ROI della formazione 101: come calcolare l'impatto delle attività formative

"La formazione è, semplicemente, una delle attività a più alto rendimento che un manager possa svolgere", afferma l' imprenditore e venture capitalist Ben Horowitz.

Avete mai investito risorse nella formazione per poi chiedervi: "Ne è valsa la pena?" .

Per sfruttare il potenziale della formazione nella vostra organizzazione, avete bisogno di un modo per misurarne l'impatto. Questo vi aiuta a identificare la formazione più efficace per il vostro personale e a dare priorità alla formazione rispetto ad altre iniziative aziendali.

In altre parole, dovete calcolare il "ritorno sull'investimento" (ROI) della formazione nella vostra organizzazione.

Questo articolo:

• Aiutarvi acalcolare l'impatto tangibile e misurabile dei vostri sforzi formativi.
• Approfondite il motivo per cui dovete calcolare il ROI della formazione (spoiler: il ROI della formazione è una metrica chiave che potete usare per amplificare le vostre strategie di formazione).
• Aumentare la consapevolezza delle sfide legate alla misurazione del ROI della formazione. 

💸 Cos'è il ROI della formazione?

Il ROI della formazione è il ritorno sull'investimento di un'organizzazione dai suoi programmi di formazione dei dipendenti. È la misura di quanto l'organizzazione guadagna, cioè i benefici e i risultati, grazie al tempo, alle spese e alle risorse investite nella formazione.

Il ROI della formazione è un parametro oggettivo che misura i risultati aziendali specifici della formazione. Tuttavia, non misura quanto i vostri dipendenti siano soddisfatti della loro formazione. 

Detto questo, una buona formazione di solito si traduce in una maggiore soddisfazione. Ma il ROI della formazione misura il risultato finale - i risultati aziendali - piuttosto che i benefici associati alla formazione.

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Quando utilizzare il ROI della formazione?

Non tutta la formazione della vostra organizzazione ha bisogno di un ROI.

Alcuni dei materiali formativi della vostra azienda potrebbero riguardare il codice di condotta o i quadri normativi che il personale deve conoscere. È difficile collegarli direttamente ai risultati aziendali, quindi non è necessario calcolare il ROI della formazione.

Tuttavia, vale la pena di misurare il ROI della formazione per altri programmi di formazione progettati per migliorare direttamente i risultati aziendali. 

Alcuni esempi sono la formazione per il miglioramento dei processi, le tecniche di vendita e la gestione dei progetti.

🕵️‍♀️ Perché misurare il ROI della formazione ?

Qualsiasi organizzazione che voglia capire, monitorare e migliorare la propria formazione deve misurare il ROI.

Il ROI della formazione è uno strumento prezioso per misurare l'efficacia della formazione e garantire che la formazione dell'organizzazione produca i risultati per cui è stata progettata.

Ecco alcuni dei vantaggi della misurazione del ROI della formazione.

Dimostrare il valore della formazione dell'organizzazione ai dirigenti (giustificare gli stanziamenti di bilancio).

L'allocazione dei budget di spesa è impegnativa e le spese di formazione non fanno eccezione.

Mostrando alla leadership l'efficacia della formazione proposta, è più facile giustificare l'allocazione del budget.

Il ROI della formazione mostra l'impatto della formazione passata, aiutando la vostra leadership a valutare il valore della formazione e a fare confronti migliori con altre priorità aziendali.

Consentire un processo decisionale basato sui dati (allocazione delle risorse più informata)

Il ROI della formazione aiuta a capire come si comportano i diversi programmi di formazione quando vengono confrontati. In questo modo l'organizzazione può stabilire le priorità tra i programmi di formazione e scegliere quello che ha il miglior potenziale per ottenere risultati.

Essendo basato sui dati e oggettivo, il ROI della formazione aiuta anche a confrontare la formazione con altre allocazioni di risorse. Questo aiuta la vostra organizzazione a prendere decisioni più informate sulle future allocazioni di risorse per la formazione.

Guidare la responsabilità (garantire che le risorse siano spese bene)

Supponiamo che siate responsabili dell'organizzazione e dell'erogazione della formazione nella vostra organizzazione. In questo caso, dovrete dimostrare che le risorse destinate alla formazione sono ben spese. 

