Dlaczego doświadczenie onboardingowe musi wykraczać poza zwykłe procesy - i jak je opanować?

Klient ma zawsze rację to aksjomat oparty na zasadzie dostarczania klientom najlepszych doświadczeń.

Chociaż było to motto branż w latach 90-tych i na początku XXI wieku, czasy się zmieniły.

Organizacje przyjmują zwinne praktyki zespołowe, aby poprawić doświadczenia pracowników w miejscu pracy. Nastąpiło stopniowe przejście od onboardingu opartego na zadaniach do procesów onboardingu opartych na doświadczeniu.

Organizacje początkowo polegały na zespołach HR przy projektowaniu procesów wdrażania. Powoli, ale szybko, obecnie angażują również pracowników we współtworzenie programów onboardingowych. Co doprowadziło do tej zmiany sposobu myślenia?

Co definiuje onboarding? I dlaczego tradycyjne procesy onboardingu są przestarzałe?

Skuteczny onboarding to pierwsze wrażenie, jakie nowy pracownik będzie miał na temat Twojej organizacji. Aby było ono trwałe, ważne jest, aby zapewnić mu wszystkie niezbędne narzędzia i informacje, które głęboko zaangażują go w nową rolę i firmę. 

Tradycyjny program onboardingowy koncentruje się po prostu na rozdawaniu podręczników i organizowaniu jednodniowych szkoleń, podczas których poruszane są takie tematy jak

• Wizja, misja i etos firmy
• Zasady
• Expectations
• Potrzeby w zakresie rozwoju umiejętności, takie jak funkcjonalne narzędzia treningowe

Gdzie zatem organizacje popełniają błąd? Po pierwsze, tradycyjne procesy onboardingu są projektowane wyłącznie z punktu widzenia organizacji. Po drugie, jest to podejście odgórne, które zasadniczo koncentruje się na informacjach prawnych, dokumentach i niemożliwej do pokonania papierkowej robocie. W tym przypadku doświadczenie i oczekiwania pracowników nie są traktowane priorytetowo.

Z tradycyjnych programów onboardingowych zrodziło się kilka wyzwań, które można podsumować kilkoma statystykami:

Nasi eksperci wybrali statystyki dotyczące onboardingu w naszym artykule: 65 statystyk onboardingu dla menedżerów HR, aby pomóc Ci uzyskać dalszy wgląd w procesy onboardingu. 

Czym jest onboarding oparty na doświadczeniu i jak wygląda?

Onboarding oparty na doświadczeniu to podejście do wprowadzania nowych pracowników do firmy, które koncentruje się na zapewnieniu kompleksowego, angażującego i spersonalizowanego doświadczenia.

W przeciwieństwie do tradycyjnego onboardingu, który często koncentruje się na zadaniach administracyjnych i jednokierunkowym dostarczaniu informacji, onboarding oparty na doświadczeniu kładzie nacisk na ogólne doświadczenie nowego pracownika, integrując go z kulturą firmy i wspierając więzi ze współpracownikami.

Organizacje muszą przestać myśleć w sposób silosowy, aby zapewnić pracownikom lepsze doświadczenia.

Program wdrażania oparty na doświadczeniu obejmuje:

• Tworzenie przyjaznego doświadczenia 
• Automatyzacja pracy
• Tworzenie możliwości nawiązywania kontaktów
• Odprawy, planowanie spotkań 1:1
• Uczenie się na podstawie opinii pracowników i nie tylko

To tylko ogólny zarys. Przyjrzyjmy się szczegółowo każdej fazie procesu onboardingu opartego na doświadczeniu - od wstępnego wdrożenia do ułatwienia procesu przejścia pracownika do nowej roli.

⚒️ Jak zbudować proces onboardingu oparty na doświadczeniu?

Faza 0: Wstępne wejście na pokład

Pierwszy etap procesu, w którym każdy krok powinien koncentrować się na zapewnieniu pracownikowi komfortu i przygotowaniu go do pierwszego dnia pracy.

