Caos, scartoffie, presentazioni. Ripetere e ripetere. Vi suona familiare? Onboarding: l'inizio di tutto. E se vi dicessimo che c'è un modo più intelligente e senza soluzione di continuità? Sarebbe corretto dire che il software di onboarding non fa quasi più notizia.
Ma stiamo parlando di soluzioni di nuova generazione, quelle che sfruttano l'intelligenza artificiale.
Ma l'utilizzo dell'IA nell'onboarding non significa sostituire il tocco umano. Si tratta di migliorarlo.
Dall'automazione del lavoro ordinario alla personalizzazione delle esperienze, l'intelligenza artificiale sta ridisegnando i primi passi del viaggio dei dipendenti, rendendo ogni "Benvenuto a bordo!" un potente ingresso nell'universo della vostra azienda.
In questo articolo verranno analizzati:
Ogni interazione che un dipendente ha con la vostra organizzazione, dalla fase di candidatura ai primi mesi di lavoro, determinerà la sua percezione della vostra esperienza di lavoro e avrà un impatto sulle sue prestazioni.
L'utilizzo dell'intelligenza artificiale nell'onboarding può attenuare i disagi legati al passaggio a un nuovo ruolo in una nuova azienda e garantire che il rapporto tra dipendente e datore di lavoro inizi con la nota giusta.
Ecco alcuni modi in cui i processi basati sull'intelligenza artificiale possono semplificare il flusso di lavoro delle risorse umane e aiutarvi a soddisfare la vostra proposta di valore per i dipendenti.
Con i processi tradizionali, l'onboarding dei nuovi assunti è un incubo amministrativo che comporta un sacco di scartoffie, inserimento di dati, sforzi e tempo.
È necessario fare le presentazioni, creare account e profili, fornire materiali per la conformità e la formazione, raccogliere feedback e inviare messaggi di ogni tipo.
L'uso dell'intelligenza artificiale nelle risorse umane può massimizzare l'efficienza. Può ridurre drasticamente il carico di lavoro automatizzando compiti noiosi e ripetitivi.
In questo modo il personale può dedicare meno tempo all'amministrazione e più alla promozione del coinvolgimento e delle connessioni emotive, nonché all'aggiornamento dei nuovi assunti su sistemi e processi che non possono essere automatizzati.
Assunzioni diverse hanno esigenze, percorsi di carriera e preferenze di apprendimento differenti, che potrebbero non essere adeguatamente soddisfatte utilizzando un processo di onboarding standard e uniforme.
È qui che l'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico possono cambiare le carte in tavola. Queste tecnologie possono valutare i dati dei dipendenti dei nuovi assunti e adattare il programma di onboarding alle loro specifiche competenze ed esigenze.
Possono fornire materiali formativi personalizzati al momento giusto, suggerire risorse pertinenti, creare quadri di competenze e mappe di carriera e assegnare compagni di onboarding o mentori ai nuovi assunti.
Inoltre, consentono a ciascun individuo di apprendere e completare i requisiti di onboarding al proprio ritmo entro un determinato periodo di tempo.
Fino al 16% del tasso di abbandono dei dipendenti si verifica nei primi sei mesi di lavoro, soprattutto nelle grandi organizzazioni. I nuovi assunti hanno il doppio delle probabilità di iniziare a cercare un altro lavoro dopo un'esperienza di onboarding non all'altezza.
D'altra parte, un'esperienza di onboarding positiva può aumentare la fidelizzazione dei nuovi assunti dell'82%, incrementare il coinvolgimento dei dipendenti del 54% e aumentare di 18 volte la probabilità che i dipendenti si sentano impegnati nell'organizzazione.
Queste statistiche sull'onboarding dei dipendenti dimostrano che pratiche di onboarding efficaci preparano i dipendenti a un impegno a lungo termine e al successo nel loro ruolo.
Automatizzare l'onboarding con un software basato sull'intelligenza artificiale significa accelerare i processi e ridurre i tempi di produttività.
I nuovi dipendenti possono svolgere con sicurezza i compiti da soli, perché hanno a disposizione tutti gli strumenti e le informazioni necessarie. Si sentiranno apprezzati e motivati e avranno un maggiore senso di appartenenza e di scopo.
