Jak napisać wiadomość powitalną dla nowego pracownika, aby zacząć od samego początku?

Wielokrotnie udowod niono, że doświadczenie pracownika związane z wdrożeniem do pracy pozwala mu odnieść sukces w swojej roli.

Może to być sekretny składnik, który 

• zatrzymuje ich w organizacji na dłużej...
• ...zapewniając wyższą jakość pracy.

Jednym z pierwszych punktów styczności z wysokiej jakości doświadczeniem onboardingowym jest wiadomość powitalna - element komunikacji, który nadaje ton relacji pracownika z firmą.

Kilka miłych i entuzjastycznych słów może mieć ogromny wpływ na to, jak ktoś rozpocznie swoją pracę. Wiadomość dla nowego pracownika jest zbyt ważna, aby można ją było przygotować przypadkowo; musi się za nią kryć intencja.

Świetna wiadomość powitalna powinna wyglądać następująco 

• powitanie
• informacyjny,
• przemyślany
• pomocny

Ale jak to zrobić?

Jak napisać i przekazać wiadomość w taki sposób, aby rozpocząć relację z nowym pracownikiem na właściwej stopie?

Przedstawimy przykłady najlepszych wiadomości powitalnych, z których wszyscy możemy się uczyć. Dołączymy do tego uzasadnienie, dlaczego są one tak skuteczne w dawaniu komuś pewności siebie, zachęty i motywacji do rozpoczęcia silnej pracy.

❗️ Dlaczego wiadomości dla nowych pracowników mają znaczenie

Wiadomość od pracownika jest pierwszą prawdziwą interakcją, jaką pracownik ma z Twoją firmą.

Rozmowa kwalifikacyjna jest ich doświadczeniem jako kandydatów, ale po otrzymaniu pracy musisz zmienić sposób interakcji z nimi i pokazać, że są teraz częścią twojego zespołu.

1. Nadaje to ton ich relacjom z firmą - jeśli czują się niemile widziani, może to zagrozić ich zdolności do dopasowania się do roli.
2. Zapewnia pozytywny początek nowej części ich kariery, zapewniając emocjonalne wsparcie dla tej życiowej zmiany.
3. Rozpoczyna to dla nich nowy rozdział, pozwalając im zrobić pierwszy krok w kierunku porzucenia starej pracy.
4. To przygotowuje ich do pracy w Twojej firmie. Nawet jeśli ktoś jest technicznie przystosowany do pracy, nadal będziesz musiał przeszkolić go w zakresie kultury firmy , perspektywy i operacji.
5. Daje im to wgląd w kulturę firmy i rodzaj atmosfery, jakiej mogą oczekiwać jako pracownicy.
6. Pozwala to na powtórzenie swoich podstawowych wartości, aby wiedzieć, czego mają być częścią.
7. To sprawia, że są podekscytowani pracą, którą będą wykonywać i przygotowuje ich do przyczynienia się do realizacji Twojej misji.
8. Daje im to wiedzę na temat firmy i jej funkcjonowania.
9. Tworzy to bardziej zaangażowanych pracowników od samego początku.
10. Odpowiada na pytania, które nowy pracownik będzie miał natychmiast w pierwszych godzinach i dniach, przygotowując go na sukces.
11. Ma to kluczowe znaczenie w zdalnym świecie. Ponieważ wiele ról staje się w pełni wirtualnych, pracownicy nie poznają swojego nowego zespołu osobiście od samego początku.

Kiedy wysłać pierwszą wiadomość?

Zanim zaczniesz pisać swoją wiadomość, musisz odpowiedzieć sobie na jedno ważne pytanie: 

Kiedy dokładnie wysyłasz go do pracownika?

Określa to, co będziesz musiał powiedzieć i ile wiadomości wyślesz (więcej na ten temat później).

Jak to możliwe?

Pokażemy ci.

