Onboarding dei manager: 12 buone pratiche per perfezionare il processo per i nuovi dirigenti

Le storie dell'orrore dei cattivi manager si sono riversate su LinkedIn durante la Grande Dimissione.

Dai capi che deridono apertamente i propri collaboratori a quelli che richiedono il permesso per la pausa bagno, c'è da stupirsi che 2 dipendenti su 5 si siano già licenziati a causa del proprio manager?

People Management riferisce che un altro 50% sta pensando di andarsene a causa del proprio capo.

Se avete perso un sacco di personale a causa della concorrenza o se avete a che fare con un'epidemia di abbandono silenzioso, potreste trovarvi di fronte a un incubo per la leadership.

Cercate una soluzione proattiva? Non sottovalutate il potere di un efficace onboarding dei manager. 

È nel vostro interesse investire nella formazione dei manager fin dall'inizio, in modo che i vostri team leader non debbano "capirci qualcosa" da soli. I leader sono esseri umani e commettono errori, ma l'implementazione di un programma di onboarding per manager eccellente li predisporrà al successo fin dal primo giorno nel loro ruolo.

✈️ Cos'è l'onboarding dei manager?

L'onboarding dei manager prevede l'orientamento e l'ambientamento dei nuovi assunti nel ruolo, nelle responsabilità e nella cultura aziendale. È una parte essenziale del ciclo di vita dei dipendenti e dovrebbe ricevere la stessa attenzione e le stesse risorse di qualsiasi altro programma di onboarding dei dipendenti.

Vi state chiedendo a chi è più adatto l'onboarding dei manager? 

✅ Ogni nuovo manager che entra in azienda; 

✅ Dipendenti attuali promossi per la prima volta a ruoli di leadership;

Un manager esperto che si trasferisce da un'altra sede o azienda;

✅ Un manager remoto che entra per la prima volta in azienda.

Suggerimento: Progettate questo processo strategico per supportare i manager in fase di transizione verso i loro nuovi ruoli. L'obiettivo è quello di aiutarli ad ambientarsi, fornire loro tutti gli strumenti necessari per supportare i loro riporti diretti e, infine, garantire un'introduzione senza problemi nella cultura aziendale.

💸 Perché impegnarsi nell'onboarding dei manager?

Se un gruppo di assuntori ha selezionato un candidato per un ruolo manageriale o ha promosso internamente un dipendente, questi deve sicuramente avere le carte in regola per fare il leader. Quindi, perché preoccuparsi dell'onboarding dei manager? 

Ecco alcuni punti da considerare durante il processo di assunzione.

1. Il ruolo strategico dei manager 

In quanto anello di congiunzione tra i leader senior e i dipendenti in prima linea, i manager svolgono un ruolo fondamentale nel guidare la cultura aziendale e promuovere il coinvolgimento.

Una ricerca Gallup rivela che i manager sono responsabili fino al 70% della variazione dell'impegno dei dipendenti.

In altre parole, la creazione di una cultura aziendale positiva e di una forza lavoro impegnata passa attraverso lo sviluppo dei manager. 

2. Costi della rotazione dei manager 

La sostituzione di un cattivo manager costa alle aziende statunitensi 960 miliardi di dollari all'anno. Ahi! Ma qual è il costo per un singolo team? 

Laszlo Bock, cofondatore di Humu (un'azienda di software per l'ambiente di lavoro) ed ex CHRO di Google, spiega che se si valuta un manager tra 1 e 10, il punteggio di uno spinge i dipendenti a licenziarsi. 

Il risultato? 

La produttività diminuisce immediatamente, perché si perdono membri del team e si impiega tempo per reclutare e formare nuovi membri, mentre il cattivo manager rimane al suo posto, scaricando ulteriormente il morale.

3. Alta posta in gioco in caso di fallimento dell'onboarding 

Le nostre statistiche sull'onboarding dei dipendenti rivelano che solo il 12% delle organizzazioni ha un programma di onboarding efficace. 

