Jak stworzyć hybrydowy harmonogram pracy, aby zharmonizować pracę zdalną i biurową?

‍

Wielu z nas przyzwyczaiło się do nowej rutyny pracy zdalnej i tworzenia równowagi między pracą a życiem osobistym. Cieszymy się tą nową elastycznością, ale wraz z wprowadzeniem szczepionek, firmy koncentrują się na sprowadzaniu swoich pracowników z powrotem do biura.

Gdy wyjdziemy z pandemii, tylko 46% firm będzie nadal zezwalać na pracę zdalną. Inne wrócą do biura lub przyjmą model hybrydowy - taki, w którym można pracować zarówno zdalnie, jak i z biura.

Chociaż mamy doświadczenie w pracy z biura i mamy spore pojęcie o pracy zdalnej, niewiele wiemy o modelu hybrydowym. 

W tym artykule dowiesz się o hybrydowym harmonogramie pracy, jak zacząć z nim korzystać i jak go używać, aby uzyskać to, co najlepsze z obu światów. Jeśli zależy Ci na komforcie pracy zdalnej i korzyściach płynących ze spotkań z kolegami z zespołu - a wszystko to w jednym modelu pracy, czytaj dalej.

Czym jest hybrydowy model pracy?

Hybrydowy model pracy polega na zaprojektowaniu struktury, z której mogą korzystać zarówno pracownicy, jak i organizacje. W tym przypadku pracownicy mogą pracować zdalnie, z biura lub w połączeniu tych dwóch form - wszystko w tym samym czasie. 

Ten model pracy nie ogranicza się jedynie do lokalizacji pracowników. Bierze się pod uwagę kilka innych czynników - jak zorganizowany jest ich dzień, jak wykonują swoją pracę i, co być może najważniejsze, jak komunikują się ze swoimi współpracownikami i raportują swoją pracę.

Czym jest hybrydowy harmonogram pracy?

Hybrydowy harmonogram pracy to rozwiązanie, które określa, kiedy pracownicy powinni pracować zdalnie lub z biura. W tym przypadku potrzeby każdego pracownika są brane pod uwagę przy ustalaniu priorytetów celów organizacji. Istnieją różne rodzaje hybrydowych harmonogramów pracy, a każdy z nich ma swój własny zestaw zalet i wad. 

❗️ Dlaczego praca hybrydowa nie zniknie w najbliższym czasie

Po pierwsze, daje to pracownikom swobodę pracy w dogodnym dla nich czasie. Chociaż praca zdalna jest zdecydowanie świetna i zapewnia elastyczność, nie jest idealna dla wszystkich. Niektórzy ludzie wolą interakcje społeczne ze swoimi współpracownikami, inni czują się bardziej produktywni pracując z biura. 

Ideą hybrydowego harmonogramu pracy jest to, że pracownicy nie są zobowiązani do pracy w domu lub w biurze. 

Przyszłość pracy jest wciąż mglista i nieprzewidywalna. Pomimo wprowadzenia szczepionek z pełną mocą, duża liczba osób nie jest zaszczepiona i boi się wrócić do biura. Wszystko to przyczynia się do tego, że wiele firm będzie nadal korzystać z modelu hybrydowego lub eksperymentować z w pełni zdalnym harmonogramem.

Jakie są wady i zalety pracy hybrydowej dla pracowników?

Ustalenie, jak wdrożyć hybrydowy model pracy, wcale nie jest proste. Podobnie jak praca zdalna lub biurowa, hybrydowe harmonogramy pracy również mają swoje zalety i wady. Oto niektóre z nich.

Jak widać na powyższym wykresie, większość wad pracy hybrydowej wynika z braku komunikacji. Dlatego też wkrótce omówimy je bardziej szczegółowo.

