Skapa en träningsrutin för ledare på Freeletics

‍Utmaningen: Att göra det möjligt för personalchefer att bli effektiva ledare

Att skapa effektiva träningsrutiner är något som Freeletics är väl förtrogna med. 

Deras app-baserade AI-coach hjälper människor att komma i sitt livs form - utan de vanliga träningshindren, som att behöva gå till gymmet. 

Den främsta fitnessappen i Europa grundades 2013 och har nu 52 miljoner användare. Huvudkontoret ligger i München med cirka 165 anställda från hela världen. 

Företagets uppdrag att hjälpa människor att "bli den bästa versionen av sig själva" stämde utan tvekan på den fysiska nivån, men det var dags att översätta det till hur deras personalutveckling går till.

Men precis som inom konditionsträning är det inte så lätt att skapa ett holistiskt träningsprogram med bestående resultat.

"Den största utmaningen var att våra personalchefer har mycket att göra och att de alltid har ont om tid", minns Senior People Ops Manager Patrizia (kort: Pati).

Och även efter att de har tagit sig tid att delta i utbildningsaktiviteterna kommer den dagliga verksamheten in i bilden, prioriteringarna ändras och utbildningen prioriteras bort. 

"Det var frustrerande att se att den stora uppståndelsen efter ledarskapsutbildningen försvann så snabbt. Folk återgick till arbetet och det fanns inte tillräckligt med utrymme för att praktisera det de faktiskt lärt sig", minns Patrizia.‍.

Och sedan var det utmaningen att få nybefordrade eller nyanställda ledare att komma igång: att hjälpa dem att förstå interna processer, bästa praxis och hur Freeletics beskriver ledarskapet.

Den mesta av den begränsade tiden i 1:1-mötena mellan personalansvariga och nya personalchefer i denna fas avonboarding går vanligtvis åt till att titta på en skärm och gå igenom verktyg och interna processer. Detta tog tid från att ha en verklig konversation om ämnen som kräver personligt utbyte. "Att försöka balansera båda var ganska stressigt", tillägger Pati.

I huvudsak fanns det tre stora utmaningar för Freeletics :

1. Människor saknar tid att sitta ner och lära sig regelbundet.

2. Efter seminarier förlorar man snabbt kunskap om man inte tränar.

3. Det finns endast lite tid för social interaktion i 1:1-samtalen med nya ledare eftersom det finns många interna processer att diskutera.

Kort sagt behövde Freeletics en smartare metod för att förmedla hur de ser på ledarskapet på Freeletics - och en metod som hjälper personalen att internalisera dessa principer utan att gå vilse i oändliga möten.

"Att fortsätta som tidigare kunde ha lett till frustrerade människor och minskad produktivitet. De anställda skulle vara missnöjda med sina egna ledare - och personalcheferna skulle sakna den efterlängtade vägledningen. I värsta fall hade vi kanske förlorat människor på grund av detta. Vi måste ge våra medarbetare rätt verktyg för att ständigt utvecklas i vår snabbt föränderliga värld."

Lösningen: Ett program för blandat lärande för varje ledare

"Redan från början gav Zavvy oss proaktivt stöd med pragmatiska lösningar. Sedan dess är det alltid en utmaning att hålla tiden under våra veckomöten eftersom det finns så mycket inspiration och idéer."

Alla lär sig på olika sätt - och ett format är aldrig optimalt för alla. Lösningen måste ta hänsyn till detta.

I nära samarbete med Zavvy:s team för lärandeupplevelser valde Freeletics tre olika program som är kopplade till varandra:

1. Microlearning - korta veckovisa tips som är lätta att ta till sig. Små utmaningar och påminnelser motiverar pågående beteendeförändringar. Varje lektion bygger på ett praktiskt ramverk.

2. Rundabordssamtal för personalchefer - En aktivitet för kollegialt lärande för att diskutera ledarskapsutmaningar och dela med sig av bästa praxis. En steg-för-steg-process hjälper facilitatorerna att förbereda sessionerna.

3. Ledarskap Onboarding - Ett djupgående program som hjälper alla nya ledare att komma igång med viktiga processer, principer och resurser.

Mikrolärande: Korta, men kraftfulla knuffar för tillväxt varje vecka

Mikrolärningsprogrammet för ledare är inspirerat av Googles Whisper-kurser - en uppsättning små lektioner som teknikjätten använder för att utbilda sina chefer.

Google-lektionerna skickas ut via e-post, men med hjälp av Zavvy:s integrationer kunde Freeletics skicka programmet via Slack - ett steg som ökar engagemanget med ungefär tre gånger så mycket. 

Zavvy Det tar cirka 5 minuter att genomföra lektionerna i mikrolärande. De är en interaktiv upplevelse som sker varje vecka och som introducerar ett ramverk och hjälper eleverna att tillämpa det.

