Virtuellt samarbete 101: bästa tipsen och verktygen för sömlöst teamarbete

I takt med att team sprids över städer, länder och tidszoner genomgår begreppet "teamwork" en seismisk förändring. 

I en värld där "kontor" kan betyda ett köksbord, ett kafé eller en strand är förmågan att samarbeta virtuellt inte bara en färdighet - det är en superkraft som hjälper din organisation att förebygga:

• Bristande samordning mellan teamen;
• kommunikationshinder;
• Bristande teknisk kompetens hos personalen;
• operativt kaos. 

Denna artikel kommer att: 

• Diskutera de vanligaste hindren för virtuellt samarbete. 
• Introducera dig till de bästa verktygen som revolutionerar distansarbete. 
• Ta del av beprövade strategier från team som har bemästrat det virtuella samarbetet.

🤝 Vad är virtuellt samarbete?

Virtuellt samarbete är en form av lagarbete mellan lagmedlemmar i en digital miljö som organiseras och utförs av teknikmedierade medier för att utföra dagliga uppgifter. 

Med hjälp av teknik möjliggör virtuellt samarbete att människor kan samordna, dela information och utföra uppgifter tillsammans, oavsett geografisk plats. 

Detta tillvägagångssätt har blivit allt vanligare på grund av ökningen av distansarbete, globala team och den ständiga utvecklingen av samarbetsteknik.

Viktiga inslag i virtuellt samarbete är bl.a: 

• videokonferenser; 
• onlineverktyg för projektledning; 
• molnlagring; 
• plattformar för realtidsmeddelanden. 

🏆 3 Viktiga fördelar med virtuellt samarbete 

Tillgång till en mångsidig talangpool

Virtuella samarbeten gör det möjligt för företag att anställa medarbetare med olika kompetens, kunskap och intuition utan geografiska hinder. Tillgång till en global talangpool ger mer innovation och idéer, vilket uppgraderar din personalstyrka. 

Neal Taparia, grundare av Solitaried, förklarar: "När vi startade hade vi inte budget för att anställa de bästa talangerna på vår lokala marknad. Men vi kunde hitta de bästa talangerna på distans, vilket har varit en avgörande skillnad för vår verksamhet."

Förbättrad produktivitet 

Online-samarbete gör det möjligt för medarbetarna att göra sitt bästa och samtidigt ta ett personligt ansvar. Anställda kan schemalägga arbetet under sina mest produktiva timmar och slutföra uppgifter snabbare. 

Dessutom automatiserar virtuella samarbetsverktyg överflödiga uppgifter och frigör tid för dina medarbetare så att de kan fokusera på det som är viktigt. Resultatet blir att medarbetarna presterar bättre och att produktiviteten ökar.

Spara tid och kostnader

Virtuellt samarbete sparar tid som går åt till att pendla till arbetsplatsen. Medarbetarna kan planera sin dag i lugn och ro utan att behöva oroa sig för att ta sig fram i trafiken och gå till jobbet med ny energi. 

Dessutom gör samarbetsverktyg online det enklare att planera och hantera möten med intressenter, oavsett var de befinner sig. 

Organisationer spenderar också mindre på resurser som kontor, möteslokaler och utrustning på plats, vilket minskar de allmänna kostnaderna och ökar vinsten. 

😟 5 Vanliga utmaningar vid virtuellt samarbete

Kommunikationshinder

En av de viktigaste förutsättningarna för att bygga ett framgångsrikt team är tydlig kommunikation. Men virtuella team möter kommunikationshinder som ofta hämmar arbetsflödet. 

Brist på interaktion ansikte mot ansikte och icke-verbala signaler leder ofta till missförstånd mellan teammedlemmar. Människor kan ta skriftlig kommunikation ur sitt sammanhang eller misstolka den, vilket försvårar medarbetarsynergin.

Möjligheterna till samarbete i realtid är också begränsade i virtuella team. Personer som arbetar i olika tidszoner måste ofta vänta på sina kollegors korrespondens, vilket påverkar produktiviteten.  

Dessutom bygger virtuellt samarbete till stor del på digitala verktyg, och eventuella tekniska problem kan äventyra kommunikationen i realtid. 

Kultur och sammanhållning i teamet

I virtuella samarbeten behöver medarbetarna ofta en tydlig insyn i varandras arbete. Detta leder till bristande förtroende och minskad sammanhållning i teamet, vilket påverkar teamets interna arbetskultur. Det kan också bero på olika kulturella bakgrunder, kommunikationsstilar och arbetsetik.

