"Wszyscy potrzebujemy ludzi, którzy dają nam informację zwrotną. W ten sposób się doskonalimy," podkreślił Bill Gates w przemówieniu TED z 2013 roku.
Bill Gates jest jednym z najbardziej skutecznych przedsiębiorców naszych czasów - kiedy mówi, ludzie go słuchają. Rozumie wartość informacji zwrotnej.
Dobrze przeprowadzona informacja zwrotna od pracowników promuje zaufanie, lojalność i produktywność w organizacjach. Wszystko to są niezbędne składniki udanego miejsca pracy.
W niniejszym artykule przeanalizujemy rodzaje informacji zwrotnych stosowanych obecnie w miejscach pracy - ich mocne i słabe strony oraz cechy charakterystyczne.
Być może jesteś niezdecydowany, który rodzaj informacji zwrotnej ma największy sens dla Twojej organizacji i pracowników. Pokażemy Ci, który rodzaj informacji zwrotnej jest najbardziej pomocny w różnych sytuacjach.
Jeśli jesteś menadżerem ludzi, bardzo ważne jest, aby używać właściwego rodzaju informacji zwrotnej, aby uzyskać jak najwięcej od swojego zespołu (i aby Twój zespół uzyskał jak najwięcej ze swoich doświadczeń w pracy).
Podczas gdy przyglądamy się różnym rodzajom informacji zwrotnej, wszystkie one mają jedną wspólną cechę -wartość, jaką skuteczna informacja zwrotna wnosi do umożliwienie pracownikom i rozwoju pracowników.
Wspieranie pracowników oznacza zapewnienie pracownikom wszystkiego, czego potrzebują, aby wykonywać swoją pracę jak najlepiej. Oznacza to również tworzenie środowiska, które pozwala im na optymalne działanie.
Skuteczna informacja zwrotna jest do tego niezbędna.
W szerszym ujęciu, efektywna informacja zwrotna przynosi korzyści zarówno pracownikom, jak i ich organizacjom. Według Indeed obejmują one:
Informacja zwrotna występuje w wielu formach. Może być różna, na przykład przez:
W dalszej części omówimy kilka rodzajów informacji zwrotnej i pogrupujemy je na podstawie treści, kierunku, trybu, ram czasowych i celu.
Prawie wszystkie opinie mają treść pozytywną lub negatywną.
Pozytywna informacja zwrotna przekazuje uznanie, pochwałę i pozytywne uwagi. Ponadto, zachęca i motywuje pracowników, podkreślając ich mocne strony i osiągnięcia.
Pozytywna informacja zwrotna wzmacnia również dobre zachowania i wspiera pracowników w ich rozwoju zawodowym.
Negatywna informacja zwrotna zawiera uwagi korygujące lub krytyczne i jest trudna do usłyszenia dla wielu pracowników. Może sprawić, że poczują się oni zaatakowani, niedowartościowani i zdemotywowani.
Czterech na pięciu pracowników zaczęło szukać innej pracy po negatywnej informacji zwrotnej, jak wynika z badania Gallupa dotyczącego miejsca pracy w 2018 roku.
Negatywna informacja zwrotna może być jednak skuteczna, jeśli zamiast krytyki skupia się na działaniach mających na celu zmianę nieudanych zachowań.
Konstruktywna informacja zwrotna jest ściśle powiązana z negatywną informacją zwrotną i skupia się na określeniu obszarów do poprawy.
W rzeczywistości pracownicy chcą konstruktywnych informacji zwrotnych, aby stać się lepszymi w swojej pracy i mieć lepsze możliwości rozwoju kariery.
Nawet jeśli informacja zwrotna jest negatywna, 92% respondentów badania HBR uważa, że jest ona skuteczna w poprawie wyników, jeśli jest przekazywana w odpowiedni sposób (czyli konstruktywnie).
➡️ Zmagasz się ze znalezieniem odpowiednich słów do powiedzenia? Oto 80 przykładów pozytywnych i negatywnych informacji zwrotnych.
Kierunek informacji zwrotnej w miejscu pracy może być:
Informacja zwrotna w dół to sytuacja, w której menedżerowie przekazują swoje opinie i wskazówki bezpośrednim podwładnym.
Przepływ informacji odbywa się w dół, tzn. od wyższych w strukturze organizacyjnej (kierowników) do niższych (bezpośrednich podwładnych).
Informacja zwrotna w dół jest dobrze znana w miejscu pracy i często powoduje niepokój lub strach - jeślibezpośredni podwładny czuje, że zostanie upomniany lub poinformowany o niskiej premii, na przykład.
Informacja zwrotna w górę płynie przeciwnie do informacji zwrotnej w dół, czyli od bezpośrednich podwładnych do ich menedżerów. Nie jest to zbyt częste i zazwyczaj zdarza się, gdy menedżerowie o to proszą, a nie dobrowolnie.