🧳 Najlepsze praktyki pozwalające sprostać wyzwaniu pracy hybrydowej

Podczas projektowania hybrydowego modelu pracy ważne jest, aby zrozumieć różne czynniki wpływające na produktywność - energię, skupienie, koordynację, przejrzystość i odpowiedzialność. Następnie należy zastanowić się, jak sprostać wyzwaniom związanym z tymi czynnikami. Przyjrzyjmy się każdemu z nich po kolei:

Przejrzystość

Przejrzystość jest podstawą udanego hybrydowego modelu pracy. Aby to zadziałało, pracownicy muszą być otwarci i szczerzy co do tego, jak i skąd pracują. Nie ma to na celu mikrozarządzania lub szpiegowania pracowników, ale raczej poinformowanie wszystkich innych o tym, jak i gdzie można się z nimi skontaktować.

Jednym z najprostszych sposobów jest ustawienie statusu na stronie Slack. Obok swojego imienia i nazwiska możesz wpisać, kiedy i gdzie będziesz w biurze. Na przykład:

• W biurze od 10:00 do 18:00
• Praca zdalna od 8 rano do 4 po południu
  

Pozwoli to współpracownikom zobaczyć, kiedy jesteś dostępny, aby się z nimi komunikować. Co więcej, jeśli chcesz być w 100% przejrzysty, musisz upewnić się, że ten sam hybrydowy harmonogram pracy dotyczy wszystkich i że nie ma miejsca na specjalne traktowanie. 

Znaczące spotkania 1:1

Aby hybrydowy harmonogram pracy działał, ważne jest, aby zaplanować regularne spotkania z pracownikami. Zapytaj o ich preferencje, kluczowe zadania lub informacje zwrotne na temat nowej organizacji pracy. Oprócz standardowych spotkań działów, spotkania 1:1 pomogą ci zrozumieć, w jaki sposób twoi ludzie koordynują ze sobą pracę. Uzgodnij konkretny czas i datę lub skorzystaj z harmonogramu spotkań, aby zorganizować zaimprowizowane spotkanie.

Łatwiej jest również zauważyć oznaki wypalenia zawodowego lub wszelkie problemy, które pracownik może mieć w swojej codziennej pracy. Bez względu na to, jak bardzo jesteś zajęty, upewnij się, że przynajmniej raz w miesiącu znajdziesz miejsce na takie spotkania z każdym pracownikiem, którym bezpośrednio zarządzasz.

Odpowiedzialność

Aby dobrze prosperować w hybrydowym modelu pracy, ważne jest, aby ufać swoim pracownikom, że wykonają swoją pracę na czas. Uczynienie ich odpowiedzialnymi za swoją pracę nie tylko zwiększy ich niezależność, ale także sprawi, że będą świadomi terminów. 

W hybrydowym układzie pracy pracownicy mogą być rozliczani na różne sposoby. Niektóre z nich obejmują:

• Wysyłanie codziennych raportów z pracy i planów
  

• Cotygodniowe/miesięczne spotkania w celu omówienia ich pracy
  

• Śledzenie ich wydajności w używanym oprogramowaniu do zarządzania projektami
  

• Ustalanie i spełnianie wskaźników KPI na poziomie tygodniowym/miesięcznym/kwartalnym.
  

W przypadku harmonogramu hybrydowego menedżerowi znacznie trudniej jest śledzić produktywność pracowników. Z tego powodu pracownicy muszą być odpowiedzialni za zarządzanie, wykonywanie i raportowanie swojej pracy.

Gdy pracownicy pracują z domu, ważne jest, aby korzystali z preferowanej metody raportowania określonej przez menedżerów. Jeśli jesteś założycielem start-upu, ważne jest, aby zatrudniać ludzi, którzy są odpowiedzialni i potrafią raportować własną pracę.

🗓️ Hybrydowe harmonogramy pracy ułatwiające rozpoczęcie pracy

Aby hybryda odniosła sukces, musisz zaprojektować model, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom organizacyjnym. Nie ma jednego uniwersalnego podejścia. Z czasem pojawiło się wiele modeli, z których każdy jest korzystny dla określonego środowiska pracy.

Oto kilka z nich do wyboru:

Harmonogram kohorty

Jest to jeden z najpopularniejszych harmonogramów pracy zdalnej. W takim układzie wszyscy przestrzegają jednej wspólnej zasady ustalonej przez menedżera. Na przykład, wszyscy pracownicy muszą pracować z biura każdego dnia tygodnia z wyjątkiem piątków, kiedy mogą pracować w wybranym przez siebie miejscu.