Företagskulturen kan verka splittrad eller osammanhängande eftersom virtuellt samarbete kräver fler icke-verbala signaler eller mer tid för informell interaktion. På grund av dessa luckor och bristen på kamratskap kanske människor inte känner någon tillhörighet. Utbildning i kulturkänslighet och teambuilding-aktiviteter är ett måste för att skapa en stark teamdynamik. 

Yrkesmässiga gränser

De suddiga gränserna mellan arbete och privatliv kan ha en negativ inverkan på medarbetarnas välbefinnande och engagemang.

Globalt distribuerade virtuella team kämpar ofta med att upprätthålla arbetsgränser. Medarbetarna arbetar ofta med olika tidsscheman. Behovet av snabb information kan ofta leda till att dina medarbetare får samtal eller förfrågningar från lagkamrater utanför deras arbetstid.

Därför behövs professionella gränser för att upprätthålla en optimal balans mellan arbete och privatliv och undvika utbrändhet.

Distraktioner

Distansteam arbetar ofta från olika platser. Avsaknaden av disciplin på kontoret och distraktioner på avlägsna platser kan vara en utmaning för organisationens övergripande produktivitet.

Anställda som arbetar hemifrån kan till exempel ha familjemedlemmar eller rumskamrater i närheten. Ett vanligt hushålls oundvikliga buller och avbrott kan minska medarbetarens produktivitet. 

Brist på struktur

En annan dominerande utmaning i virtuella samarbeten är avsaknaden av en definierad struktur. Anställda som arbetar med olika scheman från olika platser gör det svårare för företaget att fastställa specifika regler. 

Den operativa effektiviteten blir lidande utan en ordentlig struktur. Dina distansmedarbetare måste förstå vad som förväntas av dem i fråga om jobb och prestation och känna samhörighet med teamet. Det kan leda till oengagemang och minskad produktivitet.

🧰 De 14 bästa verktygen och plattformarna för virtuellt samarbete

Förutom effektiva strategier behövs också verktyg och plattformar för virtuellt samarbete för att effektivisera processen. Här är några plattformar som du kan överväga för bästa resultat: 

Mänskliga resurser

Zavvy

👀 Viktiga funktioner:

• 360°-system för feedback;
• engagerande onboarding-arbetsflöden för att engagera och utbilda alla nyanställda;
• integrationer med populära HR- och produktivitetsverktyg
• AI-coach som hjälper dina medarbetare att utveckla personliga tillväxtplaner. 

💸 Prissättning: Zavvy är den mest prisvärda allt-i-ett-sviten för allt som möjliggörs av människor, från $4/användare/månad.

Dessutom anpassar vi våra priser efter dina behov - utan att du behöver betala för moduler som du inte vill ha.

Kommunikation

Slack

👀 Viktiga funktioner:

• Virtuell byggare av arbetsflöden
• Obegränsade kommunikationskanaler för globalt samarbete
• Direktmeddelanden 

💸 Prissättning: Slack erbjuder paket från $7.25/användare/månad.

Zoom

👀 Viktiga funktioner:

• Skapa och schemalägga möten
• Chatt, anteckningar, whiteboard och grupprum.

💸 Prissättning: Zoom-paket börjar från $149.90/år/användare.

Google Meet

👀 Viktiga funktioner:

• Möten och schemaläggning direkt
• Virtuella bakgrunder och visuella effekter
• Chattar under möten

💸 Prissättning: Google Meet erbjuder paket från $6/användare/månad.

Produkthantering

Asana

👀 Viktiga funktioner:

• AI-driven analys och rapportering
• Byggare av arbetsflöden
• Integration av appar

💸 Prissättning: Asana tillhandahåller prenumerationer från $ 10,99 / användare / månad. 

Trello

👀 Viktiga funktioner:

• Projektstyrelser
• Mallar
• Integrationer och plug-ins

💸 Prissättning: Trello erbjuder paket från $ 5 / användare / månad. 

Klicka upp

👀 Viktiga funktioner:

• Omfattande instrumentpanel
• AI-driven analys och rapportering

💸 Prissättning: ClickUp erbjuder prenumerationer från $ 5 / användare / månad.

Produktivitet, samarbete och fildelning

Google Arbetsyta

👀 Viktiga funktioner:

• Den levereras med alla Google-verktyg, inklusive Gmail, Meet, Sheets, Docs, etc. 
• Oändliga appintegrationer, t.ex. Xodo-sviten med dokumentkonverterare.