Informacja zwrotna w górę promuje dobre samopoczucie pracowników poprzez tworzenie zaufania i bezpieczeństwa psychologicznego.
Prosząc o informacje zwrotne swoich bezpośrednich podwładnych (którzy w przeciwnym razie mogliby się wahać, czy je przekazać), menedżerowie wykazują chęć słuchania i uczenia się od swoich podwładnych.
Informacja zwrotna peer-to-peer i self-feedback są formami informacji zwrotnej w ramach tej samej warstwy hierarchii organizacyjnej.
Informacja zwrotna 360 stopni jest wielokierunkowa, tzn. przepływa w dowolnym kierunku pomiędzy menedżerami, przełożonymi, kierownictwem wyższego szczebla, współpracownikami, a nawet klientami. Zazwyczaj jest anonimowa, co zachęca do bardziej otwartej i szczerej komunikacji osoby, które w przeciwnym razie mogłyby czuć się onieśmielone do przekazania szczerej informacji zwrotnej.
Informacja zwrotna 360 stopni zapewnia pełny obraz postaw i opinii ludzi w całej organizacji, niezależnie od pełnionych przez nich funkcji. W rezultacie, w porównaniu z innymi rodzajami informacji zwrotnej, daje lepszy obraz mocnych i słabych stron odbiorcy.
Informacja zwrotna może mieć tryb formalny lub nieformalny.
Formalna informacjazwrotna skupia się na obserwacjach opartych na informacjach i wykorzystuje ustrukturyzowane procesy i ramy.
Zazwyczaj formalna informacja zwrotna jest przekazywana podczas zaplanowanych sesji informacyjnych i obejmuje oceny wydajności, cele i KPI.
Formalna informacja zwrotna daje czas na przygotowanie i jest oparta na dowodach, ale może wywierać dużą presję na pracowników.
Z kolei nieformalna informacja zwrotna nie ma ustalonej struktury ani procesu przekazywania informacji zwrotnej. Jest spontaniczna i może być częsta. Pojawia się w sposób naturalny, często poprzez rozmowy ad hoc w przypadkowych miejscach.
Kiedy nieformalna informacja zwrotna wydaje się autentyczna, pomaga budować wspierające środowisko pracy bez stresu i niepokoju, jaki towarzyszy formalnej informacji zwrotnej. Ponieważ jednak jest to informacja nieformalna, nie ma czasu na przygotowanie oceny i może nie uzyskać takiego uznania, jak w przypadku informacji formalnej.
Coaching jest rodzajem informacji zwrotnej, która zawiera elementy zarówno formalnej, jak i nieformalnej informacji zwrotnej. Jest to rodzaj współpracy, w którym coach jest przewodnikiem i kolegą z zespołu, tworząc bezpieczne miejsce do udzielania i otrzymywania informacji zwrotnej.
Coaching może być bardzo skuteczny i prowadzić do wymiernej poprawy w różnych obszarach. BetterUp podał, że po otrzymaniu coachingu pracownicy wykazali:
Uważaj: Niektórzy pracownicy mogą jednak postrzegać coaching jako mikrozarządzanie, a nie pozytywny proces uczenia się i nie będą na niego dobrze reagować.
Podczas gdy większość informacji zwrotnych dotyczy zdarzeń przeszłych, niektóre formy informacji zwrotnych odnoszą się do zdarzeń przyszłych lub bieżących.
Informacja zwrotna mówi nam o przyszłym zachowaniu. Może być pozytywna lub negatywna, z komentarzami potwierdzającymi, które motywują do pozytywnych wyborów w przyszłości lub stwierdzeniami korygującymi, które zniechęcają do niepożądanych zachowań.
Informacja zwrotna w czasie rzeczywistym przeznaczona jest dla sytuacji, w których przydatna jest szybka reakcja. Przykładem może być sytuacja, w której pracownik popełnia błąd, ale dzięki informacji zwrotnej w odpowiednim czasie może go poprawić.
Wreszcie, informacja zwrotna może być postrzegana w kategoriach jej celu, tak jak jest ona postrzegana przez udzielającego informacji zwrotnej. Wybitny psycholog, Carl Rogers, zidentyfikował pięć rodzajów informacji zwrotnej w zależności od celu, wymienionych poniżej od najczęściej do najrzadziej stosowanych:
Oceniająca informacja zwrotna jest często stosowana w miejscu pracy, aby obiektywnie ocenić wydajność pracownika.
Poprzez ustalenie celów, punktów odniesienia i harmonogramów, a następnie mierzenie postępów w stosunku do nich, ocena oferuje bezstronną podstawę do dyskusji na temat informacji zwrotnej.
