Hur man integrerar fjärranställda i kultur, team och processer

Den WFH-inducerade pandemin har lett till en ny våg av easy come-easy go-trender på arbetsmarknaden. Enorma mängder människor lämnar sina stabila jobb, trots höga löner och förmåner. Enligt arbetsmarknadsdepartementet slutade nästan fyra miljoner människor sina jobb i april 2021 - den högsta siffran någonsin.

En av de största orsakerna till denna förändring är bristande integration av de anställda i företagets arbetskultur, team och processer.

"Om du befinner dig på en arbetsplats eller i ett jobb där man inte lägger så stor vikt vid anknytning, är det lättare att byta jobb, känslomässigt...." - Bob Sutton, organisationspsykolog och professor vid Stanford University.

Detta har gjort det svårt för personalansvariga och företag att skapa hållbara hybridarbetsmodeller. Så hur kan en organisation som din bygga en stark, inkluderande arbetskultur för att behålla de bästa talangerna?

I den här artikeln utforskar vi de största utmaningarna som organisationer möter för att skapa en heltäckande distansarbetsplats, tillsammans med lösningar från Zavvy för att återvinna organisationens produktivitet, välbefinnande och kultur.

1. Erfarenheterna av onboarding på distans minskar.

Cheferna har sagt det, och de anställda bevisar det:

Dåliga onboarding -processer har en negativ inverkan på den nyanställdes upplevelse i organisationen. Att skicka formella papper och välkomstvideor är ett krav - men det räcker inte för att ge en nyanställd en personlig onboarding upplevelse.

Särskilt när ditt program på distans onboarding bara är en anpassning av ett program på plats. Det slutar med att du levererar en rörig upplevelse som är fylld av överarbete, bristande tydlighet och splittrad kommunikation bland dina medarbetare. 

Och innan du vet ordet av har dina främsta talanger redan lämnat in sina papper. 

Låt dina distansanställda känna sig mer inkluderade med den här mallen för onboarding

Ett inkluderande program på distans onboarding är en bra start för din nyanställda. Det minskar inte bara deras ångest på första dagen, utan skapar också en möjlighet att bygga upp personliga kontakter med kollegorna. Varje tvivel, osäkerhet eller fråga som en nyanställd har kan lindras med en inkluderande onboarding -process. 

För att hjälpa dig att komma igång har vi skapat en checklista för onboarding - med stöd av datadriven forskning och resultat från medarbetarundersökningar. 

Organisationer har ett gemensamt mål - att förbereda de anställda för framgång från första dagen. Vår mall onboarding är utformad för att göra just det. Efter att ha talat med branschexperter och tagit inspiration från toppföretag som Google och Microsoft har vi skapat onboarding -mallar som gör det möjligt för dig att leverera en strukturerad och sömlös upplevelse. 

Se vår onboarding -mall i praktiken!

Från utvecklare onboarding till marknadsföring onboarding ser vi till att varje upplevelse är anpassad för varje anställd, team och avdelning. Detta bidrar till att skapa en välkomnande upplevelse som stärker ditt arbetsgivarvarumärke och gör det möjligt för nya teammedlemmar att bli produktiva snabbare var som helst och när som helst. 

Här är en kort översikt över din resa med onboarding med Zavvy:

• Välj vår befintliga mall onboarding  
• Eller skapa en ny på några minuter
• Tilldela unika onboarding uppgifter under en viss tidsperiod (t.ex. 30/60/90 dagar).
• Spåra dina anställdas framsteg och samla in feedback
• Gör det engagerande med hjälp av verktyg som Loom, Slack, Loom, med flera.

Med toppfunktioner som automatiska påminnelser och uppdrag är fördelarna med onboarding ovärderliga. Vi ser till att varje anställd får en liknande upplevelse, samtidigt som du sparar kostnader och tid. 

Se hur ledande företag litar på Zavvy när det gäller deras onboarding processer. Ditt företag kan bli nästa, kom igång med en kostnadsfri demo!

2. Ledarna har ingen kontakt med sina anställda

78 procent av de anställda anser inte att deras ledare har en tydlig riktning för organisationen. Men för att ett företag ska kunna blomstra på en konkurrensutsatt marknad eller under en krissituation är det viktigt att ledarens förväntningar stämmer överens med de anställdas.

Ledarskapet är en kontinuerlig och utmanande process som måste stärkas med tiden. Precis som vi alla behöver även ledare utbildning som skapar förtroende och tillit bland deras anställda - nyckeln till att bygga en framgångsrik organisation på distans.

"I traditionella organisationer kan ledarna styra genom närvaro - du kan se dina medarbetare och du kan se hur arbetet utförs. Men när du inte kan se ditt team, när du inte är säker på vad som händer, eller när du bokstavligen inte vet om de är på jobbet eller inte... måste du omarbeta ditt sätt att hantera din personal från grunden. Det tvingar dig att bli en bättre ledare och en bättre chef.." Wade Foster, VD på Zapier

Exklusiva program för ledarskap

Ledarskapstekniker måste övas, upprepas och behärskas.

