Najlepsza lista kontrolna szkolenia dla nowych pracowników + szablon

Jeśli kiedykolwiek rozpocząłeś nową pracę, prawdopodobnie znasz uczucie niepokoju poprzedzające pierwszy dzień. Dla nowo zatrudnionej osoby pierwsze dni, tygodnie, a nawet miesiące pracy mogą być stresującym i przytłaczającym okresem pełnym informacji, wprowadzeń i szkoleń.

Aby uspokoić umysły nowych pracowników, stwórz plan szkoleniowy dla nowo zatrudnionych, przedstawiający idealne doświadczenia związane z wdrażaniem pracowników. Ten zasób pomaga ustrukturyzować spójny plan szkoleniowy dla każdego pracownika, aby rozpocząć go od właściwej stopy.

Nasza lista kontrolna szkoleń dla nowozatrudnionych rozpoczyna się w momencie podpisania przez pracownika listu z ofertą i rozciąga się aż do jego pierwszej rocznej oceny wyników. W przewodniku omówiono również, dlaczego szkolenie nowych pracowników jest tak ważne, najlepsze praktyki szkoleniowe i nie tylko.

❗️ Sposób szkolenia nowych pracowników ma znaczenie

Wdrażanie i szkolenie nowych pracowników to o wiele więcej niż wypełnianie dokumentów i poznawanie innych pracowników.

Odpowiednie przeszkolenie nowo zatrudnionej osoby pozwala jej szybko osiągnąć produktywność, jednocześnie minimalizując obciążenie dla reszty zespołu. Jednocześnie wspierasz wspaniałą kulturę zespołu i poczucie satysfakcji pracowników - czynniki krytyczne dla zatrzymania najlepszych pracowników. 

Jaki jest więc właściwy sposób szkolenia nowych pracowników? Stwórz wspaniałe doświadczenie onboardingowe, zamiast ścigać się przez serię zadań.

Onboarding oparty na doświadczeniu pozwala pracownikom od razu rozpocząć pracę i poczuć się częścią kultury organizacyjnej. Wdrażanie i szkolenia powinny być głęboko powiązane z pracą, którą ostatecznie wykonują, jednocześnie zapewniając im komfort w kontaktach z nowymi współpracownikami i strukturami firmy. 

Kilka dodatków, takich jak pakiety powitalne lub lunch pierwszego dnia, z pewnością również nie zaszkodzi. 

🆚 Onboarding a szkolenie

Niektóre firmy lub menedżerowie mogą używać zamiennie onboardingu i szkoleń w odniesieniu do procesu zatrudniania nowych pracowników. Podczas gdy onboarding i szkolenie pokrywają się w kluczowych aspektach, istnieją zasadnicze różnice, które warto zrozumieć przed zaznaczeniem pól na liście kontrolnej szkolenia nowych pracowników.

Wdrażanie pracowników koncentruje się na pomaganiu nowym pracownikom w oswojeniu się z firmą, współpracownikami i środowiskiem biurowym. Faza wdrażania rozpoczyna się w momencie podpisania przez kandydata oferty pracy i trwa przez kilka pierwszych miesięcy zatrudnienia.

Szkolenie pracowników koncentruje się na zapewnieniu im umiejętności i kompetencji, których potrzebują, aby odnieść sukces na obecnych i przyszłych stanowiskach. Szkolenie rozpoczyna się w fazie wdrażania, ale najlepiej byłoby, gdyby nigdy się nie kończyło. 

Nasza lista kontrolna szkoleń dla nowo zatrudnionych łączy zadania związane z wdrażaniem i szkoleniem w jednym zasobie, dzięki czemu możesz stworzyć spójne doświadczenie z płynnymi przejściami dla swoich pracowników. 

Lista kontrolna szkolenia nowych pracowników

Nasza lista kontrolna szkoleń dla nowych pracowników rozpoczyna się w momencie, gdy kandydat zaakceptuje ofertę pracy w Twojej firmie. Od tego momentu do Ciebie należy stworzenie przyjaznego pierwszego wrażenia i ustanowienie solidnych podstaw dla każdego nowego pracownika.

Po przygotowaniu i wstępnym wdrożeniu, niniejsza lista kontrolna przeprowadzi Cię przez kluczowe kamienie milowe w pierwszym roku pracy Twojego pracownika - aż do jego pierwszego rocznego przeglądu.

