New Hire Orientation: 10 pomysłów na powitanie pracowników

Po przejściu wielu rund rozmów kwalifikacyjnych dana osoba jest entuzjastycznie nastawiona do podjęcia nowej pracy. Budzi się z podekscytowaniem i niepokojem w dniu rozpoczęcia pracy i dociera do biura na czas. Ale wkrótce zdają sobie sprawę, że nie mają pojęcia, gdzie się udać, z kim porozmawiać i jak będzie wyglądał ich dzień. Nic nie jest przygotowane, nikt nawet nie wie, że rozpoczynają pracę.

No i stało się: Pojawiają się pierwsze wątpliwości - już pierwszego dnia.

"Jeśli tak wygląda mój pierwszy dzień, to zastanawiam się, jak ta organizacja potraktuje mnie w przyszłości" - mruczą do siebie.

Załóżmy, że Twoi nowi pracownicy przechodzą przez coś podobnego w Twojej firmie. W takim przypadku musisz wprowadzić ogromne ulepszenia w procesie orientacji i wdrażania nowych pracowników. Jak wynika z badań, 93% pracodawców zgadza się, że dobre doświadczenia związane z wdrożeniem mają decydujący wpływ na decyzję pracownika o pozostaniu w firmie na dłużej.

Ale kto jest odpowiedzialny za zapewnienie, że proces orientacji w firmie jest doskonały?

Wiele firm prowadzi monotonny i nudny proces orientacji, ponieważ zespoły People Ops są zajęte - i zawalone innymi zadaniami. 

W tym artykule omówimy pomysły dotyczące orientacji nowych pracowników, które ułatwią pracę działowi HR i stworzą angażujące doświadczenie dla nowych pracowników. 

Co to jest szkolenie dla nowych pracowników?

Wdrożenie nowych pracowników (zwane również wdrożeniem nowych pracowników) to proces powitania nowych pracowników w organizacji. Jest to formalne wprowadzenie nowych pracowników do 

• firma,
• jego polityki, 
• i jego kulturę.  

Jest to okazja dla pracowników do poznania nowego środowiska i współpracowników, zrozumienia swoich ról i obowiązków oraz zapoznania się z dostępnymi korzyściami.

Celem jest zapewnienie, że pracownicy czują się komfortowo, mają to, czego potrzebują, aby dobrze wykonywać swoją pracę i wiedzą, kogo i jak poprosić o pomoc.

Orientacja jest częścią procesu onboardingu i odbywa się w ciągu pierwszych dni od dołączenia do zespołu. 

❓ Dlaczego szkolenie dla nowych pracowników ma znaczenie?

Według ankiety przeprowadzonej przez Digitate, nowi pracownicy, którzy doświadczyli negatywnego onboardingu, są dwa razy bardziej skłonni do poszukiwania innej pracy. Ponieważ orientacja nowego pracownika jest integralną częścią procesu wdrażania, odgrywa ona ogromną rolę w utrzymaniu i zaangażowaniu nowych pracowników.

Udany proces wdrażania pracowników może wpłynąć na ich postrzeganie nowej firmy i jest okazją dla działu HR do zrobienia dobrego wrażenia. 

Co więcej, dobrze przeprowadzona i zaplanowana orientacja sprawia, że pracownik czuje się integralną częścią zespołu i vice versa. Gdy staną się istotną częścią zespołu, łatwiej będzie im nadrobić zaległości w realizacji zadań i celów, dzięki czemu będą bardziej produktywni i mniej skłonni do popełniania błędów.

10 pomysłów na wdrożenie nowego pracownika

Chociaż plan procesu orientacji jest niezbędny, nie musi być skomplikowany ani kosztowny. Istnieje wiele sposobów, aby uczynić proces orientacji zabawnym i pouczającym dla nowych pracowników. 