Se si considera l'alta posta in gioco nell'onboarding dei manager - dal costo del turnover all'impatto sulla cultura aziendale - è chiaro che non si tratta di un'area in cui le aziende possono permettersi di prendere scorciatoie. 

Inoltre, HR News riporta che l'attrito è un problema significativo, con il 20% dei nuovi assunti che lascia l'azienda entro 45 giorni e il 33% entro sei mesi! 

4. Impatto del manager sul coinvolgimento del team 

L'impegno dei dipendenti è un tema caldo e gli studi di Korn Ferry rivelano che il 33% dei lavoratori lascia il proprio ruolo a causa della noia! Anche il riconoscimento dei dipendenti è un fattore importante, con l'84% dei dipendenti altamente impegnati che ammettono che il loro capo ha riconosciuto i loro risultati sul lavoro, rispetto a solo il 25% dei dipendenti disimpegnati, secondo Bonusly. 

Durante l'onboarding, i leader possono conoscere l'impatto che il loro stile di gestione del team ha sui loro diretti collaboratori in termini di coinvolgimento. Ma anche i manager devono sentirsi impegnati per continuare a far girare la ruota. 

Elise FinnDirettore e co-fondatore di NkuziChange chiede ai manager di riflettere sulle loro prestazioni:

"Se siete a capo di un team ad alte prestazioni, sono sicuro che passate molto tempo a pensare ai KPI, agli indicatori di performance, alle metriche, agli obiettivi. Ed è giusto, dobbiamo preoccuparci di queste cose.

Ma quanto tempo dedicate in realtà a pensare al vostro contributo, al vostro impatto sul rendimento del vostro team?

Cosa state facendo per amplificare le loro prestazioni? E che cosa state facendo che potrebbe schiacciare o sminuire le loro prestazioni?".

🪜 Approccio graduale all'onboarding dei nuovi manager 

Un programma di onboarding efficace per i manager seguirà una struttura chiara.

Fase 1 - Pre-ingresso: Questa fase si concentra sulle pratiche burocratiche, sulle presentazioni e sull'accesso agli strumenti.

Fase 2 - Sessione di orientamento per i nuovi assunti: inizia il primo giorno di lavoro del manager e dura fino a una settimana. Questa fase si concentra sull'accoglienza del manager nel suo nuovo team e sulla presentazione di altri membri chiave dell'organizzazione.

Discuterete anche delle informazioni rilevanti sulla sicurezza e dei vantaggi personali, come l'assicurazione medica, la PTO e altre politiche aziendali. I manager devono sapere come ognuna di queste politiche riguarda loro stessi e il loro impatto sui membri del loro team. 

Fase 3 - Formazione specifica per il ruolo: questa è la fase più cruciale dell'onboarding dei manager in arrivo, per cui se la si svolge correttamente significa che i manager possono diventare produttivi rapidamente. Se si sbaglia, i nuovi manager commetteranno errori di leadership che si ripercuoteranno sul morale dell'azienda. 

Gli elementi chiave includono la chiarezza del ruolo e delle aspettative, gli obiettivi di performance e la formazione manageriale legata al ruolo, compreso il job shadowing. 

Fase 4 - Transizione del ruolo: è il momento di lasciare andare! In questa penultima fase, preparate il vostro manager al successo, fornendo controlli regolari e accesso a risorse aggiuntive. Inoltre, incoraggerete i suoi suggerimenti su come migliorare il processo di inserimento nel team per i futuri membri.

Fase 5 - Agevolare la transizione: questa fase consiste nel garantire al vostro manager una transizione agevole nel suo nuovo ruolo. 

Pochi mesi dopo il loro ingresso, dovrebbero essere a proprio agio e sicuri della loro capacità di leadership, prendendo decisioni manageriali in linea con la cultura aziendale e gli OKR. 

Suggerimento: assicuratevi di offrire opportunità di crescita continua per aiutare i manager a progredire nella loro carriera.

➡️ Per maggiori informazioni sulle fasi dell'onboarding, consultate il sito.

