Onboarding-process för anställda: Den enda guide du någonsin kommer att behöva för att undervisa, inspirera och skapa kontakt

Du har anställt hungriga talanger som är redo att leverera och överträffa dina försäljningsmål. Gratulerar! 

Men relationen kan få ett abrupt slut om du inte vet hur du ska återgälda deras entusiasm och ansträngningar.

Som arbetsgivare kan du inte komma undan med en dålig onboarding-process. De dagar är förbi då smekmånadsfasen tog slut i samma ögonblick som dina nyanställda undertecknade sitt kontrakt. 

En gedigen introduktionsprocess säkerställer att de nya medarbetarna integreras på ett socialt och kompetent sätt. 

Så hur skapar du en minnesvärd onboardingprocess som får dina nyanställda att stanna kvar - och överträffa förväntningarna? 

I den här artikeln får du lära dig hur du skapar en introduktionsprocess för nyanställda som på nolltid gör dem till nöjda och produktiva teammedlemmar.

✈️ Vad är en onboardingprocess för medarbetare?

En onboardingprocess för medarbetare handlar om mer än rutiner och verktyg. En framgångsrik onboarding-process är en helhetsupplevelse som tar din nya medarbetare från outsider till outstanding på ett så effektivt sätt som möjligt. Det handlar om att lära sig programvaror och system och att integrera dem socialt med ett mänskligt inslag - även för medarbetare som arbetar på distans. 

Hur lång tid tar onboardingprocessen?

Det kan vara frestande att skynda sig igenom introduktionsprocessen. Men då gör du dig själv, ditt företag och din nya medarbetare en björntjänst.

En onboardingprocess bör ta minst tre månader - men i vissa fall rekommenderas upp till ett år.

En tumregel är att mer komplexa uppgifter kräver en längre onboarding-process.

Vad gör HR under onboarding?

Traditionellt har HR varit den aktör som varit involverad i onboardingprocessen. 

En modern onboardingprocess involverar dock alla som den nyanställde regelbundet kommer att interagera med. 

Att outsourca onboarding till hela teamet har många fördelar: det bidrar till social integration eftersom det underlättar konversationer mellan teammedlemmarna och den nyanställde, frigör tid från HR och får teammedlemmarna att känna sig uppskattade när de bidrar. 

HR:s roll är att övervaka onboardingprocessen och göra eventuella nödvändiga ändringar för att integrera den nyanställde så snabbt som möjligt. Längre ner i den här artikeln kommer vi att förklara skillnaden mellan introduktion och onboarding. HR är främst involverat i introduktionen.

🔍 Varför introducera nya medarbetare?

Korrekt onboarding gynnar medarbetarna och ökar vinsten. 

Men en negativ onboardingupplevelse kan göra nyanställda dubbelt så benägna att se sig om efter andra jobb. 

Efter introduktionen är 20 % av de nyanställda inte benägna att rekommendera sin arbetsplats till en vän eller släkting. 

Se därför till att ditt företag tillhör de 80 % som får ovärderliga lovord från mun till mun genom att följa bästa praxis för onboarding. 

🔍 Kolla in 60+ ytterligare statistik om onboarding som du inte kan bortse från 2023 och framåt.

🤩 Vad är en bra onboardingprocess?

Fråga dig själv: Är vår nuvarande medarbetarprocess

• Undervisning
• Inspirera
• Engagera
• Anslut  
• Förtydliga
• Skapa förtroende och tillit?

En bra introduktionsprocess kan bidra till att förbättra medarbetarnas lojalitet, engagemang och prestation, samtidigt som den skapar en stark företagskultur.

🚀 Kolla in hur Netflix och Zappos onboardar sina anställda för mer djupgående diskussioner om effektiva onboardingprocesser. 

I nästa avsnitt visar vi hur du kan skapa en bra onboarding-process för dina nya medarbetare. 

👷 Bygg upp en introduktionsprocess för nyanställda från grunden i 10 steg

Förberedelser är avgörande för en framgångsrik onboardingprocess för nya medarbetare. Med automatiserad programvara för onboarding - som Zavvy - kan du återskapa en positiv onboardingupplevelse för varje nyanställd, från förberedelser till avslut ett par månader efter startdatum!