💸 Prissättning: Google Workspace har ett startpris på $ 7,20 / användare / månad.

Airtable

👀 Viktiga funktioner:

• Anpassad byggare av arbetsflöden
• Erbjuder mallar

💸 Prissättning: Airtable-paket börjar från $ 10 / användare / månad.

Notion

👀 Viktiga funktioner:

• Gemensam kalender för teamet
• Prioritering och schemaläggning av uppgifter

💸 Prissättning: Notion erbjuder prenumerationer från $ 10 / användare / månad.

För tekniska team

Jira 

👀 Viktiga funktioner:

• Scrum- och Kanban-tavlor
• Automatisk tilldelning och dra och släpp
• AI-drivna rapporter
• Många tillägg finns tillgängliga på Atlassian Marketplace för att utöka funktionaliteten och effektivisera processen (t.ex. Jira-mallarna från AppLiger)

💸 Prissättning: Jira erbjuder paket från $77.50/månad.

Tidsregistrering och tidshantering

Toggl 

👀 Viktiga funktioner:

• Integrationer med Google- och Outlook-kalendrar
• Offline-spårning 

💸 Prissättning: Toggl erbjuder prenumerationer från $ 13.35 / användare / månad. 

Todoist

👀 Viktiga funktioner:

• Prioritetsnivåer och påminnelser
• Personliga instrumentpaneler
• Produktivitetsvisualisering och aktivitetshistorik

💸 Prissättning: Todoist erbjuder paket från $ 4 / månad.

Timedoktor

👀 Viktiga funktioner:

• Övervakning av anställda
• Tidrapporter och löner online
• Varningar för distraktion

💸 Prissättning: Timedoctor-prenumerationer börjar på $ 8.4 / användare / månad.

Alla dessa verktyg är utmärkta för att möjliggöra ett mer sömlöst samarbete. Men här är haken: enbart verktyg kan inte få magin att hända. 

Bakom varje framgångsrikt virtuellt team finns en kultur av öppen kommunikation, förtroende och ett engagemang för gemensamma mål. 

Det handlar om att behärska blandningen av asynkron och synkron kommunikation, förstå nyanserna i det digitala kroppsspråket och skapa en miljö där varje ping, meddelande eller videosamtal ger ett mervärde.

💡 De 6 bästa tipsen för effektivt virtuellt samarbete

Här är de steg du behöver ta för att implementera effektivt virtuellt samarbete i din organisation.

Sätt upp tydliga mål och syften

Sätt upp tydliga mål och syften för att upprätthålla strukturell enhetlighet mellan avdelningarna. Slutmålet är att hålla medarbetarna fokuserade på en gemensam riktning och förbättra anpassningen mellan lokala och virtuella team. 

Sätt upp mål för virtuellt samarbete med hjälp av SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, and Timebound). Varje tilldelad uppgift bör vara i linje med kort- och långsiktiga affärsmål och ha uppnåeliga tidsfrister. 

Kommunicera dina förväntningar redan från början av onboardingprocessen. Dela upp deras roller, arbetsuppgifter och hur de bidrar till företagets tillväxt. 

Placera lämpliga regler för virtuella team som t.ex:

• Erforderlig tillgänglighet
• Förväntad svarstid
• Mötesfrekvens
• Obligatorisk närvaro vid möten

Involvera ditt team i processen. Be om deras synpunkter, idéer och feedback om målen för det virtuella samarbetet.

På så sätt främjar du självständighet och ansvarstagande och hjälper dig att sätta upp relevanta och uppnåeliga mål.

🚀 Kolla in vår enkätmall för distansarbete och 16 andra enkätmallar i vår samling av enkätmallar för engagemang.

Upprätta tydliga kommunikationskanaler

Som tidigare nämnts är kommunikationsbarriären den främsta fallgropen vid virtuellt samarbete. 

För att motverka detta måste ni ha effektiva kommunikationskanaler på plats. 

Eftersom virtuella team kommunicerar med varandra elektroniskt är det viktigt att välja rätt kommunikationsverktyg. De kan: 

• Ge snabb information. 
• Minimera risken för att anställda missar viktiga uppdateringar.
• Säkerställ anpassningen genom att följa upp framstegen. 
• Nära placering och skillnader i schema.
• Förbättra virtuella möten med smidig uppkoppling.

