Spotkania jeden na jeden: Przewodnik dla menedżerów (z przykładami z życia wziętymi i darmowym szablonem)

Praca menedżerów jest 10 razy trudniejsza niż przed pandemią.

Co się dzieje, gdy menedżerowie lub liderzy nie wywiązują się ze swoich obowiązków?

➡️ Wydajność zespołu spada, co wpływa na cele organizacji i ocenę menedżerów.

Ten poparty danymi przewodnik, stworzony w oparciu o spostrzeżenia ekspertów HR i doświadczonych liderów, menedżerów lub każdego, kto kieruje zespołem, pokaże ci

• czym są spotkania jeden na jeden,
• dlaczego są one ważne,
• i jak je przeprowadzać. 

Specjaliści People Ops i HR mogą wykorzystać ten blog jako podręcznik do udostępnienia menedżerom w swoich organizacjach.

Czym jest spotkanie jeden na jeden?

Spotkanie jeden na jeden (zwane również spotkaniem jeden na jeden, 1 na 1 lub 1:1) to spotkanie kontrolne między pracownikiem a jego przełożonym lub menedżerem. Jest ono wykorzystywane do zrozumienia wzajemnych obaw, rozwiązywania problemów i dzielenia się informacjami zwrotnymi.

Spotkanie to jest również szansą na poznanie życia członków zespołu poza pracą. Ponadto pracownicy mogą wykorzystać to spotkanie do omówienia rozwoju kariery. 

Od czasu pandemii nastąpił 500% wzrost liczby spotkań indywidualnych, co sugeruje, że pracownicy potrzebują ich bardziej niż kiedykolwiek. 

❗️ Dlaczego spotkania indywidualne są ważne?

Mark Zuckerberg i założyciele firm takich jak Airbnb i Shopify mają miliardową wartość netto.  

Wiesz, co jeszcze łączy tych odnoszących sukcesy przedsiębiorców?

Książka, która znacząco wpłynęła na ich styl zarządzania: "High Output Management" autorstwa Andy'ego Grove'a.

"Dziewięćdziesiąt minut twojego czasu może podnieść jakość pracy twojego podwładnego na dwa tygodnie lub na ponad osiemdziesiąt godzin, a także poprawić twoje zrozumienie tego, co robi". Andy Grove w High Output Management.

Grove był dyrektorem generalnym i prezesem Intela. Był wielkim zwolennikiem spotkań jeden na jeden i uważał, że są one niezbędne do zwiększenia wydajności pracowników, jednocześnie sprawiając, że czują się docenieni. 

Oto pięć powodów, dla których spotkania jeden na jeden są ważne :

1. Zwiększa zaangażowanie pracowników
2. Pomaga w retencji
3. Usprawnia proces przekazywania informacji zwrotnych
4. Wspiera innowacyjność i zwiększa wydajność zespołu 
5. Wzmacnia relacje zawodowe

Zwiększa zaangażowanie pracowników

Większość menedżerów musi uczestniczyć w spotkaniach z różnymi interesariuszami - klientami, kierownictwem wyższego szczebla lub wewnętrznymi zespołami projektowymi. Pracownicy czują się szanowani , gdy menedżerowie poświęcają swój czas na sesje jeden na jeden.

Badanie Gallupa pokazuje, że pracownicy, którzy regularnie spotykają się ze swoimi menedżerami, są prawie trzy razy bardziej zaangażowani w swoją pracę niż pracownicy, którzy tego nie robią.

Ponadto osoby na stanowiskach kierowniczych lepiej rozumieją cele i wizję organizacji. Podczas spotkania mogą wyjaśnić pracownikom, dlaczego i w jaki sposób ich praca (jak mało znacząca może się wydawać) odgrywa istotną rolę w sukcesie firmy. Zaangażowanie w pracę wzrasta, gdy ludzie uważają swoją pracę za znaczącą.

