolne dotyczące onboardingu sprzedawców i programistów zagłębiają się w specyfikę onboardingu i szkoleń dla tych zespołów. 

Kiedy ich używać: Użyj tych list kontrolnych w połączeniu z ostateczną listą kontrolną onboardingu, aby zbudować zarówno ogólne, jak i oparte na rolach procesy onboardingu, aby zaspokoić potrzeby każdego zespołu w Twojej organizacji.

Dlaczego mają znaczenie: Efektywny onboarding polega na skróceniu czasu wdrożenia do pracy przy jednoczesnej integracji nowo zatrudnionego pracownika z zespołem. Szkolenie i wdrażanie oparte na rolach pomaga osiągnąć oba te cele jednocześnie. 

Pobierz szablony list kontrolnych szkoleń dla nowych pracowników: ‍

Lista kontrolna wdrożenia do sprzedaży ‍

Jeśli potrzebujesz gotowego do użycia przepływu pracy związanego z onboardingiem sprzedaży, mamy go dla Ciebie.

🖥️ Lista kontrolna wdrożenia dewelopera

Przykładowy tydzień nowego dewelopera

Dzień 1: Ciepłe powitanie w firmie

Dzień 2: Wprowadzenie do produktów i stosu technologii

Dzień 3: Wyzwania związane z programowaniem w parach

Dzień 4: Przygotowanie do spotkań 1:1 z menedżerem

Dzień 5: Pomocne linki do dokumentacji

🆘 Jeśli potrzebujesz gotowego do użycia przepływu pracy dla deweloperów, mamy go dla Ciebie.

🤝 Wdrażanie klienta do sukcesu: lista kontrolna na pierwsze 90 dni

Lista kontrolna wdrożenia menedżera produktu

📚 Lista kontrolna 90-dniowego wdrożenia nadzorcy ds. szkoleń

📈 S zablon 90-dniowego planu wdrożenia dla dyrektora ds. marketingu

Szablon strategii onboardingu

Skuteczna strategia onboardingu nie tylko pomaga nowym pracownikom szybciej wdrożyć się do pracy, ale także przyczynia się do realizacji szerszej misji i celów organizacji.

Jeśli nie wiesz, jak zacząć, pomocnym narzędziem może być szablon strategii wdrażania. 

Co zawiera szablon strategii wdrażania: Znajdziesz tu kompleksowy zarys kluczowych elementów skutecznej strategii onboardingu, w tym kwestie strategiczne i finansowe, a także kluczowe czynniki związane z kulturą i doświadczeniem zawodowym. Uwzględniliśmy również kluczowe wskaźniki KPI i metryki.

Nasz szablon pomoże ci jasno i zwięźle przedstawić swoje pomysły, jednocześnie demonstrując zwrot z inwestycji (ROI) z wdrożenia ustrukturyzowanego procesu wdrażania.

Kiedy używać: Ten szablon strategii może być używany w dowolnym momencie procesu wdrażania, niezależnie od tego, czy zaczynasz od zera, czy chcesz udoskonalić istniejący proces. Jest on jednak szczególnie przydatny podczas poszukiwania poparcia ze strony interesariuszy, ponieważ zapewnia jasny i przekonujący argument na rzecz wartości strategicznego planowania onboardingu.

Dlaczego ma to znaczenie: Ogólnie rzecz biorąc, szablon strategii onboardingu ma znaczenie, ponieważ pomaga zapewnić, że proces onboardingu jest skuteczny i zgodny z szerszymi celami organizacji. 

Poparcie ze strony kierownictwa i innych kluczowych interesariuszy organizacji ma kluczowe znaczenie dla stworzenia programu onboardingu, który motywuje nowych członków zespołu.  

Możesz więc użyć tego szablonu do zaprezentowania swoich pomysłów i uzyskania wsparcia od kluczowych interesariuszy. 

‍

🖥️ Szablon wdrożenia IT

Proces wdrażania IT powinien być istotną częścią ogólnego programu wdrażania.

Co zawiera szablon wdrożenia IT: Oto niektóre z zadań związanych z wdrażaniem IT zawartych w naszym szablonie:

• tworzenie kont firmowych;
• Konfiguracjanowych pracowników z nowymi technologiami i sprzętem;
• szkolenie ich w zakresie korzystania z tych narzędzi;
• wysyłanie nowozatrudnionym pracownikom krótkich sesji na temat bezpieczeństwa i zgodności, aby mogli przyswoić informacje;
• upewnienie się, że nowi pracownicy znają wytyczne dotyczące bezpieczeństwa tych kont i urządzeń.

Kiedy używać: Skorzystaj z tego szablonu już w fazie przygotowawczej, gdy nowy pracownik podpisuje nową umowę (jako szablon listy kontrolnej przed zatrudnieniem).

Dlaczego to ważne: Posiadanie listy kontrolnej wdrażania IT, która jest łatwo dostępna i widoczna dla wszystkich kluczowych interesariuszy, upraszcza wdrażanie IT. W ten sposób wszyscy interesariusze mogą sprawdzić, na jakim etapie znajduje się nowo zatrudniona osoba. Na przykład, czy otrzymał już sprzęt?

➡️ Pobierz nasz szablon wdrożenia IT w formacie Excel .

❓ Szablon ankiety dotyczącej opinii na temat wdrożenia

Co zawiera szablon onboardingu: Otrzymasz pytania i formularze do pomiaru skuteczności procesu wdrażania. Możesz dostosować pytania, aby mierzyć dokładnie to, co chcesz.

Kiedy używać: Dostosuj częstotliwość ankiet opinii pracowników do procesu wdrażania i potrzeb firmy.

Dlaczego to ważne: Regularne proszenie o informacje zwrotne ma kluczowe znaczenie dla budowania systemu opinii pracowników. Zacznij ustalać ten wzorzec z nowymi pracownikami na wczesnym etapie, prosząc o informacje zwrotne i działając na ich podstawie. 

➡️ Pobierz szablon ankiety onboardingowej.

Zautomatyzuj wdrażanie z Zavvy

Dzięki platformie wspierającej pracowników, takiej jak Zavvy, możesz przechowywać wszystkie szablony wdrożeniowe w jednym miejscu.

Jeszcze lepiej? Połącz i zautomatyzuj te szablony, aby opracować najbardziej płynny i skuteczny proces wdrażania, jaki kiedykolwiek widziałeś. 

Ciekawy? Dowiedz się, jak to działa tutaj.