Jest to klasyczny model, ponieważ jest przewidywalny i łatwo się do niego przyzwyczaić. Jeśli widzisz firmę oferującą hybrydowy harmonogram pracy, prawdopodobnie pracują w tej konfiguracji. Model ten rzadko ma jakiekolwiek wady, z wyjątkiem tego, że nie jest zbyt elastyczny.

Harmonogram rozłożony w czasie

Jest on podobny do modelu pracy kohortowej (tylko niektóre dni są zdalne/hybrydowe), z jedną kluczową różnicą. Pracownicy, którzy przychodzą do biura, mają możliwość pracy we własnych ramach czasowych. Na przykład od 8 rano do 11 rano. Daje to pracownikom jeszcze większą swobodę i elastyczność.

Elastyczny harmonogram

Jest to oryginalny hybrydowy model pracy. W tej konfiguracji kierownictwo i pracownicy decydują, kiedy będą pracować zdalnie lub z biura. 

W zależności od tego, kto jest odpowiedzialny, istnieją dwa różne podtypy tego modelu.

Elastyczny harmonogram prowadzony przez kierownictwo to taki, w którym kierownictwo firmy decyduje, kto i kiedy pracuje w trybie hybrydowym. Największą zaletą jest to, że można zmieniać pracowników w zależności od ich zapotrzebowania w biurze. Ten model może być błogosławieństwem, jeśli kierownictwo jest wydajne. W przeciwnym razie menedżerowie będą wzywać pracowników w najdrobniejszych sprawach. Ponadto model ten wymaga dodatkowego wysiłku ze strony menedżera, aby zaplanować i stworzyć harmonogram.

Elastyczny harmonogram prowadzony przez pracownika jest preferowany przez wszystkich pracowników. Mogą oni decydować, kiedy chcą pracować zdalnie lub w biurze. Model ten opiera się na korzyściach płynących z elastyczności i swobody, jaką cieszą się pracownicy. Jedną z wad jest to, że pracownicy mogą nie być dostępni w biurze, gdy są potrzebni. Jeśli chcesz praktykować ten model, ważne jest, abyś komunikował swoje potrzeby i zatrudniał ludzi, którzy mogą wziąć odpowiedzialność za swoją pracę.

Który model jest dla Ciebie najlepszy?

Naprawdę trudno jest wybrać najlepszy model bez uwzględnienia unikalnych cech firmy, kierownictwa i pracowników. Prawda jest taka, że każda firma ma swój własny sposób na wykonywanie pracy i komunikację. Naszą najlepszą radą jest mieszanie i dopasowywanie różnych modeli, aż znajdziesz (lub stworzysz) taki, który najbardziej Ci odpowiada.

Jak komunikować swój hybrydowy harmonogram pracy?

Podobnie jak wszystkie dobre rzeczy w życiu, hybrydowy model pracy musi być zaplanowany i celowy, aby działał dla Twojej firmy i pracowników.

Zacznij od wybrania modelu, który odpowiada Twoim potrzebom organizacyjnym. Na początku może się to nie udać, ale wybierz jeden na początek. Harmonogram kohortowy jest prawdopodobnie najłatwiejszy na początek. Później możesz ewoluować, gdy zobaczysz, co działa dla Ciebie.

Po drugie, nie wdrażaj harmonogramu hybrydowego znienacka. Rób małe kroki, wprowadzając jednodniową politykę WFH. Z czasem możesz modyfikować i ulepszać swój model. Dobrym pomysłem jest również wybranie działu lub grupy osób do eksperymentowania, przed skalowaniem modelu hybrydowego w całej organizacji.

Po trzecie, udokumentuj, jak i gdzie pracujesz. Potraktuj to jako manifest pracy hybrydowej - zestaw wytycznych dotyczących struktury pracy w Twojej firmie. Łatwiej jest poinformować wszystkich, gdy masz to na piśmie i jest to doskonałe narzędzie do wdrażania nowych pracowników.