½ tygodnia przed

• Wysyłanie pakietu powitalnego, wiadomości e-mail, spersonalizowanych wiadomości
• Lista kontrolna dokumentów
  

5 dni wcześniej - 1 dzień wcześniej

• Informacje na temat umundurowania i zasad biurowych
• Ankieta wdrożeniowa
• Harmonogram pierwszego dnia
  

Etap 1: Wdrożenie w 1. tygodniu

Motywacja pracownika jest wysoka, podobnie jak jego zdenerwowanie. Przedstaw go członkom zespołu i zapoznaj ze strukturą organizacji.

Dzień 1

• Wysyłanie przypomnień 
• Dzielenie się wartościami organizacji, kulturą, członkami zespołu
  

Dni 2-5

• Ustalanie oczekiwań, KPI
• Przypisywanie partnera
• Quizy wyjaśniające "język firmy
• Posiadanie 1:1
• Organizowanie spotkań, randek przy kawie
• Refleksja nad osiągnięciami z pierwszego tygodnia
  

Faza 2: Pierwszy miesiąc wdrażania 

Jest to okres, w którym nowo zatrudniona osoba powoli wdraża się w ekosystem organizacji. Na tym etapie należy wprowadzać zadania oferujące większą autonomię i angażować go w codzienne zadania.

Pierwszy miesiąc

• Wyjaśnij strukturę informacji zwrotnych, kanały, przypomnienia
• Zaplanuj wyjścia zespołu
• Przydzielanie małych zadań
• Doceniaj małe osiągnięcia
• Dołączanie do spotkań międzywydziałowych
• Odkrywanie nowych źródeł, monitorowanie zadań
• Wyznacz cele
  

Faza 3: Poza wdrożeniem

Tutaj głównym celem jest teraz rozwój pracownika, planowanie regularnych spotkań 1:1 i odkrywanie przyszłych planów rekrutera.

Miesiące 3-6

• Zachęcanie do myślenia zorientowanego na cel
• Odkrywanie umiejętności
• Aktywny udział w spotkaniach
• Comiesięczne wizyty kontrolne
• Przejęcie odpowiedzialności za projekt
• Prośba o informację zwrotną
• Tworzenie planu rozwoju
• Prośba o opinię na temat wdrożenia
  

Aby zapewnić kompleksowe środowisko wdrażania, potrzebujesz scentralizowanej platformy, która automatyzuje powtarzające się procesy, oferuje angażujące treści i w pełni integruje nowych pracowników z Twoją organizacją. Pobierz naszą kompletną listę kontrolną PDF do tworzenia unikalnych doświadczeń dla nowych pracowników:

Jak dostosować doświadczenia onboardingowe dla różnych działów?

Ujednolicony program onboardingowy to podstawa doświadczenia pracownika. Aby był on trwały, należy dostosować proces wdrażania w zależności od potrzeb pracowników. 

Oto kilka rzeczy, które można zrobić inaczej w przypadku wdrażania w poszczególnych działach:

• Udostępnianie ankiet dotyczących konkretnych zainteresowań podczas wstępnego wejścia na pokład
• Wyjaśnienie zadań opartych na rolach
• Ocena umiejętności, wyznaczanie celów związanych z pracą
• Kursy odkrywania umiejętności, szkolenia
• Sesje z kolegami na temat tego, jak znaleźć wsparcie związane z zadaniami
• Podejmowanie inicjatyw w zakresie diagnozowania problemów związanych z zadaniami, oferowanie rozwiązań
• 1:1 z menedżerem zespołu
  

Nasz artykuł Jak wdrożyć programistów i inżynierów to kompleksowy przewodnik, który zawiera kroki, wskazówki i najlepsze praktyki dotyczące wdrażania pracowników z poszczególnych działów.

Doświadczenie a onboarding oparty na zadaniach

Różnica między nimi nie polega przede wszystkim na celu czy dostarczanej treści. To, co odróżnia onboarding oparty na doświadczeniu od tego opartego na zadaniach, to sposób, w jaki jest dostarczany, na czym się koncentruje, a co najważniejsze, jak bardzo jest angażujący. 