Oto pomysły na orientację nowych pracowników, które dział HR może wykorzystać do przeprowadzenia angażującego programu:

1. Powitanie w dobrym stylu
2. Wyjaśnić misję, strukturę i kulturę firmy.
3. Opisać politykę firmy
4. Wycieczka po biurze
5. 👩 Wprowadzanie nowych pracowników do zespołu
6. 📦 Stwórz prezent powitalny
7. Zaplanuj spotkanie 1:1 z menedżerem. 
8. 🗺️ Zapewnienie planu działania na nadchodzące tygodnie
9. Zabieranie nowych pracowników na lunch
10. 👬 Umów ich z kumplem z biura

Powitanie w dobrym stylu

Powitaj każdego nowego pracownika powitalnym napojem lub przekąskami, takimi jak babeczki lub pączki.

Chociaż oferowanie tych tradycyjnych przekąsek jest świetne, nie wszyscy pracownicy mogą preferować muffiny lub pączki. Niektórzy mogą docenić zdrowsze opcje. Warto więc rozważyć catering posiłków bogatych w białko, takich jak kanapki z chudym mięsem, wegetariańskie wrapy lub koktajle z dodatkiem białka. Oferowanie szerszego wyboru żywności pokazuje pracownikom, że doceniasz ich różne potrzeby i preferencje żywieniowe.

Jeśli kultura firmy na to pozwala, możesz powitać nowego pracownika lampką szampana.

Wyślij przekąskę lub pudełko upominkowe dla pracowników zdalnych, korzystając z usług upominkowych, takich jak SnackNation lub Snackmagic.

Sprawi to, że pracownik poczuje się wyjątkowo i będzie podekscytowany dołączeniem do Twojej firmy. 

Przed omówieniem zasad i procedur:

1. Zadawaj otwarte pytania na takie tematy, jak dojazd do pracy i problemy ze znalezieniem biura.
2. Wykorzystaj ten czas na przedstawienie się i podzielenie się swoimi pozytywnymi doświadczeniami w firmie.
3. Przekaż pracownikom ogólny plan na kilka następnych dni (najlepiej wysłać harmonogram orientacyjny przed datą dołączenia).
   

Pomoże to nowemu pracownikowi poczuć się swobodnie.

Wyjaśnić misję, strukturę i kulturę firmy.

Przedstaw nowozatrudnionemu misję firmy, jej wartości i strukturę organizacyjną. Wyjaśnij im, w jaki sposób różne działy i role są ze sobą powiązane i jak może wyglądać ich kariera w firmie.

Krótko przedstaw im kulturę firmy i powiedz, w jaki sposób różni się ona lub jest podobna do kultury innych organizacji.

Na przykład, jeśli w Twojej organizacji panuje kultura zwracania się do wszystkich po imieniu, powiedz nowemu pracownikowi, aby nie zwracał się do nikogo "Pan/Pani". Poinformowanie ich o takich rzeczach pogłębi ich zrozumienie nowego środowiska i sprawi, że poczują się włączeni.

Możesz obejrzeć film przedstawiający program wdrożeniowy Amazon Logistics, aby zainspirować się do stworzenia własnego programu wdrożeniowego. 

Masz ochotę na przydatny szablon do prezentacji orientacyjnej? Mamy coś dla Ciebie.

Opisać politykę firmy

Każda organizacja funkcjonuje inaczej, a niektóre mogą mieć unikalne zasady w zależności od rodzaju branży. Na przykład firma konsultingowa, taka jak McKinsey & Company, która przyznaje pracownikom dostęp do poufnych danych klientów, może mieć bardziej rygorystyczne zasady dotyczące poufności danych niż firma produkująca zabawki, taka jak Lego. 

Polityka urlopowa i świadczenia różnią się także w zależności od firmy. Nowi pracownicy mogą wahać się przed zadawaniem pytań na temat urlopów pierwszego dnia. 

Podczas szkolenia dla nowych pracowników należy wyjaśnić zasady, które się wokół nich obracają: 

• Kodeks postępowania
• Struktura wynagrodzeń i płac
• Polityka obecności i urlopów
• Korzyści takie jak ubezpieczenie zdrowotne
• Polityka dotycząca nowych pracowników i rozstań
• Bezpieczeństwo w miejscu pracy 
  

Opisz wszystkie niuanse dla każdej kategorii i przeprowadź sesję pytań i odpowiedzi, aby odpowiedzieć na wszelkie pytania. Moderator orientacji musi sprawić, by nowi pracownicy czuli się komfortowo, swobodnie zadając pytania. 

