Come misurare il miglioramento delle prestazioni in modo efficace in 5 semplici passi

Stagnazione, plateau, staticità: sono parole che non vorrete mai associare alle prestazioni del vostro team. Eppure, a volte, anche le persone migliori hanno bisogno di una spinta per migliorare le loro prestazioni.

Ma come si fa a misurare qualcosa di così intangibile come il miglioramento delle prestazioni? E non si tratta di raccogliere numeri per il gusto di farlo. Intendiamo ottenere informazioni utili all'azione: Cosa sta funzionando? Cosa non funziona? Dove c'è spazio per la crescita?

Avete i dati, e ora? Il feedback. E non un feedback qualsiasi, ma un feedback costruttivo, orientato al futuro, che aumenta le prestazioni. Quello che accende il fuoco, non lo spegne.

In questo articolo vi guideremo su:

• Come misurare il miglioramento delle prestazioni di un individuo o di un team, passo dopo passo.
• Le migliori pratiche per quantificare e monitorare efficacemente il miglioramento delle prestazioni.
• Perché dovreste prestare particolare attenzione al vostro processo di misurazione delle prestazioni.

🪜 5 passi per misurare il miglioramento delle prestazioni in modo efficace

👀 Fase 1: Definire la linea di base per la misurazione delle prestazioni

Iniziate analizzando il livello di prestazione attuale del dipendente.

Fornisce una linea di base o un punto di riferimento per misurare il miglioramento delle prestazioni. Una linea di base aiuta a capire se le prestazioni sono in miglioramento, costanti o in calo.

Utilizzate questi metodi per ottenere la vostra linea di base:

• Una valutazione iniziale: Misurare le prestazioni del dipendente. Valutare il lavoro e i contributi attuali del dipendente rispetto alle aspettative organizzative per il suo ruolo.
• Valutazioni delle prestazioni passate: Analizzare i dati storici dei feedback (a 360°) e delle scale di valutazione delle prestazioni.
• Valutazione delle competenze e test: Valutare le conoscenze e le competenze attuali dei dipendenti nei vari aspetti del loro lavoro.

In questa fase, chiedete ai dipendenti di riflettere anche sul loro attuale livello di prestazione.

Creare un'autovalutazione per identificare le aree di miglioramento.

Qual è il ruolo dell'autovalutazione nella misurazione del miglioramento delle prestazioni?

L'obiettivo di ogni organizzazione è raggiungere il massimo livello di miglioramento. Un'autovalutazione può aiutarvi a raggiungere questo obiettivo in due modi.

In primo luogo, fornisce una visione più ricca delle loro prestazioni e delle aree da migliorare. Spesso, infatti, i dipendenti giudicano le loro prestazioni in modo più severo rispetto ai loro supervisori.

In secondo luogo, quando i dipendenti valutano le proprie capacità, è probabile che si assumano la responsabilità di migliorare le proprie prestazioni.

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🔢 Fase 2: Definire le metriche di prestazione chiave per monitorare i progressi

La definizione degli indicatori chiave di prestazione fornisce obiettivi misurabili ai dipendenti. Stabilisce:

• Le aree specifiche di miglioramento che vi aspettate da loro.
• I livelli di miglioramento desiderati.

La definizione di chiare misure di performance facilita inoltre il benchmark delle prestazioni dell'azienda rispetto ad altre organizzazioni e agli standard del settore.

Questo fa luce sulle aree in cui è necessario concentrare gli sforzi di miglioramento delle prestazioni per rimanere competitivi.

Tenete traccia di queste metriche chiave per monitorare il miglioramento delle prestazioni.

Produttività

Misura l'efficienza con cui i dipendenti creano risultati di valore dalle risorse che utilizzano.

Qualità del lavoro

Traccia la qualità della produzione dei dipendenti rispetto agli standard aziendali. Verifica l'impegno dei dipendenti per l'accuratezza e l'attenzione ai dettagli utilizzando misure come i tassi di errore.

Efficienza del lavoro

Misura l'efficacia dei dipendenti nel portare a termine i compiti. Valuta la loro capacità di raggiungere i risultati desiderati con le risorse e il tempo a disposizione.