Låt oss ta Covid Moonshot som exempel. Det var ett globalt projekt med över 150 forskare som samarbetade för att utveckla ett piller som kunde hjälpa till att bekämpa coronaviruset. Teamet använde samarbetsverktyg online för att genomföra experiment och analysera data. Resultatet blev imponerande genombrott när det gällde att identifiera kritiska föreningar med utmärkt antiviral aktivitet mot viruset. 

Förutom att använda kommunikationsverktyg finns det ytterligare några steg att ta för att effektivisera kommunikationen i distanssamarbeten:

• Planera in regelbundna uppdateringar för att hålla alla teammedlemmar informerade och tillämpa transparens.
• Var konsekvent med kommunikationskanaler och frekvens. Du kan t.ex. använda telefonitjänster för företag för att hålla kontakten med både ditt team och dina kunder.
• Var noggrann med utvärdering och erkännande av prestationer. 
• Håll regelbundna personliga möten.

📝 Kolla in vår samling med 17 kraftfulla mallar för personliga möten. Vi kan garantera att du kommer att hitta något för ditt team! 

Odla starka teamrelationer

Hur väl ni lyckas med era projekt och företagets övergripande tillväxt beror på hur väl ni vårdar teamet och de interna banden. Starka teamrelationer i distanssamarbeten skapar förtroende, förbättrar arbetsplatskulturen, ökar medarbetarnas tillfredsställelse och förbättrar produktiviteten.

Vidta följande åtgärder för att skapa goda relationer i virtuella team: 

• Håll ett segment i virtuella möten för att dina medarbetare ska kunna mötas över personliga intressen. 
• Skapa gruppchattar på plattformar för snabbmeddelanden för att hjälpa medarbetarna att knyta kontakter även utanför arbetet.
• Skapa ett virtuellt fikarum.  
• Koppla ihop teammedlemmar som inte umgås så mycket med varandra i ett projekt. 

Organisera teambuilding-aktiviteter för att stärka relationerna på arbetsplatsen. Här är några idéer du kan använda för att engagera virtuella team: 

• månatliga virtuella luncher;
• interaktiva spel som charader, pictionary, visa och berätta;
• virtuella brainstormingmöten;
• yogapass online och andra gruppinitiativ för välbefinnande.

Tips: Du kan också anordna virtuella sociala evenemang för att höja arbetsmoralen och främja meningsfulla relationer på arbetsplatsen. 

Upprätta strukturerade arbetsflöden och processer

Virtuellt samarbete bygger på tydlighet och organisation. Utan teammedlemmarnas fysiska närvaro för att klargöra tveksamheter eller ge omedelbar feedback blir en väldefinierad struktur avgörande. Dessutom säkerställer strukturerade arbetsflöden och processer att alla är på samma sida, vilket minskar risken för missförstånd och överlappningar. Här är några steg som du bör överväga:

• Granska era befintliga resurser och utvärdera det nuvarande arbetsflödet. 
• Lista uppgifter utifrån hur viktiga och brådskande de är. 
• Förstå omfattningen, svårighetsgraden och tidsramen för var och en.  
• Dela upp varje uppgift i små steg och sätt upp realistiska tidsfrister. 
• Tilldela roller enligt respektive intressent för varje uppgift. 
• Skapa arbetsflödesdiagram för att visualisera processen. 
• Använd plattformar med omfattande instrumentpaneler för att övervaka utvecklingen. 
• Samla in feedback från medarbetarna om det nya arbetsflödet och gör förbättringar i enlighet med detta. 

Tänk dig till exempel att ett marknadsföringsteam lanserar en ny onlinekampanj. Ett strukturerat arbetsflöde för marknadsföring skulle kunna börja med att innehållsskapare tar fram kampanjmaterial. När de är klara kan de använda ett samarbetsverktyg för att meddela det grafiska designteamet att lägga till visuella element. När projektet är klart kan det gå vidare till analysteamet för att integrera spårningsmekanismer.

Varje steg skulle ha tydliga riktlinjer, deadlines och utsedd personal, vilket säkerställer att kampanjen fortskrider smidigt utan att någon medlem känner sig vilsen eller överväldigad.

På samma sätt kommer ett säljteam att dra nytta av Salesforce instrumentpaneler så att de kan spåra leads, analysera intäktstillväxt eller optimera kundförvärv.

Uppmuntra aktivt deltagande och engagemang

Virtuella medarbetare drar sig ofta för att aktivt delta i samarbetsprojekt. För att undvika detta bör du bygga upp en kultur av öppen kommunikation på arbetsplatsen. 

