Plan för introduktion av finanschefer: Få ut det bästa av dem från dag ett

"När en nyanställd rockstjärna kliver in på ditt kontor första dagen är du och din organisation ställda inför rätta", förklarar Jeff Hyman, ledarskapsexpert och medarbetare på Forbes.

Så när din nya ekonomichef kliver in - rockstjärna eller inte - vill du att hen ska känna att hen har kommit till rätt organisation.

Men företags onboarding görs sällan bra - Galluphar funnit att 88 procent av organisationerna inte gör ett bra jobb med att introducera nya medarbetare.

Det bästa sättet att hantera detta för era nya ekonomichefer är att ha en omfattande, repeterbar och effektiv introduktionsplan för ekonomichefer.

I den här artikeln visar vi dig hur du gör.

Vi guidar dig genom en 30-60-90-dagars mall som kommer att informera, motivera och möjliggöra era nya ekonomichefer att göra sitt bästa för er organisation från dag 1.

✈️ Varför är onboarding viktigt för ekonomichefer?

Ekonomichefer är oumbärliga för din organisation. Oavsett hur bra dina produkter eller tjänster är, kommer din organisation bara att lyckas med korrekt ekonomisk förvaltning.

Och eftersom en effektiv introduktion av medarbetare är viktigare än någonsin, enligt Meighan Newhouse, medlem i Forbes Councils, är ni skyldiga era nya finanschefer att ge dem en överlägsen upplevelse av introduktionen.

🆘 Men behöver du fortfarande klargöra vad som kännetecknar en överlägsen onboardingupplevelse? Oroa dig inte. Vi har sammanställt en lista över de viktigaste inslagen i en positiv upplevelse för nyanställda.

Skapa en välkomnande välkomnande, engagerande och motiverande onboarding-process kommer att ge dem förutsättningar att lyckas, öka deras potential och din organisations resultat.

📝 Mall för introduktion av ekonomichef 30-60-90 dagars plan

Lägg grunden för att din nya ekonomichef ska lyckas med en effektiv 30-60-90 dagars introduktionsplan. 

Sätt upp tydliga milstolpar och förväntningar för att hjälpa dem att bli effektiva så snart som möjligt.

Här är ett ramverk för en onboardingplan som kan vägleda dig.

Förberedelse

Förbered er för er nya ekonomichefs ankomst genom att fylla i de nödvändiga pappersarbete för introduktion och administrativa uppgifter.

✅ Dokumentation för introduktion-Organisera det pappersarbete som de kommer att behöva, inklusive:

• Legala anställningsbevis;
• Skatte- och ersättningsdokument;
• Interna företagsdokument, t.ex. organisationsscheman, företagets policyer och rutiner, företagets visioner, hybridarbetsarrangemang och semesterrättigheter;
• Rollspecifik information, t.ex. organisationens finansiella verktyg och system, biografier över nyckelpersoner inom finans, stöd för professionella medlemskap (t.ex. AICPA eller IMA) och myndighetsregistreringar (t.ex. SEC).

✅ System och hårdvara - ordnaen bärbar dator, telefon, e-post och tillgång till arbetslokaler och system:

• redovisningssystem;
• instrumentpaneler för affärsinformation;
• System för riskhantering och efterlevnad;
• Källor för finansmarknadsdata, t.ex. Bloomberg och IRESS.

✅ Teamorientering - informerakollegorna om din nya ekonomichef, planera in introduktionsmöten och uppmuntra till nätverkande.

✅ Offentliga meddelanden - Beroende påhur högt uppsatt din nya ekonomichef är kan du överväga att publicera ett pressmeddelande i branschtidningar, t.ex. The Accountant eller The CPA Journal, och, om relevant, meddela tillsynsmyndigheter (t.ex. SEC).

✅ Planera den första veckan - Planera din ekonomichefs första vecka för att säkerställa en smidig process och skilja mellan introduktion på företaget och rollspecifika aktiviteter.

✅ Organisera innehåll - samlarelevant material, inklusive:

• En introduktionspresentation för att presentera din organisation och dina kollegor
• Interna policyer, systemutbildning och efterlevnadsförfaranden
• Organisatoriska prioriteringar och finansiella mål
• Organisationens ramverk för ekonomisk förvaltning, t.ex. redovisningspraxis (t.ex. en Excel-mall för redovisning), finansiella rapporteringsprocesser, business intelligence-system och efterlevnadskrav.
• Överlämna anteckningar från föregångare.

