Varje organisation behöver effektiv kommunikation mellan anställda för att underlätta informationsflödet mellan olika avdelningar. Utan smidig kommunikation får anställda och team kunskapsluckor som hämmar produktiviteten.
McKinsey Global Institute belyser vikten av kommunikation i en av sina rapporter och konstaterar att social teknik för kommunikation kan öka kunskapsarbetarnas produktivitet med 20-25 procent.
Med tanke på detta kan det inte nog betonas att hitta ett lämpligt kommunikationssätt på arbetsplatsen - men hur påverkar kommunikationen de anställdas produktivitet?
Anställda i alla organisationer arbetar med olika projekt genom samarbete. Detta kräver olika kommunikationssätt genom vilka viktig information och idéer kan delas.
Kommunikation innebär att skicka textmeddelanden eller röstsamtal, men också att överföra data i olika format, oavsett om det handlar om projektspecifik information eller brainstorming-sessioner.
Dessutom behöver de anställda ofta vara i kontakt med varandra från ögonblick till ögonblick för att lösa problem så att arbetsflödet inte stagnerar snabbt. Medan informationsflödet mellan personalen och teamen är en aspekt av kommunikationen med de anställda, är den andra aspekten informationsflödet på organisationsnivå.
Allt från tvåvägskommunikation (ledning och personal) till dagliga uppdateringar om organisationens tillstånd hanteras av personalkommunikation. Det är också ett viktigt verktyg som gör det möjligt för medarbetarna att säga vad de tycker och dela med sig av sina synpunkter på ett öppet och orädd sätt.
För att förstå hur arbetstagarnas kommunikation påverkar produktiviteten måste man undersöka olika nivåer. Produktiviteten är kopplad till flera variabler, t.ex. organisationskultur, effektivitet i arbetsflödet, sammanhållning i teamet och medarbetarnas engagemang. Här är olika sätt på vilka effektiv kommunikation mellan anställda påverkar produktiviteten:
En väletablerad strategi för kommunikation med de anställda främjar öppenhet i organisationen. Oavsett om man använder SMS, sociala medier eller en intern plattform för anställda underlättar öppen kommunikation ett öppet informationsflöde som bygger upp förtroendet hos de anställda.
Förtroende för organisationen är en viktig bidragande faktor till medarbetarnas engagemang och produktivitet. Transparens skapar förtroende i teamet, och motivationhos medarbetarna gör att de förblir engagerade och högpresterande på jobbet. Ett sådant transparent informationsflöde ger medarbetarna möjlighet att gå vidare med tillförsikt och anpassa sig till ett gemensamt syfte.
God kommunikation är grunden för att bygga effektiva team. När människor talar fritt och öppet blir det färre missförstånd och friktioner på arbetsplatsen. Även om det är omöjligt att utrota missförstånd, minskar öppen kommunikation dem avsevärt.
Holger Sindbaek, grundare av Online Solitaire, berättar: "I början hade vi svårt att få ihop teamet. Men istället för att införa toppstyrda direktiv skapade vi en miljö där varje röst var viktig. Genom att uppmuntra till öppen dialog kunde vi omvandla potentiella konflikter till samarbetslösningar. Det handlar inte bara om att prata; det handlar om att lyssna, förstå och gemensamt gå vidare."
Resultatet av en tydlig kommunikation mellan personalen är en stark sammanhållning i teamet. Team med hög sammanhållning arbetar med självförtroende för att lösa problem. Grupperna splittras inte ofta genom att skylla på andra när det går långsamt. Istället tar individer i sammanhållna team ansvar och arbetar mot en större helhet. Sådana mycket effektiva team är de grundläggande enheter som bidrar till att projekt och organisationer blir framgångsrika.
Högproduktiva arbetsmiljöer kan inte skapas utan ett ramverk för en robust organisationskultur. Kultur är det sätt på vilket saker och ting görs i enlighet med organisationens verksamhetsprinciper och filosofi.
God kommunikation mellan anställda skapar goda relationer mellan anställda och chefer och skapar sunda arbetsrelationer som upprätthåller organisationskulturen. När alla är på samma sida är det mer sannolikt att de är mycket engagerade i sitt arbete. Produktiva medarbetare erkänns och värderas på så sätt, vilket motiverar andra att följa normen för högt engagemang och produktivitet.
Varje organisation är ett komplicerat socialt system där varje anställd har olika egenskaper. Därför är det viktigt att införa en återkopplingsmekanism som anpassar varje unik individ till organisationens gemensamma mål för att nå framgång. Genom att införa en återkopplingsmekanism, t.ex. 360-graders återkoppling, kan cheferna dessutom erbjuda regelbundna korrigerande insatser till de anställda utifrån deras prestationer.
Återkoppling är också en dubbelriktad väg. Genom att ge medarbetarna möjlighet att uttrycka sina åsikter och problem undanröjer man hinder för deras fulla potential. Organisationer måste genomföra förändringar som bygger på medarbetarnas feedback för att bli mer produktiva. Det ökar också deras förtroende genom att försäkra dem om att de är viktiga.
Ett av kännetecknen för högproduktiva medarbetare är deras förmåga att ta ansvar för sina processer. Ärlig och öppen kommunikation uppmuntrar människor att ta ansvar för sina handlingar. Detta gäller även andra gruppmedlemmar, eftersom alla håller alla andra ansvariga.
Denna ansvarsnivå är viktig för att förbättra produktiviteten, eftersom människor snabbt kommer att införliva korrigerande förändringar när de tas upp i steget. Omvänt leder bristande ansvarstagande till stagnation och minskad produktivitet.
De arbetsmiljöer som stödjer de anställda och som underlättas av kommunikation mellan anställda kan avsevärt öka deras arbetsmoral. En arbetskultur som främjar öppenhet, ansvarstagande, lagarbete och ger personalen möjlighet att uttrycka sina åsikter kommer att skapa nöjda medarbetare.
De känner sig uppskattade som en del av kommunikationsnätverket och känner sig mindre oroliga eftersom de är medvetna om de organisatoriska förändringar som kan påverka deras framtid. En förbättrad arbetsmoral ger ett uppsving för engagemanget och ökar produktiviteten.
Att ha engagerade och friska medarbetare ger tids- och kostnadsbesparingar. Nöjda och friska medarbetare tar färre sjukskrivningar och avslutar sina uppgifter i tid, vilket leder till högre total produktivitet. Effektiv kommunikation påskyndar också informationsflödet och minskar den stilleståndstid som är förknippad med att söka efter nödvändiga resurser.
Detta gäller särskilt för de team som använder effektiva kommunikationsverktyg som en AI-mötesassistent. Den kommer att öka produktiviteten genom att föra anteckningar och sammanfatta mötet i slutet av diskussionen.
Effektiv kommunikation mellan anställda är viktigt för att bygga upp en sund relation mellan interna och externa medarbetare. Den höga nivån av samarbete minskar friktionen i varje process och förbättrar effektiviteten från grunden.
Dessutom är kommunikation också viktigt för att skapa öppenhet och förtroende. Anställda som litar på organisationen är mindre oroliga för sin framtid och mer motiverade att bidra. Det höga engagemang som effektiv kommunikation ger upphov till leder till ökad produktivitet. Därför är det absolut nödvändigt att maximera anslutnings- och samarbetsförhållandena i ett team.
Med våra Connection Programs kan du främja teambuilding-evenemang genom Walk and Talk och Conversation That Matters-programmen.
Presentera anställda via Slack eller Microsoft Teams och se hur de knyter band under enkla kaffe- eller lunchchattar, möten på promenad eller djupa samtal.
.png)
.png)
