Orientacja a onboarding: Jakie są różnice i jak dobrze przeprowadzić oba procesy?

Po poświęceniu wielu godzin i wysiłku na zatrudnienie nowego pracownika, jego zatrzymanie jest najwyższym priorytetem. Pierwsze kilka tygodni zatrudnienia nowego pracownika ma kluczowe znaczenie dla jego postrzegania firmy.

W People Operations kluczowe jest zrozumienie różnicy między orientacją a onboardingiem i zmaksymalizowanie obu, aby przygotować nowych pracowników do sukcesu.

Jaka jest różnica między orientacją a onboardingiem?

Orientacja to ogólne powitanie nowych pracowników. Jest to jednorazowe wydarzenie, które ma miejsce na początku pracy pracownika w firmie. Orientacja pracowników często obejmuje

• wycieczka po biurze
• cateringowy lunch,
• informacje o historii firmy, misji, kulturze,...
• przemówienia kierownictwa witające wszystkich nowych pracowników, niezależnie od ich roli.

Onboarding to długoterminowy proces mający na celu przygotowanie pracownika do odniesienia sukcesu na określonym stanowisku i w określonym dziale. Może on obejmować

• Rozmowy 1 na 1 z bezpośrednim przełożonym,
• KPI,
• Szkolenie w zakresie narzędzi specyficznych dla danej roli,
• i plan 6-miesięczny.

Co więcej, słowo "onboarding" jest powszechnie używane w odniesieniu do całego procesu.

Dlaczego zarówno orientacja, jak i onboarding mają kluczowe znaczenie?

Jest tylko jedna szansa na zrobienie pierwszego wrażenia. Tak, sprowadziłeś nowych pracowników do swojej firmy. Ale spojrzenie, które otrzymali podczas rozmowy kwalifikacyjnej blednie w porównaniu z ich pierwszymi dniami jako pracowników. 

Jest to moment, w którym decydują, czy ich wcześniejsze wyobrażenia o pracy pokrywają się z rzeczywistością, co może wpłynąć na ich doświadczenie. Wprowadzenie i onboarding to kluczowe momenty, które decydują o tym, czy nowo zatrudniona osoba pozostanie w zespole, czy też skorzysta z innej możliwości.

Jak długo powinno trwać wdrożenie?

Onboarding może trwać nawet rok, ale wdrożenie trwa zazwyczaj od kilku dni do tygodnia. Kluczowe aspekty wdrożenia, takie jak prezentacje firmy i możliwość zadawania przez nowych pracowników pytań dotyczących ich nowej pracy, mogą zostać omówione w stosunkowo krótkim czasie. 

Z drugiej strony, onboarding to ciągły proces, który ma miejsce, gdy nowi pracownicy aktywnie pracują na swoim stanowisku. Podczas wdrażania nowi pracownicy biorą udział w projektach, uczestniczą we własnych prezentacjach i już dodają swoją wiedzę do zespołu.

Ponieważ orientacja i wdrożenie muszą być dostosowane do firmy i konkretnych ról nowych pracowników, ich długość będzie się różnić w zależności od firmy. 

Orientacja

Cele: Stworzenie przyjaznej atmosfery, przekazanie wartości, udzielenie odpowiedzi na pytania, zapewnienie poczucia bezpieczeństwa.

Orientacja zazwyczaj obejmuje:

1. Ogólne wprowadzenie do misji i kultury firmy
2. Przegląd struktury zespołu
3. Wprowadzenie do produktu
4. Podręcznik lub podręcznik pracownika
5. Wdrażanie IT (dostęp do narzędzi, konfiguracja sprzętu itp.)
6. Polityka zdrowia i bezpieczeństwa w stosownych przypadkach
7. Szkolenie w zakresie zgodności, w tym bezpieczeństwa IT, prywatności, DEI...
8. urlop, zwolnienie chorobowe, polityka pracy hybrydowej i okresy rozliczeniowe
9. Zasady administracyjne, w tym bezpieczeństwo, systemy komputerowe i loginy

Wszelkie ogólne informacje, które nowi pracownicy muszą znać, rozpoczynając pracę w firmie, powinny znaleźć się w procesie wdrożenia. Jeśli jest to bardziej specyficzne dla ich roli i byłoby nieistotne dla innego nowego pracownika, wstrzymaj się z tym do późniejszego etapu procesu wdrażania.

Pełny przegląd wszystkich spotkań orientacyjnych, które należy zorganizować, można znaleźć tutaj.

Najlepsze praktyki

Oto kilka najlepszych praktyk w zakresie orientacji:

• Płacenie pracownikom za orientację (tak, niestety wciąż trzeba o tym mówić).
• Utwórz listę kontrolną, aby upewnić się, że nie zapomnisz o niczym ważnym.
• Poinformuj nowych pracowników o harmonogramie orientacji z tygodniowym wyprzedzeniem.
• Używaj interaktywnych elementów zamiast tradycyjnych filmów, aby utrzymać zaangażowanie uczestników.
• Przydziel nowym pracownikom kumpla do pracy aby ułatwić im pierwszy dzień
• Mocne osadzenie spotkań 1:1 z bezpośrednimi przełożonymi w celu uzyskania odpowiedzi na pytania i oczekiwania w ciągu tygodnia

Idealny dzień orientacyjny to energiczne wprowadzenie, które sprawia, że nowi pracownicy są podekscytowani swoją przyszłością w pracy. Po tym, jak Twój zespół pozyskał kandydatów, nadszedł czas na wstępne szkolenie stanowiskowe w ramach onboardingu.