Il ROI della formazione vi aiuta a farlo, fornendovi una misura oggettiva per valutare la vostra formazione.

Misurare l'efficacia (benefici effettivi per l'allievo)

Quando si progettano o si scelgono programmi di formazione per i propri dipendenti, è necessario ottenere un feedback sull'efficacia della formazione.

Il ROI della formazione offre un modo per misurare questo aspetto, al di là delle misure soggettive (come il grado di soddisfazione del personale per la formazione), per valutare se la formazione è vantaggiosa per il personale.

Il ROI della formazione aiuta a rispondere a domande come:

• I vostri dipendenti stanno acquisendo conoscenze o competenze che possono contribuire ad aumentare l'efficienza o a ridurre i costi sul posto di lavoro?
• La formazione ha contribuito a modificare i comportamenti?
• C'è stato un cambiamento nella cultura del luogo di lavoro grazie alla formazione?

Questo non solo vi aiuterà a valutare l'utilità dei vostri programmi di formazione passati e presenti, ma vi aiuterà anche a migliorare l'efficacia dei programmi futuri.

🧠 Come misurare il ROI della formazione: 6 metodi

Ora che abbiamo visto quanto sia vantaggioso il ROI della formazione, vediamo come misurarlo effettivamente.

Ecco gli approcci più diffusi.

Rapporto benefici/costi

Il modo tradizionale di misurare il ROI della formazione consiste nel confrontare i benefici della formazione con i costi della sua erogazione.

Si calcola come rapporto tra i benefici della formazione (cioè il profitto che il programma di formazione ha generato, al netto dei costi di formazione) e i costi del programma di formazione (moltiplicato per 100 per esprimere una percentuale):

Il periodo di ritorno dell'investimento

Un altro modo per misurare il ROI della formazione è quello di utilizzare il periodo di ammortamento.

Si tratta dell'investimento totale nella formazione (cioè i costi totali del programma di formazione) diviso per i risparmi annuali ottenuti grazie alla formazione, espressi in anni:

Di solito ci vuole molto tempo per vedere i risparmi derivanti dalla formazione, quindi il periodo di ammortamento è più vantaggioso per considerazioni a lungo termine come il miglioramento della fidelizzazione dei dipendenti o la riduzione dei costi sanitari.

Il modello Kirkpatrick

Sviluppato per la prima volta nel 1954, il modello di Kirkpatrick è un metodo popolare per valutare l'efficacia della formazione. Utilizza quattro criteri:

1. Reazione: misurarele risposte dei discenti alla formazione fornita.
2. Apprendimento: valutazionedei risultati degli studenti e mappatura degli obiettivi di apprendimento.
3. Comportamento: valutazione deicambiamenti comportamentali degli allievi e dell'applicazione sul lavoro della formazione.
4. Risultati: misurarel'impatto della formazione a livello aziendale.

È possibile valutare i criteri di reazione utilizzando sondaggi o ponendo domande agli studenti:

• i punti di forza e di debolezza della loro formazione;
• i metodi e le tecniche di formazione utilizzati e se corrispondono agli stili di apprendimento personali dei vostri studenti;
• i risultati più importanti della formazione.

Il criterio di apprendimento aiuta a capire quanto i partecipanti abbiano compreso il materiale formativo e se abbiano acquisito nuove conoscenze o competenze. Questo criterio viene solitamente valutato attraverso interviste.

Il criterio relativo al comportamento è volto a verificare i cambiamenti comportamentali dei discenti e il modo in cui si traducono nella pratica lavorativa effettiva. Questo criterio può essere valutato attraverso ispezioni sul campo o colloqui con i manager degli allievi.

Il criterio del comportamento spesso riceve la maggiore attenzione da parte della leadership, suggerisce Ajay Pangarkarstratega dell'ambiente di lavoro, relatore e autore.

Il criterio dei risultati considera l'impatto della formazione sui risultati aziendali. Se la formazione riguarda la gestione, si vuole sapere se i partecipanti hanno migliorato le loro prestazioni sul lavoro (come manager) grazie alla formazione.

Il criterio dei risultati va al cuore della maggior parte dei programmi di formazione, ossia i risultati aziendali. È possibile valutarlo utilizzando i sondaggi tra i dipendenti o le informazioni ricavate dalle valutazioni dei dipendenti.