Visa att ditt team öppet kan dela idéer, framföra kritik och prata om utmaningar de står inför, även om de arbetar på distans. Att tillåta ett öppet utbyte av tankar, åsikter och synpunkter ökar medarbetarnas engagemang och motiverar dem.

Uppmuntra aktivt lyssnande och empati. Om du ser att en medarbetare blir avbruten, ingrip och ge honom eller henne en ny chans att tala. 

Damian Grabarczyk, medgrundare av PetLab Co, delar med sig av några av företagets aktiviteter för att uppmuntra medarbetarnas engagemang:

‍"Vi skapar evenemang, tävlingar och aktiviteter för att bygga effektiva relationer mellan medarbetare på distans och internt - vilket i sin tur kan uppmuntra till aktivt deltagande. PetLab Co. håller t.ex. en Lunch and Learn varannan vecka, där olika kollegor och avdelningar kan visa upp vad de gör, sina vinster och framtidsplaner, antingen på kontoret eller virtuellt. Här finns också möjlighet att diskutera andra viktiga frågor, t.ex. psykisk hälsa, HBTQ+ och personligt ekonomiskt stöd. Dessa sessioner ger individer och team en chans att engagera sig i varandra."

Betona tidshantering och produktivitet

Virtuella team har ofta svårt att använda sin arbetstid på ett klokt sätt. För att undvika denna fallgrop bör du använda strategier för tidshantering. På så sätt kan dina distansteam hålla sig fokuserade och produktiva utan att drabbas av utbrändhet. 

Här är några tekniker som du kan använda: 

• Timeboxning: I denna teknik avsätter individer en bestämd tid för en planerad aktivitet. Denna teknik hjälper teamen att hantera flera viktiga uppgifter utan att kompromissa med kvalitet eller leveranstid. 
• Pomodoro-tekniken: Denna metod innebär 25 minuters fokuserat arbete följt av fem minuters paus. Anställda kan ta längre pauser på 15 till 30 minuter efter fyra på varandra följande arbetsintervaller.
• Pareto-analys: Denna teknik bedömer konkurrerande problem, mäter effekten av att åtgärda dem och låter dig fokusera på lösningar med störst nytta.

➡️ Aktivera dina team - närsom helst, var som helst med Zavvy

Det är inte helt möjligt att återskapa den gnista som uppstår när människor möts ansikte mot ansikte. Men virtuellt samarbete behöver inte vara en kompromiss. Det kan också vara en katalysator för tillväxt. 

Även om det kan vara svårt att återskapa personliga kontakter ger Zavvy dig möjlighet att övervinna hindren med distansarbete och främja meningsfullt samarbete.

Så här kan Zavvy hjälpa dig att skapa ett effektivt samarbete på distans: 

• 💬 Effektivt samarbete på distans bygger på öppen kommunikation. Zavvy underlättar regelbundna 1:1-möten och feedbackloopar, vilket överbryggar klyftan mellan teammedlemmar och chefer. Konstruktiv feedback, vägledning och anpassning av prioriteringar blir sömlösa och skapar en sammanhängande virtuell miljö.
• 🧑‍🎓 Kunskap är en kraftfull katalysator för samarbete. Zavvys utbildningsresor gör det möjligt för team att sömlöst bidra, få tillgång till och samarbeta kring information. Ge dina projekt bränsle med kollektiv expertis och se till att fysiska gränser inte begränsar samarbetet.
• 👋 Zavvy bryter ner barriärer och sammanför team över stora avstånd. Vårt kontaktprogram initierar värdefulla interaktioner, främjar relationer och insikter som går längre än projekt. Från avslappnade kaffeprat till djupgående diskussioner, bygg nätverk som överskrider geografiska begränsningar.
• 🎯 Sätt upp SMARTa mål som hjälper teamen att nå framgång. Vår plattform säkerställer tydlighet, ansvarsskyldighet och ett gemensamt syfte, vilket driver samarbetsinsatser även när de är långt ifrån varandra.

📅 Boka en kostnadsfri demo för att upptäcka hur Zavvy kan hjälpa dig att engagera och utveckla dina medarbetare.

Författare Bio: Mehdi Hussen är konsult inom SaaS-marknadsföring och organisk tillväxt. Han hjälper SaaS-företag att driva organisk tillväxt och kundförvärv genom SEO och datadrivna strategier för innehållsmarknadsföring. Mehdi tillbringar sin fritid med att fundera över tillväxtstrategier för startups, personlig produktivitet och distansarbete. Kontaktahonom via Twitter eller LinkedIn.