Czy Twoja firma ma dobrze naoliwioną maszynę do zarządzania wydajnością? Czy może utknąłeś w cyklu tasowania papierów, prokrastynacji i niewykorzystanych możliwości rozwoju kariery?
Jeśli to drugie, nie jesteś sam - zaledwie 8% firm określa swoje podejście do zarządzania wydajnością jako wysoce skuteczne w zwiększaniu wartości biznesowej.
Dlaczego więc firmy nie radzą sobie w tym obszarze? Ponieważ zestawianie i dokumentowanie informacji zwrotnych od pracowników na potrzeby corocznych przeglądów wydajności wiąże się z dużą ilością ciężkiej pracy obejmującej góry papierów i arkuszy kalkulacyjnych.
Wiemy, że poświęcenie się procesowi recenzji wymaga czasu dla Ciebie, innych liderów HR i wyższej kadry kierowniczej. Dodatkowo, robiąc to, odrywasz się od swojej normalnej pracy.
Ale wcale nie musi tak być!
Istnieje rozwiązanie techniczne dla każdego aspektu HR, w tym zarządzania wydajnością. W tym przewodniku opisujemy, jak zautomatyzować informacje zwrotne od pracowników, aby cykle oceny przebiegały terminowo, bezstresowo i bez utraty snu.
Automatyzacja informacji zwrotnej od pracowników oznacza wykorzystanie technologii do usprawnienia każdego etapu procesu oceny wydajności.
Zamiast niekończącej się papierkowej roboty, zautomatyzowane rozwiązanie do przesyłania informacji zwrotnych przenosi wszystko online.
Będziesz przechowywać wszystkie dane zwrotne w scentralizowanej bazie danych i płynnie powiadamiać menedżerów, bezpośrednich podwładnych i liderów HR, gdy będą musieli podjąć działania. Możesz nawet wybrać miejsce wysyłania powiadomień, na przykład za pośrednictwem poczty e-mail, Slack lub MS Teams.
"Automatyzacja informacji zwrotnej to świetny sposób na zapewnienie, że pracownicy są słyszani i czują się bezpiecznie, wyrażając swoje opinie. Kluczem jest upewnienie się, że masz system, który może otrzymywać informacje zwrotne, przechowywać i śledzić informacje zwrotne oraz zarządzać informacjami zwrotnymi." Krittin Kalra, założyciel narzędzia do tworzenia treści AI, Writecream.
Zaintrygowany i chcesz wiedzieć więcej? Przyjrzyjmy się siedmiu najważniejszym korzyściom płynącym z automatyzacji tego istotnego elementu HR.
Na czele listy znajdują się liczne korzyści związane z wydajnością, wynikające z włączenia technologii do procesu udzielania informacji zwrotnej.
Przeniesienie formularzy opinii online przyspiesza czas menedżerów i pracowników do wypełniania recenzji i pól oceny. W rezultacie, spodziewaj się, że spędzisz znacznie mniej godzin na administracji, co da Ci dodatkowy czas na realizację strategicznych zadań biznesowych.
A kiedy nie inwestujesz tyle czasu w proces ręczny? To prawda - to także ogromna oszczędność kosztów.
Trudno jest określić, ile zaoszczędzisz. Jednak jedno z badań pokazuje, że nieefektywne procesy kosztują firmy nawet od 20 do 30% ich rocznych przychodów.
Ostatnie badania pokazują, że jeden na 20 papierowych dokumentów jest zagubiony lub źle umieszczony, a firmy mogą tracić do 25 godzin na odtworzenie tej pracy. Nie pozwól, aby to się stało z Twoimi poufnymi danymi zwrotnymi!
Zamiast tego, automatyzacja zapewnia poziom ochrony, którego nie uzyskasz z papierowej roboty rozrzuconej po biurku menedżera lub przechowywanej w szafce na dokumenty.Oprogramowanie do zbierania opinii pracowników może być zaszyfrowane i zabezpieczone hasłem, zapewniając 100% poufności. Możesz szukać oprogramowania uwierzytelnionego certyfikatem Comodo Code Signing Certificate, który zapewnia, że rozwiązanie programowe jest legalne i bezpieczne do pobrania.