Metriche L&D

Valuta l'acquisizione da parte del dipendente di nuove competenze e conoscenze rilevanti per il suo ruolo. Riflette la loro dedizione allo sviluppo personale e professionale, che influisce sulle loro prestazioni.

Raggiungimento degli obiettivi

Misura la capacità dei dipendenti di gestire e raggiungere gli obiettivi prefissati entro un determinato periodo di tempo. 

Fatturato per dipendente

È il ricavo medio che è il risultato diretto dell'impegno di un dipendente nel suo ruolo in un determinato periodo.

11 Esempi di KPI per misurare il miglioramento delle prestazioni

Ecco alcune misure di performance specifiche. Esse si riferiscono a diversi ruoli e responsabilità.

Utilizzateli per monitorare il miglioramento delle prestazioni individuali nel tempo. 

1. Punteggi di soddisfazione del cliente (CSAT)

Ruolo: Team di assistenza clienti

È una misura del grado di soddisfazione dei clienti nelle interazioni con l'assistenza.

Gli agenti dell'assistenza clienti che migliorano le loro prestazioni avranno clienti più soddisfatti.

2. Tassi di completamento dei progetti

Ruolo: Membri del team di gestione del progetto e responsabili del progetto

È la percentuale di progetti completati con successo entro i termini previsti:

• I tempi predefiniti
• Obiettivi e specifiche del progetto

I dipendenti che migliorano le loro prestazioni avranno tassi di completamento dei progetti più elevati.

3. Crescita delle vendite

Ruolo: Rappresentanti di vendita

È l'aumento percentuale del fatturato rispetto ai periodi precedenti.

Un aumento indica un miglioramento delle prestazioni dei dipendenti del reparto vendite.

4. Tasso di conversione delle vendite

Ruolo: Rappresentanti di vendita

Misura la percentuale di lead che compiono un'azione desiderata dopo aver interagito con un'offerta, una campagna o un processo di vendita.

Un miglioramento dei tassi di conversione delle vendite indica un miglioramento delle prestazioni.

5. Tempo di ciclo di produzione

Ruolo: Responsabili delle operazioni

È il tempo totale necessario per trasformare le materie prime in prodotti finiti.

La riduzione del tempo necessario a un prodotto per attraversare tutte le fasi della produzione indica un miglioramento delle prestazioni.

6. Tasso di difettosità della qualità

Ruolo: Responsabili delle operazioni

È la percentuale di unità di produzione difettose su un determinato numero di unità prodotte.

Una diminuzione del tasso di difetti di qualità indica un miglioramento delle prestazioni.

7. Rapporto debito/patrimonio netto

Ruolo: Analisti finanziari

Il rapporto debito/patrimonio è il livello di indebitamento dell'organizzazione rispetto alle sue attività.

Il compito dell'analista finanziario è quello di mantenere il debito minimo. Quindi, con l'aumento della performance, il rapporto debito/patrimonio netto diminuisce.

8. Tasso di penetrazione dei clic (CTR)

Ruolo: Commercianti

Misura la percentuale di persone che cliccano su un annuncio, un link o una CTA rispetto al numero totale di persone che lo vedono.

Un'alta percentuale di click corrisponde a un miglioramento delle prestazioni di un marketer.

9. Tempo di attività del server  

Ruolo: manager IT

Il tempo di attività del server tiene conto del tempo totale in cui i sistemi dell'organizzazione sono attivi e disponibili all'uso in un determinato periodo.

Se il tempo di attività del server rimane costantemente elevato, ciò indica un forte miglioramento delle prestazioni.

10. Consegna puntuale

Ruolo: Manager della catena di approvvigionamento

Controlla l'efficacia dei gestori della catena di fornitura nel garantire che i clienti ricevano i prodotti secondo gli impegni concordati.

Un miglioramento delle consegne puntuali indica che le loro prestazioni stanno migliorando.

11. Lavori in corso (WIP)

Ruolo: Manager di produzione

Mantenere il lavoro in corso a un livello ottimale è un segno di miglioramento delle prestazioni.

Livelli elevati di WIP possono suggerire inefficienze nel processo di produzione. Bassi livelli di WIP possono indicare un sottoutilizzo delle risorse.