Jak już widzieliśmy, istnieje wiele rodzajów informacji zwrotnej w miejscu pracy, a każdy z nich ma inne mocne strony i cechy.
Często też rodzaje informacji zwrotnej nakładają się na siebie - informacja zwrotna w dółmoże być formalna, np. przekazująca pozytywne treści, lub nieformalna - negatywna, przekazywana między rówieśnikami.
Zatem, który rodzaj informacji zwrotnej jest najbardziej pomocny? Odpowiedź brzmi: to zależy.
Różne rodzaje informacji zwrotnej są przydatne w różnych sytuacjach, a najbardziej pomocna informacja zwrotna zależy od okoliczności.
Dział HR odgrywa kluczową rolę w tym, jak informacja zwrotna przepływa w organizacji. Twój wpływ na liderów, menedżerów i procesy zarządzania ludźmi oznacza, że możesz promować odpowiednie rodzaje informacji zwrotnych w odpowiednim czasie.
Mając to na uwadze, przyjrzyjmy się powszechnym scenariuszom w miejscu pracy i zidentyfikujmy najbardziej pomocny rodzaj informacji zwrotnej w każdym przypadku.
Coachingowa informacja zwrotna jest dobrym wyborem, gdy nowi lub obecni pracownicy rozpoczynają nowe role, ponieważ daje im cenne, praktyczne wskazówki.
Podejście oparte na współpracy, prowadzeniu i braku zagrożenia, jakie niesie ze sobą coachingowa informacja zwrotna, jest korzystne w okresie znaczących zmian.
Coachingowa informacja zwrotna pomaga również tym pracownikom, którzy czują, że marnieją w swojej karierze.
Trenerzy są w stanie określić, co powstrzymuje pracowników lub wpływa na ich samopoczucie.
Na przykład BetterUp odkrył, że jego członkowie doświadczyli 38% spadku marazmu po zaledwie trzech miesiącach coachingu.
W ruchliwych, wrażliwych na czas środowiskach projektowych, informacja zwrotna w czasie rzeczywistym jest bardzo przydatna. Jest to forma bieżącej, terminowej informacji zwrotnej, która sprawdza się w szybko zmieniających się środowiskach.
Na przykład: Jeśli Twoja firma wdraża duży projekt systemowy i pojawia się problem uniemożliwiający sprawne uruchomienie, to informacja zwrotna w czasie rzeczywistym (tzn. identyfikująca i korygująca problem) może stanowić różnicę między sukcesem a porażką.
Informacja zwrotna w czasie rzeczywistym jest również pomocna podczas oceny wyników, ponieważ zwiększa zaangażowanie. Ponadto, ze względu na terminowość, pracownicy i ich przełożeni otrzymują bardziej aktualną i częstszą informację zwrotną niż w przypadku ocen okresowych.
Ponadto, regularne informacje zwrotne prowadzą do lepszego zaangażowania pracowników, co zawsze jest dodatkowym atutem!
W rzeczywistości wiele firm, takich jak Accenture, zrezygnowało z corocznych ocen wydajności na rzecz informacji zwrotnych przekazywanych w czasie rzeczywistym.
Informacja zwrotna 360 stopni to kolejny rodzaj informacji zwrotnej, która jest pomocna podczas oceny wyników.
Informacje zwrotne 360 stopni wzmacniają pracę zespołową i odpowiedzialność, a jednocześnie ujawniają konkretne obszary rozwoju kariery, jak twierdzi Susan Heathfield, doświadczona konsultantka HR i autorka.
Dodatkowo, możesz wykorzystać informację zwrotną 360 stopni do rozwoju przywództwa. Jack Zenger, światowy ekspert w dziedzinie zachowań organizacyjnych, zwraca uwagę, że:
"Ponad 85% wszystkich firm z listy Fortune 500 wykorzystuje proces informacji zwrotnej 360 stopni jako podstawę ogólnego procesu rozwoju przywództwa."
Udzielanie informacji zwrotnej pracownikom o niskich wynikach jest trudne. Rozmowy są niekomfortowe, mogą być nawet emocjonalne i denerwujące. Marcel Schwantes, ekspert w dziedzinie przywództwa i miejsc pracy skoncentrowanych na człowieku, sugeruje, aby w kontaktach z pracownikami osiągającymi słabe wyniki stosować podejście obiektywne, oparte na dowodach i bezstronne.
Behawioralna informacja zwrotna, pomaga zatem radzić sobie z niskimi wynikami. Skupia się na działaniach (napędzanych przez zachowania), a nie na osobie. Ponadto, zawiera obiektywne środki poprawy i punkty działania. Konstruktywna informacja zwrotna może również pomóc, jeśli jest dobrze dostarczona, podobnie jak wspierający i otwarty proces komunikacji.