Pomaga w retencji

Menedżerowie odgrywają kluczową rolę w zapewnianiu dobrej kultury firmy. Spotkanie jeden na jeden pozwala im wczuć się w problemy pracowników i zasugerować rozwiązanie.

Na przykład, pracownik osiągający najlepsze wyniki może czuć, że utknął w swojej karierze i nie widzi możliwości rozwoju kariery w Twojej firmie. Planowanie rozmowy z menedżerem w celu omówienia swoich obaw sprawia, że czuje się on niekomfortowo. Co więcej, Twoja organizacja nie ma systemów, które rozwiązywałyby takie kwestie.

W końcu pracownik przyjmuje ofertę od konkurencyjnej firmy. 

Brzmi znajomo?

Zaplanowana rozmowa jeden na jeden może w takich przypadkach przyjść menedżerowi z pomocą. Pozwoli ci to, jako menedżerowi, odnieść się do obaw kolegów z zespołu i może sprawić, że zostaną.

Badania przeprowadzone przez Hypercontext sugerują to samo; menedżerowie, którzy mieli 1:1, mieli 1,5 razy większe szanse na zatrzymanie całego zespołu niż ci, którzy tego nie robili. 

Usprawnia proces przekazywania informacji zwrotnych

Pracownicy w wielu organizacjach otrzymują informacje zwrotne dopiero na koniec cyklu oceny.

Na czym więc polega haczyk?

Pracownik osiągający słabe wyniki nie będzie wiedział, że jego praca nie spełniała oczekiwań aż do końca procesu oceny. 

Wynik?

Praca i wyniki poniżej standardów. 

Regularne spotkania jeden na jeden mogą przerwać ten cykl i pozwolić menedżerowi na częste dzielenie się informacjami zwrotnymi, umożliwiając szybsze podejmowanie decyzji i poprawę efektywności. Pracownicy są otwarci na informacje zwrotne podczas takich sesji, ponieważ nie ma ryzyka, że zostaną wyśmiani przez innych pracowników.

Wspiera innowacyjność i zwiększa wydajność zespołu 

Wielu pracowników waha się przed zadawaniem pytań lub dzieleniem się swoimi opiniami podczas spotkań grupowych. A gdy większość zespołu pracuje zdalnie, staje się to jeszcze bardziej skomplikowane; sugerowanie pomysłów koledze lub menedżerowi siedzącemu w sąsiednim boksie jest znacznie łatwiejsze.

Podczas rozmowy jeden na jeden menedżerowie mogą poprosić pracowników o omówienie wyzwań utrudniających pracę zespołu. Ludzie czują się pewniej dzieląc się swoimi pomysłami, ponieważ nie obawiają się osądów ze strony kolegów. 

Ponadto, gdy regularnie dzielisz się konkretnymi informacjami zwrotnymi i sugerujesz możliwe do podjęcia kroki w celu poprawy wydajności, produktywność pracowników wzrasta. 

Wzmacnia relacje zawodowe

Wiedza na temat codziennej pracy każdego członka projektu może być trudna dla kierownika dużego zespołu. Spotkania jeden na jeden pozwalają im poświęcić indywidualną uwagę członkowi projektu i zrozumieć wszelkie przeszkody.

Pracownik czuje się bardziej komfortowo omawiając takie kwestie jak:

• Polityka biurowa 
• Brak wsparcia ze strony seniorów
• Luka w wiedzy
  

Menedżer może wtedy przedstawić sugestie lub bezpośrednio zająć się takimi kwestiami. 

Spotkanie daje również pracownikom i menedżerom szansę na omówienie ich życia poza pracą. Umacnia to więź zawodową, ponieważ lepiej kojarzy się z drugą osobą. Pozwala to na wczucie się w problemy życiowe pracownika i ich wpływ na jego wydajność. 

Tematy do omówienia podczas spotkania indywidualnego

Często zdarza się, że ludzie początkowo są podekscytowani spotkaniami jeden na jeden, ale ostatecznie tracą chęć do uczestniczenia w nich. Największym wyzwaniem dla menedżera jest utrzymanie ekscytujących sesji dla pracowników.