Przejście od papierowych dokumentów do bezpiecznych rozwiązań programowych oznacza, że nie ma szans na to, że dokumenty zostaną pozostawione w pociągu lub wrażliwe dane dostaną się w niepowołane ręce.
Kiedy Twój zespół HR nie jest pochłonięty cyklami wydajnościowymi, możesz zainwestować w inne sprawy działu.
Co zrobisz z dodatkowymi godzinami? Może zrewidujesz swoje struktury wynagrodzeń, przyjrzysz się zaangażowaniu pracowników, zbadasz inicjatywy L&D lub przepakujesz świadczenia?
Podsumowując: automatyzacja procesu przekazywania informacji zwrotnych oferuje organizacji wiele sposobów na zarabianie pieniędzy.
Zbiór informacji zwrotnych od pracowników daje Ci dostęp do kluczowych trendów wydajności w całej organizacji.
W przypadku procesu ręcznego, możesz nie być w stanie łatwo zidentyfikować tych trendów. Jeśli używasz ręcznych przeglądów wydajności pracowników, aby zebrać informacje zwrotne, ktoś będzie musiał wziąć drobną szczoteczkę do zębów, aby zebrać krytyczne fakty z danych.
Ale kiedy zbierasz i agregujesz dane automatycznie, łatwiej będzie Ci je analizować.
Odkryjesz kopalnię informacji o mocnych i słabych stronach swojego zespołu.
Jako lepsza alternatywa, automatyzacja dostarcza w czasie rzeczywistym informacji o tematach związanych z rozwojem zawodowym, wskaźnikach ukończenia oceny i innych. Możesz wykorzystać te dane nie tylko do udoskonalenia procesu oceny wydajności, ale także do:
- określenie podziału rekompensat,
- budować plany sukcesji, oraz
- wpływać na ofertę szkoleniową.
Zasadniczo pozwala ona na rozszerzenie kluczowych procesów decyzyjnych.
"Zamiast ręcznie zbierać i śledzić opinie, możesz użyć systemu, który zrobi to za Ciebie. W ten sposób możesz łatwo zobaczyć wzorce i trendy w zachowaniu i wydajności pracowników, unikając potencjalnych problemów, zanim się pojawią. Dodatkowo, łatwiej będzie je znaleźć, jeśli kiedykolwiek będziesz musiał wyciągnąć dane dla konkretnego pracownika lub okresu czasu." Chris Lewandowski, prezes Princess Dental Staffing, firmy rekrutacyjnej obsługującej branżę stomatologiczną.
Spójność ma kluczowe znaczenie w ocenie wyników, ponieważ zapobiega wkradaniu się stronniczości.
Gdy firmy korzystają z zautomatyzowanego systemu zawierającego wytyczne dotyczące najlepszych praktyk, menedżerowie mogą postępować zgodnie z ustalonym procesem, aby precyzyjnie dokonywać indywidualnych ocen pracowników. Będą dokładnie wiedzieć, jak postępować z pozytywnymi ocenami i konstruktywnymi informacjami zwrotnymi. A gdy ocena jest częścią struktury oceny 360 stopni, automatyzacja zapewnia lepszą jakość informacji zwrotnej.
Załóżmy, że Twoja firma ma jasne cele organizacyjne i musi śledzić cele, aby zapewnić, że każdy trybik koła jest zgodny z tymi celami.
W takim przypadku kultura pozytywnej informacji zwrotnej i usprawniony system recenzji gwarantują, że wyniki indywidualne i zespołowe są idealnie dopasowane do potrzeb firmy.
"Dzięki ustandaryzowanemu systemowi Twoi pracownicy łatwiej pozycjonują swoją pracę - od drobnych codziennych czynności po ogólne cele biznesowe - będąc świadkami związku między swoimi codziennymi działaniami a ich wpływem na wyniki firmy." Mark Seemann, założyciel Staff Circle, platformy sukcesu w branży rekrutacyjnej.
Statystyki dotyczące opinii pracowników potwierdzają, że członkowie zespołu są bardziej skłonni do osiągania lepszych wyników, gdy czują, że firma słyszy ich głos. Poczucie bycia wysłuchanym zwiększa satysfakcję z pracy Twoich pracowników!