Steg 1: Skapa jobbannonser

I motsats till vad många tror börjar en effektiv onboardingprocess inte med att kontraktet skrivs under. Den börjar redan när man skapar jobbannonsen! Få saker är så frustrerande - och kostsamma - som att börja på ett nytt jobb och sedan upptäcka att det inte motsvarade förväntningarna. 

Den nyanställde får ett dåligt intryck av företaget och du riskerar att förlora honom eller henne till förmån för något bättre. 

Att säkerställa att arbetsbeskrivningen ger en korrekt bild av jobbet är därför det första steget i en framgångsrik onboardingprocess. 

När du skapar jobbannonsen, tveka inte att be om feedback från den person som för närvarande har rollen eller andra teammedlemmar med insikt i arbetsuppgifterna.

Steg 2: Inlämning och godkännande av erbjudande

När du har gått igenom intervjuerna och hittat den perfekta kandidaten, och de har sagt ja, är det en känsla av firande. 

Nu kan du äntligen slappna av! 

Eller...? Inte riktigt. 

Det är vanligare än man kan tro att människor accepterar jobberbjudanden - för att sedan dra sig ur innan startdatumet. 

De kan ha fått ett erbjudande från ett annat företag under tiden.

Skillnaden beror inte alltid på lön eller attraktiva förmåner.

Ofta är det det företag som visar genuin omsorg och förväntan som får kandidaten. Därför är det viktigt att hålla kontakten med den framgångsrika kandidaten mellan kontraktsskrivningen och startdatumet. 

Ett sätt att göra detta är att dela onboarding-videor för att börja engagera dina nyanställda, kontakta dem regelbundet och uttrycka teamets entusiasm över att ha dem ombord.

Preboarding är ett organiserat sätt att göra detta på - se Zavvys sätt att göra preboarding i nästa steg!

Steg 3: Före startdatumet

Planera i förväg och börja med preboarding.

Här ser vi skillnaden mellan gammaldags onboarding och nästa nivås onboardingprocess som förvandlar nyanställda till högpresterande talanger.

Ta först reda på vilken teknik, vilka verktyg och vilken utbildning den nyanställde behöver. 

Det är ofta en hel del pappersarbete med avtal och företagspolicyer - vårt tips är att sprida ut undertecknandet av avtal över några dagar för att inte överväldiga din nyanställda.  

Olika avdelningar på företaget är involverade i preboardingen. Samordna med dem de olika roller och ansvarsområden som förväntas. 

Överväg att ha en social tillställning före dag 1 för att lugna nerverna. 

För anställda på plats kan det vara ett besök på kontoret. 

För distansarbetare kan det vara ett virtuellt kaffemöte. 

Förbered teammedlemmarna och välj en onboarding-kompis som kommer att följa din nyanställda genom alla steg i deras introduktion. 

Behöver du hjälp med att hitta rätt onboarding-kompis? Kolla in våra mallar för att matcha buddies med nyanställda.

Steg 4: Kommunikation nära dag 1

Introducera din nya medarbetare till sitt team. 

Ta del av denna guide för teamintroduktion, som innehåller åtta praktiska exempel: Så presenterar du ditt team för nyanställda.

Se till att din medarbetare känner sig redo för dag 1 på alla sätt: logistik och vetskap om vem de ska prata med och vad de ska göra. 

Skicka den preliminära introduktionsplanen och schemat för den första veckan några dagar före startdagen. 

🙌 Bonuspoäng för att skicka över företagets swag!

Steg 5: Välkomna nyanställda redan dag 1

Det är äntligen dags att välkomna din nya stjärnspelare! 

Du har bara en chans att göra ett första intryck - så se till att det blir ett bra intryck. 

Det är normalt att din nya medarbetare känner sig lite överväldigad och lite nervös. 

De positiva aspekterna kommer dock att överväga de negativa genom att skapa en öppen och vänlig atmosfär.

Några saker att göra under sin första dag: 

• Presentera dem för deras onboarding-kompis.
• Lägg upp ett välkomstmeddelande på företagets sociala nätverk med en bild och en kort introduktion. Meddelandet bör vara glatt och informellt - du kan inkludera en rolig fakta som inte är relaterad till deras jobb.
• Om de arbetar på kontoret:

• Ge dem en guidad rundtur i lokalerna och presentera dem för sina medarbetare. 
• Ät lunch tillsammans - eventuellt med hela teamet.

