Den ultimata guiden för effektiv introduktion av nya medarbetare

‍

‍

Vi älskar alla den motivation och positivitet som en ny medarbetare för med sig till företaget. Och det är så viktigt att matcha den entusiasmen på alla sätt - från att skapa värdefulla mänskliga kontakter till att sätta upp professionella förväntningar. Det är nämligen under den här tiden som din medarbetare bestämmer sig för om han eller hon ska stanna eller börja leta efter ett annat jobb. 

Det är vanligt att företag misslyckas med att leverera dessa fruktbara upplevelser. Antingen glömmer de bort viktiga steg i onboardingen eller så struntar de helt i det. 

Onboarding av medarbetare är ett av de viktigaste stegen i rekryteringsprocessen och en av de viktigaste uppgifterna för HR- och personalavdelningar.

För att ta reda på varför det är så och hur man skapar ett bra onboarding-program, fortsätt att läsa den här artikeln.

❓ Vad är onboarding för medarbetare?

Onboarding är den process där en ny medarbetare integreras i en organisation och bekantar sig med dess kultur, rutiner, roller och ansvarsområden.

Det är en systematisk och heltäckande metod för att välkomna nyanställda och se till att de har de verktyg, resurser och kunskaper som krävs för att bli effektiva och produktiva medlemmar i teamet.

En effektiv onboarding är det första intrycket en nyanställd får av er organisation. Och för att det ska bli bestående är det viktigt att ge dem alla nödvändiga verktyg och all information som gör att de blir djupt involverade i sin nya roll och i ert företag. 

Hjälp dem att bekanta sig med ämnen som företagets vision, policyer och kompetensutvecklingsbehov som funktionella utbildningsverktyg.

Hur lång onboardingperioden är beror på många faktorer, t.ex. din bransch och befattningens senioritet. De flesta HR-experter anger dock att den genomsnittliga onboardingperioden sträcker sig över 3 månader. Ju mer komplex rollen är, desto längre är onboardingen.

Det säger sig självt att en effektiv onboarding lägger grunden för framgång bland nyanställda. Här är lite statistik som visar hur viktigt det är.

En bra introduktionsprocess kan förbättra medarbetarnas lojalitet med 82 % och deras produktivitet med 70%.

33% av nyanställda börjar leta efter ett nytt jobb 6 månader efter att de anställts och 23% av dem klarar inte ett helt år på ett nytt företag. De främsta orsakerna till detta: Otillräcklig onboarding och ouppfyllda förväntningar.

58% av alla företag begränsar sin onboarding till att skicka checklistor. Det är inte bara tidskrävande utan inte heller särskilt tilltalande för de nyanställda.

Medarbetare som har en framgångsrik onboarding-process är 18 gånger mer benägna att känna sig engagerade i ett företag. En liten investering i början kan ge en enorm avkastning på investeringen under många år framöver.

Med tanke på alla dessa fördelar bör du göra allt du kan för att driva en effektiv onboardingprocess. Du kommer inte bara att spara pengar, utan också leda dina medarbetare till framgång.

Så hur ser en bra onboarding-process ut? 

📊 HR Anställdas introduktion faser

Att välkomna en ny medarbetare är mer än att presentera dem för teamet och gå igenom era verktyg. Varje bra onboardingprocess innehåller minst två steg: pre-boarding och onboarding.

Före ombordstigning

Det här är din chans att skapa minnesvärda upplevelser för nyanställda redan innan de börjar på jobbet. Att skicka välkomstpaket med företagets varor eller leverera användbara föremål är bra sätt att få dem att bli glada över sitt nya jobb. Och när du skapar sådana unika upplevelser före anställningen kommer det att motivera dem att dela det på digitala plattformar som LinkedIn och Glassdoor. Och det kommer garanterat att höja ditt företags rykte inom branschen.

Ett annat sätt att välkomna dem skulle kunna vara genom (virtuella) möten som underlättar den första kontakten. Detta skulle vara det perfekta tillfället att sammanföra alla nyanställda och få dem att känna sig välkomna. Under tiden kan du se till att konfigurera deras enheter, dela information om kontotillgänglighet och viktiga säkerhetsämnen.

Sist men inte minst: prioritera. Undvik att belasta dina nyanställda med arbete innan de börjar på ditt företag. Var uppmärksam och överdriv inte.

Introduktion

Onboardingprocessen kan pågå i flera månader, och det tar tid att hålla koll på allas framsteg. Därför måste man ha tålamod och konsekvent checka in under hela processen. Utnyttja Zavvys verktyg, mallar och checklistor för att snabba upp din onboardingprocess. 