Jak tylko zostaną zatrudnieni

Nawet jeśli praca rozpocznie się za kilka tygodni lub miesięcy, wysłanie wiadomości w tym momencie naprawdę polubi pracownika i rozpocznie budowanie relacji.

Ponadto, im szybciej zaangażujesz nowych pracowników, tym mniej prawdopodobne jest, że będą szukać alternatyw jeszcze przed rozpoczęciem pracy.

Wadą jest to, że będziesz musiał wysyłać im więcej wiadomości bliżej daty rozpoczęcia.

Tydzień przed rozpoczęciem

W okresie poprzedzającym rozpoczęcie przez nich pracy możesz wysłać im wiadomość powitalną, aby wzbudzić w nich ekscytację i dać im znać, że zespół z niecierpliwością czeka na ich pojawienie się na pokładzie.

Jest to absolutnie kluczowe, ponieważ jest to jedyna komunikacja, która pomaga ludziom zrozumieć, czego mogą się spodziewać pierwszego dnia, kiedy zacząć itp.

Daje to czas na rozłożenie w czasie wielu wiadomości, ale z drugiej strony może być również przytłaczające dla nich, gdy wiążą luźne końce w poprzedniej pracy.

Ponadto, jeśli wiadomość zawiera poufne informacje firmowe, warto poczekać, aż zaczną.

Pierwszego dnia

Jest to sposób na wprowadzenie nowych pracowników zaraz po rozpoczęciu przez nich pracy.

Pozwala im to bardziej zaangażować się mentalnie w onboarding, ponieważ nie mają do czynienia ze swoją poprzednią rolą.

Oznacza to również, że wszystko może odbywać się za pośrednictwem wewnętrznych kanałów komunikacji firmy.

Sposób myślenia stojący za przekazem

Postaw się w sytuacji nowego pracownika

Kiedy nowy pracownik dołącza do Twojej organizacji, wkracza na niezbadane i nieznane terytorium pod wieloma względami.

Zależy im na zrobieniu dobrego wrażenia, udowodnieniu, że zostali zatrudnieni we właściwy sposób i denerwują się przeskokiem do czegoś zupełnie innego.

Nawet jeśli stanowisko, na które właśnie ich zatrudniłeś, jest takie samo jak ich poprzednie stanowisko, twoja firma, twoje systemy i twoja kultura są czymś, czego będą musieli się nauczyć.

Nie wiedzą 

• z kim będą pracować
• jak dobrze będą się dogadywać z nowymi współpracownikami
• jak łatwo mogą nauczyć się roli,
• i czy odniosą sukces w pracy.

Wszystko to wiąże się z dużą presją i zwątpieniem w siebie.

Wiadomość powitalna może nie odpowiedzieć na każde z tych pytań, ale z pewnością może sprawić, że poczują się bardziej mile widziani i mniej samotni w tym doświadczeniu.

Zdefiniuj swój cel

Kluczem do stworzenia atrakcyjnej wiadomości powitalnej dla nowego pracownika jest ustalenie jasnego celu i intencji oraz dogłębne zastanowienie się nad uczuciami, jakie mają mieć po jej przeczytaniu

Powinno to być powiązane z podstawowymi wartościami i tym, na czym zależy nam jako organizacji.

Pomyśl o 3 rzeczach, które chcesz, aby wiadomość osiągnęła.

Może chcesz 

• inspirować ich
• odzwierciedlają ciepło Twojej organizacji
• usunąć niepokój
• przygotować ich na dzień 1
• Wyraź swoją wiarę w ich umiejętności i wpływ, jaki wywrą na organizację.

Niezależnie od tego, jaka jest twoja intencja, będzie ona dokładnie informować o tym, co ma powiedzieć wiadomość.

Zacznij od końca

Podczas wdrażania pracownika często myślisz o tym, jak chcesz, aby wyszedł z tego procesu.

Nie chodzi tylko o to, by wiedzieli, jak wykonywać daną pracę, ale także o to, by byli na tyle zgrani i dobrze wyszkoleni, by byli w stanie wyszkolić kolejną osobę, która odniesie sukces w organizacji.