💡 12 Best practiceper un onboarding efficace dei manager

In un'indagine di Egon Zehnder su 588 dirigenti, il 60% ha rivelato che ci vogliono sei mesi per avere un impatto completo nel proprio ruolo, mentre quasi il 20% ritiene che ci vogliano più di 9 mesi.

Volete accelerare il processo?

Queste best practice accelereranno la trasformazione da manager entusiasti e alle prime armi in leader esperti che ispirano.

‍Outlineare iprocessi e i flussi di lavoro

Prima che il vostro nuovo manager inizi, prendetevi il tempo di documentare tutti i processi e i flussi di lavoro chiave che devono conoscere. Avere una fonte di informazioni di riferimento sarà utile nel caso in cui si trovino in difficoltà.

La catalogazione dei flussi di lavoro è anche un'opportunità per determinare se l'automazione può accelerare le attività ripetitive.

Definire aspettative chiare 

La confusione dei ruoli è una delle ragioni principali del fallimento dei nuovi manager. Ma è possibile attenuare questo problema stabilendo aspettative chiare fin dall'inizio. 

Per esempio, dovreste discutere di cosa sono responsabili, delle responsabilità del loro team e di come misurerete le loro prestazioni.

È importante anche stabilire che tipo di leader volete che sia. Ad esempio, volete che abbia un approccio pratico o che si faccia da parte e lasci che siano i membri del team a prendere l'iniziativa? 

Qual è il vostro approccio preferito alla gestione dei conflitti? 

Assicuratevi che queste aspettative siano chiare e realistiche in base alle risorse disponibili.

➡️ Approfondite la creazione del vostro modello di competenze di leadership. Troverete cinque fasi per sviluppare un modello di competenze di leadership.

Chiarire gli obiettivi a breve termine 

Una serie di obiettivi a breve termine darà al vostro nuovo manager un traguardo tangibile verso cui lavorare e un modo per misurare i suoi progressi.

Oltre a definire le aspettative a lungo termine, dovreste delineare gli OKR per i primi mesi.

Harvard Business Review descrive come i nuovi manager possano essere rapidamente sopraffatti nel momento in cui si avvicinano a tutti gli aspetti dell'azienda. 

La guida? 

Perché non fissare una sfida a breve termine di 100 giorni in un'area specifica e impostare l'onboarding su di essa? Questo approccio spinge il nuovo manager a ottenere valore migliorando i processi critici. 

Impostazione di un nuovo appuntamento manager-squadra 

Il team del nuovo manager è la chiave del suo successo. Per questo motivo, deve instaurare un rapporto solido e definire il prima possibile il modo in cui li guiderà.

Suggerimento n. 1: Iniziate creando una directory del team in Loom, dove ogni persona registra un video di benvenuto con un po' di informazioni sul suo ruolo e fatti divertenti sulla sua vita personale. 

I video introduttivi aiutano il manager a memorizzare volti e nomi e a creare un legame iniziale. 

Presentate i membri del team prima dell'inizio dell'attività del manager per consentire a tutti di rompere il ghiaccio e creare fiducia. 

Suggerimento n. 2: per il primo giorno di lavoro potreste anche organizzare un'attività di team building. Questo li aiuterà a legare e a iniziare a lavorare insieme verso un obiettivo comune.

Privilegiare le presentazioni degli stakeholder 

Il vostro nuovo manager deve costruire relazioni con vari interlocutori all'interno e all'esterno dell'azienda. Incoraggiate questi legami e date priorità alla presentazione delle persone più importanti che devono conoscere.

Suggerimento: Decidete se utilizzare un modello di presentazione formale o informale a seconda dell'anzianità della persona. 

Un esempio di modello formale potrebbe essere:

"Sono lieto di presentarvi {NOME}. Hanno maturato X anni di esperienza in organizzazioni Fortune 500 e siamo entusiasti dell'ampiezza delle competenze e dell'esperienza che apporteranno al nostro team".