Wskazówki dotyczące wdrażania do pracy

#1 Pracownik jest królem

Zamiast pytać "Jak udostępnić wszystkie dokumenty za jednym zamachem?", zmień swój proces myślowy na "Jak inaczej udostępnić wszystkie informacje, aby pracownik był w stanie je zapamiętać?". Prosta zmiana w podejściu może określić, w jakim stopniu proces wdrażania jest oparty na doświadczeniu. 

#2 Doświadczenie jest najważniejsze

Prezentacje PowerPoint są nie tylko przestarzałe, ale są jednym z najmniej skutecznych sposobów dostarczania informacji. Korzystanie z naszych szablonów onboardingowych umożliwia dostarczanie treści w niekonwencjonalny sposób, taki jak quizy, integracja aplikacji, takich jak Loom, Slack i programy szkoleniowe.

#3 Niech napłyną informacje zwrotne

Firmy zazwyczaj popełniają błąd, gdy zakładają, jakie korzyści odniosą ich pracownicy. To, co uważasz za właściwy sposób wdrażania pracowników, może nie być najlepsze. Pod koniec pierwszego tygodnia lub miesiąca zawsze pytaj o opinie nowych pracowników. Możesz wysyłać ankiety, formularze slack , a nawet przeprowadzić rozmowę 1:1. 

Pomoże to uzyskać niezbędny wgląd w oczekiwania pracowników i to, co naprawdę chcą osiągnąć dzięki programowi wdrażania.

#4 Spersonalizuj doświadczenie

Wymagania inżyniera oprogramowania mogą różnić się od wymagań menedżera ds. mediów społecznościowych. Obejmuje to różne programy szkoleniowe, stos technologiczny, dostęp do kont, wymagane oprogramowanie i narzędzia. Chociaż celem jest posiadanie nadrzędnego procesu, istnieje możliwość dostosowania niektórych kroków do potrzeb nowego rekrutera.

#5 Inicjowanie programów połączeń

Programy łączące są kluczem do wzmocnienia relacji z pracownikami. 

Ich celem jest nie tylko zapoznanie członków zespołu ze sobą. Wykraczają one również poza powierzchowne rozmowy, zbliżają ludzi i stwarzają im możliwości proaktywnej pracy nad projektami. Wprowadzenie programów takich jak "chodź i rozmawiaj" lub "rytuały spotkań" to świetne sposoby na stworzenie przestrzeni dla pracowników do rozmowy i rozwiązywania wszelkich konfliktów w pracy. 

#6 Communicate

Wszyscy już wiemy, że skuteczny proces wdrażania nie kończy się pierwszego dnia. Trwa on od 1 tygodnia do 6 miesięcy, a w tym czasie bardzo ważna jest komunikacja z nowymi talentami, aby utrzymać ich zaangażowanie. To sprawi, że poczują się mile widziani, mniej bezbronni i zachęceni do zadawania pytań. 

➡️ Przenieś swoje doświadczenia onboardingowe na wyższy poziom dzięki Zavvy

Pierwszym krokiem nie jest dostarczenie programu onboardingu opartego na doświadczeniu. Musisz dostrzec luki w istniejącym procesie wdrażania i zobaczyć, gdzie możesz zastąpić zbędne procesy automatyzacją i stworzyć miejsce na znaczące doświadczenia.

Jeśli nie masz jeszcze programu onboardingowego, zacznij od odpowiedzi na problemy swoich obecnych pracowników - w jaki sposób możesz poprawić ich doświadczenia w pracy. Ponieważ płynny proces wdrażania wspiera kulturę pracy na wyższym poziomie. 

Współtworzenie procesu wdrażania z pracownikami sprawi, że poczują się oni doładowani, docenieni i dadzą im autonomię w projektowaniu programu, który zaspokoi ich potrzeby. Nie ma wątpliwości, że oparta na doświadczeniu podróż onboardingowa jest teraźniejszością i przyszłością budowania połączonej siły roboczej. 

Integracja naszych narzędzi onboardingowych pozwala wyjść poza procesy oparte na zadaniach, które tylko osłabiają ekscytację nowych pracowników. Porozmawiaj z naszymi ekspertami, aby uzyskać szybkie demo lub zarezerwować bezpłatną konsultację!