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🤖 Fase 3: Utilizzare la tecnologia per monitorare i miglioramenti delle prestazioni

La tecnologia ha cambiato il modo in cui le organizzazioni tengono traccia del miglioramento delle prestazioni.

Bailey Borzecki, HR Inspirations Manager di Dogfish Head Brewery, fornisce una descrizione accurata della tecnologia HR. La paragona al modo in cui le persone tengono agende e diari per vedere la loro progressione: "Ci permette di raccontare la storia di un collaboratore".

La tecnologia mantiene i dati sulle prestazioni dei dipendenti in un luogo centrale, facilitando il monitoraggio dei progressi.

La giusta tecnologia di gestione delle prestazioni vi aiuterà in 5 modi.

1. Tracciamento delle prestazioni in tempo reale

Il software di sviluppo delle prestazioni si integra con strumenti come il software di gestione dei progetti e del servizio clienti.

Fornisce un'unica fonte di dati di performance accurati e in tempo reale per il monitoraggio di metriche e KPI.

2. Tracciamento degli obiettivi

La tecnologia giusta fornirà strumenti di tracciamento degli obiettivi per:

• Definire e monitorare i KPI per ogni obiettivo di performance.
• Dividere l'obiettivo in sotto-obiettivi per facilitare la gestione.
• Valutare in tempo reale i progressi verso gli obiettivi di performance.
• Analizzare le rappresentazioni visive dei progressi degli obiettivi.

3. Monitoraggio dei miglioramenti nei risultati delle valutazioni delle prestazioni

È possibile visualizzare i dati storici come base affidabile per monitorare il miglioramento delle prestazioni dei dipendenti. Questo include:

• valutazione delle prestazioni;
• le registrazioni dei colloqui di valutazione delle prestazioni;
• feedback da parte di più valutatori.

4. Anticipazione delle prestazioni future

L'intelligenza artificiale negli strumenti di gestione delle prestazioni aiuta a prevedere le prestazioni future attraverso l'analisi predittiva.

Fornisce indicazioni sul potenziale di un dipendente analizzando i dati relativi alle sue prestazioni attuali.

5. Migliore allineamento del miglioramento delle prestazioni con gli obiettivi più ampi.

La gestione automatizzata delle prestazioni consente di monitorare le metriche che corrispondono agli obiettivi strategici dell'organizzazione.

Assicura che le priorità dell'organizzazione siano al centro del capitale umano. Questo facilita il successo aziendale a lungo termine.

Il vantaggio competitivo degli strumenti di gestione delle prestazioni rispetto ai processi manuali

I processi manuali di valutazione delle prestazioni si basano spesso su dati quantitativi. Non catturano i dati qualitativi, come ad esempio le intuizioni derivanti dalle conversazioni sulle prestazioni passate.  

Gli strumenti di gestione delle prestazioni supportano una visione olistica del miglioramento delle prestazioni dei dipendenti.

Supportano l'analisi di:

• Approfondimenti soggettivi: Ottenute dal feedback a 360° e dagli appunti dei dirigenti sugli strumenti per le riunioni individuali. 
• Approfondimenti oggettivi: Derivati dai dati raccolti attraverso gli indicatori chiave di prestazione.

Inoltre, i sistemi di valutazione delle prestazioni non forniscono solo numeri. Aiutano anche a capire la narrazione che sta dietro ai numeri.

È possibile analizzare i dati sulle prestazioni dei dipendenti utilizzando strumenti come cruscotti visivi, tabelle e grafici per individuare gli schemi.

➡️ Abbiamo creato un elenco dei migliori strumenti di gestione delle prestazioni per raccogliere e valutare i dati sulle prestazioni dei dipendenti. Consultatelo.

🤝 Passo 4: offrire un supporto continuo

Creare piani di miglioramento delle prestazioni con obiettivi e poi ignorare i dipendenti per tutto l'anno non è l'approccio giusto.

Effettuare controlli continui. E adattate l'assistenza fornita alle esigenze specifiche di ciascun individuo.