{NOME} è appassionato di {AREA DI ESPERIENZA} e ha un vero talento per {CAPACITÀ UNICA}. La sua data di inizio è mm/dd/yyyy e lavorerà in {Ufficio/Sede remota}.

Unitevi a me nel dare il benvenuto a {NAME} nel team!".

Incoraggiare i manager a costruire il loro marchio personale 

Il marchio personale di un manager rafforza costantemente il suo stile di leadership e ciò che rappresenta. Utilizzate un programma di onboarding per:

• Offrire indicazioni sui social media per il personal branding.
• Organizzare la formazione dei media.
• Aiutateli a scrivere articoli sulla leadership di pensiero.
• Suggerite opportunità di intervento alle conferenze.
• Impostare i percorsi di rete interni. 

Celebrare la cultura aziendale 

La cultura dell'ambiente di lavoro influenzerà in modo significativo il successo del nuovo manager. Pertanto, deve comprenderla e accettarla fin dall'inizio.

Un modo per farlo è immergerli nella vostra cultura fin dal primo giorno. 

Alcuni esempi di attività per condividere scorci della vostra cultura sono: visitare l'ufficio, incontrare persone chiave e partecipare a eventi aziendali.

Suggerimento: potete anche pensare di inviare regolarmente aggiornamenti sulle novità e gli sviluppi dell'azienda. 

Un flusso costante di notizie sulla società li aiuterà a sentirsi legati all'azienda, anche se non sono in ufficio tutti i giorni.

Bilanciare l'apprendimento e la pratica 

La formazione è parte integrante del successo dei manager.
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‍Ron AshkenasRon Ashkenas, socio emerito di Schaffer Consulting, suggerisce di chiedere al leader entrante di identificare ciò che desidera apprendere sull'azienda e quindi di costruire la formazione intorno a questo aspetto:

"La maggior parte delle persone di alto livello che assumono nuove posizioni hanno fatto una due diligence sul loro nuovo ruolo tale da avere una serie di domande intelligenti o aree che sono curiose o ipotesi che vogliono verificare. Quindi, piuttosto che costringere la nuova persona a imparare solo ciò che voi ritenete importante, costruite insieme il programma di onboarding". 

🤯 Problema comune: è facile che i manager si impantanino nei materiali didattici invece di svolgere effettivamente il loro lavoro.

💡 Soluzione: Raggiungere il giusto equilibrio con formati di formazione efficaci per i nuovi manager che si inseriscono direttamente nella giornata lavorativa. 

Considerate un mix di formazione in aula, corsi online e apprendimento sul posto di lavoro, come tavole rotonde e programmi di microapprendimento. Questo approccio all'apprendimento consentirà al nuovo manager di acquisire conoscenze teoriche e di metterle in pratica in un contesto reale.

➡️ Freeletics ha chiesto a Zavvy di aiutarla a creare una routine di formazione per i suoi leader. Hanno implementato un programma di onboarding per la leadership, tavole rotonde per i manager e microapprendimenti regolari per potenziare la crescita della leadership.

Focus sull'appartenenza 

Come ogni nuovo arrivato, un nuovo manager deve sentirsi subito legato all'azienda. Questo senso di appartenenza gli consentirà di lavorare al meglio. 

• Assicuratevi che abbiano un punto di contatto dedicato all'interno dell'azienda: il loro manager diretto, le risorse umane o qualcun altro in posizione di leadership.
• Incoraggiateli a partecipare alla vita aziendale partecipando a eventi sociali, unendosi a gruppi di risorse per i dipendenti o facendo volontariato per i programmi di responsabilità aziendale.
• Assicurarsi che l'impegno DEI sia in atto. Una ricerca di Gartner rivela che le aziende con un aumento del 20% dell'inclusione sono associate a maggiori prestazioni dei dipendenti e a un maggiore impegno sul lavoro. 

Fornire mentori 

Anche i CEO di maggior successo si sono avvalsi di mentori per sviluppare la propria carriera. 

Non sottovalutate quindi il potere della mentorship nell'inserimento di nuovi manager. 