Przygotowanie

Faza przygotowawcza obejmuje wszystko, co należy zrobić przed pierwszym dniem zatrudnienia nowego pracownika. Zadania przygotowawcze to głównie elementy logistyczne niezbędne pracownikowi do uzyskania dostępu do miejsca pracy.

Przygotowując się do zatrudnienia nowego pracownika, należy: 

• Wstępne wypełnianie i wysyłanie dokumentów dotyczących nowych pracowników, takich jak umowa, wiza pracownicza lub dokumenty podatkowe.
• Poproś o sprzęt, loginy, klucze do biura lub inne wyposażenie, którego potrzebuje twój pracownik.
• Powiadomienie zespołu nowego pracownika o dacie rozpoczęcia pracy.
• Zarezerwuj spotkania wprowadzające lub szkoleniowe z odpowiednimi współpracownikami.
• Zaplanuj harmonogram pierwszego dnia i tygodnia pracy nowego pracownika.

Dzięki dobrze przemyślanemu planowi szkoleniowemu, faza przygotowawcza będzie coraz łatwiejsza za każdym razem. Przygotowanie to także świetny sposób na wykorzystanie automatyzacji w procesie wdrażania pracowników.

Wstępne wejście na pokład

Na kilka dni przed datą rozpoczęcia pracy przez nowego pracownika, przechodzi on do fazy wstępnego wdrożenia. Na tym etapie chcesz położyć podwaliny pod ekscytujący i mało stresujący pierwszy dzień. 

• Sprawdź, jak nowy pracownik czuje się pierwszego dnia // Wskazówki dotyczące wiadomości powitalnej znajdziesz tutaj
• Przekazanie informacji o tym, jak zgłosić się do swojego przełożonego, zarówno osobiście, jak i online.
• Potwierdzenie wypełnienia wszystkich formalności związanych z nowym zatrudnieniem i wniosków o wyposażenie.
• Oferuj podstawowe treści na temat kultury firmy, korzyści i zasad pracy i nie tylko.
• Wyślij pakiet powitalny z osobistą notatką i drobnymi upominkami lub przekąskami.
• Przydziel osobę do wdrożenia i przygotuj ją do tego zadania.
  

Zaoferowanie niewielkiego wsparcia w znacznym stopniu przyczynia się do zrobienia dobrego pierwszego wrażenia na nowym pracowniku. Może on pojawić się pierwszego dnia z pewnością, że będzie miał to, czego potrzebuje do wykonania swojej pracy. 

Pierwszy dzień

Większość ludzi uważa, że wdrożenie i szkolenie nowych pracowników rozpoczyna się pierwszego dnia. Ale zanim nowy pracownik postawi stopę w biurze, powinien już mieć pewne rozeznanie i być gotowy do zapoznania się z biurem. 

Jest to zaleta wstępnego wejścia na pokład. 

Pierwszy dzień pracy nowego pracownika powinien być okazją do świętowania. Aby temu sprzyjać, oto co należy zrobić pierwszego dnia pracy pracownika: 

• Przedstaw ich swojemu zespołowi i ogłoś ich przybycie do firmy za pośrednictwem wiadomości e-mail lub lepiej: komunikatora internetowego, takiego jak Slack
• Zarezerwuj czas na lunch pierwszego dnia lub przerwę na kawę z zespołem.
• Zapewnić cały sprzęt roboczy i dać czas na jego konfigurację.
• Przedstaw ich swojemu mentorowi lub osobie wprowadzającej, aby mogli zadawać pytania.

Nie musisz mówić nowym pracownikom wszystkiego pierwszego dnia. Zamiast tego skup się na stworzeniu przyjaznego środowiska i pomocy pracownikowi w poczuciu się komfortowo.

Strategie, takie jak przydzielanie współpracowników do wdrożenia, sprawiają, że ludzie czują się bardziej mile widziani, a jednocześnie przyspieszają czas przejścia do produktywności: Microsoft odkrył, że 56% nowych pracowników którzy spotkali się z osobą towarzyszącą tylko raz w ciągu pierwszych 90 dni czuli, że szybciej stają się produktywni.

Odpowiedź ta osiągnęła najwyższy poziom 97% w przypadku nowych pracowników, którzy spotkali się z osobą wdrażającą ponad osiem razy w ciągu pierwszych 90 dni - czyli rzadziej niż raz w tygodniu. 