Därför har vi utformat ett mikrocoachingprogram där dina chefer regelbundet kan lära sig om ledarskapstekniker som är pålitliga för framgångsrika tankeledare från företag som: N26, Deezer och Google. 

Med hjälp av denna mall kommer ledarna att uppmuntras att tillämpa dessa tekniker i sina rutiner. De kan bli effektiva ledare genom övning och självreflektion.

Så här ser mallen för Zavvy:s mikrolektioner om ledarskap ut: 

Små, små bitar av innehåll som omfattar 10-15 minuter per vecka i upp till tre månader kan stärka din chefs ledarskapsförmåga och ledarskapsmetoder. De är strukturerade och skapade för att smidigt passa in i deras upptagna scheman. 

Här är ett exempel på en ledarskapsresa som kan tilldelas och anpassas till din chefs roll och avdelning. Från att vägleda dem att fatta rätt beslut vid rätt tidpunkt till att förbereda dem för att reagera på utmaningar snabbare, tala med våra experter om hur du kan komma igång med den här ledarskapsmallen!

3. Isolerade anställda är mindre produktiva

79 % av de anställda känner sig mer isolerade sedan de började arbeta på distans. Även om WFH är en dröm som går i uppfyllelse för många, upplever många anställda oväntade konsekvenser för sin mentala hälsa, som isolering och utbrändhet.  

Företag som misslyckas med att hålla sina anställda uppkopplade löper 5,6 gånger större risk att ha lägre produktivitet sedan de började arbeta på distans.

Lika viktigt som det är att medarbetarna bidrar med sin fulla potential till ett projekt, lika viktigt är det att organisationerna erbjuder lika mycket stöd för deras psykiska hälsa. 

För att lindra känslan av isolering uppmuntrar företag som GitLab till "virtuella kaffepauser" under arbetstid för sitt team som endast arbetar på distans. Detta främjar inte bara en samarbetsinriktad arbetsmiljö, utan uppmuntrar också de anställda att delta mer och hålla sig motiverade.

Revelry har också dedikerat en särskild kanal för "vattenkylare" för att uppmuntra till samtal på rasterna. 

Skapa ritualer för möten med Zavvy

Det föränderliga arbetslandskapet kräver en förändring av strukturer och metoder, helst i traditionella kontorsutrymmen. Hybrida arbetsmodeller har gjort det allt viktigare för organisationer att skapa möjligheter att bygga upp högkvalitativa kontakter och psykologisk säkerhet bland sina anställda.

Lägg till en ny ritual i ditt arbetsflöde som för dina medarbetare närmare varandra med vår mall Meetup Ritual. Från att träffas över en kopp kaffe eller på ett Zoom-samtal kan du bygga upp kvalitetsrelationer som skapar en vänlig och förtroendefull arbetsmiljö. För att få ut det mesta av det här programmet kan du implementera det inom team eller i hela företaget.

Att skapa en inkluderande arbetskultur på distans är bara halva kampen som är vunnen. Hur ser du till att dina anställda drar nytta av sådana anslutningsprogram?

Ett sätt att veta det är att skicka ut enkäter om feedback från de anställda, som är avgörande för att få ovärderliga insikter om dina anställdas behov. 

Med Zavvy kan du enkelt automatisera processen och skicka feedbackformulär via Slack eller Teams. 

Några viktiga faktorer att tänka på innan du implementerar dina program för integrering på distans:

• Förstå dina anställdas sårbarhet
• Prata med dem om deras känslor och erfarenheter.
• Vilka är deras förväntningar? 
• Vilken typ av stöd behöver de?
• Hur har WFH påverkat dynamiken i ditt team?

Att gå bortom ytliga arbetsplatser är en utmaning i sig själv. Och det räcker inte att lägga till social tid i dina anställdas kalender. Oavsett om du vill bygga ett engagerande eller motiverat team - våra program för kontakter som "Conversations that Matter", "Walk and Talk" och "Meet-up Rituals" är utformade för att främja en sammanhängande arbetsstyrka.

4. Företagen måste bekämpa utbrändhet vid WFHH

Att det är så bekvämt att arbeta hemifrån stressar inte bara de anställda, utan suddar också ut gränserna mellan privat- och yrkesliv. Detta har förvärrat problem som ger bränsle till utbrändhet, t.ex. överarbete, brist på självständighet, en svag känsla av community och brist på engagemang. 

För att kompensera för utbrändhet meddelade företag som Hootsuite (en plattform för sociala medier) i maj att de skulle sluta arbeta i en vecka eftersom de hade märkt "en ökning av depression, ångest, ensamhet och osäkerhet" till följd av övergången till distansarbete."

