Fördelarna med korrekt introduktion av anställda

Efter intervjuprocessen och när den nyanställde har undertecknat erbjudandebrevet kanske du tror att ditt jobb redan är gjort. Det som återstår är att fylla i allt pappersarbete, ge bort dokumenterade resurser och se till att någon är redo för tjänsten ... eller hur?

Men så är det aldrig.

När du har fått underskriften startar en av de viktigaste personalprocesserna i din organisation. Onboarding-processen. Där du inte bara fyller i det fruktade pappersarbetet utan också ser till att din nyanställdes introduktion till organisationen är smidig och ger dem förutsättningar att lyckas.

Och avkastningen av att göra det är ganska betydande.

Det här blogginlägget, som backas upp med data och bevis på fördelarna med onboarding, kommer att få dig att ompröva några av dina processer.

🚀 Vad är onboarding?

En onboarding-process är en serie steg där en nyanställd introduceras till en organisations kultur, policyer, produkter eller annan kunskap som krävs för att lyckas. Denna process ger nyanställda en tydlig väg in i vad de behöver uppnå under sina första månader.

Onboardingprocessen tar vanligtvis 3 månader. Men den kan variera från 6 månader till ett år beroende på befattning, bransch eller företag.

🎁 7 fördelar med en bra onboardingprocess

1. Högre personalomsättning

Cirka 75 % av rekryterarna hävdar att de har varit med om att en kandidat har ångrat sig efter att ha skrivit under sitt erbjudande. Och anledningen till det är sannolikt en dåligt utformad onboardingplan som ger ett dåligt första intryck på de nyanställda.   

Å andra sidan, om din onboardingprocess har ett tydligt ramverk och stegen introducerar din nyanställda från allmän kunskap till specifika detaljer, kommer de att känna sig mer engagerade. En onboarding-process bör vara skräddarsydd för att acklimatisera medarbetarna till den nya organisationen och bygga förtroende från början.

En undersökning med över 50 000 anställda visade dessutom att engagerade medarbetare är 5 gånger mindre benägna att lämna företaget än de som inte är engagerade. Och ca 87 % av de engagerade medarbetarna sa att de kommer att stanna kvar.

2. Ökad produktivitet

Även experter inom sitt område är inte säkra på vad de ska göra den första dagen. Varje person har sitt eget sätt att göra saker på. Du kan därför inte förvänta dig att en ny medarbetare ska utföra ett jobb på samma sätt som en av dina erfarna medarbetare. De kanske använder andra metoder som inte stämmer överens med dina riktlinjer.

Att låta medarbetarna lära sig allt eftersom fungerar inte, och det är därför en av fördelarna med en ordentlig onboardingprocess är produktivitet.

Nyanställda med längre utbildningsprogram lär sig sin roll fyra månader snabbare än nyanställda med kortare utbildningsprogram.

3. Attrahera topptalanger

Enligt en undersökning från Glassdoor anser 84% av de arbetssökande att ett företags rykte som arbetsgivare är viktigt. De bästa kandidaterna vill arbeta på de bästa företagen, som i sin tur erbjuder de bästa karriärvägarna och den bästa utbildningen.

Om ditt första steg mot att introducera ditt företag för nyanställda är en oorganiserad och dåligt utformad onboarding-process kommer personalomsättningen att öka.

Nyanställda som haft en negativ onboardingupplevelse är 2x mer benägna att söka sig till ett annat företag. Och som ett resultat får du dåliga recensioner på jobbsajter som Glassdoor, Indeed och Lensa. Inte idealiskt för ditt employer branding.

4. Stressreducering

Om du inte har en ordentlig onboarding-process kommer nyanställda som inte vet vad de ska göra att söka upp chefer eller kollegor för att ställa frågor om processer. Processer som borde ha lärts ut under onboardingprocessen.

Och det är ingen överraskning att chefer och medarbetare redan har fullt upp med sina egna arbetsuppgifter och inte har tid att lära nyanställda allmänna rutiner.

Det har gått så långt att 40 % av de nyanställda säger att det tar för lång tid att få svar på sina frågor från HR.

5. Uppkopplad företagskultur

En annan fördel med en ordentlig onboardingprocess är att medarbetarna är medvetna om företagets värderingar och kultur. Genom att göra detta tydligt från början sätter du upp standarder för hur saker och ting ska göras och ger dina anställda en bättre upplevelse.

Om en av era företagsfilosofier är "kvalitet över tid" vet ni att medarbetarna kommer att fokusera på att leverera högkvalitativt arbete utan att bry sig om hur lång tid det tar. Och det fungerar på samma sätt om du har nolltolerans för missade deadlines.