Podczas gdy elastyczne podejście do tematów spotkań pozwala na swobodny przepływ pomysłów,Julie Zhuo, autorka książki The Making of a Manager i była wiceprezes ds. projektowania w Facebooku, twierdzi, że przygotowanie jest kluczem do doskonałych spotkań jeden na jeden.

"Rozmowy 1:1 powinny koncentrować się na Twoim raporcie i tym, co pomogłoby mu odnieść większy sukces, a nie na Tobie i tym, czego potrzebujesz. Jeśli szukasz aktualizacji statusu, użyj innego kanału. Rzadki czas spędzony twarzą w twarz lepiej poświęcić na tematy, które trudniej omówić w grupie lub przez e-mail". Julie Zhuo.

Sugeruje, aby spotkania jeden na jeden koncentrowały się na tych czterech filarach: 

• Kalibracja tego, jak wygląda "świetny"
• Omówienie najważniejszych priorytetów
• Zastanów się, jak się sprawy mają
• Podziel się opinią

W kolejnych sekcjach omówimy agendę spotkań indywidualnych i pytania. 

⚙️ Jak przeprowadzać spotkania 1:1 z pracownikami (+ praktyczne wskazówki)?

1. Ustaw harmonogram
2. 🗒️ Tworzenie planu spotkania
3. Spraw, aby pracownik czuł się komfortowo.
4. Więcej słuchaj niż mów
5. Zadawanie odpowiednich pytań
6. Udostępnianie i proszenie o opinie

1. Ustaw harmonogram

"Regularnie zaplanowane spotkania jeden na jeden pozwalają ci dowiedzieć się, jak radzą sobie twoi bezpośredni podwładni, gdzie odnoszą sukcesy lub zmagają się z trudnościami i czego od ciebie potrzebują" - mówi Marla Cormierprofesjonalistka L&D z ponad dwudziestoletnim doświadczeniem i założycielka firmy Emerging Leader Training.

Ale jak pokazać się konsekwentnie, gdy setki rzeczy wymagają Twojej uwagi?

Poproś pracownika o zaplanowanie cyklicznego spotkania. 

Widząc w kalendarzu zaproszenie na spotkanie jeden na jeden, traktujesz je jak inne ważne spotkania. Harmonogram pozwoli ci również zaplanować inne zobowiązania.

Chociaż można poprosić pracownika o zaplanowanie cyklicznego spotkania, to obowiązkiem menedżera jest jego zorganizowanie:

• Zaplanuj pierwsze spotkanie jeden na jeden
• Wspieranie kultury regularnych spotkań
• Zwiększanie lub zmniejszanie częstotliwości spotkań w zależności od potrzeb pracownika.

Jak często menedżer powinien odbywać spotkania indywidualne?

Większość doświadczonych liderów sugeruje cotygodniowe spotkania jeden na jeden z bezpośrednimi podwładnymi, ale częstotliwość spotkań powinna być uzależniona od potrzeb.

Cormier mówi: "Częstotliwość tych spotkań zależy od struktury zespołu i wykonywanej pracy. W niektórych przypadkach cotygodniowe spotkania mają największy sens, podczas gdy comiesięczne są bardziej rozsądne w innych".

Zacznij od cotygodniowych spotkań

Podczas pierwszego spotkania jeden na jeden zidentyfikuj obszary, w których pracownik potrzebuje pomocy. Następnie ustal częstotliwość spotkań, aby zaspokoić te potrzeby. 

"Odkryłem, że na początku korzystne jest rozpoczęcie od częstszych spotkań, takich jak cotygodniowe rozmowy. Czas ten można zmienić na dwa razy w tygodniu lub raz w miesiącu, gdy pracownicy lepiej poznają swoją nową rolę, zespół, projekt i interesariuszy" - mówi Gerrid Smithdyrektor ds. marketingu w firmie Joy Organics.

