Jakie są 4(+1) fazy wdrażania?

Większość firm uważa, że ich praca jest zakończona w momencie zatrudnienia pracownika. Prawda jest jednak taka, że prawdziwa praca zaczyna się dopiero po podpisaniu dokumentów przez nowego pracownika.

Co to takiego? Jest on znany jako proces wdrażania pracowników i ma kluczowe znaczenie dla tworzenia zdrowego środowiska pracy. Przyjrzyjmy się temu procesowi szczegółowo.

Czym jest wdrożenie pracownika?

Onboarding pracowników to proces aklimatyzacji nowych pracowników w firmie. 

Obejmuje to zapoznanie ich z: 

• ich obowiązki
• narzędzia programowe potrzebne do pracy
• misja firmy
• wartości i kultury.

Proces ten rozpoczyna się w pierwszym dniu pracy pracownika i może trwać od miesiąca do roku.

Skuteczny proces wdrażania powinien być dostosowany do 5 Cs.

©️ 5 C onboardingu

Zgodność

Jest to często nazywane papierkową częścią wdrożenia i odnosi się do części, w której nowi pracownicy są uczeni o zasadach, przepisach bezpieczeństwa, umowach o zachowaniu poufności i zapobieganiu nękaniu.  

Wyjaśnienie‍

Kolejny krok obejmuje wyjaśnienie obowiązków pracownika, długoterminowych celów firmy i oczekiwań związanych z pracą. Dzięki temu będzie on dokładnie wiedział, jak będzie wyglądać jego przyszłość w firmie. 

Może to obejmować odpowiadanie na pytania pracowników, takie jak

"Jakie są moje miesięczne i roczne cele?".

"Jak moje indywidualne cele pasują do mojej pracy? W jaki sposób ta organizacja pomoże mi je osiągnąć?".

Kultura

Każda organizacja ma swoją kulturę, a ta część skupia się na zapoznaniu z nią nowego pracownika. Na przykład firma może mieć bardzo nieformalną kulturę, w której hierarchie nie są egzekwowane i wszyscy pracują razem. W tym kroku naprawdę nadajesz ton sposobowi, w jaki ludzie pracują razem.

Ustanowienie kultury od samego początku jest o wiele łatwiejsze niż próba jej zmiany lub egzekwowania po latach.

Zainspiruj się 7 praktycznych przykładów kultury firmy

Połączenie

Kontakty interpersonalne ze współpracownikami i menedżerami są niezbędne w każdej organizacji, a to C pomaga nowym pracownikom je nawiązać. Świetnym tego przykładem jest przydzielenie kolegi do wdrożenia.

Sprawdź ponownie‍

Ta część obejmuje okresowe sprawdzanie nowych pracowników, uzyskiwanie od nich informacji zwrotnych i przekazywanie ich z powrotem. Są to niezbędne dane, które należy zebrać, aby usprawnić proces dla wszystkich stron.

📊 4 (+1) fazy wdrażania pracowników

4 fazy są następujące

• Wstępne wejście na pokład
• Orientacja
• Szkolenie dostosowane do roli
• Bieżący rozwój

(Uwaga: niektórzy dodają "zmianę roli" jako piątą fazę po tej).

Etap 1: Wdrożenie wstępne 

Preboarding (lub pre-onboarding) to pierwsza faza procesu wdrażania pracownika. Rozpoczyna się, gdy tylko pracownik zaakceptuje ofertę pracy i podpisze dokumenty, i trwa do jego pierwszego dnia w pracy. 

Możesz wykorzystać ten czas na załatwienie wszystkich formalności i przygotowanie dostępu do wszystkich narzędzi i wiedzy potrzebnej do pracy. Może to obejmować zapoznanie z kulturą firmy za pomocą ciepłej wiadomości powitalnej, pomoc w relokacji, wysłanie filmu szczegółowo opisującego, czego można się spodziewać pierwszego dnia, a nawet przydzielenie kumpla wprowadzającego. Wysłanie im pakietu nagród to świetny bonus!

Ale dlaczego preboarding jest ważny, skoro nawet nie zaczęli jeszcze dla mnie pracować?

Każdy ma tremę pierwszego dnia. Dzieje się tak, ponieważ zawsze istnieje niepewność co do tego, co przyniesie nowa praca. Preboarding pomaga w tym i łagodzi niepokój.

Sprzyja to także lojalności pracowników, dając im do zrozumienia, że zależy ci na tym, by czuli się jak najlepiej, co zmniejsza rotację pracowników.

