Polityka pracy hybrydowej: Jak ją stworzyć (szablon i przykłady)

Wiele firm decyduje się na elastyczną organizację pracy, aby przyciągnąć i zatrzymać utalentowanych pracowników. 

Ustalenia te mogą obejmować praktyki związane z życiem zawodowym i prywatnym, które umożliwiają pracownikom pracę z dala od biura i w niepełnym wymiarze godzin, dzielenie się pracą itp. Elastyczne zasady pracy mogą skutecznie przyciągać talenty, wyróżniać firmę na tle konkurencji i zwiększać zaangażowanie w miejscu pracy. Wiąże się to jednak z wyzwaniem, jakim jest egzekwowanie zasad hybrydowych i tworzenie polityk hybrydowych dla pracowników i kierownictwa w celu wydajnej i płynnej pracy. 

W tym artykule omówimy, jak stworzyć politykę pracy hybrydowej i zdalnej, a także udostępnimy bezpłatny szablon, który można dostosować do zasad, procesów i korzyści firmy. 

Czym jest polityka pracy hybrydowej, zdalnej lub elastycznej?

Hybrydowa, zdalna lub elastyczna kultura pracy w firmie definiuje ilość swobody, jaką mają pracownicy, jeśli chodzi o

• Miejsce pracy
• Godziny pracy
• ...i wszystko inne związane z pracą hybrydową.

Polityka pracy zdalnej: Polityka określa oczekiwania kierownictwa wobec pracowników zdalnych. Obejmuje ona oczekiwane godziny pracy, prawne warunki pracy, wymagania dotyczące cyberbezpieczeństwa itp. Ponadto zawiera prawa pracowników, korzyści dla firmy itp.

Polityka pracy hybrydowej: Jest w zasadzie taka sama, ale zawiera również wszystkie informacje związane z korzystaniem z biura - na przykład rezerwację biurek, minimalną liczbę dni, w których ludzie powinni być w biurze itp.

Elastyczna polityka pracy: To samo, co powyżej. Elastyczność odnosi się do 1) poziomu swobody pracowników w ustalaniu godzin pracy - i 2) swobody wyboru lokalizacji.

W praktyce wszystkie te terminy można stosować zamiennie.

Idea pracy z dowolnego miejsca jest marzeniem dla wielu, a dla innych rzeczywistością. Jednak od czasu pandemii jest to nieunikniona praktyka, która pozostawia wyraźny ślad na przyszłych warunkach pracy.

Dlaczego Twoja firma potrzebuje polityki pracy hybrydowej (lub zdalnej)?

Model pracy w dowolnym miejscu/pracy w domu stał się sposobem na wzmocnienie pozycji pracowników i kluczem do lepszego zarządzania wymagającym obciążeniem pracą. W niedawnej ankiecie przeprowadzonej przez Accenture wśród 9 326 pracowników, 83% ankietowanych wybrało model hybrydowy.

Raport Forbesa pokazuje, że 63% firm o wysokiej wydajności umożliwiło już modelom pracę z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie.

Z kolei większość firm, które nie odnotowują wzrostu (69%) wymaga od pracowników fizycznego przychodzenia do pracy.

Nie ma sposobu na uniknięcie pewnego rodzaju elastycznych ustaleń dla konkurencyjnych organizacji, aby pozyskać najlepszych kandydatów i zatrzymać swoich pracowników.

Jest jednak kilka rzeczy, o które należy zadbać przy wprowadzaniu elastycznych modeli pracy, aby mieć pewność, że wszyscy są na tej samej stronie, a ryzyko związane z bezpieczeństwem jest zminimalizowane.

Co należy uwzględnić w polisie (szablon do wykorzystania)

Oto kilka sekcji, które musi zawierać szablon:

Krótki opis polityki i cel

Ta sekcja podsumowuje intencje, funkcje i działanie polityki. 

Przykład: Polityka elastycznej pracy [Nazwa firmy] określa oczekiwania pracowników zdalnych w zakresie pracy, bezpieczeństwa i zgodności. Celem tej polityki pracy zdalnej jest ochrona interesów zarówno pracowników, jak i organizacji poprzez określenie warunków pracy i oczekiwań.

Zakres

Odpowiedź: Kto kwalifikuje się do tej polisy?