Tak więc prośba o informację zwrotną od pracownika w ramach oceny pracy nie jest tylko miłym gestem, ale może mieć wpływ na wynik finansowy!
Co więcej, dane dostarczone przez Bonusly pokazują, że 94,7% wysoce zaangażowanych pracowników uważa, że ich pracodawca traktuje ich opinie poważnie.
Kiedy firmy mierzą temperaturę swoich pracowników i mierzą ich wydajność, widzimy wzrost zadowolenia i zaangażowania pracowników.
Wskazówka: Utrzymuj wysoki poziom zaangażowania, demonstrując zaangażowanie w przyjmowanie informacji zwrotnych.
Chociaż te wskaźniki wydają się być oddzielone od wyników pracowników, to jednak mają efekt domina.
68% pracowników, którzy otrzymują dokładną i spójną informację zwrotną, czuje się spełniona w pracy.
Zautomatyzuj proces, aby zapewnić przeglądy wydajności:
Co się dzieje, gdy porównujemy ręczne i automatyczne systemy informacji zwrotnej?
Możemy wziąć pod uwagę kilka kluczowych kryteriów porównania: czasochłonność, koszty, terminowość, jakość spostrzeżeń, możliwość poprawy.
Sprawdź poniższe porównania - założymy się, że wybierzesz prawą kolumnę, gdy będziesz prowadził swój następny cykl informacji zwrotnej.
Automatyzacja informacji zwrotnej dla pracowników jest prostym procesem. Skonfiguruj go raz, a następnie koryguj w razie potrzeby.
Polityka udzielania informacji zwrotnej jest istotnym elementem systemu informacji zwrotnej. Stwórz jasny zestaw wytycznych dotyczących przekazywania i otrzymywania informacji zwrotnej, tak aby Twoi pracownicy byli zgodni co do procesu.
Twoje zasady dotyczące informacji zwrotnej mogą zawierać informacje na temat ocen, wytycznych dotyczących punktacji oraz sposobu wykorzystania informacji zwrotnej do opracowania indywidualnych strategii rozwoju.
Zdecyduj, jak regularnie będziesz prosić pracowników o informację zwrotną i jak często będą oczekiwać jej otrzymania.
Pewność automatycznego harmonogramu daje pewność, że firma inwestuje w swoich pracowników i jest wierna swojemu słowu.
Automatyczne przypomnienia utrzymają Cię na dobrej drodze, jeśli jesteś super zajęty i grozi Ci przeoczenie zadania związanego z zarządzaniem wydajnością.
Twoje oprogramowanie będzie oferować podpowiedzi, jeśli przegapiłeś kluczowy termin lub musisz zaplanować dostosowanie. Będzie również ostrzegać kolejną osobę w łańcuchu informacji zwrotnej, aby utrzymać proces w ruchu.
Największa korzyść? Zespoły HR nie muszą ścigać i śledzić informacji zwrotnej - dzieje się to bezproblemowo w tle, a Ty nie musisz o tym zapominać.
Zatwierdzanie przez menedżerów jest integralną częścią systemu zarządzania wydajnością, niezależnie od tego, czy chodzi o podpisanie samooceny, czy o zgodę na przydzielenie odpowiednich zasobów szkoleniowych.
Dzięki automatyzacji te zatwierdzenia są proste.
Możesz skorzystać z szablonów informacji zwrotnych od pracowników lub wybrać spośród różnych preinstalowanych kompetencji i pytań, zwykle przechowywanych w bazie danych oprogramowania.
Szablony dają Ci skrót do stworzenia własnej, automatycznej ankiety dla pracowników.
➡️ Sprawdź nasz dedykowany artykuł, w którym znajdziesz dodatkowe wskazówki dotyczące tworzenia ankiety opinii 360 stopni.
Gotowy do podniesienia poziomu zarządzania wydajnością? Oprogramowanie Zavvy do oceny 360 stopni pozwoli Ci odzyskać cenny czas i pieniądze, jednocześnie zwiększając zaangażowanie pracowników.