Sebbene il modello di Kirkpatrick sembri promuovere un processo lineare, ossia iniziare con i criteri di reazione e procedere con i criteri di risultato, in pratica si possono ottenere risultati migliori adottando un approccio diverso.

LinkedIn, ad esempio, suggerisce di utilizzare il modello di Kirkpatrick in ordine inverso: si parte dai risultati desiderati dalla formazione e si procede a ritroso.

Se la formazione riguarda il miglioramento dell'impegno, ad esempio, si procede con il modello in ordine inverso, come segue:

1. Iniziate valutando i risultati della vostra formazione: sta migliorando il coinvolgimento delle persone?
2. Poi, capire quali cambiamenti di comportamento si sono verificati per migliorare il coinvolgimento.
3. Quindi, considerate gli obiettivi di apprendimento della formazione e come i vostri dipendenti ne hanno beneficiato.
4. Infine, valutate le reazioni dei vostri collaboratori alla formazione per capire come migliorarla in futuro.

Il modello Phillips

Il modello Phillips è stato proposto per la prima volta all'inizio degli anni 2000 e si basa sul modello Kirkpatrick aggiungendo ai quattro criteri di Kirkpatrick una misura quantitativa, il Phillips ROI.

Il modello Phillips è composto da cinque livelli: i quattro criteri di Kirkpatrick e il ROI di Phillips:

1. reazione;
2. apprendimento;
3. comportamento;
4. risultati;
5. Phillips ROI.

Il ROI di Phillips confronta i costi complessivi di un programma di formazione con i suoi benefici in termini monetari, ossia un rapporto benefici/costi.

Espandendo il rapporto benefici-costi visto in precedenza, il ROI di Phillips si esprime come:

Aggiungendo ai quattro criteri di Kirkpatrick una metrica quantitativa del ROI, un "valore in dollari", il modello di Phillips aiuta a dimostrare oggettivamente l'efficacia della formazione, spiega Kevin Herrholtz. Kevin Herrholtzvicepresidente delle vendite di Veracity Verification Solutions.

L'aggiunta di un valore in dollari ai benefici del vostro programma di formazione aiuta a costruire la fiducia dei vostri leader e dei team L&D molto più velocemente di quanto fareste senza un numero.

Revisioni delle prestazioni e valutazioni dei supervisori

Anche se la formula del ROI della formazione può sembrare semplice, non è sempre facile misurare i "benefici della formazione" che si ottengono.

Misurare i benefici della formazione per un processo strutturato può sembrare semplice (ad esempio, la linea di produzione manifatturiera o i protocolli dei call center ), ma come si misurano i benefici della formazione per un processo non strutturato?

Considerate la formazione manageriale. I ruoli manageriali sono poco strutturati e più flessibili di quelli orientati ai processi, quindi non è facile misurare i miglioramenti e isolare l'impatto della formazione.

Un approccio è quello di utilizzare le valutazioni delle prestazioni e le valutazioni dei supervisori. In questo modo, i supervisori possono esprimere giudizi informati sui miglioramenti ottenuti dal personale dopo la formazione.

I vostri supervisori dovrebbero fare osservazioni sia prima che dopo la formazione, in modo da evidenziare le differenze.

È utile anche avere un "gruppo di controllo", cioè persone che non hanno ricevuto la formazione ma che hanno svolto gli stessi ruoli (o ruoli simili) di coloro che l'hanno ricevuta. 

Ecco una semplice illustrazione:

• Identificare le aree chiave che definiscono i risultati delle persone che ricevono la formazione, ad esempio la gestione della complessità, la gestione delle persone e la realizzazione di progetti secondo standard minimi.
• Valutare i miglioramenti nelle aree chiaveutilizzando revisioni, valutazioni e giudizi, ad esempio 5%, 10% e 5% di miglioramenti.
• Calcolare il miglioramento complessivo come media, ad esempio 6,7%.
• Applicare il miglioramento complessivo al salario medio annuo di coloro che hanno ricevuto la formazione, ad esempio, 6,7% x 60.000 dollari = 4.020 dollari a persona.
• Calcolare il ROI della formazione utilizzando la formula del ROI di Phillips.