De flesta HR-avdelningar har onboarding-planer för de första 90 dagarna. Här är en översikt över en typisk onboardingprocess för anställda:

Den första dagen - Ta emot dina medarbetare med värme och öppenhet och ge dem en anledning att engagera sig i dina medarbetare. Utse onboarding-kompisar som tar med dem på en rundtur på kontoret, lämnar ett välkomstmeddelande på deras skrivbord och guidar dem genom företagets förmåner. Se till att de nyanställda har en strukturerad uppsättning uppgifter på sin första dag. Annars kommer de att rulla tummarna och vänta på att någon ska tilldela dem något.

Den första veckan - Din medarbetare hade en bra första dag på jobbet, vad händer nu? Börja med att introducera dem till er företagskultur, tilldela dem grundläggande uppgifter och kolla upp dem regelbundet. Se till att de får kontakt med sin chef som kan ge dem en djupare inblick i deras roll. I slutet av den första veckan har du ett sammanfattande möte där du svarar på deras frågor.

Tips: Tänk på att dela med dig av information som är lätt att förstå. På så sätt kan de få kontakt med sina kollegor på en mänsklig nivå under mötena istället för att fastna i detaljer.

De första 30 dagarna - Den första månaden går som en blixt från en klar himmel. Vid det här laget bör din medarbetare ha träffat alla på företaget som de behöver känna till. Det är viktigt att de känner till företagets verktyg och system, den produkt/tjänst som säljs och är mer medvetna om din målgrupp. En medarbetarhandbok skulle vara till stor hjälp vid denna tidpunkt. Fortsätt att ha regelbundna enskilda möten med dem.

De första 60 dagarna - Redan två månader in! Den nyanställde bör samarbeta med andra avdelningar och teammedlemmar. Det ska vara lättare för dem att hitta problem i era processer och föreslå sätt att lösa dem. Att ge konsekvent feedback är nyckeln till deras långsiktiga framgång i din organisation.‍

De första 90 dagarna - Efter tre månader handlar allt om att arbeta självständigt. Från att arbeta igenom problem till att hitta lösningar och implementera dem, låt dem göra allt själva!

Se även vår fullständiga 30-60-90-dagarsplan för en fullständig bild.

📝 Steg-för-steg-guide: Så levererar du en fantastisk onboarding-upplevelse

Nu när du känner till de viktigaste faserna kommer här några praktiska tips för att skapa en bra onboarding-upplevelse för dina nyanställda.

• Hoppa inte över pre-boarding. En bra upplevelse börjar med rätt förberedelser. Gör dina nyanställda entusiastiska, få dem att känna sig förberedda och minska deras oro från dag ett.
• Enkla onboarding-strukturer säkerställer ett smidigt smidigt arbetsflöde. Använd vårt checklisteverktyg för att öka produktiviteten. 
• Uppmuntra regelbundna avstämningar mellan dina chefer i varje fas av onboardingprocessen.
• Var konsekvent när det gäller att följa upp dina nya medarbetare. Svara snabbt på deras frågor och funderingar.
• Effektiv kommunikation av KPI:er och mål är en språngbräda till framgång. Gör dem bekanta med alla de faktorer som förbättrar deras prestationer. 

➡️ Vad sägs om att ta snabbfilen? Här är de 15+ viktigaste mallarna för onboarding.

🏢 Exempel på onboarding från andra företag

Det finns alltid utrymme för förbättringar, och ibland är det genom att ta inspiration från andra företag som har en bra onboarding-process. Låt oss ta en titt på några! Om du vill ha mer inspiration har vi skrivit en hel artikel om bra exempel på onboarding av medarbetare.

Google

Google är ett av de mest välkända företagen i världen och en av de mest eftertraktade arbetsgivarna. Välkända för sina roliga aktiviteter på kontoret, samt ett fantastiskt förmånspaket, är de en inspiration för många arbetsgivare.

Deras onboarding är inte annorlunda.

• Innan deras medarbetare ens börjar arbeta guidas de genom en två veckor lång utbildningsprocess som fördjupar sig i hur alla nödvändiga verktyg fungerar. 
• Detta följs av en serie lektioner om företagskultur där de får en djupare förståelse för hur det är att vara en del av Google-familjen. 
• När de börjar arbeta får de tillgång till checklistor, CodeLabs handledningar (om de kör fast) och en mängd annat material att lära sig av. 
• Deras första projekt kallas ett "startprojekt" och pågår i två veckor. Syftet är att den nyanställde ska lära sig allt och få ständig vägledning av sin mentor. På Google är mentorskap och lärande en kontinuerlig process.

👲 Kolla in vår fullständiga fallstudie om hur Google onboardar nyanställda. Vi visar också hur du enkelt kan kopiera det.

Quora

Du har säkert hört talas om Quora, men är du bekant med deras onboardingprocess? Här tilldelas varje nyanställd en personlig mentor som guidar dem genom de första veckorna på jobbet. Företaget medger att mentorerna förlorar ungefär 25 % av sin arbetstid under introduktionen, men investeringen verkar vara helt värd det. 