Wycieczka po biurze

Wszyscy potrzebujemy dostępu do pomieszczeń biurowych, takich jak spiżarnia czy kserokopiarka. Jeśli jednak nie oprowadzisz nowego pracownika po biurze, poruszanie się po nim stanie się uciążliwe.

Oprowadź swoich nowych pracowników po firmie, aby mogli poczuć, jak wygląda biuro, gdzie wszystko się znajduje i gdzie będą pracować przez większość dni. Może to sprawić, że poczują się bardziej związani z organizacją od pierwszego dnia.

Powitaj nowych pracowników, umożliwiając im zameldowanie się za pomocą kodu QR, zapewniając pozytywne pierwsze wrażenie i minimalizując czas oczekiwania.

Jeśli to możliwe, należy również odwiedzić inne istotne miejsca, takie jak pobliskie kawiarnie lub restauracje, w których pracownicy często jedzą lunch. Pokaż nowoprzybyłym miejsca parkingowe, jak działa system zarządzania parkingiem i do kogo powinni się udać z wszelkimi pytaniami dotyczącymi płac i świadczeń itp.

👩 Wprowadzanie nowych pracowników do zespołu

Koleżeństwo między członkami zespołu ma kluczowe znaczenie dla efektywnego i produktywnego zespołu. Jednak zbudowanie relacji z każdym członkiem zespołu może zająć pracownikowi trochę czasu. Możesz pomóc nowym pracownikom w szybszym nawiązywaniu kontaktów, przedstawiając ich sobie. 

Spróbuj dodać kilka lodołamaczy, aby wprowadzenie było przyjemne. Oto kilka pomysłów na lodołamacze dla nowych pracowników:

• Zrób zdjęcie: Niech każdy w zespole wybierze zdjęcie ze swojej galerii i podzieli się historią. 
• Jenga z niespodzianką: Chwyć klocki Jenga i użyj markera, aby napisać na nich zabawne pytania. Ułóż klocki w wieżę Jenga i poproś każdego członka zespołu o wyciągnięcie klocka. Jeśli pracownik strąci wieżę, powinien odpowiedzieć na pytanie. 

• Jaka jest Twoja życiowa piosenka: Poproś ich o wybranie piosenki, która rezonuje z ich dotychczasowym życiem. Muzyka to świetny sposób na nawiązanie kontaktu z rówieśnikami.
  

To tylko kilka zabawnych sposobów na to, by nowi pracownicy czuli się bardziej komfortowo w nowym zespole.

Oto 17 innych pomysłów, które sprawią, że wdrażanie pracowników będzie przyjemne.

📦 Stwórz prezent powitalny

Trudno przeoczyć posty z prezentami powitalnymi od nowych pracowników na LinkedIn. Od początku pandemii niemal tradycją stało się wdrażanie pracowników za pomocą prezentów. Pracodawcy używają tych zestawów, aby pokazać nowym (i przyszłym) pracownikom, że firma dba o swoich pracowników. 

Upominki takie jak kubki do kawy, artykuły papiernicze i naklejki - wszystkie z logo firmy - stały się bardzo powszechne. Nie ma nic złego we wręczaniu pracownikom upominków firmowych, ale jak się wyróżnić?

Ty dostosowujesz prezenty. 

Przed dniem rozpoczęcia pracy wyślij wszystkim nowym pracownikom kwestionariusz z pytaniem o ich ulubione cechy:

• Programy telewizyjne i filmy
• Przekąski i kuchnia
• Powieści
• Sport
• Zainteresowania i hobby
  

Po zebraniu danych na temat preferencji nowych pracowników, powitaj ich za pomocą spersonalizowanych upominków, takich jak:

• Pudełko z przekąskami
•  Akcesorium z ulubionym programem telewizyjnym 
•  Książka
• Lub cokolwiek, co jest zgodne z hobby pracownika.