• Om de arbetar hemifrån:

• Anordna korta introduktionssamtal med så många teammedlemmar som möjligt - 10 minuter är tillräckligt. Alternativt kan du presentera dem under ett gruppsamtal. 
• Överväg att skicka över en lunchkupong/ett presentkort för lunch på en restaurang i närheten av där de bor. 

Steg 6: Introduktion av anställda

Vecka 1 bör handla om den nyanställdes identitet och plats i teamet och företaget. Snarare än att få den nyanställde produktiv direkt bör introduktionsveckan handla om kontakter - så fokusera på sätt att uppmuntra och underlätta socialt umgänge. 

Om de inte hade möjlighet att säga hej - virtuellt eller personligen - till alla teammedlemmar under dag 1 bör de göra det under sin första vecka. De bör också träffa sin teamledare/direkta chef så tidigt som möjligt. 

Meddela om den nya anställningen i företagets nyhetsbrev.

Den första veckan bör också innehålla ett möte med ledningen för att förstå företagets vision och strategiska inriktning. 

Överväg också att erbjuda en introduktion till företagskulturen. 

Tips för att få din nyanställda att förstå och leva efter företagets värderingar: fundera på hur du kan visa dem i verkliga situationer i stället för att bara prata om dem.

🍻 Krona veckan med en happy hour, online eller på plats.

Om du fortfarande behöver göra det, slutför onboardingplanen för att veta i vilken riktning du rör dig under de kommande veckorna och månaderna.

Steg 7: Inlärningsfasen

Under inlärningsfasen är det viktigt att avsätta gott om tid för träning. Inkludera:

• rollspecifik utbildning;
• produktutbildning;
• Branschspecifik utbildning (om tillämpligt).

Lärande är kärnan i onboardingupplevelsen - och en komplex och mycket individuell process. 

För bästa resultat, kombinera olika format:

• formell utbildning;
• socialt lärande med jobbskuggning/lärande på språng;
• dela med sig av inlärningsknep för att uppmuntra kunskapsbevarande;
• Scenariobaserat lärande;
• aktiviteter för teambuilding. 

🏆 Upptäck 15 bästa metoder för att utbilda nya medarbetare.

Formatet är avgörande - koncept som mikrolärande och mobilt lärande bidrar till att öka kunskapsbevarandet. 

📚 För mer innovativa metoder för lärande, kolla in vår artikel om trender inom lärande.

Medarbetarnas målsättning är en central del av detta steg. 

Definiera mål på kort, medellång och lång sikt - helst tillsammans med en senior medarbetare i en liknande roll. Du kan eventuellt involvera din nyanställda i målsättningsprocessen. 

Du kanske har hört talas om den bästa metoden för mål: de ska följa SMART-formeln: 

• specifik;
• mätbar;
• överlåtbar;
• realistiska;
• tidsrelaterad.

🎯 Kolla in vår guide om hur du tillämpar SMART-ramverket på medarbetarnas mål.

Steg 8: Kontroll efter en månad

Efter en månad ser du i bästa fall hur din nya medarbetare blommar ut och går från potential till produktivitet .

Din roll är att variera arbetsuppgifterna och göra det möjligt för den nyanställde att tänka själv och bli självständig. 

Övervaka deras framsteg genom att följa de SMART-mål som nämns ovan. Samla in feedback från den nya medarbetaren, och viktigast av allt - agera på feedbacken om det behövs! Vår mall för onboardingundersökningar är perfekt för att samla in deras åsikter på ett strukturerat sätt. Identifiera eventuella utmaningar och justera onboardingplanen och målen därefter. Erbjud ytterligare stöd om det behövs. 

Steg 9: Fortlöpande medarbetarengagemang och teambuilding 

När din nyanställda blir alltmer självständig är det viktigt att du fortsätter att anstränga dig. Schemalägg regelbundna avstämningar med deras introduktionskompis och enskilda möten med deras chef.

Hemligheten bakom att överträffa målen på repeat är att ha ett välmående team med en fantastisk social atmosfär.

För att få en sammansvetsad grupp krävs inte alltid långa resor till dyra slott.