Quando si dispone di un portale per i dipendenti con supporto HR self-service guidato dall'intelligenza artificiale e di una base di conoscenze centralizzata con funzionalità di ricerca e raccomandazioni basate sull'intelligenza artificiale, si fanno miracoli per l'esperienza di onboarding.
I nuovi dipendenti avranno a portata di mano tutte le risorse e le informazioni aziendali più importanti. Potranno consultarle quando vorranno e tutte le volte che vorranno per acquisire le conoscenze di cui hanno bisogno.
In questo modo, non dovranno sentirsi in imbarazzo per non aver capito qualcosa la prima volta che gli è stato detto. E non dovranno disturbare le risorse umane o un altro membro del team ogni volta che hanno una domanda o richiedono un chiarimento su un evento, un processo, una politica aziendale, ecc.
L'intelligenza artificiale nelle risorse umane non è solo un aggiornamento tecnologico. Come osserva Sudhir Khatwani, direttore di The Money Mongers:
"È come avere una troupe dietro le quinte durante un'opera teatrale. È lì che si assicura che i nuovi ragazzi stiano al passo, li sprona a svolgere i loro compiti o ci avvisa se qualcuno è in difficoltà. Ci toglie il lavoro sporco dalle scrivanie, occupandosi dei moduli, degli orari e delle interminabili liste di controllo. Ciò significa che, invece di affogare nelle scartoffie quando i nuovi arrivati si uniscono a noi, siamo davvero lì, a stringere mani o a condividere un caffè, facendoli sentire benvenuti fin dall'inizio. E vediamo che le persone si ambientano più rapidamente e si sentono parte del team fin dal primo giorno".
Ecco alcuni modi chiave per utilizzare l'IA per rivoluzionare le vostre attività di HR e di onboarding dei dipendenti.
Sebbene la standardizzazione del programma di onboarding sia essenziale, un approccio unico alla fornitura di esperienze di onboarding potrebbe non giovare a tutti i nuovi assunti.
Alcuni dipendenti assimilano le informazioni più lentamente e altri possono imparare meglio con metodi visivi piuttosto che uditivi.
L'impiego dell'intelligenza artificiale per l'onboarding vi consentirà di tenere conto di queste differenze, di coinvolgere efficacemente tutti i nuovi assunti e di personalizzare i contenuti dell'onboarding in base al ruolo, al background, allo stile di apprendimento e al ritmo di comprensione di ciascuno.
L'intelligenza artificiale è in grado di analizzare i profili dei dipendenti per raccogliere informazioni vitali sulle loro competenze, sui tratti della loro personalità e sulle lacune di conoscenza. E fornire loro corsi personalizzati, materiali di formazione e risorse appropriate al momento giusto per soddisfare le loro esigenze in base agli obiettivi aziendali.
Utilizzate l'intelligenza artificiale per setacciare il vostro database di dipendenti alla ricerca di membri del team che condividono background e interessi simili a quelli dei nuovi assunti e abbinateli. In questo modo, il nuovo dipendente ha a disposizione una persona affine che può fungere da amico e offrire indicazioni da insider sui punti più sottili della cultura aziendale, sulle dinamiche del team, sulle specifiche del lavoro e altro ancora.
Questo non solo rafforzerà l'esperienza di onboarding, ma farà sentire i dipendenti benvenuti e a loro agio, dando loro un maggiore controllo sul loro percorso.
Con l'intelligenza artificiale, è possibile creare e inviare automaticamente messaggi personalizzati ai dipendenti nelle diverse fasi del loro percorso di onboarding per coinvolgerli o spingerli a fare qualcosa.
È possibile progettare e automatizzare liste di controllo personalizzate di elementi che i nuovi assunti devono completare nel loro primo giorno, nella prima settimana o nei 90 giorni.
Quindi, invece di scaricare semplicemente tutte le informazioni sulle loro spalle e sperare che le ricordino tutte, il vostro software guidato dall'intelligenza artificiale aggiornerà la lista di controllo man mano che si muovono nel loro percorso di onboarding.
Di conseguenza, per i nuovi assunti sarà più facile seguire tutte le azioni richieste e voi potrete facilmente monitorare i loro progressi con un semplice sguardo.
Iniziare un nuovo lavoro è già abbastanza stressante. L'ultima cosa che si vuole è che i nuovi assunti aspettino per ore o giorni per ottenere aiuto o risposte alle loro domande.