Możesz skorzystać z usług firm takich jak Caroo i Swagup, aby ułatwić prezentowanie. 

Więcej pomysłów na pudełka powitalne dla nowych pracowników można znaleźć w artykule:

➡️ Pakiet powitalny dla pracowników - 10 pomysłów

Zaplanuj spotkanie 1:1 z menedżerem. 

Spotkanie jeden na jeden lub 1:1 z kierownikiem projektu lub liderem zespołu pozwala nowym pracownikom na swobodne zadawanie pytań bez obawy przed osądem ze strony innych pracowników.

Umożliwia to również menedżerowi poświęcenie niepodzielnej uwagi nowemu członkowi zespołu, dzięki czemu pracownik czuje się szanowany. Menedżerowie mogą również wykorzystać ten czas, aby podzielić się technicznymi aspektami pracy i jednocześnie rozwiać wszelkie wątpliwości.

Spotkanie 1:1 może nie być możliwe pierwszego dnia w dużych firmach, ponieważ zazwyczaj wdrażają one wiele osób tego samego dnia. Korzyści z takiego spotkania są jednak ogromne. Co więcej, spotkanie z menedżerem może pomóc pracownikom rozpocząć swoją rolę na właściwej stopie.

🗺️ Zapewnienie planu działania na nadchodzące tygodnie

Mapa drogowa daje nowemu pracownikowi plan działania na nadchodzące tygodnie. 

Ale po co w ogóle się nim dzielić? 

Mapa drogowa może pomóc niedawno zatrudnionym pracownikom uniknąć nieporozumień co do ich obowiązków, a tym samym poprawić produktywność. Daje ona nowym pracownikom kierunek, w którym powinni podążać, aby z entuzjazmem realizować cele swoje i organizacji. Niedostarczenie pracownikom jakichkolwiek wskazówek może spowodować, że nie będą oni w stanie skierować swojego ducha i energii na pracę.

Netflix udostępnia mapę drogową na pierwszy tydzień pracy nowych pracowników. Mapa drogowa jest jasna, szeroka i konkretna, co czyni ją idealnym początkiem dla każdego pracownika. Ich nowi pracownicy czują się zmotywowani do powrotu następnego dnia i osiągania dobrych wyników.

Zabieranie nowych pracowników na lunch

Czy wiesz, co jest gorsze od kompletnego zamieszania pierwszego dnia?

To uczucie bycia nowym dzieckiem w porze lunchu. I to nie jest niczyja wina.

Większość ludzi lubi trzymać się z ludźmi, których zna. Oznacza to jednak, że nowi pracownicy mogą czuć się wykluczeni. Jeśli wiele osób dołącza do firmy tego samego dnia, możesz zabrać nowych pracowników na lunch i poprosić kierownictwo firmy, aby im towarzyszyło.

Chodzi o to, aby ułatwić socjalizację i uniknąć poczucia samotności. Podobnie jak w przypadku lodołamaczy, grupowe lunche mogą również zwiększyć życzliwość, co jest korzystne zarówno dla firmy, jak i nowego pracownika.

Aby zapewnić ciągłe spotkania na lunch w całej organizacji, warto rozważyć zorganizowanie ruletek lunchowych.

👬 Umów ich z kumplem z biura

Kto jest kumplem? 

Kumpel to obecny pracownik, który rozumie kulturę firmy, jest na podobnym lub identycznym stanowisku jak nowo zatrudniony i może pomóc nowemu pracownikowi w doraźnych zadaniach. Może spotkać się z nowym pracownikiem pierwszego dnia, oprowadzić go po biurze i pomóc mu w wątpliwościach dotyczących pracy i firmy. 

Program kumpelski to świetny sposób, aby nowi pracownicy czuli się komfortowo i zmniejszyli niepokój związany z dołączeniem do nowego miejsca pracy. 