Stwórz swój zautomatyzowany proces korzystając z szablonów opinii pracowników lub budując własne formularze z wykorzystaniem różnych wstępnie załadowanych kompetencji i pytań ankietowych.
Twoje zespoły będą mogły korzystać z doskonałej współpracy, wzajemnego uznania oraz takich perełek jak informacje zwrotne w czasie rzeczywistym i możliwości coachingu.
Pobierz wersję demonstracyjną naszego oprogramowania do zbierania opinii 360 stopni już dziś!
Nadal masz jakieś wątpliwości? Sprawdź nasze odpowiedzi na najczęstsze pytania dotyczące automatyzacji informacji zwrotnej od pracowników.
Małe startupy z mniej niż 20 pracowników mogą znaleźć ręczny system opinii pracowników działa, jeśli liczba głów pozostaje mała. Jednak w miarę rozwoju firmy, większość firm skorzysta z automatycznego rozwiązania w zakresie informacji zwrotnej.
Pamiętaj: nigdy nie jest za późno na zmianę, ale im szybciej to zrobisz, tym szybciej będziesz czerpać korzyści.
Oprogramowanie do udzielania informacji zwrotnych pracownikom to technologia, która automatyzuje cały proces udzielania informacji zwrotnych. Funkcje obejmują:
Możesz również skonfigurować ustawienia, aby system informacji zwrotnej spełniał potrzeby Twojej firmy. Ponadto możesz włączyć powiadomienia e-mail, aby powiadomić współpracowników o wszelkich działaniach. Na przykład, jeśli muszą wypełnić pole recenzji przed upływem terminu.
HBR podaje, że firmy stosują jakąś formę przeglądu wyników co najmniej od lat 40. XX wieku.
Tradycyjnie jednak jest to coroczne wydarzenie, podczas którego menedżer przekazuje swoim bezpośrednim podwładnym informacje zwrotne na temat ich wyników w poprzednim roku.
Ten system ma wiele wad, w tym tendencyjność informacji zwrotnych i konieczność czekania przez rok na rozmowę 1:1 o ich postępach.
Zamiast tego, ciągła informacja zwrotna jest częścią procesu oceny 360. Pracownicy otrzymują wskazówki w czasie rzeczywistym poprzez regularne spotkania kontrolne, wymianę informacji zwrotnych w grupie, oceny koleżeńskie i inne.
Używamy systemów opinii pracowników do zbierania i udostępniania opinii pracowników w całej organizacji. Najpierw należy wybrać narzędzie do zbierania opinii, takie jak oprogramowanie do zbierania opinii 360 firmy Zavvy, aby utworzyć zautomatyzowany system opinii. Następnie należy wykonać następujące czynności:
1. Wybierz, jak często prosić o informację zwrotną.
2. Wybierz odpowiedni rodzaj informacji zwrotnej (na przykład informacja zwrotna w dół, w górę, informacja zwrotna od rówieśników, samoocena).
➡️ Potrzebujesz pomocy w podjęciu decyzji, który rodzaj informacji zwrotnej najlepiej pasuje do Twoich zespołów? Sprawdź nasze dedykowane zasoby.
3. Wybierz sposób udostępniania próśb o opinie (na przykład wysyłanie próśb o ankietę za pośrednictwem strony Slack, wiadomości e-mail lub podobnych).
4. Stwórz swoją ankietę zwrotną dla pracowników. Możesz zacząć od spersonalizowanego szablonu ankiety.
5. Mając podstawy, zautomatyzuj system opinii pracowników za pomocą Zavvy, aby działał bez zakłóceń.
Jeśli nie stosujesz archaicznego, odgórnego podejścia do zarządzania wydajnością, będziesz chciał zbierać istotne informacje zwrotne od pracowników.
Te cenne spostrzeżenia mogą pochodzić z samooceny (gdzie pracownicy oceniają swoją indywidualną wydajność), informacji zwrotnych od kolegów (gdzie koledzy oceniają siebie nawzajem) oraz informacji zwrotnych z góry (gdzie pracownicy przekazują informacje zwrotne na temat zespołów kierowniczych).
Użyj zautomatyzowanych formularzy, aby przechwycić informacje zwrotne, przeanalizować je i działać na nich!
.png)
.png)