Przykład: Polityka ta ma zastosowanie do każdego pracownika, którego obowiązki zawodowe na to pozwalają. Jednak stanowiska wymagające bezpośredniego fizycznego kontaktu z klientami (np. na hali sprzedaży) nie kwalifikują się do pracy z domu. Ponadto niektóre okoliczności łagodzące mogą stanowić wyjątek, jeśli jest to możliwe.

Harmonogram pracy

Ta sekcja określa czas pracy lub czas pracownika na całą oficjalną komunikację.

Przykład: Pracownik powinien być dostępny od poniedziałku do piątku w godzinach 9-15 na wszystkich kanałach komunikacji biurowej.

Praca z domu (lub z dowolnego miejsca)

Ta sekcja określa warunki pracy oczekiwane podczas pracy zdalnej od pracownika.

Przykład:

Członkowie zespołu mogą pracować z domu:

• Pełny etat
• W niepełnym wymiarze godzin (dzieląc dzienny czas pracy między biuro i dom)
• We wcześniej ustalone dni tygodnia

Chcemy dać ci szansę na osiąganie najlepszych wyników - bez względu na to, skąd pracujesz.

Praca zdalna wiąże się jednak z kilkoma obowiązkami. Upewnij się więc, że jesteś dostępny.

Zastrzegamy sobie prawo do odebrania prawa do pracy zdalnej w przypadku powtarzających się problemów.

Prawa pracowników

Ta sekcja mówi o korzyściach pracowniczych lub prawach kandydata do pracy zdalnej.

Przykład: Uprawniony pracownik w ramach tej polisy pracujący z dowolnego miejsca otrzymuje takie same korzyści jak pracownik przychodzący do biura, wraz z dodatkiem na opłaty internetowe, z którego można skorzystać w dziale HR.

Komunikacja

W tej sekcji wymieniono wszystkie kanały komunikacji organizacji w celu nawiązania kontaktu z członkami zespołu, kandydatami i dostawcami.

Przykład: Wszyscy pracownicy powinni korzystać z następujących kanałów dla wszystkich oficjalnych zobowiązań, do których otrzymają dostęp:

• Slack
• Google mail
• WhatsApp
• Google Meet

Sprzęt

Sprzęt i oprogramowanie dostarczane przez firmę są wymienione w tej sekcji.

Przykład: [Nazwa firmy] zapewni xx laptopów, modem, klawiaturę, mysz i Internet, za których bezpieczeństwo odpowiada pracownik określony w polityce. Sprzęt musi być zawsze chroniony hasłem.

Bezpieczeństwo

Porozmawiaj o zasadach i przepisach dotyczących bezpieczeństwa danych firmy.

Przykład: Sprzęt pracowników powinien być zawsze chroniony hasłem. Wszyscy kwalifikujący się kandydaci muszą podpisać umowę NDA dołączoną do niniejszej polityki.

Wynagrodzenia i świadczenia

Ta sekcja przedstawia zachęty i inne świadczenia kompensacyjne dla pracownika pracującego zdalnie.

Przykład: Wynagrodzenie pracownika zależy od jego roli i KPI. Oprócz tego wszyscy pracownicy są uprawnieni do otrzymywania dofinansowania do nauki i podróży zapewnianych przez firmę.

Wskazówki dotyczące efektywnej pracy w domu

Maintain your morning routine

To, że nie idziesz do biura, nie oznacza, że powinieneś pomijać rzeczy, które zwykle przygotowują Cię do sukcesu. Obudź się więc o tej samej porze i kontynuuj rutynę, która działa dla Ciebie.

Repurpose commute time for self-care

Przeciętny amerykański dojazd do pracy trwa prawie 27 minut w każdą stronę. Nie pozwól, by ten odzyskany czas poszedł na marne. Jeśli czytanie, medytacja, prowadzenie dziennika lub praktyka jogi nie są obecnie częścią twojej rutyny, teraz jest świetny czas, aby je wypróbować.

Dress for success

To, że możesz ubrać się w piżamę, nie oznacza, że powinieneś. Nadal możesz kontaktować się ze współpracownikami, partnerami lub klientami za pośrednictwem wideo. Ponadto wygodny, ale profesjonalny strój pomaga w utrzymaniu odpowiedniego nastawienia, aby zachować produktywność.