Pierwszy tydzień

Łatwo jest przeładować nowych pracowników informacjami pierwszego dnia. Nie czuj się pod presją, aby w pośpiechu zapoznać się z każdą polityką firmy do godziny 17:00 pierwszego dnia tylko po to, aby powiedzieć, że to zrobiłeś. 

Zamiast tego należypoświęcić cały tydzień pracy na aklimatyzację pracownika w firmie, jego zespole i roli .

Postaraj się wykonać te czynności do końca pierwszego tygodnia: 

• Stworzenie 30-60-90-dniowego planu we współpracy z przełożonym. 
• Przydzielenie pierwszego zadania lub projektu
• Przegląd zgodności z prawem, politykami firmy i logistyką HR, taką jak czas choroby.
• Skieruj ich do materiałów szkoleniowych związanych z narzędziami
• Organizowanie spotkań networkingowych lub rozmów 1:1 z partnerami
  

Ponad połowa wszystkich firm kończy proces wdrażania po pierwszym tygodniu, ale w tym planie szkoleniowym dla nowych pracowników jest jeszcze wiele do zrobienia. (To dobrze.)

Pierwszy tydzień pracy nowego pracownika powinien być połączeniem orientacji w środowisku biurowym i szkolenia umiejętności związanych z rolą. Oferując wczesne możliwości doświadczania roli i otrzymywania informacji zwrotnych, nowi pracownicy mogą szybciej niż wcześniej przyspieszyć wykonywanie swoich obowiązków.

W miarę postępów we wdrażaniu i szkoleniu, zadania pracownika zaczną koncentrować się bardziej na jego roli, a mniej na całej firmie. To powolne przejście przygotowuje pracowników na długoterminowy sukces. 

30-60-90 dni

Przez pierwsze 90 dni pracy pracownika w Twojej firmie przeprowadzaj regularne spotkania kontrolne, aby mierzyć postępy w realizacji 30-60-90-dniowego planu stworzonego w pierwszym tygodniu. 

Plan na 30-60-90 dni to mini plan rozwoju pracownika skoncentrowany na szybkim zwiększeniu produktywności nowo zatrudnionej osoby. Zapewnisz szkolenie specyficzne dla firmy i roli, zajmiesz się wszelkimi lukami kompetencyjnymi i określisz pierwszy projekt nowego pracownika. 

Plany te należy dostosować do każdej firmy, zespołu i pracownika. Można jednak wykorzystać te elementy jako ogólny przewodnik po szkoleniach dla nowych pracowników w ciągu pierwszych 90 dni. 

• Przypisywanie sesji mikrolearningowych związanych z rolą w celu wprowadzania i wzmacniania umiejętności.
• Dalsze oferowanie możliwości nawiązywania kontaktów i współpracy
• Tworzenie długoterminowego planu rozwoju zawodowego
  

Niektóre organizacje decydują się na formalne zakończenie procesu wdrażania po 90 dniach, podczas gdy inne mogą kontynuować wdrażanie jeszcze przez kilka tygodni lub miesięcy. Zależy to od złożoności roli i organizacji. 

Zapoznaj się z szablonem listy kontrolnej wdrażania pracowników Zavvy, zaktualizowanym pod kątem pracy zdalnej i hybrydowej, aby rozpocząć tworzenie własnego planu szkoleniowego dla nowych pracowników. Oferuje on pełny przegląd pierwszych 90 dni zatrudnienia nowego pracownika oraz zasoby do dalszego rozwoju pracowników po tym okresie. 

Sześciomiesięczna odprawa

Chociaż możesz zdecydować się na zakończenie wdrażania po 90 dniach, szkolenie pracowników nigdy się nie kończy. Po pierwszych sześciu miesiącach sprawdź, jak nowi pracownicy zadomowili się w biurze i na swoim stanowisku. 

Jeśli w firmie obowiązuje okres próbny dla nowo zatrudnionych pracowników, zwykle kończy się on po sześciu miesiącach. Nawet jeśli nie masz formalnego okresu próbnego, sześciomiesięczna odprawa jest nadal rozsądna, aby utrzymać szkolenie nowych pracowników na właściwym torze. 