Ett enkelt och ekonomiskt sätt att uppmuntra socialt umgänge är att ha teamluncher och kaffemöten.

Om ditt team gillar sötsaker kan du överväga ett roterande schema där ni tar med bakverk eller godis till era veckomöten.

Steg 10: Medarbetarens första sex månader

Du kan förvänta dig att din medarbetare vid det här laget har blivit självständig och behärskar sin roll. 

Så det är dags att se över de första målen och upprepa dem. 

Var briljerade de? Var behöver de mer utbildning? Denna information är också värdefull för dig innan du introducerar din nästa medarbetare! 

Några andra punkter att bocka av vid sexmånadersmarkeringen: 

• Övergång till regelbunden feedback: Det finns en smidig övergång från introduktionsprocessen till den vanliga feedbackkulturen på företaget. Uppmana dem att ge feedback till sina kollegor och be dem också om det.
• Starta självutvärderingen: Självutvärdering är en viktig del av en framgångsrik feedbackcykel och bör helst introduceras runt sexmånadersmarkeringen.
• Skapa den första tillväxtplanen: Var ser din (inte så) nya medarbetare sig själv om sex månader? Om ett år?
• Har den slutet av prövotiden diskussion. Samla in insikter om introduktionsprocessen. Vad gick bra? Vad kunde ha varit bättre? 

💡 Vill du ha fler tips för att skapa det perfekta onboardingprogrammet för medarbetare? Kolla då in våra 29 beprövade metoder för att förbättra medarbetarnas onboardingupplevelser!

🤯 Vad ska jag göra om jag anställer flera medarbetare samtidigt?

En genomarbetad onboardingprocess är ett icke-förhandlingsbart krav om du bryr dig om dina medarbetare och din lönsamhet. 

Som du har sett i den här artikeln kräver det dock en hel del resurser från din sida - tid, energi, planering och samordning. 

Om du anställer flera medarbetare samtidigt är det lätt att se hur introduktionsprocessen blir tidskrävande, vilket kan gå ut över andra uppgifter.

Vad är lösningen på detta dilemma?

Svaret är: automatisera! 

Automatisering sparar tid och gör att du inte behöver uppfinna hjulet på nytt varje gång du får en ny medarbetare. 

Några verkliga framgångshistorier från företag som använder automatisering:

• Storyblok sparade mer än 15 timmar per vecka efter att ha infört automatiserad onboarding.
• Alasco dramatiskt minskad tid till produktivitet - med imponerande 50%! 
• Freeletics använd automatiserad onboarding för att säkerställa att medarbetarna känner sig sedda och omhändertagna. Resultaten talar för sig själva: 100 % känner att de får stöd i sin tillväxt och utveckling från första början!

Med Zavvy innebär en automatiserad onboardingupplevelse inte att dina nyanställda går miste om det mänskliga elementet.

Tvärtom är lärande, socialt umgänge och mänskliga interaktioner viktiga delar av onboardingprocessen på Zavvy.

➡️ Skapa en exceptionell onboardingprocess för anställda med Zavvy

Våra viktigaste funktioner för onboarding: 

• 👬 Introduktion av kompisar: Med den här funktionen kan du automatiskt guida både nyanställda och kompisar under veckor och månader via Slack. Det minskar risken för meningslösa möten och olägliga incheckningar och gör det mesta av era interaktioner.
• 🏢 Integrera ditt HRMS-verktyg för maximal effektivitet: Få liveimport av relevanta medarbetardata (och använd de skyhöga pappershögarna till att vika pappersflygplan istället!)
• ⚙️ Automatiseringar: Med denna intelligenta funktion kan du automatiskt tilldela resor baserat på team, plats, anställningsdatum etc. Vi kallar det också "zero-touch onboarding": När ett företag har integrerat sitt HRMS-system behöver de inte göra NÅGONTING längre. 

För att se en verklig implementering, kolla in Awesomic. De undertecknar sitt avtal via PandaDoc, vilket automatiskt utlöser den nyanställdes inbjudan till Zavvy och rätt onboarding-resor för dem.