6. Bevarande av kunskap

Om du skickar alla dokument för rutiner till din nyanställda, hoppas att de läser dem en gång och nästa dag är redo att tillämpa allt detta, kommer du att få en överraskning.

Inlärning är en process där läsning bara är 5% effektivt medan övning ger dig 75% av kunskapen.

Det är därför längre och korrekta onboardingprocesser fungerar bättre. De ger dina medarbetare chansen att lära sig, göra misstag och förfina det de lärt sig. Det förhindrar också att du blir den organisation som skickar en massa pappersarbete eller processer och sedan inte följer sina egna riktlinjer.

‍7. Förståelse för organisatoriska rutiner och mål

Om medarbetarna inte får ordentlig utbildning i organisationens rutiner vet de inte vem de ska fråga eller vart de ska vända sig för att få svar på sina frågor i en process som kan verka enkel för mer vana medarbetare.

Och om medarbetarna inte vet hur deras arbete påverkar organisationens mål kommer de inte att ha en stark känsla av mening. 

Studier har visat att anställda är 54% mer benägna att motiveras av ett starkt syfte att göra sitt bästa på jobbet.

Med en ordentlig introduktionsprocess på plats kan dina anställda lära sig alla dina organisatoriska mål och procedurer. Detta gynnar även dig eftersom det ökar din produktivitet och dina medarbetares moral.

⚙️ 5 Fördelar med att använda programvara för onboarding för nyanställda

Att ha en bra onboarding-process ger dig många fördelar. Men ett sätt att göra den mer effektiv är att använda en onboarding-programvara för att automatisera (delar av) onboarding-processen, så att den inte kräver lika många repetitiva åtgärder.

1. Sparar manuellt arbete

Att göra onboarding på ett bra sätt innebär att ta hand om många saker samtidigt. För varje ny medlem.

Några exempel:

• Introduktion av nyanställda till alla verktyg,...
• Ge och spåra uppgifter för IT, kollegor, chefer,...
• Introduktion av nyanställda till efterlevnad och uppföljning av genomförandet
• Schemaläggning av evenemang som orientering, introduktion av grundare,...
• Uppdatera medarbetarna om bästa praxis
• och mycket, mycket, (mycket) mer

Våra vänner på Storyblok minskade den manuella onboardingtiden från 15+ timmar varje vecka till 30 minuter. Det är 2 448 euro som de sparar varje månad.

"Det som förvånade mig mest var att man kan automatisera så mycket utan att göra avkall på erfarenhet. Vi skickar spårbara uppgifter, engagerande innehåll, roliga påminnelser via Slack och kopplar ihop dem med sina onboarding-kompisar. Allt med ett enda klick." Markus Schwarz, People Experience Manager på Storyblok.

Istället för att manuellt introducera alla nyanställda i företagets processer varje vecka och upprepa samma saker om och om igen, är det huvudsakliga "arbetet" de gör nu en informell 30-minuters pratstund med alla.

Allt annat sker med ett klick.

➡️ För en detaljerad beskrivning av hur de uppnådde detta, läs hela fallstudien här.

2. Medarbetarna får en enhetlig upplevelse

Dina nyanställda behöver inte gå igenom alla sina e-postmeddelanden för att leta efter den uppgift som kommer härnäst. En annan fördel med programvara för onboarding är att strukturen i onboardingprocessen blir tydligare och lättare att gå tillbaka till, tack vare ett användarvänligt gränssnitt.

Efter fallstudien av Alasco förbättrades den övergripande medarbetarupplevelsen med nyanställda som gav ett betyg på 4,7/5 till den nya onboarding-processen. Det som de nyanställda uppskattade mest var:

• Programvarans tydliga struktur med hjälp av en kandidatportal
• Rik blandning av engagerande format (med verktyg som Loom, Google Drive, Slack, och Youtube)
• Synliga framsteg eftersom det finns en liten "innehållsförteckning" för varje tilldelad resa

Allt detta bidrog till att nyanställda fick en rolig och enkel upplevelse genom sin onboardingprocess.

3. Användbara resurser som är skräddarsydda för rollen

En onboardingprocess består vanligtvis av en allmän ram med uppgifter och dokumentation som ska fyllas i. Det innebär att den är densamma för alla roller. Men med programvara för onboarding kan du skapa en mer personlig resa.

Och medarbetarna tilldelas automatiskt rätt resor utifrån sin roll.

Vissa roller kräver mycket mer information, medan andra behöver det viktigaste för att komma igång snabbt. Att ha en resa som är skräddarsydd för dina medarbetares roller kan öka deras produktivitet och hjälpa dig att spara tid. 

Och de saker du kan behöva i din roll kan skilja sig mycket åt:

• Utvecklare kan behöva lite kodningsövningar;
• Försäljningschefer kan behöva rollspel och jobbskuggning;
• Marknadsförare behöver fokusera mer på varumärkesriktlinjer;
• etc.