Jednak bez względu na to, jak bardzo napięty jest twój harmonogram, przynajmniej raz w miesiącu organizuj indywidualne spotkania z pracownikami trwające od 30 do 60 minut. Spotkania te mogą odbywać się w biurze, w restauracji lub wirtualnie, jeśli zespół pracuje zdalnie.

2. 🗒️ Tworzenie planu spotkania

Po ustaleniu harmonogramu nadszedł czas na pewne prace przygotowawcze. 

Agenda "jeden na jeden" pomoże ci pozostać na bieżąco i zapewni, że uczestnicy otrzymają to, czego potrzebują z dyskusji - czy to informacje zwrotne na temat wydajności, czy też rozwiązanie ich wyzwań.  

Kto jest odpowiedzialny za zdefiniowanie agendy spotkania indywidualnego?

Pracownicy są przede wszystkim odpowiedzialni za tworzenie agendy, ponieważ spotkanie ma na celu rozwiązanie ich problemów. Nie oznacza to jednak, że nie powinieneś mieć nic do powiedzenia w kwestii wyboru tematu spotkania. ‍

Utrzymywanie udostępnionego dokumentu 

Obie strony mogą prowadzić wspólny dokument, w którym mogą dodawać punkty dyskusji. 

Na przykład Smith pozwala swoim bezpośrednim podwładnym ustalać porządek obrad, ponieważ wierzy, że "spotkanie jest dla nich". Ale prowadzi również wspólny notatnik OneNote dla każdego uczestnika spotkania i oczekuje od nich: 

1. Oceń zadowolenie z pracy (w skali 1-5)
2. Oceń obecne obciążenie pracą (1-5)
3. Dzieli się trzema najważniejszymi priorytetami w pracy: Pyta pracowników o wszelkie potencjalne przeszkody i czy może pomóc w ich pokonaniu.
4. Otwarte miejsce: Dyskusja na różne tematy. 
   

Co powinno znaleźć się w agendzie spotkania indywidualnego?

Oto kilka punktów, które można uwzględnić w agendzie spotkania jeden na jeden:

• Czas trwania spotkania
• Cel
• Pytania
• Wyzwania lub obawy związane z miejscem pracy
• Postęp w realizacji celów
• Nowe pomysły/informacje zwrotne

Dodaj odpowiednie pytania indywidualne

Cormier uważa, że dzielenie się pytaniami z wyprzedzeniem gwarantuje, że nawet najbardziej nieśmiały pracownik będzie gotowy do ich zadawania. 

Zaleca dodanie pytań, które pozwolą pracownikom podzielić się swoimi odczuciami:

• Obciążenie pracą
• Wyzwania w miejscu pracy
• Sukcesy lub zwycięstwa
• Nowe pomysły lub opinie 
  

Dzięki temu spotkanie będzie wartościowe dla obu stron.

Nimisha Kunnath Chatterjee, doświadczona specjalistka HR, również uważa, że spotkania jeden na jeden są równie ważne dla menedżerów. Mówi, że menedżerowie mogą ustrukturyzować agendę poprzez te otwarte pytania:

• O czym myślisz w tym tygodniu?
• Jak szczęśliwy byłeś w minionym tygodniu?
• Jak produktywny byłeś w minionym tygodniu?
• Jakie masz dla mnie uwagi?
  

Więcej informacji na temat pytań dotyczących spotkań znajduje się w kolejnych sekcjach.

💺 3. Spraw, aby pracownik czuł się komfortowo

Spotkania "jeden na jeden" nie muszą onieśmielać i są okazją do budowania relacji z członkami zespołu. Nie spiesz się ze spotkaniem ani nie skupiaj się wyłącznie na negatywnych opiniach. 

