Vad är en Business Playbook (eller SOP) - och hur bygger man upp den?

Does your business have a clear plan for its operational processes? A well-drafted program that tells your employees how to get things done helps them stay focused, productive, accountable, and organized?

How do you service clients or talk about your organization to customers? How do you onboard or offboard employees in your organization? In short, what framework do you use for ensuring your business' success?

Lösningen är enkel:
En business playbook hjälper organisationer som er att dokumentera hur saker och ting görs och ger alla anställda vägledning.

I den här artikeln diskuteras vad en affärsplan är och hur du kan skapa en själv.

📖 Vad är en spelplan för verksamheten?

I en spelbok för företag beskrivs ett företags policyer, arbetsflöden och förfaranden. En väl utformad manual svarar på frågor som sträcker sig från vad företaget gör till hur, varför, vem som gör vad och när.

En manual för affärsverksamhet, även kallad SOP (Standard Operating Procedure), hjälper organisationer att fungera effektivt och ändamålsenligt.

Företag kan använda sig av olika skäl, t.ex. onboarding och offboarding, sälja företagets USP till organisationer, skapa manualer för försäljnings- och kundtjänstavdelningar, utbilda anställda eller till och med hur man lanserar en ny produkt och säljer den.

Exempel:

För hela företaget:

• Riktlinjer för varumärket
• Policy för hybridarbete
• Alla typer av utbildning
• ...

Försäljningsgrupper: 

• Beskriv företagets övergripande försäljningsprocess.
• Introducera alla till de verktyg som används, t.ex. CRM-verktyget, och de bästa metoderna att följa.
• Fastställa det konkurrensmässiga landskapet.

❓ Varför behöver du en spelplan för verksamheten?

Föreställ dig att du driver en organisation där kundtjänstgruppen inte vet hur de ska svara på kundklagomål, arga kunder eller vidarebefordra kundklagomål till den nödvändiga avdelningen.

Resultatet?

Fullständigt och fullständigt kaos.

Nedan har vi samlat 6 anledningar till varför ditt företag behöver en spelbok.

1. Hjälper dig att skala upp ditt företag

Tydliga och noggrant utformade instruktioner gör det enkelt för alla att producera kvalitetsarbete eller utföra arbetsuppgifter som överensstämmer med företagets uppdrag.

På så sätt kan du skala upp och anställa fler personer utan att vara rädd. Med hjälp av spelböcker för företag kan alla du anställer komma igång direkt.

2. Sparar tid

När du väl har en spelplan, sparar du timmar som tidigare gick åt till att gå igenom samma saker om och om igen. I stället kan du och dina kollegor lägga den extra tiden på aktiviteter som verkligen ger mervärde. 

3. Säkerställer att din organisation producerar förstklassigt arbete.

Genom att tydligt fastställa vissa standarder och riktlinjer lägger du grunden för kvalitetsarbete. Resultatet blir bättre och mer konsekventa arbetsresultat.

4. Säkerställer att organisationens viktiga information finns på ett och samma ställe.

En spelbok för företag innehåller all information som din organisation och dina anställda behöver för att fungera framgångsrikt - allt dokumenterat på en organiserad och tillgänglig plats. Detta är särskilt värdefullt när personalen (och kunskapen) är utspridd på flera (avlägsna) platser.

5. Arbetstagarnas oberoende

Istället för att ständigt be sina chefer om hjälp kan de anställda enkelt och snabbt hänvisa till affärsspelboken. Dessutom kan cheferna lita på att deras anställda får jobbet gjort. 

• utan att kompromissa med kvalitet och noggrannhet
• utan att hålla dem i handen eller ständigt styra dem
  

6. Identifiera områden som kan förbättras.

Med en business playbook kan organisationer enkelt identifiera förbättringsområden och uppdatera dem regelbundet för att återspegla dessa förändringar. Om ditt kundserviceteam till exempel identifierar ett vanligt problem eller utmaningar som dina kunder har kan de snabbt skapa en SOP för att lösa eller ta itu med det. Detta gör det enkelt för nyanställda att veta vad de ska göra om de stöter på sådana problem i framtiden.

