Automatyzacja procesu wdrażania pracowników i jak zrobić to dobrze

Istnieje jednak lepszy sposób na uproszczenie tych zadań - taki, który gwarantuje wydajność, jakość i płynniejsze doświadczenie nowego pracownika. Słodka oferta, o której mówimy, to: zautomatyzowane procesy onboardingu, które oferują spójność, oszczędność czasu i lepsze doświadczenie w witaniu i zatrzymywaniu nowych pracowników, niezależnie od tego, czy pracują w środowisku hybrydowym, czy zdalnym.

Aby pomóc Ci rozpocząć automatyzację wdrażania, oto kilka wskazówek i strategii, o których warto pamiętać. 

Czym jest automatyzacja onboardingu? 

Automatyzacja wdrażania pracowników polega na stworzeniu ustrukturyzowanego środowiska, które prowadzi nowych pracowników przez każdy etap programu wdrażania - bez żadnego ręcznego wysiłku. Wymaga to jednorazowej konfiguracji procesów, takich jak szkolenie nowych pracowników, wysyłanie przypomnień, łączenie ich ze współpracownikami i nie tylko. 

Przejście z ręcznego onboardingu na zautomatyzowany pomaga działowi HR zaoszczędzić czas, ale także pozytywnie wpływa na pierwsze wrażenie nowych talentów na temat organizacji. Przy tak zwiększonych korzyściach, wielu rekruterów postrzega automatyzację jako bardziej spersonalizowaną, działającą w dobrej wierze opcję uzyskania pomocy w ich sprawach.

Ręczny vs zautomatyzowany onboarding

Wiele organizacji, nawet dzisiaj, stosuje ręczne, wymagające dużej ilości dokumentów procesy dla krytycznych przepływów pracy. Znacząco spowalnia to czas wdrożenia nowego pracownika i jego ogólny rozwój. Oto kilka innych wyzwań napotykanych podczas ręcznego wdrażania:

• Fragmentaryczny program wdrożeniowy
• Mniejsza kontrola nad procesami zatrudniania i rekrutacji
• Zamieszanie w procesie komunikacji między działami
• Czasochłonny i podatny na błędy proces, nawet w przypadku korzystania z szablonów onboardingu.
  

Z drugiej strony, zautomatyzowane procesy onboardingu są uzbrojone w inteligencję, która sprzyja samoobsługowemu wsparciu. Dokładnie przyjrzymy się każdej z tych korzyści i kilku innym w dalszej części tego artykułu. Ale oto niektóre z najważniejszych korzyści w skrócie:

• Zapewnia szybsze rozwiązania dla nowych pracowników 
• Zmniejszenie liczby zapytań od klientów dla zespołu 
• Oszczędność czasu, pracy ręcznej i kosztów
• Więcej możliwości nawiązywania kontaktów międzyludzkich
• Śledzenie ukończenia obowiązkowych szkoleń

⚒️ Jak zautomatyzować procesy wdrażania pracowników?

Pierwszym krokiem do powitania nowych pracowników w organizacji jest zapewnienie im najlepszych doświadczeń związanych z wdrażaniem. Aby zmaksymalizować jego sukces, organizacje wprowadzają dziś automatyzację do swojego onboardingu, która zapewnia satysfakcjonujące i pouczające doświadczenie. Dowiedz się, jak zaprojektować wydajny przepływ pracy on boardingu z Zavvy.SHRM zaleca organizacjom przestrzeganie czterech C zautomatyzowanego procesu onboardingu:

• Zgodność z przepisami: Informowanie nowych pracowników o zasadach i regulacjach prawnych i politycznych. 
• Wyjaśnienie: Upewnienie się, że pracownicy rozumieją swoje nowe role i wszystkie oczekiwania związane ze stanowiskiem.
• Kultura: Upewnienie się, że pracownicy są w stanie połączyć się z kulturą organizacji - zarówno formalną, jak i nieformalną.
• Połączenie: Tworzenie możliwości rozwijania znaczących relacji wśród nowych i obecnych pracowników.