Oto kilka rzeczy, które warto zrobić w okresie sześciu miesięcy po zatrudnieniu nowego pracownika: 

• Przegląd postępów spersonalizowanego planu rozwoju pracowników
• Dostosowanie planu w oparciu o nowo zidentyfikowane cele lub luki w umiejętnościach.
• W razie potrzeby przydziel dalsze szkolenia lub ścieżki rozwoju.
• Dalsze zachęcanie do nawiązywania kontaktów i oferowanie zasobów pracowniczych
• Zbieranie opinie pracowników na temat procesu wdrażania
  

Podczas tej odprawy należy zwrócić szczególną uwagę na to, czy nowo zatrudniona osoba osiąga pełną produktywność. Ręczne, papierowe systemy wdrażania mogą opóźnić osiągnięcie pełnej produktywności przez nowych pracowników nawet o osiem miesięcy, ale dzięki tej liście kontrolnej szkolenia nowych pracowników czas osiągnięcia pełnej produktywności powinien być znacznie krótszy. 

Mierzenie czasu do osiągnięcia produktywności to świetny sposób na śledzenie skuteczności planu szkoleniowego dla nowych pracowników.  

Przegląd roczny

Gdy pracownik zbliża się do rocznicy pracy w firmie, prawdopodobnie nie jest już uważany za nowego pracownika. Pierwszy roczny ocena wydajności lub rozwoju może służyć jako koniec szkolenia nowych pracowników i początek ciągłego rozwoju pracowników.

Niezbędne jest opracowanie procesu, który spełnia potrzeby biznesowe firmy i potrzeby pracowników. Aby przygotować się na przyszłe obroty lub inne zmiany biznesowe, będziesz potrzebować dobrze rozwiniętej listy pracowników gotowych do wypełnienia wszelkich luk, które możesz mieć. 

Oto, w jaki sposób można uwzględnić te cele w końcowej części szablonu szkolenia dla nowych pracowników: 

• Porównanie umiejętności pracownika z modelem kompetencji dla jego roli.
• Burza mózgów na temat rozwiązań rozwojowych dla wszelkich nowych lub trwających luk w umiejętnościach.
• Dalsze wzmacnianie wcześniejszych szkoleń za pomocą mikrokształcenia
• Zapytaj pracownika o jego dotychczasowe doświadczenia i cele na przyszłość.

Pamiętaj, że utrzymanie pracowników w coraz większym stopniu zależy od zapewnienia możliwości rozwoju kariery i ciągłego rozwoju. Weźmy pod uwagę, że 94% pracowników stwierdziło, że zostałoby dłużej w firmie, gdyby zapewniono im więcej możliwości uczenia się. 

W tym celu utrzymuj otwarte linie komunikacji ze wszystkimi pracownikami, niezależnie od ich stażu pracy. Dowiesz się, jakich możliwości szukają i jak mogą one być zgodne z obecnymi lub przyszłymi potrzebami organizacji. 

Najlepsze praktyki w zakresie szkolenia nowych pracowników

Przygotowując listę kontrolną szkoleń dla nowych pracowników, warto pamiętać o kilku najlepszych praktykach. Koncepcje te mogą pomóc w stworzeniu solidnych podstaw dla wdrażania i szkolenia, które będą dobrze służyć organizacji w miarę jej rozwoju. 

Wykorzystanie narzędzi automatyzacji

Po pierwsze: wszystko związane ze szkoleniem i wdrażaniem nowych pracowników jest łatwiejsze, gdy można korzystać z automatyzacji. 

Od wstępnego wypełniania dokumentów po śledzenie postępów w szkoleniu, automatyzacja może zaoszczędzić Tobie i Twoim nowym pracownikom mnóstwo czasu, tworząc jednocześnie doskonałe doświadczenie w zakresie wdrażania.

Oto kilka sposobów na wykorzystanie automatyzacji w szkoleniu nowych pracowników: 

Rozwiązanie onboardingowe Zavvy zawiera te narzędzia automatyzacji wraz z innymi funkcjami wspierającymi listę kontrolną szkolenia nowych pracowników. 

Opracowanie spójnych ram szkoleniowych

Automatyzacja ułatwia standaryzację szkoleń dla nowych pracowników w całej firmie. Zespół People Ops może stworzyć szerokie ramy szkoleniowe dla organizacji, określając główne cele, wyniki i narzędzia każdej fazy. 

Chociaż pewien poziom dostosowania jest z pewnością konieczny (więcej na ten temat później), standardowa struktura jest niezwykle korzystna dla firmy w dłuższej perspektywie. 

