Ma c'è un modo migliore per semplificare queste attività, che garantisce efficienza, qualità e un'esperienza più fluida per i nuovi assunti. L'affare di cui stiamo parlando è: processi di onboarding automatizzati, che offrono coerenza, efficienza in termini di tempo e un'esperienza migliore per accogliere e trattenere i nuovi dipendenti, indipendentemente dal fatto che lavorino in un ambiente ibrido o remoto.
Per aiutarvi a iniziare ad automatizzare l'onboarding, ecco alcuni suggerimenti e strategie da tenere a mente.
L'automazione dell'onboarding dei dipendenti consiste nel creare un'esperienza strutturata che guidi i nuovi assunti attraverso ogni fase del programma di onboarding, senza alcuno sforzo manuale. Richiede un'unica impostazione per processi come la formazione dei nuovi assunti, l'invio di promemoria, il collegamento con i colleghi e altro ancora.
Passare dall'onboarding manuale a quello automatizzato aiuta il vostro reparto risorse umane a risparmiare tempo, ma ha anche un impatto positivo sulla prima impressione che i nuovi talenti hanno della vostra organizzazione. Con questi maggiori vantaggi, molti reclutatori considerano l'automazione come un'opzione più personalizzata e in buona fede per ottenere aiuto per i loro problemi.
Molte organizzazioni, ancora oggi, seguono processi manuali e pesanti per i flussi di lavoro critici. Questo rallenta in modo significativo il time-to-productivity del nuovo assunto e la sua crescita complessiva. Ecco altre sfide da affrontare durante l'onboarding manuale:
Il lato positivo è che i processi di onboarding automatizzati sono dotati di un'intelligenza che favorisce l'assistenza autonoma. Analizzeremo da vicino ciascuno di questi vantaggi e altri ancora, più avanti in questo articolo. Ma ecco alcuni dei principali vantaggi in breve:
Il primo passo per accogliere i nuovi assunti nella vostra organizzazione è offrire loro la migliore esperienza di onboarding. Per massimizzarne il successo, oggi le organizzazioni stanno introducendo l'automazione nell'onboarding per offrire un'esperienza soddisfacente e informativa. Scoprite come progettare un potente flusso di lavoro di onboarding con Zavvy.SHRM raccomanda alle organizzazioni di seguire le quattro C di un processo di onboarding automatizzato:
La digitalizzazione dell'onboarding è solo l'inizio: per trarne vantaggio è necessario automatizzare i processi. Ecco alcuni modi per includere l'automazione nel vostro onboarding con Zavvy:
Con un processo di onboard automatizzato, è possibile iniziare il processo di documentazione ancora prima del primo giorno di lavoro del nuovo assunto. In questo modo, i nuovi assunti avranno l'opportunità di dedicare più tempo alle presentazioni, alle conversazioni 1:1 e alla creazione di legami con i colleghi. Consultate la nostra lista di controllo per i lavoratori remoti o ibridi e la nostra guida all'onboarding degli specialisti del successo dei clienti.
Meno tempo passano a compilare tutte le pratiche, più tempo avranno per concentrarsi sul loro lavoro. È possibile utilizzare strumenti come DocuSign, Box e altri software per creare pacchetti di benvenuto con tutti i documenti - manuali dei contratti dei dipendenti, politiche, ecc. I dipendenti possono esaminarli in anticipo e chiarire tutti i dubbi prima di iniziare a lavorare.
Un processo di onboarding automatizzato consente di raccogliere automaticamente tutti i dati necessari dei nuovi dipendenti. Si tratta di dati relativi alla busta paga, alle ferie in sospeso e maturate, alla posizione lavorativa, ecc.
L'aggiornamento automatico di queste informazioni a qualsiasi sistema di registrazione, come l'ERP o qualsiasi software di contabilità, elimina l'errore umano. Permettono di generare su richiesta rapporti accurati sui dati demografici, sull'organico e sulla storia lavorativa dei dipendenti.
L'automazione della contabilità fornitori completa l'efficienza automatizzando i processi finanziari, garantendo una registrazione e una gestione accurata dei pagamenti in uscita e migliorando la trasparenza generale dei flussi finanziari dell'organizzazione.