Co więcej, zmniejsza się również obciążenie pracą menedżera HR, ponieważ większość formalności jest już wykonana.

Faza 2: Powitanie nowych pracowników: Orientacja 

Faza 2 rozpoczyna się pierwszego dnia pracownika i może trwać do tygodnia. Faza orientacji lub wdrażania do firmy jest niezbędna do zaaklimatyzowania nowego pracownika w organizacji i sprawienia, by czuł się komfortowo.

Orientacja może obejmować:

• Powitanie nowo zatrudnionej osoby i przedstawienie jej kluczowym członkom organizacji (w tym jej zespołowi).
• Pokazanie im, gdzie wszystko się znajduje, np. w ich kabinie, pokoju socjalnym, toalecie, szafkach z zaopatrzeniem, stołówce i placówkach medycznych.
• Omówienie kluczowych tematów, takich jak ubezpieczenie medyczne, dni urlopu i wszelkie inne zasady firmy. 
• Zapoznanie ich z kulturą organizacyjną 
• Wszelkie inne informacje nieuwzględnione w procesie wstępnym
• Szkolenie w zakresie bezpieczeństwa
  

Ta faza pomoże pracownikom zobaczyć, jak wszystko działa i wyjaśnić wszelkie pytania, jakie mogą mieć.

Im bardziej kompleksowa była praca przed wejściem na pokład, tym płynniejsza (i krótsza) będzie orientacja.

Pro Tip: Nie każ nowemu pracownikowi czekać pierwszego dnia! Przygotuj się na ich powitanie, gdy tylko wejdą do biura/wirtualnej rozmowy. Nie ma nic gorszego niż poczucie zagubienia i niepewności pierwszego dnia.

Faza 3: Szkolenie specyficzne dla roli 

Ta faza rozpoczyna się po orientacji i jest najbardziej krytyczną fazą dla dalszej wydajności nowego pracownika w firmie. Bez formalnego szkolenia pracownik może czuć się zagubiony co do tego, jakie dokładnie są jego obowiązki, co skutkuje poczuciem niezadowolenia i niższym wskaźnikiem produktywności. 

Sformułuj zaangażowany plan szkoleniowy dla nowych pracowników, aby zapobiec tej przegranej sytuacji. Ponownie, doświadczony partner wdrożeniowy może się tutaj przydać, ponieważ może zapewnić szkolenie 1-1 i pomóc nowemu pracownikowi, dopóki nie będzie pewny swojej zdolności do samodzielnej pracy.

Etap ten powinien obejmować:

• Jasne określenie ich roli i oczekiwań
• Przegląd celów dotyczących wydajności
• Wprowadzenie produktu/usługi
• Przydzielanie im zadań, aby ułatwić im wdrożenie się w nową rolę.
• Szkolenie związane z rolą (tutaj znajduje się pomocna lista kontrolna) 
• Job shadowing
• Zapoznanie pracowników z systemem zarządzania nauczaniem
  

Wyznaczaj cele na 30, 60 i 90 dni, a po każdym punkcie kontrolnym dokonuj przeglądu wyników pracowników. 

Faza 3.5: Ułatwienie przejścia do nowej roli 

Po zakończeniu okresu szkoleniowego nadchodzi czas na przekształcenie nowo zatrudnionej osoby w pełnoprawnego stałego pracownika. Począwszy od tego etapu, pracownik będzie gotowy do realizacji bardziej krytycznych projektów i raportowania bezpośrednio do swojego bezpośredniego przełożonego.

Ponieważ okres próbny dobiegł końca, zakres obowiązków nowo zatrudnionej osoby najprawdopodobniej wzrośnie po tym momencie. Poproś więc ich przełożonych o poinformowanie o wszelkich zmianach i ponowne przedstawienie im ich celów. Pomóż im zwizualizować, jak wygląda sukces. 

Gratulacje! Z powodzeniem wdrożyłeś nowego pracownika do swojej organizacji! Co teraz?

Faza 4: Bieżący rozwój 

Celem jest, aby pracownik pozostał w firmie na dłużej i piął się po szczeblach kariery w miarę zdobywania doświadczenia. Ciągły rozwój zapewnia, że tak się stanie, poprzez nakreślenie kompleksowego planu rozwoju kariery i rozwoju osobistego dla pracownika.

Na przykład osoba, która dołączyła jako asystent redaktora, może ostatecznie chcieć zostać redaktorem naczelnym. Ciągły rozwój pomoże im to osiągnąć, zapewniając jednocześnie, że są przygotowani do pełnienia roli starszego redaktora. 