Cyfryzacja onboardingu to dopiero początek - aby czerpać z niej korzyści, należy zautomatyzować procesy. Oto kilka sposobów na włączenie automatyzacji do onboardingu z Zavvy:

• Automatyczne wypełnianie/aktualizowanie dokumentów: Od onboardingu po offboarding i wszystko pomiędzy, menedżerowie HR mogą przyspieszyć tę część swoich obowiązków poprzez automatyzację powtarzających się procedur papierkowej roboty. Obejmuje to wymianę dokumentów do zatwierdzenia, umów pracowniczych i podpisów wymaganych na niezbędnych dokumentach. Możesz zintegrować aplikacje takie jak DocuSign lub aplikacje do przechowywania w chmurze, takie jak NordLocker lub Box, które umożliwiają bezpieczne przechowywanie podpisanych umów.
• Zautomatyzuj kontakty międzyludzkie: Automatycznie wyznaczaj osoby do wdrożenia, aby nowi pracownicy czuli się mile widziani już pierwszego dnia. Dzięki Zavvy możesz rozszerzyć to ciepłe doświadczenie, organizując spacery i rozmowy, randki przy kawie i łącząc nowoprzybyłych z resztą zespołu na Slack. ‍
• Z łatwością dodawaj nowych pracowników do przepływów pracy onboardingu: Niezależnie od tego, czy chcesz, aby nowo zatrudniona osoba uczestniczyła w trwającym projekcie, czy też zapoznała się z nowym, automatyzacja tego procesu pozwoli Ci zaoszczędzić czas i dostarczy jej wszystkich niezbędnych informacji - wszystko za jednym razem. W ten sposób będą mogli przyczynić się do realizacji celów zespołu i poczuć się blisko związani ze swoją rolą. ‍
• Automatyczne tworzenie kont dla nowych użytkowników: Ważne jest, aby nowi pracownicy mogli uzyskać dostęp do swoich kont jak najwcześniej. Pomaga im to rozpocząć pracę od pierwszego dnia. Dzięki Zavvy możesz łatwo synchronizować konta i przyznawać dostęp menedżerom mediów społecznościowych, menedżerom IT i pracownikom sprzedaży do ich odpowiednich kont. ‍
• Szkolenie pracowników na autopilocie: Szkolenie i nauka to ciągły proces rozwoju pracowników. Ręczne przeprowadzanie każdego z nich przez te same narzędzia jest nie tylko czasochłonne, ale także nieefektywne. Możesz zautomatyzować ten proces, nagrywając swój program szkoleniowy raz i udostępniając go wszystkim nowym pracownikom w razie potrzeby. Pozwoli im to uczyć się we własnym tempie i na własnych możliwościach.
• Zautomatyzowane śledzenie: Wdrażanie pracowników nie jest procesem jednorazowym. Zapewnienie skutecznego wdrażania nowych pracowników wymaga konsekwentnych odpraw. Aby zmniejszyć to obciążenie, możesz zaplanować automatyczne przypomnienia z Zavvy, aby zameldować się na nowych pracowników, śledzić ich indywidualne postępy i zapewnić ciągłą zgodność.‍
• Zautomatyzowana informacja zwrotna: Umożliwienie każdemu pracownikowi doskonalenia się w swojej roli wymaga przekazywania wartościowych informacji zwrotnych. Wykorzystaj w pełni szablony Zavvy, które pozwalają zaplanować i przeanalizować sesje opinii 1:1.
• Pakiet powitalny: Użyj zautomatyzowanych formularzy do zbierania innych informacji o pracownikach, takich jak rozmiary odzieży, preferowane style / opcje przekąsek dla firmowych gadżetów, potwierdzenie informacji z wizytówek i wiele innych. Korzystanie z takich zautomatyzowanych formularzy może pomóc w zebraniu wszystkich danych z wyprzedzeniem, dzięki czemu będziesz dobrze przygotowany do dostarczenia nowym pracownikom pakietów powitalnych pierwszego dnia. 

Dlaczego warto wdrożyć automatyzację wdrażania pracowników? 7 korzyści

1. Szybsze przetwarzanie dokumentacji

Dzięki zautomatyzowanemu procesowi wdrażania możesz rozpocząć proces dokumentacji jeszcze przed pierwszym dniem pracy nowego pracownika. Daje im to możliwość poświęcenia większej ilości czasu na wprowadzenie, rozmowy 1:1 i budowanie relacji ze współpracownikami. Zapoznaj się z naszą listą kontrolną dla pracowników zdalnych lub hybrydowych oraz naszym przewodnikiem po wdrażaniu specjalistów ds. obsługi klienta.

Im mniej czasu spędzą na wypełnianiu wszystkich formalności, tym więcej czasu będą mieli na skupienie się na swojej pracy. Możesz użyć narzędzi takich jak DocuSign, Box i innych programów do tworzenia pakietów powitalnych ze wszystkimi dokumentami - umowami pracowniczymi, podręcznikami, zasadami itp. Mogą je przejrzeć z dużym wyprzedzeniem i wyjaśnić wszystkie wątpliwości przed rozpoczęciem pracy.