Ostatnią, ale nie mniej ważną kwestią jest wybór narzędzi do zarządzania hybrydowym harmonogramem pracy. Oprócz narzędzi komunikacyjnych (takich jak Slack), potrzebny będzie również zestaw narzędzi do zarządzania projektami i raportowania, aby upewnić się, że wszyscy są dostosowani do swoich wskaźników KPI i celów.

Najlepsze praktyki dla biur, które koncentrują się na hybrydach

Jeśli jesteś gotowy na wprowadzenie pracy hybrydowej we własnym biurze, oto kilka najlepszych przykładów nawyków, narzędzi i technik, których będziesz potrzebować, aby zacząć.

1. Ustaw jasne wskaźniki KPI

Aby uzyskać jaśniejszy obraz wpływu wywieranego przez pracowników, najlepiej jest polegać na wskaźnikach KPI. Na przykład liczba wykonanych połączeń sprzedażowych, liczba napisanych artykułów, rozwiązanych zgłoszeń do pomocy technicznej itp. 

2. Zainwestuj w odpowiednie narzędzia

Inwestowanie w narzędzia komunikacyjne, takie jak Slack lub Zoom, ułatwia komunikację z pracownikami. Narzędzia takie jak Google Workspace są dobre na początek, ale mają pewne ograniczenia. Zapewnienie zespołowi odpowiednich narzędzi umożliwia wydajną pracę i współpracę z domu.

3. Ustalenie harmonogramów (i trzymanie się ich)

Jeśli korzystasz z harmonogramu kohortowego lub rozłożonego w czasie, zapisz te harmonogramy w dokumencie i dodaj do kalendarzy online. W ten sposób pracownicy będą wiedzieć, kiedy i gdzie będą pracować. Jako menedżer dawaj przykład i trzymaj się harmonogramu, który stworzyłeś dla siebie i swojego zespołu.

4. Określ, jak się komunikujesz i kiedy

Wiele firm hybrydowych i zdalnych trzyma się asynchronicznych spotkań / asynchronicznego stylu komunikacji, w którym pracownicy odpowiadają na wiadomości nie w czasie rzeczywistym, ale wtedy, gdy są dostępni. Jest to tylko jeden ze sposobów konfiguracji komunikacji, więc niezależnie od wybranego modelu, zapisz go. Ponadto określ, który rodzaj komunikacji najlepiej odpowiada Twoim potrzebom. Na przykład, rozmowy z klientami odbywają się za pośrednictwem Zoom, wewnętrzne rozmowy firmowe odbywają się na Slack, ważne zadania są przesyłane za pośrednictwem poczty elektronicznej, wiadomości związane z pracą są przesyłane w narzędziu do zarządzania projektami itp.

Błędy, których należy unikać

Zmiana sposobu pracy wiąże się z wieloma wyzwaniami. Niezależnie od tego, czy wprowadzasz model hybrydowy po raz pierwszy, czy improwizujesz istniejący, oto kilka typowych błędów, których możesz uniknąć. 

‍1. Te same zasady nie mają zastosowania do wszystkich

Podczas wdrażania harmonogramu hybrydowego konieczne jest, aby jedna zasada dotyczyła wszystkich.

Nie ma nic bardziej demoralizującego niż praca w biurze przez 3 do 5 dni w tygodniu tylko po to, by zobaczyć, że najwyższe kierownictwo pracuje zdalnie w pełnym wymiarze godzin. Aby zapewnić uczciwą grę, w której wszyscy korzystają z Twojego modelu, ważne jest, aby wszyscy pracownicy przestrzegali tych samych zasad.

2. Powrót do starych metod śledzenia produktywności

Śledzenie produktywności pracowników za pomocą natrętnych aplikacji do śledzenia czasu pracy lub urządzeń do nagrywania ekranu jest niczym innym jak zbędnym. Nie tylko sprawi, że poczują się oni nieufni, ale także zahamuje ich rozwój w firmie. Najlepszym sposobem na zmierzenie ich wydajności są wskaźniki KPI.