• 💬 Slack/Teams arbetsflöden för att göra onboarding till en verklig, guidad upplevelse. 
•  🏞 Rikt innehåll bäddas in : Använd alla de verktyg du älskar. Bädda in innehåll från platser som YouTube, Google Drive, Typeform, Loom, etc., utan att behålla det på ännu en plats.
•  📅 Sc hemalägg automatiskt relevanta kalenderinbjudningar, t.ex. månatliga introduktionssessioner med grundarna och onboarding av relevanta team.
• 🤩 Garantin för en fantastisk upplevelse för nyanställda - Vår kund Roadsurfer har sett ett användarbetyg på 4,8/5 från sina nyanställda efter att ha implementerat Zavvy. Vilket, som nämnts ovan, leder till högre medarbetarretention och intäkter!

Det bästa med Zavvy? 

Vi stannar hos dig och dina medarbetare under hela deras anställning! När onboardingen är klar loggar du inte bara ut från plattformen för gott.

Zavvy är mer än en onboardingplattform - det är en plattform för medarbetarutveckling som hjälper din personal att växa mer än vad de trodde var möjligt! 

• Efter onboarding kan du automatiskt lägga till 360 feedback och utveckling för dina nyanställda (som Taktile gör).
• Dina medarbetare kan också börja arbeta med sin karriärutveckling direkt.
• De kan omvandla feedbacken från onboardingen till åtgärder för sin egen utveckling.
• Det finns inget behov av ett separat LMS - detta är en plats för de anställda att växa och trivas på. 

Testa vår plattform för onboarding och tillväxt för att själv uppleva funktionerna.

❓ Vanliga frågor

→ Vilka är de 4 faserna i onboarding?

De fyra faserna i onboarding är

1. Preboarding - Alla interaktioner och aktiviteter från det att den nyanställde skriver på kontraktet till den första workday.
2. Introduktion - Vanligtvis under den första arbetsveckan. Introduktionen fungerar som ett sätt att få din medarbetare acklimatiserad. 
3. Rollspecifik utbildning - Lära sig de färdigheter och kompetenser som behövs för rollen. Längden på denna fas varierar beroende på hur komplex befattningen är.
4. Underlätta övergången - Detta steg fungerar som en brygga för en sömlös övergång från nyanställd till en toppmedlem i teamet.

→ Finns det någon bra checklista för introduktionsprocessen för nyanställda som jag kan använda? 

Vi har onboarding-mallar och ett exempel på en onboarding-plan redo för dig. Om du vill ha mer än en checklista har vi flera färdiga mall ar på Zavvy. 

→ Onboarding vs. orientering: Vad är skillnaden? 

Orientering avser en kortare period - vanligtvis den första veckan. Den fokuserar på praktiska frågor och information snarare än på implementering och integration. Onboarding varar längre än introduktion och avser hela upplevelsen, från att underteckna kontraktet till att vara en fullt integrerad teammedlem.

→ Är onboarding samma sak som utbildning? 

Nej. Utbildning för nyanställda är en del av onboarding. 

Onboarding avser hela processen. Utbildning är en del av onboarding som fokuserar på att förvärva färdigheter som är relevanta för rollen. 

→ Hur vet jag om min nya onboardingprocess är effektiv? 

Det finns några indikatorer som du kan använda för att mäta effektiviteten i din onboardingprocess: 

• Högre personalomsättning;
• Ökad produktivitet (med den KPI som ni använder för att mäta produktiviteten);
• Attrahera topptalanger;
• Minskning av stress hos anställda;
• Sammanhängande och enhetlig företagskultur;
• Bättre kunskapsbevarande;
• Förståelse för förfaranden och mål.

→ Hur gör man en onboardingprocess rolig?

Att ha roligt gör det lättare att ta till sig information! 

Var inte rädd för att använda din kreativitet. 

Några snabba tips: spela spel under teammöten, ha regelbundna luncher och happy hours, och gör inlärningsprocessen interaktiv och engagerande genom rollspel och mikrolärande (ingår i onboardingupplevelsen med Zavvy!). 

För att göra onboardingprocessen till den roligaste och mest minnesvärda som era nyanställda har upplevt, läs vår artikel om hur man gör onboarding till en rolig upplevelse. 

→ Vilka är de bästa metoderna för onboarding? 

• Onboarding-kompisar (som Buffer)
• Tydliga instruktioner för chefer(som Google)
• Fokus på kultur (som Zappos) 

För fler tillämpningar, läs vår artikel om exempel på onboarding för anställda.