Twoja wiadomość powitalna jest podobna - powinna być tak skuteczna, że gdybyś zlecił im napisanie wiadomości powitalnej dla przyszłego nowego pracownika, mogliby to zrobić bez wysiłku.

Co należy uwzględnić

Oto rzeczy, których zdecydowanie nie powinieneś przegapić w wiadomości.

• Ciepłe, powitalne otwarcie, pokazujące, że jesteś podekscytowany ich obecnością na pokładzie (np. "Cieszymy się, że tu jesteś!").
• Data rozpoczęcia
• Z kim będą współpracować i komu podlegać
• Logowanie i wprowadzenie do narzędzi do zarządzania projektami i komunikacji
• Informacje o firmowym adresie e-mail i sposobie jego konfiguracji
• Zarys tego, jak będzie wyglądał ich pierwszy tydzień i czego się od nich oczekuje.

Kilka innych rzeczy, które można uwzględnić;

• Schemat organizacyjny firmy
• Linki do bloga o historii firmy
• Zapoznanie z osobą towarzyszącą, która będzie ich wspierać w pierwszych tygodniach.
• Zdjęcia interakcji zespołu i zrzuty ekranu z wirtualnych spotkań
• Wzmacniający cytat
• Lista członków zespołu i ciekawostki na temat każdego z nich
• Sposób myślenia, który chcesz, aby pielęgnowali w swoich rolach - np.[Ogilvy and Mather], którzy wymienili odwagę, idealizm, ciekawość, zabawę, szczerość, swobodę i wytrwałość.

Dlaczego jedna wiadomość nie wystarczy?

Nowy pracownik ma wiele nowych informacji do przyswojenia i jeśli mamy być szczerzy, przekazanie ich w jednej wiadomości byłoby przytłaczające, a także nie byłoby skuteczne.

Jedna wiadomość onboardingowa po prostu nie wystarczyłaby, a to daje ci informacje, które pozwolą ci naprawdę dostosować ścieżkę nauki i przygotować się na sukces.

Nowoczesne doświadczenie przypomina raczej serię e-maili, w których powoli przekazujesz informacje w małych kawałkach, pomagając czytelnikowi zrozumieć każdą koncepcję przed przejściem do następnej.

Onboarding to podróż, a nie jednorazowa wiadomość.

W Zavvy zalecamy postrzeganie onboardingu jako procesu trwającego co najmniej 90 dni.

Znaczący okres czasu pełen wiadomości, uroczystości, spotkań towarzyskich i treści informacyjnych.

Oto przykład przepływu pracy przez pierwsze 3 dni na naszej platformie.

✉️ Wybór kanałów komunikacji z pracownikami

Rodzaj wiadomości powitalnej ma wiele wspólnego z kanałem lub platformą, za pośrednictwem której zostanie ona przekazana.

E-mail

Jeśli wiadomość jest wysyłana pocztą elektroniczną, masz więcej słów do użycia, więc może być dłuższa i zawierać więcej sekcji.

Narzędzia do współpracy, takie jak Slack lub MS Teams

Z drugiej strony, wiadomość na adres Slack może być również bardziej przyjazna i przystępna, zdecydowanie nadając interakcji bardziej ludzki charakter.

Tworzy to również przestrzeń do zaangażowania i dwukierunkowej konwersacji, co może zapewnić poczucie community od samego początku.

➡️ Przeczytaj nasz samouczek krok po kroku na temat tworzenia przepływów pracy onboardingu za pośrednictwem Slack

Pamiętaj, że nie jesteś ograniczony tylko do jednego kanału.

Możliwe jest wysłanie zarówno dłuższej wiadomości powitalnej, jak i wiadomości na adres Slack , aby stworzyć więcej punktów styku. Slack umożliwia również wprowadzenie kogoś do grupy, w której każdy może publikować zachęcające wiadomości, co również w znacznym stopniu przyczynia się do stworzenia pozytywnego doświadczenia.