La mentorship potrebbe aiutare i talenti della leadership a rimanere. Pushfar riporta che l'accesso al mentoring è un fattore decisivo per l'86% dei dipendenti che rimangono in un'organizzazione. 

Suggerimento n. 1: abbinate al nuovo manager un collega più esperto che possa offrire guida e sostegno. Il mentore potrebbe essere una persona da seguire per un giorno o una settimana o da incontrare regolarmente.

Suggerimento n. 2: organizzare programmi di mentorship con esperti esterni. Questo approccio può essere utile se il vostro nuovo manager si muove in un nuovo settore o assume un ruolo completamente nuovo.

➡️ Se siete nuovi ai programmi di mentorship, date un'occhiata alla nostra discussione approfondita sui loro vantaggi. Troverete anche le nostre linee guida per lanciare il vostro primo programma di mentorship. 

Fare il check-in per ricevere un feedback costruttivo

Il feedback dei dipendenti è fondamentale per migliorare la cultura aziendale e può includere cicli di feedback verso l'alto da parte di manager, leader aziendali e dipartimenti HR. 

Verificate con il vostro nuovo manager come si sta ambientando. La condivisione e la raccolta di feedback può avvenire in modo informale attraverso incontri regolari, un processo più formale come un sondaggio sull'inserimento dopo 30 e 60 giorni o un sondaggio regolare con un breve elenco di domande.

Bonusly calcola che solo il 41,8% delle aziende raccoglie queste informazioni vitali annualmente o meno frequentemente. 

Quindi, permettete ai vostri manager di eccellere creando dei cicli di feedback costruttivi.

Offrire un feedback continuo

Se fatto correttamente, l'onboarding dei manager può essere uno strumento potente per sviluppare le capacità manageriali. 

Suggerimento n. 1: un solido piano di sviluppo della leadership e l'impegno a fornire un feedback continuo daranno al nuovo manager le migliori possibilità di successo.

Suggerimento n. 2: identificare le lacune di capacità manageriali e offrire opportunità di aggiornamento per colmarle.

Ad esempio, potete scegliere tra corsi di formazione aggiuntivi, moduli di e-learning, eventi di apprendimento o webinar. 

Suggerimento n. 3: levalutazioni delle prestazioni a 360 gradi consentono al manager di ottenere un feedback dai suoi diretti collaboratori.

Infine, assicuratevi di fornire regolarmente un feedback sulle loro prestazioni. Fatelo in modo informale o attraverso un processo più formale, come le revisioni trimestrali o annuali.

"L'onboarding non è affidato a una sola persona. È una collaborazione con il manager di linea e il team delle persone. Per garantire che la formazione sia applicata nel modo giusto e che tutte le esigenze di sviluppo siano soddisfatte.

Sono riuscito a farlo raccogliendo i feedback sia dei manager che dei loro responsabili. L'aspetto interessante è che non si trattava tanto di possedere le competenze più difficili o di apprendere un nuovo processo, quanto di possedere le competenze più morbide, come intrattenere conversazioni cruciali o gestire i principali stakeholder". - Chichi ErachaluResponsabile dello sviluppo della leadership presso Multiverse.

La vostra lista di controllo per l 'onboarding dei leader in arrivo

Cercate una lista di controllo per l'onboarding dei manager? Utilizzate questo modello per affrontare i primi tre mesi. 

Fase di preparazione

• Inviare i documenti richiesti.
• Verificate che il nuovo manager abbia firmato i documenti.
• Ordinare la ferramenta necessaria.
• Preparare l'accesso all'account e altri diritti e privilegi.
• Avvisare i colleghi e organizzare riunioni di squadra.
• Assicurarsi che la documentazione pertinente sia aggiornata (politiche interne, cultura aziendale, protezione dei dati, formazione IT, regolamenti di conformità, contenuti specifici del ruolo).

Preimbarco

• Inviare un pacchetto e un messaggio di benvenuto (video di benvenuto, swag aziendale) con i dettagli essenziali sulla data di inizio, l'ora e il luogo, e su chi segnalare).