Firmy takie jak Microsoft uważają, że posiadanie "programu koleżeńskiego" jest istotną częścią zapewnienia pozytywnego doświadczenia związanego z wdrażaniem.

Chcesz wiedzieć, jak stworzyć program partnerski?

Przeczytaj: Jak i dlaczego stworzyć program partnerski (darmowy szablon + lista kontrolna).

6 błędów, których należy unikać podczas wdrażania nowych pracowników

Program orientacyjny dla nowych pracowników to nie tylko to, co należy zrobić, ale także to, czego należy unikać. Cały twój wysiłek pójdzie na marne, jeśli popełnisz te błędy w programie orientacyjnym dla nowych pracowników.

Dezorganizacja

Nikt nie lubi chaosu, zwłaszcza w nowej firmie. Jeśli w procesach i harmonogramach zawsze panuje bałagan, pracownik będzie miał wrażenie, że tak właśnie funkcjonuje firma. A nikt nie lubi pracować w chaotycznym środowisku. 

Nowi pracownicy poczują się docenieni i przygotowani do swojej roli, jeśli orientacja firmy będzie dobrze przygotowana. Miej plan orientacji dla nowych pracowników, trzymaj się harmonogramu i wyślij pracownikom harmonogram orientacji przed datą dołączenia.

Słabe pierwsze wrażenie

Pierwsze wrażenie ma znaczenie. 

Jeśli menedżer ds. zasobów ludzkich spóźni się, zakomunikuje to, że firma nie kładzie nacisku na punktualność. Lub załóżmy, że zespół i menedżerowie HR zachowują się niegrzecznie lub są zajęci podczas pierwszej interakcji; w takim przypadku nowi pracownicy poczują się niedocenieni. Może to wpłynąć na ich entuzjazm do pracy i zmniejszyć ich produktywność. 

Dążenie do zapewnienia nowym pracownikom najlepszych doświadczeń w zakresie orientacji. 

Przyjmowanie założeń

Chociaż można założyć, że doświadczeni specjaliści będą wiedzieć, jak działają rzeczy w biurze, ważne jest, aby rozpocząć każdą orientację od wyjaśnienia, jak działa Twoja firma. Opisz szczegółowo swoje operacje, aby nowi pracownicy wiedzieli, czego się od nich oczekuje.

Brak jasności co do oczekiwań

Wdrożenie to świetny sposób, aby położyć podwaliny i być szczerym co do pełnego zakresu pracy. Jeśli nie jesteś w stanie podzielić się jasnymi celami, może to sprawić, że nowi pracownicy będą zdezorientowani, a to nie jest najlepszy sposób na ukierunkowanie ich entuzjazmu. 

Jasność nie jest jedynym kluczowym czynnikiem. Nie zaniżaj ani nie wyolbrzymiaj obowiązków pracownika w przeciwieństwie do tego, co firma zakomunikowała podczas rekrutacji. Wiadomo, że błędna komunikacja utrudnia produktywność i budowanie więzi w zespole. 

Nadmiar informacji

Kuszące jest przyspieszenie orientacji, aby nowi pracownicy mogli jak najszybciej rozpocząć pracę. Jednak nadmiar informacji może sprawić, że nowi pracownicy poczują się przytłoczeni i zdezorientowani.

Zaplanowanie całodniowego wydarzenia może spowodować, że nowi pracownicy przestaną być aktywni w porze lunchu. I kto może ich za to winić? Nikt nie chce siedzieć przez cały dzień pierwszego dnia uczestnicząc w prezentacjach.

Zamiast tego podziel dzień na kilka krótszych sesji rozłożonych na kilka dni. 

Działaj powoli i daj im czas na zaaklimatyzowanie się. Poświęć kilka dni na ukończenie procesu orientacji, zamiast przyspieszać go w jeden dzień.

Zaniedbanie zbierania informacji zwrotnych

Nie bez powodu wiele osób podkreśla potrzebę otrzymywania informacji zwrotnych. Pomaga to w iteracji i usprawnieniu procesu. Niezależnie od tego, czy chodzi o doświadczenie kandydata, czy orientację dla nowych pracowników, ważne jest, aby wiedzieć, czy jest ono skuteczne, czy nie.