📝 Vad bör ingå?

Vad som ingår i en företagsbok skiljer sig åt beroende på vilken typ av bok du skapar (verksamhetsbok, försäljningsbok, hybridpolicybok osv.).

Om du till exempel skulle skapa en säljbok skulle du vilja lägga till avsnitt för att ge svar på frågor som 

• elevator pitch
• kundernas utmaningar
• kundmål.
• Produktdetaljer
• profil för prospekt
• kundresultat
• köparprofiler
• hantera invändningar
• och alla andra viktiga frågor som de anställda i säljteamet kan ha.

På samma sätt kan en spelbok för personaloperationer innehålla svar på olika frågor, t.ex.

• Din organisations vision, syfte, uppdrag och värderingar.
• Strategi, mål, mätvärden och taktik.
• Ledarskap och organisationsstruktur
• People Operations och medarbetarnas livscykel
• Talangrekrytering (från rekrytering till anställning)
• Anskaffning av talanger (från anställning till avgång)
• Talent Management (Onboarding till att behålla)
• Medarbetarnas erfarenhet

Observera: En spelbok behöver inte omfatta "allt som ops-chefer behöver veta". I stället kan det vara mycket vettigt att dela upp det i flera mindre SOP:er. På så sätt tar du bort överflödigheter och skär ner den till det som folk vill lära sig just i det ögonblicket.

🛠 Hur man skapar en spelplan för verksamheten

Det kan kännas som raketforskning att bygga upp en spelbok, men det är lättare än du tror. En sak är dock säker: även om ditt företag inte har några färdiga spelböcker finns de redan.

Hur är det möjligt?

Det enda du behöver göra just nu är att samla in de riktlinjer och processer som dina team följer och strukturera dem i din SOP. Här är hur du bygger upp ditt företags spelbok i sju enkla steg:

1. Börja med en struktur i åtanke

Att bygga upp en ny spelplan från grunden, särskilt för företag som inte har byggt upp någon tidigare, kan verka skrämmande. Som tur är kan du genom en snabb sökning på internet hitta befintliga mallar som du kan anpassa eller använda som inspiration för att skapa din egen mall för en företagsbok. 

Kom ihåg att målet är att ha en tydligt beskriven och organiserad manual som gör att dina anställda fokuserar på att skriva, utveckla och uppdatera innehållet i spelboken.

2. Organisera innehållet i din spelbok

Vilka delar som ingår i din spelbok för företag bestäms i hög grad av ditt företags mål och det enda syftet med att skapa spelboken. Några avsnitt som du bör överväga att lägga till är:

• Företagets vision
• Kultur och värderingar på arbetsplatsen
• Arbetsflöden och processer
• Organisations- och ledarskapsstruktur
• Kostnader
• Resultatindikatorer
• Riktlinjer för verksamheten
• Affärsplaner
• System, verktyg, tekniker och resurser
• Företagets mål
  

Tip: Explain what success looks like for each section or element and define how the company measures that success.

3. Granska din information

Samla ihop den information som du vill lägga till i din affärsplan och ordna den på ett ställe. Detta gör det enkelt att granska eventuell (inkommande) ofullständig eller föråldrad information.

En chef kan till exempel lista sina arbetsuppgifter, inklusive steg och åtgärder för att slutföra uppgifterna, och be alla i teamet att göra detsamma. 

Fyll i alla utrymmen du kan tänka dig med ett enkelt, konversationellt språk, men var inte rädd för att ta bort upprepade ord eller dubbla steg. Målet är att vara kortfattad och tydlig.

En tumregel: Vanligtvis kan du lätt skära bort 20 % av ditt skriftliga innehåll utan att förlora något värde.