Focus on nutrition

Zachowaj koncentrację i energię, unikając cukrów, sztucznych składników i pustych kalorii. Pudełka SnackNation Work-From-Home Wellness Box zawierają wyselekcjonowaną mieszankę zdrowszych batonów, chipsów, suszonych warzyw, granoli, mieszanek szlaków i słodyczy, aby zapewnić odpowiednie odżywianie przez cały dzień pracy zdalnej.

Designate a dedicated workspace 

Znajdź środowisko, które sprzyja produktywności. Powinno być ono ciche, komfortowe i wolne od rozpraszaczy - a także inne niż miejsce, w którym zwykle jesz lub odpoczywasz.

Take time to go outside

Robienie przerw jest świetne dla skupienia i dobrego samopoczucia. Naładuj się, spacerując wokół bloku lub wychodząc na patio lub balkon.

Conduct a decent amount of meetings

Interakcja twarzą w twarz nie musi być ofiarą pracy zdalnej. Przeprowadzaj codzienne stand-upy lub wirtualne spotkania zespołu za pośrednictwem oprogramowania do wideokonferencji, aby utrzymać tę osobistą więź.

Set regular work hours

Podczas pracy zdalnej szczególnie łatwo jest pozwolić, aby workday wkradł się we wczesne poranki i wieczory. Unikaj tego, ustalając godziny pracy i trzymając się ich. Nie oglądaj telewizji. Praca w pobliżu telewizora ogranicza naszą zdolność koncentracji. Oprzyj się chęci posiadania włączonego telewizora, nawet jeśli jest to tylko hałas w tle.

Don't watch TV

Praca w pobliżu telewizora ogranicza naszą zdolność koncentracji. Oprzyj się więc pokusie włączenia telewizora, nawet jeśli jest to tylko hałas w tle.

5 Przykłady zasad pracy zdalnej i hybrydowej

Ponieważ sama definicja normalności zmieniła się wraz z pandemią, warunki i normy pracy zostały przedefiniowane. Ale biznes musi być kontynuowany. 

A jeśli firma ma kontynuować swoją działalność, należy kontynuować regularne zatrudnianie nowych talentów, aby sprostać nowym warunkom. Aby wspierać zdalne zatrudnianie i pracę zdalną, należy ustanowić zasady, reguły i przepisy zapewniające optymalną wydajność i warunki pracy.

But what was more exciting was to see the innovative examples of remote and hybrid work policies that came out to help support employees' overall well-being while being stuck at home or, in other words, challenges brought on by the flexible work model.

Przyjrzyjmy się temu.

1. Zobowiązanie do wspierania innych IBMerów

Być może już jakiś czas temu widziałeś kampanię IBM w swoich mediach społecznościowych. Stworzyli ją pracownicy IBM.

Ta oddolna inicjatywa powstała w odpowiedzi na wyzwania, przed którymi stają pracownicy w domu, gdy próbują nadążyć za pracą i potrzebują dodatkowej pomocy, aby cokolwiek zrobić w biurze lub w domu. 

Celem kampanii #ISupport Fellow IBMer jest zapewnienie tym właśnie osobom potrzebnej pomocy, która w przeciwnym razie zostałaby odsunięta na dalszy plan podczas poruszania się w nowej rzeczywistości spowodowanej pandemią.

2. Zdalna polityka GitLab

GitLab jest jedną z największych firm działających w modelu pracy zdalnej i elastycznych godzin pracy, zatrudniającą ponad 1500 członków na całym świecie.

Oto kilka najważniejszych informacji na temat wszystkich zdalnych zasad GitLab:

1. Zatrudnianie i praca nie są ograniczone centralnie, ale raczej z całego świata.
2. Elastyczne godziny pracy, co oznacza możliwość wyboru czasu pracy.
3. Wszystkie dane muszą być zapisywane, rejestrowane i udostępniane na potrzeby raportowania.
4. Wszystkie szkolenia i prace obejmują pisemne procesy. 
5. Zapewnienie niezbędnego dostępu w celu publicznego udostępniania informacji.

3. Google 

Google zdecydowało się na hybrydową politykę pracy.

Zgodnie z tą nową polityką

• 60% pracowników będzie pracować z kampusu,
• 20% z nowych biur,
• i 20% z domu.