Rozpocznij spotkanie w pozytywnym tonie

Rozpocznij każde spotkanie od podzielenia się wygraną lub zadania otwartych pytań na temat życia pracownika poza pracą. Stwórz środowisko, w którym pracownicy czują się komfortowo, dzieląc się swoimi opiniami bez obawy przed osądem lub odwetem.

"Wykorzystaj lodołamacze, aby zachęcić pracowników do rozmowy o ich życiu poza pracą.
‍
Pozwoli ci to lepiej zrozumieć ich jako osoby i pomoże stworzyć silniejszą więź między tobą a twoimi pracownikami". Gergo Vari, dyrektor generalny Lensa.

Jakie są dobre pytania indywidualne na początek spotkania?

• Co słychać w biurze i w domu?

Uwaga: Samo pytanie "Jak się masz?" może przyciągnąć niejasne odpowiedzi, takie jak "Dobrze", "Wszystko świetnie", które mogą, ale nie muszą pomóc w prowadzeniu dalszej rozmowy.

• Pamiętam, jak dzieliłeś się swoją miłością do [hobby pracownika]. Czy ostatnio miałeś na to czas? 
• Jeśli spotkanie odbywa się w okresie świątecznym: Jak planujesz spędzić czas wolny podczas [święta]? Planujesz odwiedzić rodziców w tym czasie?
• Jeśli właśnie wrócili z rodzinnej wycieczki lub wakacji: Jak było w [nazwa miejsca]? Czy dzieciom się podobało?
  

Po spędzeniu pierwszych chwil na wymianie informacji o życiu, możesz powoli przejść do głównego planu sesji.

Uwaga: Bądź autentycznie zainteresowany życiem swoich bezpośrednich podwładnych. Bycie powierzchownym lub zadawanie pytań jako rzecz do zrobienia to strata czasu. 

👂 4. Słuchaj, aby rozwiązywać problemy 

"Słuchanie jest kluczową umiejętnością, której powinni nauczyć się menedżerowie. Należy zwracać baczną uwagę na to, co się mówi i na otrzymywaną odpowiedź" - mówi Jamie OpalchukCEO i założyciel HostPapa.

"Pamiętaj, że nie słuchasz tylko po to, aby być uprzejmym; słuchasz także, aby upewnić się, że Twój bezpośredni podwładny otrzyma najlepsze możliwe wsparcie".

Skuteczne słuchanie w działaniu

Oto małe studium przypadku pokazujące, jak efektywne słuchanie podczas spotkań jeden na jeden może pomóc menedżerom. 

Roselin Minj, szefowa programu w Światowym Instytucie Zasobów, opowiada o tym, jak bezpośredni podwładny otworzył się przed nią podczas cotygodniowego spotkania jeden na jeden.

Minj nazywa tę pracownicę "bardzo inteligentną i zazwyczaj bystrą". Mimo to koleżanka z zespołu nie uważała swojej pracy za znaczącą, ponieważ po prostu tworzyła PPT. "To nie jest to, co myślałam, że będę robić, kiedy chciałam pracować w obszarze wpływu społecznego" - powiedziała Minj.

Kierownik programu odniósł się do obaw pracownika, wykazując empatię i wyjaśniając, w jaki sposób jej praca odgrywa ważniejszą rolę.

Jeśli takie kwestie nie są rozwiązywane, wydajność pracowników spada lub ludzie zaczynają szukać pracy, w której "myślą", że będą mieli wpływ. 

❓ 5. Zadawanie pytań i omawianie kluczowych punktów

Podczas gdy zapewnienie pracownikowi komfortu i bycia wysłuchanym jest kluczowe, menedżerowie muszą być w stanie zadawać pytania, które sprawią, że ich pracownicy zaczną mówić.

"Chociaż zadaniem menedżera nie jest ustalanie agendy ani prowadzenie rozmów, menedżer powinien starać się wyciągnąć z pracownika kluczowe kwestie.

Im bardziej introwertyczny pracownik, tym ważniejsze staje się to zadanie. Jeśli zarządzasz inżynierami, wyciąganie kwestii będzie ważną umiejętnością do opanowania". Ben Horowitz.