3. Ustawienie i zapomnienie

Ciągły rozwój nowych hybrydowych praktyk i procesów jest niezbędny, aby Twój model był skuteczny. Zwróć szczególną uwagę na kwestie integracji i sprawiedliwości oraz zobacz, jak Twoi pracownicy dostosowują się do tego nowego rozwiązania. Twoi pracownicy nie powinni czuć, że są traktowani niesprawiedliwie lub że jesteś stronniczy w stosunku do konkretnego zespołu. Ważne jest, aby stworzyć harmonogram, który zaspokoi potrzeby każdego pracownika. 

4. Dawanie różnych możliwości w zależności od obecności w biurze

Niektórzy ludzie mogą sobie pozwolić na większą obecność w biurze, w zależności od tego, jak układają swoje życie. Inni, tacy jak rodzice lub ci, którzy mają kogoś do opieki, nie mogą regularnie przychodzić do biura. Upewnij się, że wszyscy mają takie same możliwości rozwoju kariery, o ile wykonują swoją pracę efektywnie i na czas. Nigdy nie stawiaj ludzi w niekorzystnej sytuacji tylko dlatego, że nie mogą być częściej obecni w biurze, co przekreśla cały cel posiadania hybrydowego modelu i harmonogramu.

5. Mikrozarządzanie harmonogramami

W przeszłości, gdy firmy zaczęły eksperymentować z elastycznymi modelami pracy, zazwyczaj pozwalały menedżerom kierować tym procesem. Wielu z nich naciskało na swoich pracowników, by przychodzili do biura bez ważnego powodu. To sprawiało, że czuli się oni rozczarowani harmonogramem. Jeśli niedawno wprowadziłeś model hybrydowy, unikaj mikrozarządzania pracownikami do tego stopnia, że będą chcieli odejść. Ustal zasady i trzymaj się ich.

6. Pozbycie się nawyków, które działają

Adaptacja do narzędzi hybrydowych może zająć trochę czasu. Jeśli jednak Twoi pracownicy przyzwyczaili się do regularnego korzystania z tych narzędzi, unikaj ich wymiany. Po częściowym zezwoleniu pracownikom na pracę z biura, możesz ulec pokusie powrotu do starych spotkań biurowych. Ważne jest jednak, aby wszyscy czuli się włączeni, zwłaszcza ci, którzy nadal pracują zdalnie. 

♥️ Jak tworzyć znaczące połączenia w hybrydowym środowisku pracy?

Aby rozwijać się w hybrydowym środowisku pracy, wielu z nas polega na narzędziach takich jak Slack lub Zoom, aby łączyć się z naszymi współpracownikami. Aby uczynić rozmowy angażującymi dla Twojego zespołu, uruchomiliśmy nowe funkcje na naszej platformie. Od organizowania cotygodniowych mikro-lekcji po wdrażanie lub szkolenie pracowników, każda funkcja jest starannie zaprojektowana zgodnie z Twoimi potrzebami.

Trwają one zaledwie 5 minut i pozwalają na przyjęcie bardziej ustrukturyzowanego podejścia do pracy hybrydowej i utrzymanie zaangażowania pracowników, bez zakłócania ich przepływu pracy lub wiązania ich z długimi spotkaniami.

Oprócz tematów związanych z pracą, możesz również użyć Zavvy, aby przypisać wszystkim cotygodniowe zadania dotyczące odporności, wdzięczności i autorefleksji. Idziemy o krok dalej, integrując Twoje ulubione narzędzia komunikacyjne z istniejącym (hybrydowym) przepływem pracy. 

Zawsze możesz skontaktować się z nami w celu uzyskania bezpłatnej wersji demonstracyjnej!  

➡️ Wnioski

Choć nadal nie ma pewności, że praca zdalna będzie przyszłością, to dość pewne jest, że hybrydowe harmonogramy pozostaną na dłużej. Mimo że mają one pewne wady, ich zalety znacznie przewyższają wady i mogą stanowić świetny system dla firm każdej wielkości. Mając świetny zespół ludzi, możesz zacząć wdrażać swój hybrydowy harmonogram już dziś i cieszyć się korzyściami zarówno dla kierownictwa, jak i pracowników.