Fyra huvudprinciper bidrar till att göra den här upplevelsen särskilt kraftfull:

1. Interaktivitet: Varje lektion innehåller interaktiva element för att öka engagemanget och kunskapsinhämtningen.

2. Tillämpning: Fokus ligger på att tillämpa ramarna på faktiska problem, inte bara på teori.

3. Upprepning: Upprepning med mellanrum bidrar till att upprätthålla kunskapen över tid.

4. Community: Meddelanden skickas till kanalen Slack för people manager så att medlemmarna kan motivera varandra och diskutera innehållet.

"Jag ser verkligen fram emot varje Microlearning-session eftersom innehållet är mycket värdefullt och engagerande. Frågorna får dig att reflektera över ditt eget beteende, vilket skapar en helt annan referens till inlärningsinnehållet. "

Rundabordssamtal för personalchefer: En regelbunden gruppaktivitet där ledare lär sig av varandra.

Människor lär sig av människor.

I slutändan är våra kollegor vår största källa till praktisk kunskap och erfarenhet. People Operations-teamet på Freeletics vet detta. Det är därför som de anordnar ett regelbundet rundabordssamtal om ledarskap.

Men varje aktivitet behöver en ram. En rutin. Någon som driver samtalet. Och vem kan göra det bättre än personaldirektörerna själva?  

Ledarskapsrundabordssamtalet samlar ledare från olika avdelningar var sjätte vecka. För varje grupp utses två facilitatorer som väljer ett ämne och förbereder sessionen. För att göra detta följer de helt enkelt en steg-för-steg-process på Zavvy.

Det som gör det här formatet så kraftfullt är att det skapar en struktur där människor kan utbyta erfarenheter och utmaningar. 

Det är ett sätt att frigöra intern kunskap och göra den tillgänglig för andra - och lösa aktuella utmaningar. 

Det faktum att det är ett schemalagt, direktsänt evenemang gör att folk kommer att delta. Och vägledningen hjälper deltagarna att undvika omkostnader. 

Ledarskap Onboarding: Att få nya ledare att lära sig principer, processer och verktyg.

I sitt program Onboarding definierar och delar Freeletics med sig av bästa praxis för effektivt ledarskap. Programmet leder nya personalchefer genom strukturerad utbildning både när det gäller förväntningar och verktyg för att uppfylla dem. 

Programmet är uppdelat i mindre delar som skickas ut över flera dagar för att göra resan mer hanterbar, engagerande och rolig.

Innehållet är en blandning av extern kunskap, intern dokumentation och praktiska anvisningar - olika typer av medier kombineras till en enda, diversifierad upplevelse. På så sätt kan varje personalchef ta sig igenom sin onboarding -upplevelse individuellt och i sin egen takt. 

Resultatet: Tillväxt varje vecka och tydlig vägledning för ledarskapet

Den unika kombinationen av alla tre inlärningsprogrammen hjälper Freeletics att öka ledarskapsförmågan samtidigt som det manuella arbetet minskar. 

Det räcker nu med att klicka på en knapp för att få en djupgående onboarding för nya personalchefer. I stället för att ägna timmar åt att prata om verktyg kan Pati och hennes team nu ägna sin 1:1 tid med personalchefer åt det som är viktigast: personligt utbyte om utmaningar och andra ämnen.

Och de nuvarande personalcheferna får veckovis stöd för att lära sig, vilket hjälper dem att fortsätta att utvecklas. Dessutom kan de diskutera nytt innehåll eller utmaningar i ett strukturerat format under rundabordssamtalen.

"Alla initiativ kommer att ha stor inverkan på vår organisation", avslutar Pati. "Vi kan redan se det i vårt verktyg för engagemang: Poängen för "mästerskap" och "personlig utveckling" ökade snabbt sedan lanseringen."

"Dessutom kommer Zavvy att minska en hel del manuellt arbete för oss och återigen fokusera på personligt utbyte. Vi är övertygade om att detta kommer att leda till bättre ledare, mer informerade medarbetare och ett mindre stressat People Operations-team ;)". 

Nyckelstatistik:

1. 40 chefer deltog i rundabordssamtalen om mikrolärande och personalchefer. Fem av dem befinner sig för närvarande på onboarding .

2. Ett fullskaligt ledarskapsprogram till en bråkdel av kostnaden för traditionella workshops.

3. Hög avkastning på tidsinvesteringar jämfört med traditionell utbildning och onboarding.

4. +11 % känsla av "mästerskap" efter 3 månader.

5. 100 % av alla personalchefer känner sig antingen stödda eller till och med starkt stödda i sin utveckling.

Vad kommer härnäst?

Det Pati gillar mest är den "utanför boxen"-strategi som ifrågasätter status quo och traditionella format. Ledarskapsutbildningen var bara det första steget på den här resan: 

Teamet förbereder för närvarande ytterligare initiativ för att hjälpa alla på Freeletics att växa och utvecklas. "Att erbjuda möjligheter till lärande leder till högre engagemang, prestationer och bibehållande och vi är glada över allt nytt som kommer att hända med Zavvy."