Supponendo che i costi della formazione siano di 2.500 dollari a persona:

ROI della formazione (%) = ($4.020 - $2.500) / $2.500 = 61% per persona

Studi d'impatto

Un altro approccio per calcolare il ROI della formazione consiste nel creare uno studio sull'impatto aziendale per valutare i cambiamenti derivanti da un programma di formazione. I cambiamenti potrebbero riguardare, ad esempio, la quota di mercato o le valutazioni dei clienti.

Gli studi d'impatto seguono solitamente un processo in 4 fasi:

1. Pianificazione della valutazione: stabilirele metriche per misurare l'impatto prescelto, ad esempio il miglioramento della quota di mercato in base alle vendite o l'aumento del net promoter score (cioè l'NPS basato sul feedback dei clienti).
2. Raccolta dati: raccoglierei dati relativi alla metrica scelta, sia prima che dopo la formazione, ad esempio la quota di mercato delle vendite o l'NPS prima e dopo la formazione.
3. Analisi dei dati: regolarei dati, se necessario, e calcolare il ROI utilizzando una delle formule pertinenti, ad esempio il ROI di Phillips.
4. Reporting: riportarei risultati qualitativi e quantitativi e le osservazioni fatte durante il processo.

🤯 5 sfide per misurare il ROI della formazione

Jessie Kong, docente di Instructional Design presso la Franklin University, evidenzia le seguenti 5 sfide legate alla misurazione del ROI della formazione.

Raccolta dati

Per rendere credibili i risultati è necessario lavorare con dati affidabili sul ROI della formazione. Dati imprecisi potrebbero portare a conclusioni sbagliate.

Ottenere l'accesso a dati affidabili, tuttavia, è una sfida significativa per molte organizzazioni a causa di:

• la mancanza di dati sufficienti per un calcolo realistico del ROI della formazione;
• i costi associati alla raccolta o alla generazione dei dati;
• difficoltà nell'individuare dati adeguati per il calcolo del ROI della formazione.

A seconda del tipo di formazione che state valutando, potreste non avere dati sufficienti dai sistemi di analisi delle risorse umane o dai sistemi finanziari della vostra organizzazione. In questo caso, dovrete raccogliere i dati utilizzando sondaggi, questionari, osservazioni, interviste o monitoraggio delle prestazioni, tra gli altri metodi.

La raccolta dei dati può essere costosa e potrebbe essere necessario dedicare tempo e risorse significative alla progettazione, all'implementazione e alla raccolta dei dati. Nel decidere come raccogliere i dati, dovrete bilanciare i costi della raccolta dei dati con l'affidabilità prevista dei risultati.

I sondaggi e i questionari, ad esempio, sono molto diffusi per il loro costo e la loro praticità. Ma nel progettarli, dovrete pensare alle domande specifiche da porre per poter isolare gli effetti della formazione e infine tradurre le risposte al sondaggio in valori quantitativi (monetari).

Anche misurare l'impatto a lungo termine della formazione per un gruppo di persone o all'interno di una particolare funzione aziendale è difficile. In genere è necessario raccogliere dati per un periodo prolungato e concentrarsi sui benefici della formazione piuttosto che su altre influenze durante il (lungo) periodo di misurazione.

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Stima dei costi

Oltre ai costi di raccolta dei dati, la maggior parte delle organizzazioni ha difficoltà a decidere quali costi includere e come stimarli.

Per i programmi di apprendimento online, ad esempio, diversi fattori incidono sui costi: il numero di corsi offerti e la frequenza delle revisioni, i tipi di supporti didattici, la quantità di supporto agli studenti, la flessibilità degli orari di apprendimento e i tassi di completamento degli studenti, tra gli altri.

È difficile stimare un gran numero di variabili per cogliere realisticamente i costi associati ai programmi di formazione.

Difficoltà nel quantificare i risultati umani (qualitativi)

Come si valuta il valore in dollari dei comportamenti umani influenzati dalla formazione? Quali sono le metriche giuste da utilizzare per misurare i risultati qualitativi? 

Molte organizzazioni utilizzano ipotesi economiche o psicologiche basate su modelli industriali-organizzativi. Tuttavia, questi potrebbero non riflettere accuratamente le circostanze della formazione nella vostra organizzazione.