Giorno 1

• Fornire l'accesso agli account hardware/software.
• Presentate al nuovo manager il suo compagno di onboarding.
• Presentare al nuovo manager gli obiettivi aziendali e individuali.
• Offrite un'accoglienza di benvenuto (salutate di persona o organizzate una chat virtuale). 

Settimana 1

• Firmare tutte le politiche formali. 
• Conversazioni 1:1. 
• Incoraggiare il networking. 
• Creare un incarico iniziale.
• Fornire l'accesso alle risorse di formazione. 
• Inviate un messaggio celebrativo per la fine della prima settimana.

Primi 30 giorni

• Chiedete un feedback sul processo di inserimento dei manager.
• Fornite regolarmente consigli quotidiani. 
• Incoraggiate il rapporto di amicizia nell'onboarding. 

Primi 60 giorni

• Ampliare la formazione sul ruolo del manager. 
• Rivedere i primi obiettivi. 
• Continuare a incoraggiare il rapporto con i compagni di onboarding. 

Primi 90 giorni

• Continuare a raccogliere feedback sul processo di inserimento dei manager.
• Transizione agevole al processo generale di sviluppo continuo. 
• Continuare a incoraggiare il rapporto con i compagni di onboarding.

➡️ Accelerare i tempi di produttività dei nuovi manager con Zavvy 

Chi ha tempo per un approccio manuale all'onboarding dei manager nel frenetico ambiente di lavoro di oggi? 

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✅ quadri di carriera e piani di sviluppo mirati 

Feedback a 360 gradi per aiutare i leader a sviluppare e allenare i loro team. 

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❓ FAQ

Avete ancora domande scottanti sull'onboarding dei manager? Ecco a cosa serve questa sezione! 

Cosa deve fare un nuovo manager nei primi 30 giorni? 

La formazione dei nuovi manager può avvenire durante il flusso di lavoro, in modo che i discenti ricevano rapidamente tutte le informazioni necessarie per mettere subito in pratica le loro nuove competenze. I primi 30 giorni sono fondamentali per un nuovo manager e devono concentrarsi sulla comprensione della cultura, dei valori e degli obiettivi dell'azienda. Dovrebbe anche costruire relazioni con il suo team e conoscere i suoi diretti collaboratori. 

Cosa deve fare per prima cosa un nuovo manager? 

Imparare a conoscere il territorio è una priorità per un nuovo manager. 

Nei primi giorni, il candidato deve incontrare il proprio team e farsi un'idea della nuova organizzazione. 

In seguito, si affideranno a una serie di soft skills come la comunicazione, l'ascolto e l'empatia per conoscere il proprio team e creare fiducia.

Allo stesso tempo, i primi giorni sono il momento di rivedere tutta la documentazione pertinente, come le politiche interne, la cultura aziendale, la protezione dei dati, la formazione informatica, le norme di conformità e i contenuti specifici del ruolo.

Qual è l'elemento più importante nell'onboarding dei nuovi manager? 

Le relazioni sono la base su cui costruire un team produttivo e coeso. Ecco perché i compagni di onboarding e i mentori sono un elemento chiave del processo, in quanto offrono quel legame umano che aiuta i nuovi manager a sentirsi accolti, sostenuti e inseriti nel loro nuovo ruolo. 

Come si misura il successo dell'onboarding dei manager? 

È impossibile sapere come si colloca l'onboarding dei manager senza monitorare il successo del processo. L'Harvard Business Review ci ha insegnato che una migliore esperienza dei dipendenti durante l'onboarding porta a un maggiore coinvolgimento dei dipendenti. Raccogliete quindi preziose metriche di onboarding, tra cui: 

• completamento dell'onboarding; 
• indagini sul punteggio di onboarding;
• punteggio promozionale netto dei dipendenti (eNPS); 
• top performer.

Utilizzate questi dati per produrre una procedura di onboarding efficace nel tempo, in modo che ogni versione sia migliore della precedente.