Aby temu zaradzić, Google zdecydowało się na metodę ogniska - gdzie pracownicy będą siedzieć w sali konferencyjnej na spotkaniach w okrągłym otoczeniu lub przy ognisku, które obejmują zarówno fizycznie obecnych, jak i zdalnych uczestników spotkań za pośrednictwem różnych ekranów.

4. Facebook

Przed wybuchem pandemii Facebook planował, aby większość pracowników pracowała z domu. A wraz z jej nadejściem wydaje się, że nadal rozszerzają politykę pracy zdalnej. Jednak po pandemii Facebook - podobnie jak Google - zdecydował się na hybrydowy model pracy dla swoich pracowników.

5. Polityka firmy Microsoft dotycząca pracy z domu w oparciu o dane

Microsoft planuje wybrać model hybrydowy. Aby jednak zapewnić najwyższy poziom produktywności, podczas gdy pracownicy pracują z domu, stworzona zostanie polityka oparta na danych; na przykład spotkania jeden po drugim mogą być bardzo wyczerpujące. Dlatego też polityka pracy hybrydowej Microsoftu zabrania planowania spotkań jeden po drugim.

Brzmi dobrze, prawda?

Jak komunikować politykę elastycznej pracy?

Ustanowienie i podpisanie polityki pracy hybrydowej przez pracowników i kierownictwo nie wystarczy.

Upewnij się, że ludzie to pamiętają. Upewnij się, że to przeżywają, aby nie musieli czuć się niepewnie, poświęcając ten zasłużony czas po zamknięciu notebooka.

Aby to zrobić, postępuj zgodnie z poniższą listą kontrolną:

• Nie komunikuj zasad tylko raz. Przeprowadzaj regularne sesje szkoleniowe lub ustawiaj przypomnienia dotyczące korzyści lub określonych zasad w polityce.
• Sprawdzaj z pracownikami, czy mają jakieś problemy i regularnie pytaj ich o opinie.
• Ogólna polityka dotycząca pracy zdalnej i hybrydowej powinna być dostępna dla wszystkich w centralnej bazie wiedzy lub na portalu pracowniczym, aby mieć do niej dostęp 24/7.
• Dokumentacja wszystkich umów powinna być łatwo dostępna w przypadku jakichkolwiek pytań ze strony pracowników.
• Przeżyj to. Pomóż menedżerom żyć zgodnie z nią.
• Utwórz oddzielne kanały dla pytań i odpowiedzi, aby każdy pracownik, który ma jakiekolwiek pytanie, mógł zapytać za pośrednictwem kanału lub bezpośrednio DM.

Zalecamy opublikowanie polityki pracy hybrydowej w miejscu, które jest zawsze dostępne.

Praca zdalna ma na celu zapewnienie ludziom pewnej elastyczności. Oznacza to, że w porządku jest być niedostępnym, aby odebrać dzieci ze szkoły w określonych godzinach. I całkowicie w porządku jest otwieranie drzwi, gdy dzwonią podczas rozmowy wideo.

Sposób, w jaki współpracownicy realizują politykę pracy hybrydowej, będzie miał duży wpływ na ogólne samopoczucie.

➡️ Dlaczego warto skonfigurować politykę pracy hybrydowej na Zavvy?

With our journey builder - including a ready-to-use template for flexible work policies - you'll be able to set up an engaging hybrid work policy in minutes.

Dlaczego jest to lepsze niż wypełnianie dokumentu Word?

• Większe zaangażowanie: Łącząc zabawne gify i dynamiczne elementy, takie jak quizy lub filmy loom , zapewnisz swoim użytkownikom doświadczenie, które nie będzie dla nich karą.
• Jedno miejsce na wszystkie szkolenia: W ten sposób wszystkie wewnętrzne kursy i procedury SOP są gromadzone w jednym miejscu. Od wstępnego wdrożenia po zgodność, szkolenie w zakresie odporności i nie tylko. Koniec z marnowaniem czasu na szukanie czegokolwiek.
• Auto-assign, communicate and repeat: Things get lost in the inbox all the time - and sometimes they don't even make it to everyone's inbox as it's hard to keep track. Automatically assign it to every new hire, promote it via places like Slack or Microsoft Teams, and send regular reminders.