Un altro approccio consiste nell'utilizzare l'osservazione e il giudizio (compreso il feedback delle valutazioni dei dipendenti) per stimare il valore in dollari dei risultati qualitativi della formazione. Tuttavia, questo approccio è soggetto a pregiudizi, imprecisioni o lacune nella comprensione e può portare a risultati inaffidabili.

Stimare l'impatto della formazione sui risultati aziendali

Quando si stima l'impatto della formazione sui risultati aziendali, non è facile separare gli effetti della formazione da altri fattori che intervengono.

Le aziende sono ambienti complessi con molti fattori interconnessi: l'evoluzione della cultura organizzativa, il cambiamento delle condizioni di mercato e l'impatto di altre iniziative aziendali sono esempi di influenze difficili da separare dagli effetti della formazione.

Ad esempio, supponiamo che un'azienda scopra che le vendite sono aumentate dopo la formazione. Come si fa a sapere se l'aumento delle vendite deriva direttamente dalla formazione?

Potrebbero esserci stati cambiamenti nella struttura organizzativa, programmi di incentivi migliori o condizioni economiche più favorevoli che hanno incrementato le vendite. In queste circostanze, la formazione può avere o non avere avuto un grande effetto.

Conoscenze e supporto insufficienti per la misurazione del ROI

Kong sottolinea che molte organizzazioni non hanno familiarità con i quadri e le misurazioni del ROI della formazione. In genere si affidano ad approcci informali che si concentrano sulle indagini di soddisfazione dei discenti.

Tuttavia, anche se non tutta la formazione richiede un ROI e lo scopo della valutazione può variare, le organizzazioni trarrebbero vantaggio da un approccio al ROI della formazione più strutturato, in grado di cogliere le prestazioni dei discenti e i risultati organizzativi.

📈 Esempi di metriche di valutazione del ROI della formazione dei dipendenti

Abbiamo visto come calcolare il ROI dei programmi di formazione, ma abbiamo solo accennato alle metriche che si possono usare per misurare i benefici che derivano dalla formazione.

Come abbiamo visto, capire l'impatto di un programma di formazione - e quantificarlo - può essere difficile.

Oggi le organizzazioni hanno accesso a grandi quantità di dati e a importanti tecnologie informatiche per analizzarli ed elaborarli. Tuttavia, la chiave per misurare con successo il ROI della formazione è decidere quali dati e metriche sono più rilevanti per mostrare l'impatto della formazione nella vostra organizzazione.

Ecco alcuni esempi di dati utilizzati dalle organizzazioni:

• produttività e prestazioni;
• la fidelizzazione dei dipendenti ( indagini sul turnover e sulla fidelizzazione);
• ricavi e vendite;
• punteggi di soddisfazione dei clienti;
• impegno e soddisfazione dei dipendenti;
• incidenti e tassi di errore;
• capacità di leadership;
• innovazione;
• immagine e reputazione del marchio;
• sviluppo delle competenze e opportunità di avanzamento di carriera.

Come si procede alla misurazione?

Alcuni sono più facili di altri: ad esempio, i tassi di errore e le vendite sono facili da quantificare utilizzando i dati disponibili. Tuttavia, come abbiamo visto, la valutazione delle capacità di leadership è più qualitativa e sfumata.

È inoltre essenziale collegare l'impatto della formazione ai risultati aziendali: questo aiuta a ottenere il massimo dalla valutazione della formazione.

Questo darà credibilità ai calcoli del ROI della formazione presso la leadership dell'organizzazione e sarà più utile per valutare l'impatto della formazione rispetto ad altre iniziative aziendali.

Ma, come dimostra l'elenco precedente, gli impatti della formazione possono riguardare molte aree dell'organizzazione. Per identificare le metriche più utili, i ricercatori di management Ramesh Sounderarajan e Kuldeep Singh suggeriscono di utilizzare i seguenti criteri:

• utilizzabile in diverse organizzazioni (anche se la vostra organizzazione potrebbe avere bisogno di parametri specifici per le proprie circostanze);
• facile da capire e da implementare;
• facile disponibilità e accesso ai dati;
• utilizza i dati attuali e può incorporare nuovi dati;
• fornisce approfondimenti su indicatori sia anticipatori che ritardatari;
• collegati o connessi alle prestazioni aziendali, come ad esempio i risultati finanziari, la riduzione dei costi o l'impegno dei dipendenti;
• credibile con gli stakeholder dell'organizzazione.

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