Etap ten powinien obejmować:

• Wyznaczanie celów osobistych i zawodowych
• Ocena ich kompetencji
• Szkolenie umiejętności zgodne z przyszłymi celami pracownika
  

Pomaga to zarówno pracownikowi, jak i organizacji osiągnąć swoje cele. Ciągły rozwój jest również doskonałym narzędziem, jeśli chodzi o planowanie sukcesji.

Świetnie! Jest jednak mały problem. Nasze miejsce pracy jest całkowicie zdalne, więc jak ma się do tego onboarding? 

Jak to się przekłada na wirtualny onboarding?

Oto kilka wskazówek, jak sprawić, by wirtualny proces wdrażania był przyjemny i udany!

1. Ponieważ cały proces wdrażania odbywa się online, użyj narzędzi i oprogramowania aby ułatwić życie - zwłaszcza w części wstępnej i orientacyjnej. Na przykład, możesz użyć Calendly do planowania spotkań, DocuSign lub PandaDoc do podpisywania dokumentów i komunikować się za pośrednictwem Slack.
2. Wyślij im firmowego laptopa z zainstalowanym oprogramowaniem. Możesz także dołączyć filmy instruktażowe na temat korzystania z nich, aby ułatwić pracę.
3. Ustal jasne oczekiwania i poinformuj ich o ich obowiązkach zawodowych. Jeśli to możliwe, stwórz angażujące przykłady wideo, aby nowy pracownik doskonale zrozumiał koncepcje. Możesz także tworzyć listy kontrolne, aby ułatwić im śledzenie wszystkiego, co muszą zrobić.
4. Poznaj nowego pracownika i zaplanuj spotkania z członkami jego zespołu i menedżerami. Niech to będzie zabawa, aby poczuli się mile widziani! Poproś wszystkich o przedstawienie się i zachęć nowego pracownika do poznania swoich współpracowników.
5. Przydziel im osobę do wdrożenia i zorganizuj kilka spotkań między nimi. 
6. Sprawdzaj ich przez cały proces, aby upewnić się, że dobrze się dostosowują. Zapytaj ich, czy czegoś potrzebują i odpowiednio dostosuj proces, a wszystko będzie gotowe!
   

Skorzystaj z tej listy kontrolnej wdrażania pracowników zdalnych, aby upewnić się, że wszystko jest w porządku.

Ponadto zebraliśmy 15 dodatkowych szablonów onboardingowych, obejmujących takie elementy jak prezentacja onboardingowa, buddy onboarding i wiele innych.

Aby jeszcze bardziej ułatwić wirtualny onboarding, można zautomatyzować cały proces, korzystając z oprogramowania onboardingowego.

Najczęściej zadawane pytania 

Dlaczego onboarding jest ważny? 

Pomaga to nowym pracownikom zadomowić się w nowym miejscu pracy i zapewnia im wszystkie narzędzia i szkolenia niezbędne do odniesienia sukcesu w swojej roli. Dzięki temu nowi pracownicy wiedzą, że zależy ci na ich rozwoju w firmie, co zwiększa ich satysfakcję z pracy.

Jaki jest cel wdrożenia? 

Celem wdrożenia jest pomoc nowym pracownikom w zaaklimatyzowaniu się w nowym środowisku pracy i poinformowanie ich o ich obowiązkach. 

Czy istnieje różnica między onboardingiem a orientacją? 

Tak, jest! Onboarding to proces składający się z kilku etapów. Rozpoczyna się od wstępnego wdrożenia zaraz po podpisaniu dokumentów przez nowego pracownika i może trwać od 3 miesięcy do roku. Orientacja jest częścią procesu onboardingu. Rozpoczyna się pierwszego dnia pracownika i trwa do tygodnia.

Jak długo powinien trwać dobry onboarding? 

Idealny czas na doskonały proces wdrożenia to 6 miesięcy. Wszystko zależy jednak od firmy i zakresu obowiązków nowego pracownika. Skorzystaj z tych czynników i dostosuj harmonogram wdrażania do swoich potrzeb.

Jak przyspieszyć wdrożenie? 

Onboarding można przyspieszyć za pomocą zautomatyzowanego oprogramowania onboardingowego i zaprojektowania świetnego procesu preboardingu. Upewnij się jednak, że nie pomijasz ważnych rzeczy tylko dlatego, że chcesz przyspieszyć cały proces.