Un supporto continuo efficace si presenta così:

• Check-in regolari: Organizzate colloqui settimanali a tu per tu tra manager e dipendenti. È un'opportunità per monitorare i progressi, rimuovere i blocchi e fornire un feedback personale.
• Coaching regolare sulle prestazioni: condurre un coaching sulle prestazioni dei dipendenti per aiutarli a raggiungere il loro pieno potenziale. Oltre a migliorare le prestazioni, il coaching ha ulteriori vantaggi, come l'aumento dell'autoconsapevolezza e della resilienza dei dipendenti.
• Programmi di formazione per i dipendenti: Fornire le risorse di apprendimento necessarie per migliorare le competenze e le prestazioni dei dipendenti.
• Riconoscimento e premi: Riconoscere i miglioramenti incrementali delle prestazioni dei dipendenti. Questo li ispira e li motiva a perseguire l'eccellenza.

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🆚 Fase 5: Tenere presente i picchi temporanei di prestazioni rispetto ai miglioramenti costanti

In passato, un miglioramento delle prestazioni era un miglioramento delle prestazioni. Indipendentemente dal contesto in cui si verificava.

Ora le cose sono un po' diverse e migliori.

Come dice Blakeley Hartfelder, direttore di Gartner:

"In futuro, leader e manager andranno oltre la semplice misurazione dei risultati dei dipendenti e prenderanno in considerazione il contesto in cui questi vengono raggiunti: i loro obiettivi personali, le circostanze in cui lavorano, i team a cui appartengono e il tipo di lavoro che portano a termine".

Prestare attenzione al contesto in cui si verifica un miglioramento delle prestazioni aiuta a tenere traccia dei miglioramenti costanti. Non di picchi temporanei.

Una competizione interna, come ad esempio un concorso di vendita, può causare un picco temporaneo.

Per evitare questo inconveniente, analizzate i modelli di prestazioni per periodi prolungati.

Un'analisi a lungo termine può rivelare i comportamenti costanti del dipendente. Può dire se il dipendente rispetta o meno le aspettative di rendimento.

Con quale frequenza si deve misurare il miglioramento delle prestazioni?

Molte organizzazioni valutano i miglioramenti delle prestazioni una o due volte l'anno. Ma se potete, fatelo a cadenza trimestrale.

Una valutazione trimestrale rivela le tendenze delle prestazioni con sufficiente anticipo. Crea un circuito di feedback regolare che aiuta i dipendenti ad apportare modifiche tempestive.

🕵️‍♀️ Perché èimportante misurare il miglioramento delle prestazioni?

La misurazione del miglioramento delle prestazioni identifica le aree di sviluppo mirato dei dipendenti. Inoltre, consente di ottenere molto di più.

1. Aiuta a riconoscere e premiare i miglioramenti autentici.

La misurazione del miglioramento delle prestazioni consente di collegare il sistema di ricompense alle prestazioni.

Un sistema di ricompensa così trasparente favorisce una sana competizione tra pari. E stimola il miglioramento delle prestazioni.

2. È uno strumento motivazionale, che incoraggia la crescita.

Quando i dipendenti sanno che state monitorando il miglioramento delle loro prestazioni, è probabile che si impegnino di più. Sanno che se slack non è all'altezza, verrà fuori.

Inoltre, la quantificazione dei loro progressi nel tempo li incoraggia a impegnarsi per ottenere prestazioni migliori.

3. Guida il successo organizzativo

Misurare i miglioramenti delle prestazioni significa coltivare una cultura del miglioramento continuo. Costruisce un team ad alte prestazioni.

Un team forte di professionisti di alto livello rende la vostra organizzazione una forza dominante nel settore.

4. Facilita un migliore processo decisionale per le risorse umane e l'alta direzione.

La misurazione del miglioramento delle prestazioni supporta le decisioni basate sui dati.

Le risorse umane e il senior management possono ottenere informazioni utili per prendere decisioni come gli adeguamenti salariali e la pianificazione della successione. 

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Il poeta scozzese Robert Burns disse:"I piani meglio congegnati di uomini e topi spesso vanno a monte".

Ma con l'aiuto del software di gestione delle prestazioni all-in-one di Zavvy, potete assicurarvi il successo nel monitorare il miglioramento delle prestazioni.

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