Zasadniczo wyobrażasz sobie doświadczenie nowego pracownika od początku do końca. Jest to podstawa kultury firmy i sukcesu nowych pracowników. 

Śledzenie postępów szkolenia nowych pracowników

Po zainwestowaniu tak dużej ilości czasu w opracowanie procesu szkolenia nowych pracowników, chcesz mieć pewność, że jest on skuteczny. Aby zobaczyć, jakie wyniki osiągasz, śledź postępy na platformie wdrażania pracowników. 

Ten rodzaj śledzenia pomaga zobaczyć postępy na poziomie indywidualnym, działu lub całej firmy. Możesz zobaczyć, którzy pracownicy mogą potrzebować dodatkowej zachęty, aby w pełni uczestniczyć w szkoleniach i rozwoju. Można też mierzyć wskaźniki zaangażowania, produktywność i inne wskaźniki sukcesu szkoleń. 

📈 Jak Alasco skrócił czas do osiągnięcia produktywności o połowę dzięki Zavvy

Rzućmy okiem na plan szkoleniowy dla nowych pracowników w akcji. Alasco Firma zajmująca się oprogramowaniem do obsługi nieruchomości musiała zautomatyzować proces wdrażania, gdy jej baza pracowników wzrosła o 67% w ciągu jednego roku.

Wcześniej nowi pracownicy przechodzili przez szczegółowy, ręczny proces wdrażania, który trwał około czterech tygodni. Intensywne spotkania wprowadzające oferowały dokładny przegląd firmy, a kolejne wiadomości e-mail i listy kontrolne zajmowały się wieloma kwestiami logistycznymi. 

W miarę skalowania Alasco stało się jednak jasne, że wiele zadań związanych z wdrażaniem pracowników nie było realizowanych. Zwrócili się więc do platformy Zavvy, aby zautomatyzować proces i stworzyć spójne środowisko wdrażania dla wszystkich pracowników. 

Przeniesienie procesu szkolenia nowych pracowników do Zavvy pozwoliło na stworzenie jednolitej struktury dla każdej roli, jednocześnie umożliwiając wprowadzenie i szkolenie specyficzne dla zespołu i roli.

Co najlepsze? 

Alasco skrócenie o połowę czasu wdrożenia nowych pracowników, średnio o dwa tygodnie, zanim poczują się oni komfortowo w swojej roli. 

➡️ Przeczytaj pełne studium przypadku tutaj

Najczęściej zadawane pytania

Czy mogę zautomatyzować listę kontrolną szkolenia nowych pracowników? 

Dokładna lista kontrolna szkolenia nowych pracowników może wymagać dużo pracy - jeśli robisz to ręcznie. Możesz jednak przyspieszyć ten proces dzięki automatyzacji za pomocą platformy wspierającej pracowników, takiej jak Zavvy.

Automatyzacja listy kontrolnej onboardingu przyspiesza cały proces. Nowi pracownicy szybciej staną się produktywni, a menedżerowie i zespół People Ops zostaną odciążeni od ręcznego wdrażania.

Jak wygląda idealny proces wdrażania? 

Idealny proces wdrażania pracowników przypomina bardziej przyjazne doświadczenie niż długą pracę papierkową i wprowadzanie. Dzięki spersonalizowanym, zautomatyzowanym rozwiązaniom do wdrażania pracowników, możesz stworzyć ramy wdrażania, które będą spójne w całej firmie, zapewniając jednocześnie unikalne informacje i wsparcie, których potrzebuje każda osoba. 

Co powinna zawierać lista kontrolna szkolenia nowych pracowników? 

Lista kontrolna szkoleń dla nowo zatrudnionych powinna zapewniać pełny przegląd podróży pracownika od momentu przyjęcia oferty przez ponad 90 pierwszych dni pracy w firmie.

Pomyśl o elementach logistycznych, takich jak formalności i konfiguracja IT, a także o szerszym doświadczeniu, takim jak poznanie nowych współpracowników i poznanie kultury biurowej. 

Czym różni się onboarding od szkolenia nowych pracowników? 

Onboarding pomaga pracownikom zaaklimatyzować się w nowym środowisku pracy w pierwszych miesiącach pracy na danym stanowisku. Szkolenia uczą lub wzmacniają umiejętności związane z rolą przez cały okres zatrudnienia pracownika w organizacji.