Il 40% dei nuovi assunti dichiara che ricevere una risposta dalle risorse umane richiede troppo tempo. Questo accade quando i team delle risorse umane sono troppo occupati a gestire pratiche burocratiche e attività amministrative ridondanti, che vengono eseguite lentamente e lasciano il team vulnerabile a commettere errori significativi.
L'automazione di questi processi libererà il loro tempo in modo che possano concentrarsi su ciò che conta davvero: l'outreach e l'essere una risorsa utile per i nuovi talenti.
Automation consente ai vostri responsabili delle risorse umane di dedicare più tempo a compiti importanti come rispondere alle domande dei nuovi talenti, coordinare più comunicazioni in uscita e creare una libreria di FAQ.
Oggi i datori di lavoro progettano pacchetti di benvenuto su misura per trattenere i nuovi talenti. E l'automazione gioca un ruolo fondamentale nella creazione del perfetto swag aziendale. Ecco come: l'utilizzo di sistemi automatizzati come i moduli web consente di raccogliere informazioni sui dipendenti come la taglia dei vestiti, gli stili preferiti, la personalizzazione delle attrezzature da ufficio e molto altro ancora.
In questo modo sarete ben preparati in anticipo per il primo giorno del vostro nuovo assunto. Tutti i regali e i pacchetti possono essere consegnati senza problemi per fare una prima impressione duratura.
C'è un motivo per cui il 72% dei dipendenti afferma che le conversazioni 1:1 con i propri manager sono una parte importante del processo di onboarding. Li aiuta a creare chiarezza sul ruolo, a costruire relazioni significative e a definire le aspettative.
L'automazione dell'onboarding facilita questo compito, programmando automaticamente le visite in ufficio, le sessioni di orientamento e formazione, la sessione di foto professionali e altre attività per i nuovi assunti.
Offrire un generoso pacchetto di benefit è diventato essenziale per attrarre e trattenere nuovi talenti. Secondo l'Employment Confidence Survey 2015 di Glassdoor, circa il 60% delle persone dichiara che i benefit e le agevolazioni sono un fattore importante nel valutare se accettare o meno un'offerta di lavoro.
Sapendo questo, è importante inviare ai nuovi assunti email automatiche il primo giorno in cui viene spiegato il vostro pacchetto di benefit. Questo include istruzioni su come usufruire di sconti aziendali, agevolazioni per i pendolari, piani sanitari e dentistici, vantaggi per i soci - tutto ciò che la vostra azienda offre.
Anche se questi programmi possono avere sistemi di gestione diversi, un processo automatizzato può riunirli tutti sotto un'unica piattaforma per facilitare l'onboarding dei dipendenti.
Ricevere tempestivamente i feedback dei dipendenti vi fornirà preziose informazioni sul vostro programma di onboarding. Automatizzate questo processo inviando i sondaggi ai nuovi assunti al completamento del loro primo giorno, del 30° giorno o del 90° giorno del programma di onboarding.
Questo non solo vi aiuta a fornire un'esperienza senza interruzioni, ma vi permette anche di identificare eventuali errori dei vostri dipendenti. Molte aziende oggi utilizzano software di intelligenza artificiale che eccellono nel prevedere, identificare e risolvere i problemi prima ancora che si verifichino.
L'automazione non è un concetto nuovo, ma con Zavvy è possibile automatizzare l'onboarding dei dipendenti. Tutti noi abbiamo avuto la nostra buona dose di esperienza con i promemoria automatici e i chatbot. Ma per offrire un'esperienza di onboarding intuitiva ci vuole molto di più. È necessario comunicare con i dipendenti per capire cosa manca, cosa può essere improvvisato o semplificato per offrire un'esperienza di onboarding sana.
Nel software di onboarding per i dipendenti di Zavvy, i nostri modelli sono progettati proprio per soddisfare i vostri obiettivi di onboarding. È possibile creare il proprio in pochi minuti o scegliere tra la nostra gamma di modelli accuratamente curati. Sono facili da usare, personalizzabili e consentono di fornire risoluzioni più rapide ai dipendenti, senza rinunciare a un'esperienza eccellente.
Ecco alcune applicazioni comuni degli strumenti di onboarding di Zavvy:
Il pre-boarding inizia qualche giorno/settimana prima che il nuovo candidato inizi il suo ruolo.