Non volete che si sentano incompetenti o incapaci di svolgere il proprio lavoro perché non sono a conoscenza di alcune regole aziendali. O perché semplicemente non sanno cosa ci si aspetta da loro.
Gli strumenti basati sull'intelligenza artificiale, come i chatbot e gli assistenti virtuali, risolvono questo problema, consentendo ai nuovi assunti di trovare risposte alle loro domande in tempo reale.
Se cercano informazioni sui benefit per i dipendenti, sui giorni di malattia, sulle politiche di lavoro a distanza o su come risolvere i problemi delle apparecchiature, i vostri dipendenti accederanno a questi dati 24 ore al giorno.
Gli assistenti basati sull'intelligenza artificiale non sono mai stanchi, irritabili o giudicanti, a differenza del personale umano. Possono gestire un'enorme quantità di richieste simultaneamente senza essere sopraffatti, diventare inefficienti o cedere alla pressione.
Invece di sovraccaricare il team del personale, si libera il loro tempo per concentrarsi sulle iniziative strategiche. Le ore che avrebbero potuto essere impiegate per rispondere a decine di domande possono essere reindirizzate al contatto personale con i dipendenti e a garantire che si integrino bene nell'organizzazione.
Moreover, you can always review the interactions between the chatbot and new hires to determine the topics employees typically inquire about the most. You can then leverage this insight to improve processes or information around those topics for present and future employees.
I chatbot AI possono far risparmiare tempo a tutti, diminuire il carico di lavoro delle risorse umane, ridurre le ansie dei nuovi assunti e migliorare l'esperienza di onboarding.
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Dalle lettere di nomina ai documenti per il passaggio di consegne, dalle notifiche legali ai moduli per le buste paga, c'è una tonnellata di documenti che accompagnano ogni nuovo assunto.
Con i metodi di onboarding tradizionali, il personale delle risorse umane deve creare e inviare manualmente questi documenti. Dopo averli completati, i dipendenti dovevano esaminare ogni documento, estrarre i dati rilevanti e inserirli nel sistema appropriato.
Quando si aggiunge questa attività noiosa e ad alta intensità di lavoro al lavoro esistente di gestione dei team e a una dozzina di altri processi, si ottiene una ricetta per errori, inefficienze e ridondanze.
Naturalmente, il processo di onboarding sarà lento e accidentato. I nuovi assunti impiegheranno più tempo per raggiungere la produttività e i manager e i professionisti delle risorse umane saranno più sotto pressione che mai.
Potreste anche subire implicazioni legali e finanziarie, da lievi a gravi, a causa di errori o di processi non corretti.
L'intelligenza artificiale aiuta ad automatizzare le attività di onboarding, risparmiando tempo, denaro e potenziali complicazioni. Con l'intelligenza artificiale è possibile creare moduli digitali intelligenti per raccogliere, convalidare e analizzare i dati dei dipendenti in una frazione del tempo normalmente necessario.
Il vostro software dotato di intelligenza artificiale è in grado di analizzare le incongruenze e gli errori nei moduli o nei documenti inviati utilizzando algoritmi avanzati. Estrarrà le informazioni necessarie dal contenuto e le integrerà nei sistemi aziendali pertinenti, riducendo la necessità di inserire manualmente i dati.
L'intelligenza artificiale può trasformare il processo di onboarding per le risorse umane, consentendo di creare ed eseguire campagne di coinvolgimento dei nuovi dipendenti mirate alle assunzioni nelle diverse fasi del loro percorso di onboarding.
È possibile inviare sondaggi sull'onboarding per determinare il grado di adattamento dei nuovi assunti alla cultura organizzativa e al ruolo. L'intelligenza artificiale può anche aiutarvi a programmare riunioni e incontri individuali e a chiedere ai rispettivi manager di controllare i volti nuovi del loro team.
Questi check-in possono essere impostati in modo che si verifichino in base ai progressi dell'onboarding o dopo aver ricevuto un certo tipo di feedback (ad esempio, commenti che suggeriscono che un nuovo assunto è insoddisfatto, disimpegnato o che potrebbe abbandonare).
I sondaggi di feedback e i check-in automatizzati offrono un'eccellente possibilità di raccogliere feedback sulle esperienze di onboarding mentre il processo è ancora in corso. In base alle impressioni dei dipendenti sull'onboarding, è possibile comprendere meglio i loro punti dolenti, le loro esigenze, le loro aspettative e le loro preferenze.