Zadawaj pytania otwarte 

Podczas spotkania zadawaj pytania, które wymagają więcej niż odpowiedzi "tak" lub "nie". Pomoże ci to lepiej zrozumieć poglądy pracownika i skłoni go do zastanowienia się nad tym, czego oczekuje od swojej ścieżki kariery. Jasność jest korzystna dla obu stron na dłuższą metę.

Właściwe pytania prowadzą do lepszych rozwiązań

Gergo Vari sugeruje, aby menedżerowie prosili każdego pracownika o podzielenie się swoimi opiniami na dany temat.‍

"To da im możliwość wypowiedzenia się i doprowadzi do zasugerowania potencjalnych rozwiązań" - dodaje.

Na przykład Vari miał kiedyś bardzo nieśmiałego sprzedawcę, który był bardzo cichy podczas spotkań jeden na jeden. Na kolejnym spotkaniu poprosił pracowników o podzielenie się swoimi opiniami na dany temat. 

Zgadnij, co się stało? 

Nieśmiały sprzedawca zasugerował coś tak niesamowitego, że całkowicie poprawił wskaźnik zadowolenia klientów firmy Vari .

Jeśli wyznaczyłeś cele dla każdego członka zespołu, ważne jest, aby od czasu do czasu sprawdzać, jak sobie radzą. Jeśli ktoś pozostaje w tyle lub ma trudności z jakimś zadaniem, lepiej jest zająć się tą kwestią, zanim stanie się ona dużym problemem dla całego zespołu.

Jakie pytania warto zadawać pracownikom podczas indywidualnych spotkań?

Według Bena Horowitza, inwestora venture capital i autora bestsellera The Hard Thing About Hard Things, są to skuteczne pytania jeden na jeden:

• Jeśli moglibyśmy coś poprawić, jak byśmy to zrobili?
• Jaki jest problem nr 1 w naszej organizacji? Dlaczego?
• Co nie jest fajne w pracy tutaj?
• Kto naprawdę kopie tyłki w firmie? Kogo podziwiasz?
• Gdybyś był mną, jakie zmiany byś wprowadził?
• Co nie podoba ci się w produkcie?
• Jaka jest największa szansa, którą tracimy?
• Czego nie robimy, a powinniśmy?
• Czy jesteś zadowolony z pracy tutaj?
  

Noelle Pittock, Director, Onboarding Operations w Remote, mówi, że poniższe pytania indywidualne są jej ulubionymi:

• Jaka była jedna rzecz, którą ostatnio zrobiłeś, a którą sam siebie zaskoczyłeś? Czego nauczyłeś się w tym momencie?
• Jaka jest najstraszniejsza rzecz lub rzecz, której najbardziej się obawiasz w nadchodzącym tygodniu? Przełammy się i wyprzedźmy to już teraz!
• Co w tym tygodniu stało się dla Ciebie jasne (lub bardziej jasne) w Twojej roli, a co pozostaje najbardziej zagmatwane?
• Czy kiedykolwiek denerwujesz się rozmawiając ze mną o pewnych rzeczach? Jak mogę stworzyć środowisko, które pozwoli ci czuć się otwartym na dzielenie się ze mną? Jak to dla nas wygląda?

🔄 6. Udostępnianie i proszenie o opinie

"Uwzględniaj informacje zwrotne w każdej rozmowie. Upewnij się, że uznanie jest częścią rozmowy, wskazując konkretne zachowania i wpływ raportu na klientów, zespół lub cele działu" - mówi Cormier.

Omów obszary wymagające poprawy i przeprowadź burzę mózgów na temat alternatywnych rozwiązań dla każdego zadania, które nie poszło zgodnie z planem. Ale łańcuch informacji zwrotnych powinien być zawsze dwukierunkowy. Dziel się swoimi obserwacjami z pracownikami i szukaj ich wkładu w procesy, systemy i projekty. 