2. Automatycznie wprowadza dane pracowników

Zautomatyzowany proces wdrażania umożliwia automatyczne gromadzenie wszystkich niezbędnych danych o nowych pracownikach. Mówimy tu o ich liście płac, oczekujących i naliczonych urlopach, lokalizacji pracy itp. 

Automatyczna aktualizacja tych informacji do dowolnego systemu ewidencji, takiego jak ERP lub dowolnego oprogramowania księgowego, eliminuje błędy ludzkie. Umożliwiają one generowanie na żądanie dokładnych raportów dotyczących danych demograficznych, liczby pracowników i historii zatrudnienia.

Automatyzacja zobowiązań uzupełnia wydajność poprzez automatyzację procesów finansowych, zapewniając dokładne rejestrowanie i zarządzanie płatnościami wychodzącymi oraz zwiększając ogólną przejrzystość w przepływach pracy finansowej organizacji.

3. Zwiększa zaangażowanie nowych pracowników

40% nowo zatrudnionych twierdzi, że uzyskanie odpowiedzi od działu HR trwa zbyt długo. Dzieje się tak, gdy zespoły HR są zbyt zajęte zarządzaniem papierkową robotą i zbędnymi zadaniami administracyjnymi, które są wykonywane powoli i narażają zespół na popełnienie poważnych błędów

Automatyzacja tych procesów zwolni ich czas, dzięki czemu będą mogli skupić się na tym, co naprawdę ważne: docieraniu do nowych talentów i byciu dla nich pomocnym źródłem informacji.

Automatyzacja pozwala menedżerom HR poświęcić więcej czasu na ważne zadania, takie jak odpowiadanie na pytania nowych talentów, koordynowanie komunikacji wychodzącej i tworzenie biblioteki FAQ.

4. Sprawia, że nowoprzybyły czuje się mile widziany

Pracodawcy projektują dziś niestandardowe pakiety powitalne, aby zatrzymać nowe talenty. A automatyzacja odgrywa istotną rolę w tworzeniu idealnego pakietu firmowego. Oto jak: korzystanie z zautomatyzowanych systemów, takich jak formularze internetowe, umożliwia zbieranie informacji o pracownikach, takich jak rozmiar odzieży, preferowane style, personalizacja sprzętu biurowego i wiele innych. 

Gwarantuje to, że jesteś dobrze przygotowany na pierwszy dzień nowego pracownika. Wszystkie upominki i paczki mogą być dostarczone bezproblemowo, aby zrobić trwałe pierwsze wrażenie. 

5. Pozwala bardziej skupić się na interakcji międzyludzkiej

Nie bez powodu 72% pracowników twierdzi, że rozmowy 1:1 z menedżerami odgrywają ważną rolę w procesie wdrażania. Pomaga im to w tworzeniu jasności specyficznej dla roli, budowaniu znaczących relacji i ustalaniu oczekiwań.

Automatyzacja wdrażania ułatwia to, automatycznie planując wycieczki po biurze, sesje orientacyjne i szkoleniowe, profesjonalną sesję zdjęciową i inne zadania dla nowych pracowników. 

6. Automatyzuje rejestrację świadczeń

Oferowanie hojnego pakietu świadczeń stało się kluczowe dla przyciągnięcia i zatrzymania nowych talentów. Według Glassdoor's 2015 Employment Confidence Survey, około 60% osób twierdzi, że benefity i korzyści są głównym czynnikiem decydującym o przyjęciu oferty pracy.

Wiedząc o tym, ważne jest, aby wysyłać automatyczne wiadomości e-mail do nowych pracowników pierwszego dnia, wyjaśniające pakiet świadczeń. Obejmuje to instrukcje dotyczące korzystania ze zniżek korporacyjnych, świadczeń dla osób dojeżdżających do pracy, planów zdrowotnych i dentystycznych, dodatków członkowskich - wszystkiego, co oferuje Twoja firma.

Mimo że programy te mogą mieć różne systemy zarządzania, zautomatyzowany proces może przenieść je wszystkie na jedną platformę, aby ułatwić wdrażanie pracowników.

7. Przekazuje cenne informacje zwrotne

Otrzymywanie opinii pracowników na czas daje nieoceniony wgląd w istniejący program wdrażania. Zautomatyzuj ten proces, wysyłając ankiety do nowych pracowników po ukończeniu pierwszego dnia, 30. dnia lub 90. dnia programu wdrożeniowego.