Skąd wiadomo, że proces jest przestarzały?

Prosząc o szczegółowe informacje zwrotne. 

Pod koniec procesu wdrożenia zapytaj nowych pracowników o ich opinie i o to, co można było zrobić lepiej. Poproś moderatora o krótką rozmowę z każdym nowym pracownikiem, aby poznać jego opinie na temat procesu orientacji. 

Jak często należy zmieniać zasady dotyczące nowych pracowników?

Jeśli informacje zwrotne konsekwentnie sugerują zmiany, należy dogłębnie przyjrzeć się swoim procesom. Jeśli informacje zwrotne są dobre, nie ma potrzeby znaczącej zmiany procesu orientacji. 

Wielu specjalistów mogło dołączyć do Twojej firmy po pracy u konkurencji. Skorzystaj z tej okazji, aby zrozumieć, w jaki sposób orientacja pracowników i onboarding są przeprowadzane w innych odnoszących sukcesy organizacjach i odpowiednio je poprawić.  

Aktualizuj swój proces orientacji w oparciu o najnowsze trendy i dane. Jeśli coś obiecującego wpadnie ci w oko, wdróż to. 

Po zintegrowaniu informacji zwrotnej z procesem możesz sprawdzić, jak skuteczne jest każde działanie w zakresie zaangażowania nowych pracowników.

❤️ Stwórz doświadczenie onboardingowe, które pokochają Twoi pracownicy

Czy marnujesz również godziny na zapraszanie każdego nowo zatrudnionego pracownika na odpowiednie wydarzenia orientacyjne - w zależności od jego lokalizacji, daty rozpoczęcia pracy, działu itp.

Dzięki Zavvy możesz raz skonfigurować wydarzenia orientacyjne - i zapraszać nowych pracowników na autopilocie.

• W oparciu o dokładnie określone kryteria
• Dzięki danym z systemu HRIS
• Wraz z angażującymi podróżami dla preboardingu i onboardingu.

Dowiedz się, jak działa oprogramowanie do planowania imprez na orientację Zavvy

Zavvy umożliwia również dostarczanie unikalnych doświadczeń związanych z wdrażaniem w trybie autopilota. Dzięki funkcjom oszczędzającym czas specjalistów HR, możesz wdrażać, szkolić i kontaktować się z nowymi pracownikami na autopilocie.

Zwiększ i ukierunkuj entuzjazm, zapał i produktywność swoich nowych pracowników dzięki naszemu wypróbowanemu i przetestowanemu oprogramowaniu. 

Najczęściej zadawane pytania

Czym różni się wdrożenie pracownika od onboardingu?

Wdrożenie pracownika jest podzbiorem onboardingu i służy do oficjalnego powitania pracownika w organizacji. Celem orientacji jest przekazanie misji, kultury i zasad organizacji nowemu pracownikowi. Jest to również okazja dla pracodawcy do wyjaśnienia wszelkich wątpliwości dotyczących listy płac, świadczeń i ogólnego kodeksu postępowania. 

Wdrożenie jest pierwszą fazą onboardingu i zazwyczaj odbywa się w dniu dołączenia do zespołu i kończy się w ciągu pierwszego tygodnia.

Wdrażanie pracowników jest długim procesem w porównaniu do orientacji i obejmuje szkolenie i przygotowanie pracownika do pracy. Onboarding rozpoczyna się wraz z przyjęciem przez pracownika oferty pracy i trwa przez wiele tygodni, a w niektórych przypadkach nawet miesięcy. 

Kto jest odpowiedzialny za przeprowadzenie szkolenia dla nowych pracowników?

Wymyślenie i koordynowanie procesu wdrożenia nowego pracownika jest przede wszystkim obowiązkiem działu HR. Ale każdy interesariusz (od kierownika projektu po kolegę) powinien wziąć za to odpowiedzialność, współpracując w celu stworzenia przyjaznego doświadczenia dla każdego nowego pracownika.