Media społecznościowe

Firmowe media społecznościowe są również doskonałym kanałem do opublikowania wiadomości powitalnej dla pracownika, oprócz wiadomości e-mail i Slack. Jest to publiczne, pokazujące podekscytowanie i optymizm całej firmy.

Możesz użyć LinkedIn, aby opublikować prostą wiadomość powitalną, która jest formalna, ale nadal przyjazna. 

Jeśli Twoja marka publikuje posty na kanałach na Instagramie, możesz mieć więcej zabawy z przekazem. W tym przykładzie od everyone social możesz ogłosić nowe zatrudnienie i przekazać swoim obserwatorom szczegółowe informacje na ich temat, takie jak ich hobby i zainteresowania.

Pojawienie się zestawu powitalnego

Niektóre firmy idą dalej.

Tworzą pakiet powitalny wypełniony przydatnymi informacjami i zabawnymi przedmiotami, które sprawiają, że dołączenie do firmy jest bardziej niezapomniane.

Ogilvy and Mather dała nowym pracownikom pudełko zawierające kartę z napisem 

• ✉️ spersonalizowany list powitalny
• markowa książka
• 📖 dziennik
• 🖊️ długopis
• ✏️ ołówek
• Pamięć USB

Inne spersonalizowane zestawy powitalne obejmują 

• kubki
• 🍾 butelki
• 🎧 słuchawki
• 🎒 torby

...i inne elementy, które zapewnią im sukces. 

Zestaw jest miłą niespodzianką, która sprawia, że pracownicy czują się bardziej docenieni już od pierwszego dnia.

Najlepsze praktyki i przykłady

Pogratuluj im

Wiadomość o zatrudnieniu to wspaniałe uczucie.

W pokoju panuje podekscytowanie, optymizm i motywacja.

Ale im bliżej daty startu, tym więcej nerwów .

Gratulowanie nowym pracownikom sukcesu przywraca poczucie pewności siebie i podekscytowania, które towarzyszyło im, gdy otrzymali powiadomienie "jesteś zatrudniony".

Przypomina im, że są wartościowi.

To tak proste, jak powiedzenie

"Słyszeliśmy pocztą pantoflową, że do naszego zespołu dołącza supergwiazda!".

Niewiele słów, ale wiele znaczą.

Przyciągnij ich do siebie

Dołączenie do nowej firmy jest ekscytujące, ale może być również izolujące.

To może być jak pierwszy dzień w szkole.

Pracownik opuszcza organizację, w której pracował przez lata.

 Miejsce, w którym się zaprzyjaźnili.

A teraz powrócił do zera.

Wiadomość powitalna powinna powitać ich z otwartymi ramionami i pokazać, że istnieje zespół ludzi gotowych sprawić, by poczuli się jak w domu.

Zapewnij im potrzebne zasoby

Jedną z rzeczy, która sprawia, że pierwsze kilka tygodni jest tak przytłaczające dla nowego pracownika, jest zmaganie się ze wszystkimi narzędziami, zasobami i rzeczami, o których nie wie.

 Do tego dochodzą

• nie wiedząc, kogo zapytać
• jak pytać,

Dlaczego więc nie zrobić tego w wiadomościach powitalnych?

Ten przykład z Sinc pozycjonuje cały zespół jako zasób dostępny w razie pytań w dowolnym momencie.

Kilka pytań, które mógłby zadać nowy pracownik;

• Z kim będę współprac ować na co dzień?
• Co powinienem wiedzieć pod koniec 1, 2, 3 lub 4 tygodnia?
• Do kogo mogę się zwrócić, jeśli mam problem?
• W jakich spotkaniach muszę uczestniczyć?
• Gdzie mogę uzyskać dostęp do poczty e-mail i innych ważnych aplikacji?

Spójny ton

Ton jest istotną częścią tworzenia atrakcyjnej wiadomości powitalnej.