Pomaga to nie tylko zapewnić płynne doświadczenie, ale także umożliwia identyfikację wszelkich błędów napotykanych przez pracowników. Wiele firm korzysta obecnie z oprogramowania AI, które doskonale radzi sobie z przewidywaniem, identyfikowaniem i rozwiązywaniem problemów jeszcze przed ich wystąpieniem. 

⚙️ Zautomatyzuj wdrażanie z Zavvy

Automatyzacja nie jest nową koncepcją, ale dzięki Zavvy możesz zautomatyzować wdrażanie pracowników. Wszyscy mieliśmy sporo doświadczeń z automatycznymi przypomnieniami i chatbotami. Ale zapewnienie intuicyjnego doświadczenia wdrażania wymaga czegoś więcej. Musisz komunikować się ze swoimi pracownikami, aby dowiedzieć się, czego brakuje, co można zaimprowizować lub uprościć, aby zapewnić zdrowe doświadczenie wdrażania. 

W oprogramowaniu do wdrażania pracowników Zavvy nasze szablony są zaprojektowane tak, aby spełnić Twoje cele w zakresie wdrażania. Możesz zbudować własny w ciągu kilku minut lub wybrać z naszej starannie wyselekcjonowanej gamy szablonów. Są one łatwe w użyciu, konfigurowalne i umożliwiają szybsze rozwiązywanie problemów pracowników - bez poświęcania wspaniałego doświadczenia.

Oto kilka typowych zastosowań narzędzi onboardingowych Zavvy:

1. Uprość przepływy pracy związane z preboardingiem

Pre-boarding rozpoczyna się na kilka dni/tygodni przed rozpoczęciem pracy przez nowego kandydata.

Gdy pracownik zaakceptuje ofertę pracy, możesz skorzystać z naszej platformy, aby zautomatyzować proces wdrażania pracownika do takich działań jak:

• Powiadom dział IT, aby utworzył konta użytkowników.
• Wyślij powitalną wiadomość e-mail wyjaśniającą korzyści, kulturę i zasady firmy. Powitalne wiadomości e-mail można tworzyć bez wysiłku, korzystając z bezpłatnego kreatora szablonów wiadomości e-mail.
• Powiadom kogoś, aby wysłał pakiet powitalny.
• Przygotuj członków zespołu do zablokowania kalendarzy.
• Śledź ich proces preboardingu i płynnie przechodź do etapu onboardingu. 

Dowiedz się więcej o naszym oprogramowaniu preboardingowym tutaj.

2. Natychmiastowa integracja aplikacji

Aplikacje komunikacyjne, takie jak Slack, Teams, Notionitp. umożliwiły pracę zdalną. Zautomatyzuj i usprawnij proces komunikacji, łącząc ludzi bez względu na to, gdzie się znajdują.

Łącząc aplikacje takie jak Microsoft Teams lub Slack można łatwo:

• Automatyczne dodawanie nowych pracowników do kanału onboardingowego
• Wspieranie zdrowych rozmów między nimi
• Wysyłaj im regularne informacje, zadania i przypomnienia.
• Połącz nowych pracowników z ich partnerami wdrożeniowymi i powiadom ich za pośrednictwem Slack/Teams.
• Planowanie spotkań orientacyjnych/wprowadzających 

Po drugiej stronie znajduje się zawartość, którą możesz już mieć. Mówimy tu o firmowych filmach wideo, dokumentach i wielu innych.

Automatyzacja oznacza również integrację treści z różnych źródeł w jednym centralnym miejscu.

• Podłącz narzędzia do tworzenia wideo, takie jak Loom, Vimeo lub Youtube, aby Twoje podróże były bardziej angażujące.
• Bezpośrednie wyświetlanie prezentacji, arkuszy kalkulacyjnych i innych pakietów produktywności z Dysku Google lub Sharepoint/OneDrive.

I tak, możesz także zintegrować swoje zabawne GIF-y, obrazy i emotikony.

3. Szybsza integracja nowych pracowników dzięki regularnym spotkaniom

Złagodź niepokój nowo zatrudnionej osoby w pierwszych tygodniach, spędzając z nią czas przy lunchu lub filiżance kawy. Można to zrobić osobiście lub wirtualnie za pośrednictwem Microsoft Teams/Zoom.

Automatycznie łącz współpracowników na niezobowiązujące spotkania lub piesze spotkania, aby pielęgnować silniejsze relacje w miejscu pracy i odpocząć od ekranu. Sesje prowadzą do znaczących rozmów, które mogą poprawić ducha zespołu, produktywność i zdrowie psychiczne.