Trots lockelsen med friskvårdsveckor fruktade folk fortfarande att återvända till jobbet och svara på dubbelt så många mejl - vilket ledde till snabbare utbrändhet. 

Lyckligtvis finns det möjligheter att bekämpa utbrändhet även med sådana utmaningar!

Få WFH att kännas som en förmån igen med Zavvy

Vår motståndskraftiga mall för ryggraden integrerar sömlöst hälsoprogrammen i dina anställdas rutiner. Det ger dem inte bara en välbehövlig boost, utan ger dem också möjlighet att utmärka sig i sitt yrkes- och privatliv. 

Den här vetenskapsbaserade mallen tar itu med viktiga problem som stress, överarbete, fragmenterad kommunikation och avbrott i kontakten. Mallen sträcker sig över 8 veckor och använder LIVE-videor, kritiska tankesessioner och mycket mer - för att vägleda de anställda att hantera och övervinna faktorer som leder till utbrändhet. 

Några viktiga åtgärder som du kan vidta för att hjälpa dina anställda som lider av utbrändhet:

• Erbjuda hybridarbete när det är möjligt
• Var uppmärksam på tid och mentala pauser
• Och viktigast av allt, kolla in med dina anställda.

Med Zavvy kan du skicka automatiska nudges till dina anställda och påminna dem om att prioritera sin mentala hälsa, ta regelbundna pauser, delta i aktiviteter som främjar det allmänna välbefinnandet och mycket mer. 

Att stödja dina medarbetare under en stressig tid börjar med att lyssna på dem och sedan införa rättvisa och lämpliga metoder som de kan dra nytta av. Om du inte vet hur du ska börja, prata med våra experter för att stärka dina distansteam!

Kunskapen är mer utspridd än någonsin

WFH är en bra bit på väg in i 2022. Det gör det ännu viktigare för personalcheferna att göra central information som företagspolicy, onboarding praxis och buddy program virtuellt tillgänglig.

Att inte ha en tydlig styrning av vem som gör vad, var och när kan leda till oklarheter och känslor av orättvisa, särskilt bland nyanställda. För att inte tala om att det är en risk som företagen tar - över hälften av dem (57 %) arbetar utan en policy för distansarbete.

Centralisera all din företagsinformation med Zavvy:s mallar.

En enkel handling som består i att kommunicera all viktig information till dina anställda kan leda till ett strukturerat och smidigt arbetsflöde. Detta är möjligt när du centraliserar all information och alla dokument med hjälp av vår mall för WFH-policy.

Det introducerar inte bara nyanställda till din organisation, utan befriar också dina HR-chefer från överflödiga processer, onödigt pappersarbete och extra e-postmeddelanden. 

Vår mall för WFH-policy är helt anpassningsbar och här är vad den ska kommunicera:

• Vad har din organisation för riktlinjer för WFH? 
• Hur många dagar ska en anställd arbeta hemma och på kontoret?
• Vem ska jag kontakta om jag har några frågor?
• Hur kan man vara produktiv när man arbetar hemifrån?
  

"En bra policy för distansarbete innehåller inte nödvändigtvis regler och vad företaget förväntar sig av sina anställda. Istället bör den ge autonomi och ge din personal möjlighet att arbeta på det sätt som passar dem bäst, vilket i slutändan leder till ökad produktivitet och framgång för företaget", säger Paul Burrin, vice vd på Sage People.

Om du vill gå ett steg längre kan du till och med skapa en separat policy för varje område, till exempel:

• WFH-utrustning
• Arbetstid
• Kommunikation
• Cybersäkerhet
• Fastställande av mål
• Välbefinnande

Vi var alla tvungna att anpassa oss till distansarbete. Och varje anställd har sina egna unika behov. Dagens organisationer måste vara öppna med alla företagsrelaterade dokument, och det är först då som din modell för distansarbete kan lyckas i stor skala. 

Skapa meningsfulla relationer under hybridtider

Den utbredda övergången till distansarbete har krävt att ledarna gör operativa förändringar i stor skala. Det är mycket viktigt att utforma inkluderande och samarbetsinriktade distansarbetsutrymmen. Annars kan det leda till oro, minskad produktivitet och till och med till att man lämnar arbetskraften. 

Ledare och HR-chefer måste förstå och kunna identifiera vilka av deras anställda som är på väg att bli utbrända och vidta proaktiva åtgärder för att skydda dem från utbrändhet. Detta gynnar inte bara den anställde utan även organisationen som helhet. 

På Zavvy strävar vi efter att hjälpa dig att ge dina anställda den bästa upplevelsen med våra tjänster onboarding , anslutningsprogram och mycket mer. Prata med våra experter om allt du vill veta om att skapa och implementera mallar för robusta, hybrida team.

‍