Onboarding

Cel: Umożliwienie nowym pracownikom produktywności i skutecznej integracji.

Onboarding to dogłębny, spersonalizowany, długoterminowy proces na początku okresu zatrudnienia pracownika w firmie. Ponieważ jest on bardziej wyspecjalizowany niż orientacja i wprowadzenie, menedżerowie zespołów odgrywają bardziej aktywną rolę we wdrażaniu nowych pracowników. 

Podczas gdy nowi pracownicy kończą wdrażanie, aktywnie uczestniczą w spotkaniach zespołu, prezentacjach, a nawet przejmują odpowiedzialność za projekty. 

Częścią procesu wdrażania jest przestrzeń do rozwoju i uzyskania wstępnej informacji zwrotnej na temat umiejętności, które nowy pracownik wnosi do zespołu. Zachęcaj nowo zatrudnione osoby do pokazania, w czym się wyróżniają w trakcie procesu wdrażania, udzielając w razie potrzeby konkretnych informacji zwrotnych.

Jakie są 4 (+1) fazy wdrażania?

Wiele firm woli podzielić proces wdrażania na 4 odrębne etapy. 

• Faza 0: Wstępne wejście na pokład
• Faza 1: Orientacja
• Etap2: Trening ról
• Faza3: Zmiana ról
• Etap4: Bieżący rozwój

Preboarding - Preboarding rozpoczyna się wraz z podpisaniem umowy o pracę. Jest to delikatny okres, ponieważ kandydaci wciąż mogą zmienić swoją decyzję o pracy w Twojej firmie. Ważne jest, aby wykorzystać ten czas, aby nowy pracownik był podekscytowany pierwszym dniem w biurze i upewnił się, że jego decyzja była słuszna.

Orientacja - pierwsze dni w firmie. To tutaj oczekiwania spotykają się z rzeczywistością. Największe pole do rozczarowań.

Szkolenie dotyczące roli - Szkolenie dotyczące roli jest jednym z najważniejszych etapów wdrażania. Jego celem jest wypełnienie wszelkich luk między tym, co nowy pracownik już wie, a tym, czego potrzebuje, aby być skutecznym w nowej pracy.

Bez formalnego procesu szkoleniowego obejmującego przełożonych, członków zespołu i nowo zatrudnione osoby, nowy pracownik może czuć się zagubiony i nieistotny w szerszej organizacji. Aby uniknąć niezadowolenia nowo zatrudnionych i zachęcić ich do zdrowej produktywności, pokaż im, że zależy ci na nich i cieszysz się, że tu są. 

Przejście do nowej roli - Faza 3 procesu onboardingu przenosi nowego pracownika do roli, w której czuje się bezpiecznie i pewnie, z zadaniami, które jest w stanie wykonać po szkoleniu.

Ciągły rozwój - Ostatnią fazą wdrożenia jest długoterminowy plan rozwoju pracowników w nowej roli. 

Brak możliwości rozwoju kariery jest jednym z głównych powodów, dla których pracownicy odchodzą z jednego miejsca pracy do innego. Jasny plan rozwoju może stanowić różnicę między pracownikiem produktywnym a niezadowolonym.

Czego oczekują nowi pracownicy od wdrożenia?

Podczas projektowania skutecznego programu onboardingowego, opinie nowych pracowników są najcenniejszymi informacjami, które należy poznać. 

Według badania LinkedIn, Inside the Mind of Today's Candidate, 72% respondentów stwierdziło, że czas spędzony 1 na 1 z bezpośrednim przełożonym był najbardziej przydatny w procesie wdrażania.

Chociaż wiele firm wydaje duże pieniądze na upominki powitalne, tylko 17% respondentów uznało je za "bardzo przydatne". 

Respondenci ankiety uznali natomiast pięć czynników za najbardziej przydatne w procesie onboardingu:

1. Czas 1 na 1 z bezpośrednim przełożonym
2. Zarys cele wydajności
3. Zaplanuj kilka pierwszych tygodni pracy
4. Wprowadzenie do kultury i wartości firmy
5. Lista osób do spotkania

Nowi pracownicy chcą konkretnych informacji, realistycznego obrazu ich miejsca w zespole i wyobrażenia o tym, kim jesteś jako firma. Pozwoli im to określić, gdzie pasują i jak mogą odnieść sukces w dłuższej perspektywie jako pracownik. 

Dobrze przeprowadzony onboarding oznacza żonglowanie mnóstwem zadań.

Oprogramowanie onboardingowe Zavvy pozwala z łatwością skonfigurować niezapomniane doświadczenie onboardingowe. Zautomatyzuj pracochłonną pracę, abyś mógł robić to, co ważne.

Dowiedz się, jak przeprowadzić niesamowity onboarding w kilka minut dzięki Zavvy lub zarezerwuj bezpłatne demo na żywo już dziś.