Introduktion för nya anställda: 6 sätt att få nyanställda att känna sig välkomna från dag 1

Den första dagen på jobbet kan vara nervös. 

Tror du inte på oss? Ta en titt på vad nyanställda söker på nätet:

Nyanställda har många olika känslor, från att undra vad som händer första dagen på jobbet till frågor om att sluta om ett bättre erbjudande dyker upp, och ingen av dem är helt positiv.

Du kanske har gjort ett utmärkt jobb på preboarding, men den första dagen på jobbet kan vara avgörande för hur du behåller din anställning och produktivitet. En negativ upplevelse kan leda till att de anställda blir oengagerade och kanske till avgång, men en positiv introduktion kan ge de anställda möjlighet att göra sitt bästa från första dagen och hjälpa dem att göra sitt bästa arbete.

🧭 Vad är introduktion för nya medarbetare? 

Introduktion för nya medarbetare är en process för att välkomna och introducera nyanställda på arbetsplatsen. De nyanställda förbereds för att lyckas i ett samarbete mellan HR, den anställande avdelningen och andra team. 

🆚 S killnad mellan orientering och onboarding

Vänta, hur skiljer sig detta från onboarding? 

Till exempel tar orienteringen av nya anställda bara några timmar eller dagar, medan onboarding är en mycket längre process som kan pågå i upp till ett år.

Orienteringen täcker inte heller detaljerna. Vanligtvis samlas nyanställda från hela företaget för att dela med sig av information som underlättar deras övergång. 

onboarding däremot är arbets- och avdelningsspecifik och kräver en strategisk plan. I huvudsak är orientering alltså en viktig del av den övergripande onboarding -processen.

💬 Vad händer under introduktionen av en nyanställd?

Här är en snabb checklista som förklarar hur en introduktion för nyanställda ser ut: 

• Översikt över företagets uppdrag, vision och värderingar
• Obligatoriskt pappersarbete
• Diskussion om förmånsplaner
• Översyn av policyn för säkerhet, hälsa och trygghet
• Översyn av administrativa förfaranden
• Distribution av företagsutrustning
• Rundvandring på arbetsplatsen
• Obligatorisk utbildning om uppförandekoden
• Dela med sig av viktiga organisationskontakter

💪 F ördelar med introduktion av nya medarbetare

Visst hjälper introduktionen för nya anställda att lära känna dem och göra dem redo att lyckas. Men vad innebär det egentligen?

Anställda vill bli behandlade som människor, inte som resurser. 

Medarbetarorientering hjälper dig att göra just det genom att göra nya medarbetare till en uppskattad del av organisationen. 

På samma sätt som konceptet produkt-marknadspassning hjälper orientering dig att fastställa person-organisationspassning. Du kan få nya medarbetare att bli glada över att arbeta med dig och hjälpa dem att komma igång. 

Här är de viktigaste fördelarna med att ha en bra introduktion för nyanställda för både arbetsgivare och arbetstagare:

För arbetsgivare

• Minskar personalomsättningen.
• Förbättrar andelen anställda som stannar kvar
• Minskar tiden till produktivitet
• Skapar en engagerad och kompetent personal

För anställda

• Minskar stress och ångest i samband med att du börjar en ny roll
• Ger nyanställda möjlighet att förstå hur de kan bidra
• Får nya medarbetare att känna sig trygga och välkomna
• Gör det möjligt för dem att dela med sig av sina synpunkter.

📈 6 bästa metoder för att lyckas med introduktionen av nya medarbetare 

Rädsla för förändring är både ett resultat av natur och fostran. Att börja ett nytt jobb är en stor förändring. Ta bort stressfaktorerna och det okända för att hjälpa nyanställda att komma in på sin nya arbetsplats och få dem att bli entusiastiska över sin roll. 

Så här gör du: 

Inkludera praktisk information.

Du har redan gett dem en realistisk förhandsvisning av jobbet under anställningsprocessen. 

Visa dem runt och svara på deras frågor, från var de ska parkera bilen till frågor om chefen, teamet och vem de kan vända sig till när det gäller teknisk support och HR-stöd.

Trygga dem och presentera dem för sina buddy

Att börja ett nytt jobb är stressigt. 