W porównaniu z osobami osiągającymi słabe wyniki, przekazywanie informacji zwrotnej osobom osiągającym wysokie wyniki jest łatwe. A może jednak?
Amy Gallo, autorka i prelegentka zajmująca się dynamiką w miejscu pracy, wyjaśnia, że osoby osiągające wysokie wyniki mogą nie przyjmować informacji zwrotnej, jeśli istnieje jakakolwiek sugestia krytyki.
Ale nawet najlepsi potrzebują pewnego stopnia konstruktywnej informacji zwrotnej.
Gallo sugeruje jednak, że nacisk powinien być położony na pozytywne informacje zwrotne, które podkreślają motywację i cele, koncentrując się na przyszłości. Pozytywne informacje zwrotne są zatem pomocne dla osób osiągających najlepsze wyniki.
Informacje zwrotne w miejscu pracy są w większości przypadków raczej udzielane niż poszukiwane. To, według badania Gallupa, może wyjaśniać, dlaczego informacja zwrotna nie zawsze jest skuteczna.
Tylko 26% pracowników zdecydowanie zgadza się z tym, że informacja zwrotna pomogła im lepiej radzić sobie w pracy.
Jednym ze sposobów na poprawę tego stanu rzeczy jest poproszenie o informację zwrotną, a nie jej oferowanie.
Pomyśl, na przykład, kiedy pracownik lub menedżer potrzebuje wskazówek dotyczących swojej kariery, zachowania w miejscu pracy lub projektu.
W takich sytuacjach najbardziej pomocna jest informacja zwrotna w górę lub w dół, inicjowana przez osobę ją otrzymującą.
I jak wspomniano, kiedy menedżerowie proszą o informację zwrotną w górę, budują zaufanie i zmniejszają niepokój u swoich bezpośrednich podwładnych.
Prośba o informację zwrotną tworzy dynamikę, która zwiększa zaangażowanie i poprawia wyniki biznesowe.
Umiejętności interpersonalne, czyli umiejętności miękkie, są ważne w miejscu pracy i odnoszą się raczej do zachowań niż do wiedzy.
Ale umiejętności miękkie są notorycznie trudne do rozwinięcia, wskazuje Anne Fisher, felietonistka Fortune Magazine.
Jednak Chris Musser, Teaching Assistant w Harvard's Kennedy School podkreśla, że ludzie mogą poprawić swoje umiejętności interpersonalne dzięki odpowiedniej informacji zwrotnej.
Musser sugeruje, że najlepszym sposobem radzenia sobie z niskimi umiejętnościami interpersonalnymi jest informacja zwrotna zawierająca dialog i badanie, rozmowy dwustronne oraz równowagę między empatią a bezpośredniością.
Dlatego też w takich sytuacjach pomocne jest połączenie informacji zwrotnej o charakterze dociekliwym i rozumiejącym z ostrożnie przekazywaną konstruktywną informacją zwrotną.
Powyższa lista nie jest wyczerpująca ani ostateczna, ale powinna dać Ci dobry pomysł na to, jak różne rodzaje informacji zwrotnej mogą być pomocne w różnych sytuacjach.
Teraz, kiedy omówiliśmy kilka rodzajów informacji zwrotnej, czy jesteś gotowy do udzielania i otrzymywania skuteczną informację zwrotną? A może jesteś gotowy, aby poprowadzić innych - liderów, menedżerów i pracowników - jak udzielać wartościowych informacji zwrotnych?
Czerpiąc z dziesięcioleci doświadczeń, Susan Heathfield sugeruje, że niezależnie od rodzaju, skuteczna i pomocna informacja zwrotna musi być:
.png)
➡️ Nadal potrzebujesz pomysłów i wskazówek? Zapoznaj się z naszymi 20 najlepszymi praktykami dotyczącymi informacji zwrotnej od pracowników, które pozwolą Ci stworzyć angażującą kulturę pracy.
At Zavvy, we understand that proper feedback is essential for a well-performing workplace. It promotes a culture that fosters employee development and growth through the guidance, clarity, and confidence that effective feedback brings.
Jednak jak już zauważyliśmy, informacja zwrotna występuje w wielu formach, a różne jej rodzaje są pomocne w różnych sytuacjach. Tak więc, aby w pełni wykorzystać informację zwrotną w Twojej organizacji, będziesz potrzebował wszechstronnego i elastycznego podejścia.
At Zavvy, we can help you navigate, organize, and monitor a feedback system that boosts performance. Our tools and programs will work seamlessly with your existing information flow while letting you fully customize them to your organization's needs.
Zarezerwuj bezpłatne 30-minutowe demo, aby zobaczyć, jak możesz wykorzystać potencjał swoich pracowników poprzez efektywną informację zwrotną.
.png)
.png)