Förberedelser

Använd preboarding för att göra ett utmärkt första intryck och välkomna dem.

Skicka ett välkomstpaket - Skapa entusiasm med företagsartiklar eller andra spännande föremål, t.ex. en finansiell kalender eller en bok som motiverar till affärer.

Skicka ett välkomstmeddelande-Främja deras känsla känsla av tillhörighet genom att inkludera:

• Information om din organisations vision och syfte;
• Svar på vanliga frågor;
• Kopior av pressmeddelanden som du har skickat ut (om relevant) - detta kommer att validera och motivera dem.

➡️ Behöver du förslag på välkomstpaket? Kolla in dessa tio idéer för välkomstpaket för att imponera på din nyanställda.

Dag 1

Gör din nya ekonomichefs första dag minnesvärd genom att:

• Organisera en mottagning - Fådem att känna sig välkomna genom presentationer av teamet och sätt dem i kontakt med en onboarding-kompis.
• Skapa åtkomst - Följupp system- och hårdvaruförberedelser för att säkerställa åtkomst i rätt tid.
• Tillhandahålla en introduktion-Familjera dem med organisationens uppdrag och värderingar, ta med dem på en rundtur på arbetsplatsen (eller en virtuell rundtur för distansanställda) och bekanta dem med ert ramverk för ekonomisk förvaltning.

Vecka 1

Se till att din nya ekonomichef blir framgångsrik under sin första vecka.

✅ 1:1-samtal - Diskuteraförväntningar, bygg upp en bra relation och fyll i kunskapsluckor.

✅ Tydlighet i rollen-Förklara sina ansvarsområden, inklusive specifika uppgifter, processer och mål, inklusive:

• Viktiga resultatmått, t.ex. rörelsekapitalrelationer, operativa kassaflöden, projektavkastning, lagerhantering, skuldkvot och vinstmarginaler.
• Deras interna och externa nyckelintressenter.
• Deras efterlevnad och lagstadgade skyldigheter.
• Din organisations finansiella rutiner, t.ex. månadsbokslut, finansiella prognoser, aktiviteter vid räkenskapsårets slut och värderingsmetoder.
• Specifika KPI:er, t.ex. rörelsemarginaler, rörelsekapitalmått, revisionsbeslut, budgetavvikelser, riskindikatorer, efterlevnadskrav, projektgenomförandetider och ROI.
• Om de leder ett team ska du fokusera på teamledarnas ansvarsområden, processer och förväntningar.

✅ Ett inledande uppdrag - Låtdem komma igång med ett praktiskt projekt som att granska revisionsresultat eller kartlägga konkurrenternas finansiella resultat.

✅ Uppmuntra nätverkande -ordna möten och personliga eller virtuella kaffe- och lunchrundor med kollegor och intressenter för att främja engagemang.

✅ Fira framsteg - ordnaett meddelande eller möte för att lyfta fram deras tidiga framsteg.

Första 30 dagarna

Efter den första månaden kan du hjälpa din nya ekonomichef att bli skicklig.

• Checka in ofta - Använd Slack, Teams, e-post eller personliga möten för att vägleda dem. Uppmuntra dem att söka vägledning från sin onboarding-kompis.
• Kontrollera framsteg - Hjälpdem att förstå sina KPI:er och diskutera deras framsteg med leveranserna.
• Be om feedback - klargörderas förväntningar, bygg upp en god relation och identifiera områden som kan förbättras i introduktionsprocessen.

➡️ Använd vår praktiska mall för onboardingundersökningar för att få effektiv feedback från din nyanställda.

Dagar 30-60

Fortsätt att stödja din nya ekonomichef genom:

• Utbildning och konferenser - Åtgärda kunskapsluckor genom utbildning eller deltagande i branschkonferenser som behandlar uppdateringar av regelverk, bästa praxis för finansiell rapportering, användningsområden för business intelligence osv.

• Utvecklingssamtal - Upprepa omfattningen av och syftet med deras roll, gå igenom deras framsteg och erbjud vägledning.
• Feedback -Ge din nyanställda feedback för att motivera dem, förstärka positivt beteende och hjälpa dem att hålla fokus.

➡️ Är du osäker på hur du ska ge feedback? Upptäck vilken typ av feedback som är mest användbar för nyanställda och hur du gör din feedback konstruktiv.

Dagar 60-90

Din nya ekonomichef bör komma till rätta och arbeta självständigt efter de första tre månaderna. 