Ditt jobb är att ta bort den stressen och ge dem resurser för att klara sig. Att ha en onboarding buddykan till exempel hjälpa nyanställda att känna sig stöttade och öka tiden till produktivitet.

Berätta om din företagskultur

Kulturen på din arbetsplats har en stor inverkan på de anställdas engagemang. Visa nyanställda hur det går till och vad andra anställda vanligtvis gör för att koppla av på arbetsplatsen.  

Ett proffstips: Ordna en lunch där nyanställda får träffa teamet så att de på ett organiskt sätt kan fördjupa sig i arbetsmiljön.

Förberedelser för den första dagen

Se till att nyanställda har all information som de behöver för att komma till kontoret och ge dem företagets bärbara dator och all nödvändig programvara. 

Förbered också chefen så att han eller hon är redo för sin första dag och kan börja visa honom eller henne hur man gör. 

För att undvika manuell överbelastning kan du schemalägga meddelanden till chefer och kollegor, t.ex. via Slack.

Använd en omfattande checklista

Checklistor kan hjälpa dig och de nyanställda att hålla sig på rätt spår under introduktionen. Eftersom det finns många intressenter inblandade är ett organiserat system avgörande. 

Här är en checklista för introduktion och orientering som du kan använda:

Ett proffstips: Samla in viktiga uppgifter om de anställda innan de börjar jobba.

Samla in feedback och förbättra

Be de nyanställda efter introduktionen att berätta hur deras upplevelse var och hur ni kan förbättra processen i framtiden. Tidpunkten är viktig här. Du vill fråga dem direkt efter att de har avslutat introduktionen, så att de fortfarande har den i färskt minne. 

Samla in feedbacken för att se var din introduktionsprocess brister och vad som behöver förbättras. Ta även med äldre anställda för att se vad de minns från sin introduktion. Det är dessa minnesvärda händelser som du vill skapa mer av samtidigt som du minimerar stressen. 

⏰ Hur lång tid bör en introduktion för anställda pågå?

Vissa organisationer har en orienteringsdag, medan andra har ett mycket längre orienteringsprogram på 30, 90 eller till och med 120 dagar, där en del av dagen är reserverad för orientering och resten går åt till att utföra det egentliga arbetet. 

Det ärliga svaret är att det beror på din organisation. När du samlar in feedback om ditt introduktionsprogram kan du fråga ditt team om de tycker att tiden var tillräcklig och om de skulle ha nytta av ett längre introduktionsprogram. 

Den är också specifik för den enskilda arbetstagaren. Vissa kan behöva mer hjälp än andra. En skräddarsydd introduktion som gör det möjligt för varje anställd att göra sitt bästa arbete kan vara rätt väg för dig.

📝 Vad ska ingå i introduktionen för nyanställda?

Enligt SHRM bör ditt introduktionsmöte för nyanställda äga rum under den första veckan av anställningen och bestå av följande:

Personalresurser

• Presentera företaget, dess uppdrag, funktion och kultur.
• Granska företagets struktur och organisationsschema
• Granska personalhandboken
• Diskutera förmånsplanen 
• Registrera nyanställda i förmånsplanen

Säkerhet

Se över säkerhets- och hälsopolitiken för

• Säkerhet
• Brand
• Evakuering vid nödsituationer
• Arbetsrelaterad säkerhet

Administrativa riktlinjer

• Granska och diskutera policyer mot trakasserier.
• Se över policyer för löneperioder, resor, fordonsanvändning och begäran om utbildning
• Diskutera administrativa rutiner för säkerhet, hot mot skadlig datorprogramvara och system, förnödenheter och utrustning.

Översikt över avdelningen

• Dela med sig av en översikt över avdelningen från varje grupp.
• Svara på vanliga frågor och uppmuntra nyanställda att ställa frågor.

💻 Virtuell introduktion: Anpassa din process för medarbetare på distans

Du kan enkelt anpassa dessa bästa metoder till en distansarbetsplats eller hybridarbetsplats. I stället för att hålla dessa möten ansikte mot ansikte kan du använda ett videokonferensverktyg och bocka av allt från listan.

Faktum är att distansarbete till och med kan ta bort några av de traditionella stressfaktorer som du annars skulle behöva ta itu med. 