È inoltre possibile individuare gli schemi comuni tra le esperienze dei dipendenti e intervenire immediatamente per correggere le aree del processo di onboarding che necessitano di interventi.
L'analisi del sentiment è un altro modo per impiegare l'IA nell'onboarding dei dipendenti e migliorare i processi.
A seconda delle dimensioni dell'azienda o dell'impegno dei professionisti delle risorse umane, potrebbe non essere possibile esaminare manualmente tutti i feedback ricevuti dai nuovi assunti.
L'intelligenza artificiale può essere impiegata per analizzare i feedback di più nuovi assunti per capire cosa pensano del vostro processo di onboarding.
Gli strumenti basati sull'intelligenza artificiale sono in grado di valutare i feedback qualitativi, come le risposte alle domande aperte, e i dati quantitativi, come gli Employee Net Promoter Scores (eNPS).
Possono identificare i sentimenti positivi, neutri e negativi e i temi comuni tra i nuovi dipendenti per aiutarvi a capire cosa funziona. O quali aspetti della vostra esperienza di onboarding devono essere rivisti.
Le informazioni acquisite vi aiuteranno a definire strategie efficaci per coinvolgere, deliziare e preparare i nuovi assunti al successo in questa fase cruciale del percorso dei dipendenti.
L'automazione dei processi, l'analisi predittiva e le funzionalità di apprendimento automatico consentono di progettare in modo proattivo piani di sviluppo personalizzati per i nuovi assunti.
Sulla base della descrizione del ruolo di ciascun individuo, i responsabili delle risorse umane possono utilizzare l'intelligenza artificiale per generare piani di crescita personalizzati.
Monitorare i progressi dei dipendenti e determinare le loro esigenze di apprendimento utilizzando piani di crescita, analisi dei gap di competenze, quadri di carriera e gestione delle prestazioni guidata dall'intelligenza artificiale.
Quindi, affrontateli e promuovete la crescita continua con aree di interesse, programmi di formazione, risorse di apprendimento e opportunità di aggiornamento raccomandate dall'intelligenza artificiale e pertinenti allo sviluppo della carriera di ogni nuovo assunto.
➡️ Se cercate altri esempi di utilizzo dell'IA per la formazione dei dipendenti, date un'occhiata a queste otto applicazioni dell'IA nello sviluppo dell'apprendimento.
Content localization, creation and translation are examples of how generative AI can be applied to people operations.
This technology allows you to develop interactive content, including quizzes, assessments, videos, polls, and simulations, to instantly enhance learner engagement.
L'intelligenza artificiale può generare domande stimolanti per stimolare la curiosità dei discenti e valutarne la comprensione. Può anche valutare i quiz e le valutazioni e offrire un feedback agli studenti in base alle loro prestazioni.
In questo modo, i responsabili della formazione e i professionisti L&D non dovranno passare ore e ore a formulare domande intelligenti e pertinenti o a rivedere le risposte. Tutto ciò che devono fare è fornire alcuni suggerimenti e il motore AI farà la sua magia.
Supponiamo di gestire un'organizzazione globale con dipendenti provenienti da diversi angoli del mondo. In questo caso, l'intelligenza artificiale vi consente di tradurre in modo rapido ed efficiente i vostri materiali di formazione in più lingue.
Ciò significa che non dovrete spendere migliaia di dollari in costosi servizi di traduzione. Inoltre, l'esperienza di apprendimento sarà più coinvolgente dal punto di vista dei dipendenti, che potranno fruire dei contenuti nella loro lingua madre o preferita.
➡️ Per casi d'uso simili, consultate la nostra guida all'implementazione dell'IA generativa nelle risorse umane.
L'utilizzo dell'IA nell'onboarding dimostra il vostro impegno nell'innovazione e nel fornire esperienze positive e senza soluzione di continuità che consentano ai nuovi assunti di crescere.
Il software di intelligenza artificiale di Zavvy aiuta i responsabili delle persone e i manager delle risorse umane a creare una forza lavoro fedele, impegnata e altamente produttiva:
Inoltre, Zavvy è disponibile in più lingue per supportare i team distribuiti a livello globale.
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