• Czy powinieneś być formalny, czy bardziej swobodny i wyluzowany?

• Czy chcesz mówić językiem młodszych pracowników?

Odpowiedź na to pytanie sprowadza się do marki pracodawcy.

Zadaj sobie pytanie: Kim Twoja firma chce być dla swoich pracowników?

A potem idź dalej i pozwól, aby to kierowało sposobem, w jaki piszesz. Cokolwiek mówisz, musi być autentyczne dla organizacji i rodzaju głosu.

Określ swoje podstawowe wartości

Wiadomość powitalna jest okazją do przedstawienia podstawowych wartości, szerszej wizji i, co najważniejsze, tego, jak będą do niej pasować.

W tym przykładzie z Apple wiadomość nie jest tylko powitalna; jest inspirująca i porywająca - pozwala nowemu pracownikowi wiedzieć, że wnosi znaczący wkład w ulepszanie świata.

To nie tylko praca; chodzi o bycie częścią czegoś większego, szansę dołączenia do zespołu światowej klasy innowatorów i wykonywania pracy, która ma znaczenie.

Możesz wykorzystać wiadomość powitalną, aby podzielić się szerszym celem swojej organizacji i sprawić, że ktoś będzie podekscytowany tym, co będzie robił każdego dnia.

Oto przykład z naszej własnej wiadomości powitalnej.

• Podczas preboardingu nowi pracownicy otrzymują zaproszenie do naszego oprogramowania preboardingowego.
• Ta wiadomość jest pierwszym krokiem, który widzą.
• Towarzyszą temu oczywiście angażujące podróże, które prowadzą nowych pracowników przez wiele tygodni
  

Użyj cytatów

Dlaczego nie skorzystać z odrobiny mądrości, rozpoczynając wiadomość powitalną od świetnego cytatu?

Od Simona Sinka po Martina Luthera Kinga i T.S. Eliota, możesz czerpać z najlepszych umysłów, aby powitać kogoś w swojej organizacji i dać mu motywację do rozpoczęcia pracy.

Kilka pomysłów;

Wizjoner zaczyna od czystej kartki papieru i na nowo wyobraża sobie świat. Malcolm Gladwell

Zrób pierwszy krok w wierze. Nie musisz widzieć całych schodów, po prostu zrób pierwszy krok. Martin Luther King, Jr.

Bądź gotów być początkującym każdego ranka. Meister Eckhart

Podróż tysiąca mil zaczyna się od jednego kroku. Lao Tzu

Nie tylko mów, pokaż

Możesz to osiągnąć, udostępniając migawki i zrzuty ekranu z narad i wydarzeń zespołu, pokazując, jak członkowie zespołu się komunikują, i wciągając ich w wewnętrzny żart.

Pamiętaj, że kultura to nie to, co im mówisz; to to, co zespół pokazuje, nawet gdy się nie stara.

Dołącz filmy wideo

Jeśli chodzi o pokazywanie, a nie opowiadanie, możesz wprowadzić wideo do swojej wiadomości, aby dodać element ludzki.

Nawet jeśli jest to 60-sekundowe wideo witające ich w zespole, zobaczenie przyjaznej twarzy może znacznie zaangażować pracownika już na początku jego kariery.

Możesz nagrać wideo, w którym różni członkowie zespołu będą ich witać i zachęcać.

➡️ Stwórz wyjątkowe doświadczenia onboardingowe z Zavvy

Wiadomość do nowego pracownika może wydawać się drobnym szczegółem

Ale jeśli pomyślisz o ogromnej roli, jaką odgrywa w procesie wdrażania, zdasz sobie sprawę, że wymaga on większej uwagi i intencji.

Chcesz zapewnić swoim pracownikom prawdziwie przyjazne środowisko wdrażania, na które zasługują - i które przyspieszy ich produktywność?
‍
Dowiedz się więcej o naszym oprogramowaniu do wdrażania HR.