Una volta che il dipendente accetta l'offerta di lavoro, è possibile utilizzare la nostra piattaforma per automatizzare il processo di onboarding del dipendente per azioni quali:
Per saperne di più sul nostro software di preimbarco, cliccate qui.
Applicazioni di comunicazione come Slack, Teams, Notion, ecc. hanno reso possibile lavorare da remoto. Automatizzate e semplificate il processo di comunicazione mettendo in contatto le persone ovunque si trovino.
Collegando app come Microsoft Teams o Slack , è possibile collegare facilmente le applicazioni:
Dall'altro lato, ci sono i contenuti che potreste già avere. Si tratta di video aziendali, documenti e molto altro.
Automazione significa anche integrare contenuti provenienti da fonti diverse in un unico luogo centrale.
E sì, potete anche integrare le vostre GIF, immagini ed emoji divertenti.
Per alleviare l'ansia delle prime settimane di lavoro dei nuovi assunti, passate del tempo di qualità con loro a pranzo o con una tazza di caffè. Questo può essere fatto di persona o in modo virtuale tramite Microsoft Teams/Zoom.
Collegate automaticamente i colleghi per incontri casuali o riunioni a piedi per rafforzare le relazioni sul posto di lavoro e fare una pausa dallo schermo. Le sessioni portano a conversazioni significative che possono migliorare lo spirito di squadra, la produttività e la salute mentale.
Utilizzate i nostri modelli per automatizzare questo processo per tutto il vostro team. Ecco come fare:
Per maggiori informazioni su questi programmi, consultate i nostri programmi di connessione.
I quiz sono un ottimo modo per rendere l'apprendimento facile e divertente.
I sondaggi sono una strategia potente per migliorare il vostro programma di onboarding. Permettono di capire come i dipendenti vedono e si comportano durante il processo di onboarding. Attraverso i sondaggi è inoltre possibile ottenere altre informazioni sui dipendenti per preparare uno swag aziendale su misura.
Un programma di affiancamento è esattamente quello che sembra: assegnare a un dipendente esistente il compito di accogliere e orientare i nuovi assunti nella vostra organizzazione.
I Buddies aiutano i nuovi assunti a conoscere tutte le informazioni essenziali e a condividere conoscenze non strutturate su argomenti come la cultura del posto di lavoro, le politiche aziendali, i vantaggi e i benefici e altro ancora.
Con Zavvy, potete rendere i programmi di buddy onboarding una parte centrale del vostro processo di onboarding.
Quando si pensa all'automazione, viene spontaneo chiedersi se ci isola dagli altri esseri umani. Contrariamente a quanto si pensa, l'automazione non ci isola dalle interazioni umane. Anzi, crea più opportunità per le persone di entrare in contatto e costruire relazioni.
Ebbene, contrariamente a quanto si pensa, l'automazione crea maggiori opportunità di contatto e di relazione tra le persone. Quando si automatizza il processo di onboarding, la maggior parte delle domande e dei compiti semplici vengono gestiti automaticamente, indipendentemente dal fatto che si lavori in un ambiente ibrido o remoto.
L'automazione libera il tempo del vostro team da attività amministrative ridondanti, in modo che possiate dedicare il vostro tempo prezioso a conversazioni reali invece che a presentazioni ripetitive o inviti manuali. Vi permette di concentrarvi su ciò che conta di più: le persone.
Quando si è responsabili delle risorse umane di un'organizzazione in crescita, le attività ricorrenti di onboarding, come la documentazione, l'invio di promemoria e la risposta alle domande più comuni, iniziano a sembrare una serie di responsabilità in più. Nella corsa al risparmio di tempo, iniziano a emergere incongruenze e l'esperienza del nuovo dipendente ne risente.
Automatizzando l'onboarding con Zavvy, i nuovi dipendenti saranno più produttivi nelle prime settimane di lavoro. Passeranno meno tempo a compilare scartoffie e più tempo a incontrare i colleghi durante un caffè, un tour dell'ufficio o tra una riunione e l'altra.
Programmate una demo con uno dei nostri esperti e vedete il nostro strumento di workflow di onboarding automatizzato in azione!
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