Fortsätt att stödja dem genom att:

• Främja tillväxt - Stödderas pågående tillväxt genom kontinuerlig utveckling och en utvecklingsplan för medarbetarna.
• Erkänna deras bidrag - uppmuntradem genom att erkänna deras framsteg hittills.
• Bedöma deras lämplighet - Genomföraen genomgång av provanställningsperioden för att utvärdera deras kapacitet och anpassning till organisationen.

Efter 90 dagar

Ta tillfället i akt att granska och förbättra din organisations onboardingprocess genom att:

• Be om feedback om deras upplevelse genom en onboarding-enkät.
• Övervakning mätning av onboarding.
• Genomföra en undersökning om arbetstillfredsställelse (eller en undersökning om distansarbete för anställda som arbetar på distans).

➡️ Om du behöver mer hjälp med onboarding kan du kolla in dessa praktiska mallar för onboarding.

👀 Hur ser en effektiv onboardingprocess ut för en ekonomichef?

Så hur kan du se till att din nya ekonomichef får en effektiv introduktion? Genom att känna igen de 4 faser av onboarding och hur de relaterar till rollen som ekonomichef.

1. Före ombordstigning

Den första fasen omfattar pappersarbete, åtkomsträttigheter, dokumentation och välkomstmeddelanden.

För ekonomichefer, inkludera tillgång till finansiella system och organisera myndighetsregistreringar och pressmeddelanden (om relevant).

2. Orientering

Den andra fasen handlar om bemötande, kontorsmiljön (fysisk och virtuell) och introduktion till företagskulturen.

Finanschefer bör träffa viktiga intressenter inom finansområdet och få en grundlig genomgång av organisationens finansiella mål.

3. Rollspecifik utbildning

Nästa fas är specifik för din ekonomichefs roll:

• Definiera tydliga förväntningar och mål, inklusive KPI:er för finansiella mått, rapporteringsprocesser, efterlevnadskrav och teamledningsansvar.
• Främja praktisk kännedom om din organisations system och ramverk för ekonomisk förvaltning.
• Tillhandahålla relevant rollspecifik utbildning.
• Uppmuntra till nätverkande och ordna en introduktionsvän.

4. Underlätta övergången: Pågående utveckling

Stöd karriärutveckling och utveckling genom att:

• Genomförande av kompetensbedömningar och utvecklingssamtal.
• Stödja yrkesmässiga medlemskap (t.ex. AICPA eller IMA) och deltagande i branschkonferenser.
• Främja kunskap om finansiell efterlevnad och utveckling av regelverk.

Det är också värt att fundera över hur lång tid din onboardingprocess bör ta. Särskilt för seniora medarbetare - även om 90 dagar är praxis, visar forskning att längre onboardingperioder är fördelaktiga.

För seniora ekonomichefer kan du överväga att förlänga introduktionen under hela det första året. En mer omfattande introduktionsprocess kommer att öka deras engagemang och produktivitet samtidigt som de får mer tid att anpassa sig till företagskulturen och bygga relationer.

➡️ Glöm inte att engagera dina nyanställda - här är 11 sätt att engagera nyanställda från dag ett.

⚙️ Automatisera din ekonomichefs onboardingprocess för att undvika vanliga misstag

Genom att automatisera er onboarding-process blir den strukturerad, omfattande och effektiv.

Det är det enklaste sättet att undvika de vanliga fallgroparna vid onboarding, dvs. en inkonsekvent och otillräcklig process, som Jeff Hyman beklagar.

👀 Se hur våra kunder, Alasco och Storyblokökade sin produktivitet inom onboarding genom automatisering.

💡 Och utöver onboarding, se hur löpande utbildning kan bli effektiv genom ett standardiserat tillvägagångssätt, som en annan av våra kunder, Avi Medical, har visat.

➡️ Börja med onboarding redan från dag ett med vår lättanvända mall för preboarding.

➡️ Förbered dina nya ekonomichefer för framgång med Zavvy

På Zavvy vet vi hur viktigt det är med effektiv onboarding och hur man gör det på rätt sätt.

Era nya ekonomichefer är viktiga för er organisation -gör dem inte besvikna med en otillräcklig introduktion.

Skapa ett bestående intryck med ett välkomnande före ombord stigningen och leverera en engagerande och effektiv onboardingupplevelse med hjälp av innovativ programvara för onboarding.

Boka en kostnadsfri demo för att se hur våra automatiserade onboardingverktyg kan ta er ekonomichefs onboarding till nästa nivå.