Skorzystaj z naszych szablonów, aby zautomatyzować ten proces dla całego zespołu. Oto jak to zrobić:

• Automatycznie dopasuj osoby losowo lub na podstawie kryteriów. Powiadom obie osoby za pośrednictwem Slack/Teams/Mail i pomóż im umówić się na spotkanie.
  
• Opcjonalnie zarówno nowy pracownik, jak i członek zespołu otrzymują karty podarunkowe z restauracji lub aplikacji do dostarczania jedzenia

Aby uzyskać więcej informacji na temat tych programów, sprawdź nasze programy połączeń.

4. Wysyłanie quizów i ankiet

Quizy to świetny sposób, aby nauka była łatwa i przyjemna. 

Ankiety są skuteczną strategią ulepszania programu wdrażania. Pozwalają one zrozumieć, w jaki sposób pracownicy postrzegają procesy wdrażania i jak sobie z nimi radzą. Dzięki ankietom można również uzyskać inne informacje o pracownikach, aby przygotować niestandardowe gadżety firmowe.

• Automatycznie wysyłaj ankiety do nowych pracowników, aby poznać ich preferencje dotyczące gadżetów firmowych.
• Otrzymuj powiadomienia, gdy nowy pracownik ukończy pierwszy dzień, 30. dzień lub 90. dzień wdrożenia, aby wysyłać formularze opinii.
  
• Wysyłaj automatyczne przypomnienia o sesjach szkoleniowych, quizach itp.

5. Zautomatyzuj program buddy onboarding

Program kumpelski jest dokładnie tym, na co wygląda - przydzieleniem istniejącego pracownika do powitania i zorientowania nowych pracowników w organizacji.

Kumple pomagają nowym pracownikom zapoznać się ze wszystkimi niezbędnymi informacjami, jednocześnie dzieląc się nieustrukturyzowaną wiedzą na tematy takie jak - kultura miejsca pracy, polityka firmy, korzyści i inne.

Dzięki Zavvy możesz sprawić, że onboardingowe programy koleżeńskie staną się centralną częścią Twojego procesu onboardingu.

• Krok 1: 👤 Znalezienie odpowiedniego kumpla dla nowego pracownika
• Krok 2: 📅 Utwórz etapy dla partnerów w swojej podróży wdrożeniowej. Zapewnisz, że partnerzy otrzymają wskazówki dotyczące ich roli w procesie wdrażania.
• Krok 3: ⚙️ Uruchom wszystko na autopilocie: Automatycznie wysyłaj przypomnienia za pośrednictwem Slack lub Teams przez tygodnie, miesiące lub lata.

Wreszcie, czy automatyzacja odbiera interakcję międzyludzką?

Kiedy myślimy o automatyzacji, naszą naturalną myślą jest to, czy izoluje nas ona od innych ludzi. Wbrew powszechnemu przekonaniu, automatyzacja nie izoluje nas od interakcji międzyludzkich. W rzeczywistości stwarza więcej okazji do nawiązywania kontaktów i budowania relacji.

Cóż, wbrew powszechnemu przekonaniu, automatyzacja w rzeczywistości stwarza więcej okazji do nawiązywania kontaktów i budowania relacji. Po zautomatyzowaniu procesu wdrażania większość prostych zapytań i zadań jest obsługiwana automatycznie, niezależnie od tego, czy pracują w środowisku hybrydowym, czy zdalnym.

Automatyzacja uwalnia czas Twojego zespołu od zbędnych zadań administracyjnych, dzięki czemu możesz poświęcić swój cenny czas na rzeczywiste rozmowy zamiast powtarzających się prezentacji lub ręcznych zaproszeń. Pozwala skupić się na tym, co najważniejsze: na ludziach.

Kiedy jesteś menedżerem HR w rozwijającej się organizacji, powtarzające się czynności związane z wdrażaniem, takie jak dokumentacja, wysyłanie przypomnień i odpowiadanie na typowe pytania, zaczynają wyglądać jak zwiększony zestaw obowiązków. W pogoni za oszczędnością czasu zaczynają pojawiać się niespójności, które negatywnie wpływają na doświadczenia nowych pracowników.

Po zautomatyzowaniu procesu wdrażania za pomocą Zavvy, nowi pracownicy będą bardziej produktywni w ciągu pierwszych kilku tygodni pracy. Będą spędzać mniej czasu na wypełnianiu dokumentów i spędzać więcej czasu na spotkaniach z kolegami przy kawie, wycieczkach po biurze lub między spotkaniami. 

Zaplanuj prezentację z jednym z naszych ekspertów i zobacz nasze zautomatyzowane narzędzie onboardingu w akcji!