Men att vara på distans innebär inte att man aldrig träffas ansikte mot ansikte. Företag som först och främst arbetar på distans, t.ex. Zapier, Buffer och Prezly, anordnar ofta årliga eller halvårsvisa möten på plats. Detta är ett utmärkt tillfälle att presentera nya lagmedlemmar för företaget och skapa organiska stunder för att knyta samman laget.

💡 6 idéer för introduktion av nya anställda som du kan stjäla

Pressen att imponera på nya medarbetare är alltför verklig. Här är en lista med idéer som du kan använda för att göra din introduktion till en succé:

1. Skicka dem företagets prylar

Även om dina anställda arbetar på distans får du inte snåla på prylarna. Företagets prylar får de anställda att känna sig knutna till organisationen. 

Och du behöver inte heller gå den traditionella vägen. I stället för företags-T-shirts, pennor och muggar kan du ge bort klistermärken för bärbara datorer, trådlösa laddare, växter, smarta snacks eller till och med yogamattor.

Är du nyfiken? Här är 10 idéer för ditt välkomstpaket för nyanställda

2. Anordna en skattjakt

En fysisk jakt som delar in alla i grupper så att nyanställda kan interagera med sina kollegor är en bra idé, men inte helt ny. Du kan höja nivån på en jakt genom att använda QR-koder för att dela ledtrådarna och använda en app för att spåra vem som löser flest ledtrådar. 

För medarbetare på distans kan du istället prova en skattjakt på intranätet eller wikin. Låt medarbetarna leta efter filer på intranätet eller i er wiki för att återskapa upplevelsen.

3. Ge en virtuell rundvandring på kontoret.

Spela in en video för att visa de nyanställda runt på kontoret och dela den med dem före deras första dag. Om din arbetsplats är hybrid kan du till och med skicka VR-goggles till fjärranställda så att de kan få en uppslukande rundtur på kontoret. 

4. Ge dem en utropstext 

Presentera nyanställda på din företagsblogg och publicera dem på sociala medier. Var kreativ med dina inlägg.

Kanske gillar de The Avengers, så prova dessa affischmallar för att skapa en fantastisk filminspirerad affisch i stället för det vanliga huvudfotot och texten.

5. Spela lunch/kaffe-roulette 

Låt tekniken styra och bestämma vem som ska gå på lunch tillsammans. Om dina distansanställda arbetar på ett samarbetsrum kan du fråga om de är villiga att organisera något liknande.

6. Ordna en frågetävling

Att gå igenom företagets policy är obligatoriskt, men behöver det vara tråkigt? Dela ut dokument till nyanställda i förväg och förvandla introduktionsmötet till en frågetävling. Det finns inget bättre än lite vänskaplig konkurrens för att göra den första dagen minnesvärd. 

Vill du automatisera din orientering? Prata med en expert på orientering av nyanställda på Zavvy idag.

📈 Och ett kraftfullt hack

Slösar ni också tid på att bjuda in varje enskild nyanställd till deras respektive introduktionsevenemang - beroende på plats, startdatum, avdelning osv?

Med Zavvy kan du ställa in dina introduktionsevenemang en gång - och bjuda in nyanställda på autopilot.

• Baserat på de exakta kriterier du anger
• Och med data från ditt HRIS-system
• Tillsammans med engagerande resor för preboarding och onboarding.

Lär dig hur Zavvys programvara för schemaläggning av orienteringsevenemang fungerar.

❓ Vanliga frågor om introduktion för nya anställda

Vad är ett alternativt begrepp för introduktion för anställda?

Anställningsorientering kallas också för introduktion. 

Vissa kallar det också för onboarding. Det är viktigt att inte blanda ihop de två. Orientering är inte onboarding utan snarare en del av den. Den kan alltså hoppa över även om man har ett utmärkt program på onboarding . 

Vilka är de fyra grundreglerna för arbetstagarorientering?

Glöm inte de fyra C:na: Klarifiering, Compliance, Anslutning och Kultur. Ditt introduktionsprogram bör beröra alla dessa. 

Vad kommer att hända om det inte finns någon korrekt orientering?

Förutom det negativa intrycket som kan leda till avgångar, gör avsaknaden av en introduktion att de anställda riskerar att misslyckas, och det minskar produktiviteten, vilket naturligtvis är dåligt för företaget.