Inom försäljning är ROI särskilt lätt att beräkna: Ju snabbare människor blir produktiva, desto snabbare skapar de faktiska intäkter för företaget.

I exemplet ovan på Alascohalverade teamet tiden till produktivitet.

4. Enklare introduktion för distansarbetare

Pandemin satte nya standarder för hur människor föredrar att arbeta nu. Det var därför Storyblok växte som ett helt distansbaserat företag, men trots det var de fast beslutna att skapa mänskliga kontakter och verkligen välkomna nya distansanställda.

De strukturerade en process med mänsklig interaktion genom att se till att:

• Nyanställda får träffa grundaren och andra teammedlemmar
• Nyanställda skulle känna sig välkomna med kaffesamtal och till och med onboarding-kompisar
• Och för att medarbetarna ska känna sig delaktiga i en 30-minuters chatt med sin onboarding-chef 

Detta resulterade i att nyanställda gav Zavvy betyget 9/10 som programvara för onboarding och positiva recensioner.

5. Spåra slutförandet av uppgifter

Istället för att kontrollera direkt med varje nyanställd om de redan har slutfört sitt pappersarbete eller tilldelats uppgifter, vilket är tidskrävande. Du kan logga in på din chefs konto för valfri onboarding-programvara och kontrollera om uppgiften har markerats som slutförd.

Dessutom gör onboarding-programvaran upplevelsen smidig och konsekvent eftersom den nya medarbetarens framsteg sparas. Och tack vare det kan medarbetarna gå tillbaka till sina konton när de vill och börja där de slutade.

👀 Hur ser en bra onboardingprocess ut?

En bra onboardingprocess börjar med din 30-60-90-dagarsplan, som kallas så eftersom tumregeln är att onboarding av en medarbetare ska pågå i minst tre månader (90 dagar). Och den har tre faser som vi ska gå igenom.

Steg 1: De första 30 dagarna

I detta skede handlar det om att lära sig kulturen och rutinerna i er organisation och era produkter. Det kännetecknas av:

• Introduktion med teammedlemmar och chef
• Genomgång av mjukvara och otderverktyg som kandidaten kommer att använda
• Tilldela en onboarding-kompis
• Fastställa mål och förväntningar för de första 30 dagarna
• Få feedback varje vecka

Målet här är att acklimatisera din nyanställda och att de ska känna sig mer engagerade i företaget. Detta bidrar också till att behålla dem på företaget eftersom de ser att du tar dig tid att visa dem runt och inte rusar iväg för att låta dem lära sig allt eftersom.

Steg 2: 60 dagar

Det är här utbildningen sker. Nu när din medarbetare är mer van vid dina verktyg och kollegor är det dags att tilldela mer utarbetade projekt. Medarbetarna kommer att vara mer självständiga i sina leveranser men kommer fortfarande att arbeta med äldre medarbetare i samarbetsprojekt.

Detta är vad du kan förvänta dig av utbildningssteget är:

• Kontroll av de mål som satts upp för de första 30 dagarna
• Fastställa målen för de första 60 dagarna
• Tilldela större uppgifter (mer ansvar)
• Närvaro och deltagande i projektmöten
• Få feedback varje vecka

Det du vill göra i utbildningsfasen är att övervaka om din nya medarbetare kan hantera det nya ansvar som tilldelats dem. Det är också här du kontrollerar om de behöver mer tid för att vänja sig vid vissa av dina processer. Eller om du behöver förstärka företagskunskapen eller fylla i vissa luckor.

Steg 3: 90 dagar

I det sista steget ger du dina nyanställda mer självständigt arbete och lite vägledning.

Så här såg den senaste månaden ut:  

• Kontroll av de mål som satts upp för de första 60 dagarna
• Sätt upp mål för de första 90 dagarna
• Tilldela kompletta projekt (medarbetarna kommer att ha fullt ansvar för resultatet)
• För nya medarbetare att föreslå lösningar
• Få feedback på detaljer som behöver åtgärdas
• Kontroll av de mål som satts upp för de första 90 dagarna

Höjdpunkten i detta steg är att se om din nya medarbetare är redo att bli helt självständig. Du ger dem förutsättningar att lyckas genom att informera dem om målen för de kommande sex månaderna.

🔓 Lås upp alla onboardingförmåner med ett klick

Om du är nyfiken på att få alla dessa fördelar utan att drunkna i komplexitet kan du kolla in vår intuitiva men ändå kraftfulla onboarding-lösning.

Med Zavvy kan du skapa en unik och motiverande resa för dina nya medarbetare och leverera upplevelser med ett klick.

Boka en kostnadsfri demo för att se den i aktion.