Daje ci to wyobrażenie o tym, gdzie oboje potrzebujecie lepszej współpracy lub czy któreś z was nie dokłada wszelkich starań. Zachowaj tę część na koniec, aby zakończyć spotkanie możliwym do wykonania krokiem.

Zachowaj przejrzystość podczas spotkania, dzieląc się wszelkimi informacjami, które mogą pomóc pracownikowi lepiej wykonywać swoją pracę (np. nowe zasady/procedury w pracy). Pozwoli im to lepiej zrozumieć Twoje decyzje i poprawić swoją wydajność. 

Najczęstsze błędy, których należy unikać podczas spotkań jeden na jeden

Spotkania jeden na jeden są podstawą zestawu narzędzi menedżera. Mogą być jednak stratą czasu i stresujące, jeśli nie podejdziesz do nich we właściwy sposób.

Oto najczęstsze błędy popełniane przez menedżerów podczas spotkań jeden na jeden:

Częste zmiany harmonogramu lub anulowanie rezerwacji

Spotkanie jeden na jeden to okazja do pokazania pracownikom, że ci na nich zależy. 

Częste przekładanie lub, co gorsza, odwoływanie spotkania będzie miało odwrotny wydźwięk. Odwołuj sesję tylko wtedy, gdy jesteś na wakacjach lub jesteś zajęty inną nieplanowaną pilną pracą w biurze.

Brak jasnego celu lub planu działania

Ważne jest, aby mieć jasny cel przed rozpoczęciem spotkania. Jeśli nie wiesz, po co się z kimś spotykasz, może to być bezproduktywne i niezręczne. 

Załóżmy, że w ciągu dnia odbywasz wiele rozmów jeden na jeden z różnymi osobami. W takim przypadku łatwo jest się pogubić w tym, co jest omawiane i jak to się ma do innych rozmów bez struktury i planu.

Brak działań następczych

Nie czekaj do następnego spotkania, aby wykonać krytyczne zadania omówione podczas sesji. Może to nie mieć większego wpływu w przypadku cotygodniowych spotkań kontrolnych, ale może być problematyczne w przypadku comiesięcznych spotkań jeden na jeden. 

Pozwala to potwierdzić to, co zostało omówione podczas spotkania i upewnić się, że obie strony jasno rozumieją, co należy zrobić dalej.

Bycie zbyt autorytatywnym

Chociaż ważne jest, aby przekazywać pozytywne opinie i konstruktywną krytykę, spotkania nie mają być sesjami dyktatorskimi. Empatycznie słuchaj opinii swoich pracowników i w miarę możliwości sugeruj różne rozwiązania. Przestrzeganie takich praktyk sprawia, że uczestnicy czują się bardziej komfortowo. 

Nie robienie notatek

"Pomiędzy spotkaniami 1:1 może się wiele wydarzyć, więc rób notatki, aby udokumentować rozmowę. Pozwoli to na ich przejrzenie przed kolejnym spotkaniem i realizację celów lub próśb. Robienie notatek pokazuje również, że słuchasz i że to, czym dzielą się pracownicy, jest na tyle ważne, że warto to zapisać" - mówi Cormier.

Utrzymanie profesjonalnego charakteru spotkania

Chociaż ważne jest, aby zachować szacunek podczas spotkania, dzielenie się wiedzą i doświadczeniami może sprawić, że pracownik poczuje się bardziej związany. 

Marc Stittdyrektor ds. marketingu (CMO) w firmie FMXtwierdzi, że dzielenie się anegdotami podczas spotkania jeden na jeden może przynieść korzyści.

"Dzieląc się swoim osobistym doświadczeniem, możesz udzielić danej osobie wskazówek i wsparcia, aby pomóc jej bardziej efektywnie.

Podejdź osobiście do swoich bezpośrednich podwładnych, a zachęcisz ich do otwarcia się i podzielenia problemami, których nie są pewni, jak rozwiązać".