Förbereda samtalsämnen, automatiskt schemalägga möten och mycket mer kan hjälpa deras mentorer att spara tid från onödigt manuellt arbete.

Buffer

Buffer är känt för att vara ett SaaS-företag som arbetar 100% på distans och har över hundra anställda, och de gör naturligtvis saker och ting lite annorlunda. Deras introduktionsprogram består av ett system med "tre kompisar" som följer den nyanställdes resa under sex veckor. Varje kompis hjälper den nyanställde med olika aspekter av introduktionen.

Flink

Det är säkert att säga att deras onboardingprocess är lika snabb som deras leveransservice. De gör detta genom att ta den kulturella aspekten av sin introduktionsplan på största allvar. Under sina första dagar får alla nyanställda själva leverera matkassar på cykel - och därmed uppleva de dagliga uppgifterna och utmaningarna på nära håll. Det finns knappast något bättre sätt att bekanta sig med sin egen tjänst.

💻 Tips för onboarding på distans och hybrid

Coronapandemin har omdefinierat vårt sätt att arbeta och interagera. Eftersom de flesta av oss arbetar på distans kan det vara en utmaning att skapa och upprätthålla mänskliga kontakter. Men vi har sätt att övervinna detta på ett effektivt sätt.

• Visa framfötterna i er introduktionsprocess och ställ upp förväntningar på de nyanställda. 
• Var proaktiv. Att lösa deras problem och introducera dem för dina medarbetare kommer att främja ett enat teamarbete.
• Boka in online-samtal, skicka välkomstmeddelanden och presentera dem för ditt team redan första dagen. 
• Anpassa allt utbildningsmaterial så att det kan användas online. Att dela förinspelade instruktioner är ett bra sätt att göra dem minnesvärda och spara tid på vägen. 
• Tilldela en kompis till varje nyanställd. Det är ett smidigt sätt att guida dem genom företagets arbetsflöde och kultur. Att ha någon som de lätt kan komma i kontakt med gör att de känner sig välkomna och trygga.

• Bristen på möjligheter till informella samtal leder till fler frågor. Att dela ut företagets handbok är ett bra sätt att snabbt räta ut frågetecknen.
• Övervaka din medarbetares utveckling genom regelbundna avstämningar via videosamtal.
• Utforma rutiner baserade på matchning mellan kollegor. Detta öppnar upp nya möjligheter för medarbetarna att få kontakt med varandra, dela med sig av sina erfarenheter och lära sig på en djupare nivå.

Om du vill fördjupa dig i ämnet kan du också kolla in vår checklista för onboarding av distansanställda.

🙅 Misstag att undvika i din onboardingprocess

Oavsett om du är en startup med två personer eller ett företag med 500 anställda är det en process där man får pröva sig fram för att hitta rätt onboarding-program. För att göra det enklare för dig har vi sammanställt några vanliga misstag som du bör undvika. 

• Bristande struktur och avsaknad av en dokumenterad onboardingprocess
• Fokuserar endast på kort sikt (dagar, veckor) och försummar den långsiktiga processen (3 månader)
• Hoppar över pre-boardingfasen helt och hållet
• Ge för mycket information på en gång

• Fördröja onboarding i dagar/veckor och låta den nyanställde ta reda på saker på egen hand
• Har inga program för att introducera företagskulturen
• Att inte sätta upp specifika mål för medarbetaren att uppnå inom den fastställda tidsramen 
• Att inte ge värdefull feedback och stämma av med nyanställda
  

Huvudsyftet med onboarding är att göra den nya medarbetarens resa så smidig som möjligt. Se till att varje steg räknas genom Zavvys onboardingverktyg. Improvisera inte - se till att använda mallar och checklistor som har visat sig fungera i olika branscher och för alla roller.

💪 S kapa positiva onboarding-upplevelser med Zavvy

Onboarding är början på en medarbetares relation med ert företag, samtidigt som det minskar stressen och arbetsbördan för HR-avdelningarna.

Zavvys programvara för onboarding av anställda ger dig de mallar och verktyg som dina nyanställda behöver för att lyckas. Detta kommer att hjälpa dem att se värdet i sin roll och ge dem känslor av engagemang och syfte.

Du kommer inte bara att spara tid och pengar, utan också leda ett team med gladare medarbetare. Detta betyder inte att du tar bort den mänskliga komponenten från din onboarding.

I själva verket är det tvärtom: Du kommer att lägga mindre tid på att manuellt påminna människor och introducera dem till statiska processer - och ägna mer tid åt att förstå deras behov.

Kontakta oss om du vill veta mer om hur du skapar rätt onboardingupplevelse för dina medarbetare.