Szablon wiadomości e-mail na pierwszą indywidualną rozmowę z pracownikiem

—----------------------------------------------------------------

Temat: Pierwsze spotkanie w cztery oczy

Hej [imię pracownika], 

Cieszę się, że mam cię w swoim zespole i chętnie poznam cele zawodowe i aspiracje wszystkich członków projektu. 

W ramach tego procesu odbywam regularne spotkania jeden na jeden ze wszystkimi moimi bezpośrednimi podwładnymi, a to jest zaproszenie na nasze pierwsze spotkanie. Częstotliwość spotkań ustalimy po zrozumieniu obszarów, na których należy się skupić. 

Aby dać ci więcej kontekstu, oto co myślę o spotkaniach jeden na jeden i jak je prowadzę:

Ty jesteś głównym tematem sesji: Spotkanie ma na celu zrozumienie twoich obaw, aspiracji zawodowych lub czegokolwiek, co utrudnia ci działanie. Nie potraktuję tego jak spotkania dotyczącego aktualizacji statusu.

Agenda: Ty jesteś przede wszystkim odpowiedzialny za stworzenie agendy spotkania, ponieważ chcę skupić się na rozwiązywaniu twoich problemów. Będziemy prowadzić wspólny dokument agendy, w którym z wyprzedzeniem dodam tematy, które będę omawiać podczas spotkania.

Wspólny dokument będzie zawierał główny temat/cel spotkania, pytania i kwestie, którymi musimy się zająć. 

Informacje zwrotne: Podzielę się informacją zwrotną po ustaleniu standardów wydajności i oczekuję, że poprawisz mnie, gdy się mylę. Celem jest pomoc w lepszym wykonywaniu pracy.

Połączmy się na godzinę na pierwsze spotkanie jeden na jeden, a następnie możemy zdecydować o częstotliwości i czasie trwania kolejnych spotkań. 

Proszę o zaplanowanie spotkania w przyszłym tygodniu. Oto adres URL mojej [aplikacja do rezerwacji spotkań].

Nie mogę się doczekać naszej rozmowy. Daj mi znać, jeśli masz jakieś pytania. 

Dzięki, 

[Imię i nazwisko kierownika}

—----------------------------------------------------------------------

Najczęściej zadawane pytania dotyczące spotkań jeden na jeden

Jaki jest cel organizowania indywidualnych spotkań z pracownikami?

Spotkania jeden na jeden pomagają menedżerom lepiej zrozumieć swoich pracowników, przekazywać informacje zwrotne na temat wyników i omawiać kwestie, które mogą mieć wpływ na ich pracę. Sesje te wzmacniają relację pracownik-menedżer i zwiększają zaangażowanie pracowników.  

Co należy omówić podczas pierwszej rozmowy indywidualnej z pracownikiem?

Podczas tego wstępnego spotkania zapytaj pracownika, czego oczekuje od swojej kariery i czego oczekuje od swojej obecnej roli. Pomoże to zrozumieć, co pracownicy obecnie najbardziej cenią w swojej pracy i co mają nadzieję osiągnąć na swojej ścieżce kariery. Możesz także omówić wszelkie obawy, jakie mają w tym czasie; pomoże ci to lepiej zrozumieć, co motywuje lub zniechęca ich do osiągania dobrych wyników w pracy.

Po tym wstępnym spotkaniu stwórz plan działania z konkretnymi celami, nad którymi ty i twój bezpośredni podwładny możecie pracować w czasie (np. poprawić umiejętności komunikacyjne).

Jak menedżer przygotowuje się do rozmowy jeden na jeden?

Menedżerowie mogą przygotować się do spotkań jeden na jeden, potwierdzając swoją dostępność na powtarzające się spotkania i współpracując nad agendą. Mogą również wymyślać pytania indywidualne w oparciu o poprzednią odprawę i wydajność pracownika od ostatniego spotkania.