4. Använd rätt ton

En bra affärsmanual ska väcka respekt utan att låta auktoritär eller diktatorisk. Hur uppnår du denna balanserade ton? Ange dina förväntningar tydligt, men ge dina chefer utrymme att använda sin intuition eller sitt omdöme i vissa situationer och ge de anställda möjlighet att utöva sin kreativitet.

Kom ihåg att en spelbok för företag är en riktlinje som visar på bästa praxis för att driva ett företag framgångsrikt. De är inga lagar och bör inte behandlas som sådana.

5. Dela med dig av din spelplan för affärsverksamheten

Börja delegera den till viktiga intressenter när du slutför utarbetandet av din affärsplan. Tumregeln är att skicka ut dem till personer som inte är bekanta med processen. På så sätt kan du mäta om de är okej med de nuvarande förfarandena som beskrivs i din spelbok eller om de har ytterligare frågor eller information att dela med sig av.

Tip: Assign your company's playbook to your team with a few clicks with Zavvy. You can also set deadlines to review it before a specific date. This ensures your team knows what to check and when to do so it. Learn more about creating your SOPs with Zavvy here.

Kom ihåg att ditt team troligen kommer att ha några frågor första gången de läser igenom verksamhetsboken. Var därför uppmärksam på deras förslag, eftersom detta är ett utmärkt sätt att identifiera eventuella luckor i din SOP och förbättra din dokumentation.

6. Uppmuntra dina anställda att hänvisa till den.

Den bästa spelplanen kan snabbt bli värdelös om ingen använder den eller uppdaterar den regelbundet. Skapa en process för att kommunicera och regelbundet se över dina standardrutiner.

Du kan till exempel låta dem ingå i rollspecifika onboarding -processer - eller be folk göra om dem en gång om året. 

Med Zavvy kan du automatisera hela processen:

• Tilldela automatiskt utbildningsresor baserat på rollförändringar eller inträdesdatum.
• Automatiskt låta människor upprepa sin utbildning på compliance varje år.
• Spåra fullbordandet hela tiden
• Engagera människor genom motiverande Slack/Teams-meddelanden
  

7. Uppdatera din affärsplan

Håll din verksamhetsbok relevant och effektiv genom att lägga till nya processer, instruktioner, checklistor och problemlösningar när de uppstår. Har du till exempel lanserat en ny produkt eller uppdaterat din programvara?

Be dina anställda att lägga till dessa ändringar när de inträffar. Beroende på antalet ändringar och organisationens storlek kan uppdateringen av spelboken planeras kvartalsvis eller årligen, särskilt om du vill lägga till teamens feedback.

Tips: Sätt in en upprepande påminnelse för dig själv (eller andra) så att du inte glömmer bort detta steg.

📚 Exempel på mall för spelbok för företag

För att inspirera ditt eget bibliotek har vi samlat några av de vanligaste SOP-exemplen nedan. 

Företagets spelplan

This playbook provides a detailed overview of your company and its history, vision, mission, value statements, purpose, who is your target audience, what you do for your customers, and how you engage with them, plus operations.

Think of it as an intro to your company and a well-documented guide of what your company does.

Som inspiration till denna kan du också ta en titt på vår kostnadsfria presentationsmall för välkomnande av nya medarbetare.

Eller, om du har ett Zavvy-konto, kan du använda mall för onboarding av företag på plattformen för att komma igång på några minuter.

Försäljningshandbok

Aberdeen Group upptäckte att 56 % av de säljare som använder sig av säljplaner når sina försäljningsmål jämfört med endast 44 % av de säljare som inte har någon planbok i sin organisation.

En säljhandbok är en fusklapp för ditt företag och dess produkter eller tjänster.

Det är en guide som utbildar alla eller ditt säljteam som säljer din produkt eller tjänst om de utmaningar som dina potentiella kunder står inför, hur du positionerar din produkt och anpassar den till kundernas problem och hur du hanterar vanliga invändningar.

Beroende på hur stor din organisation är kan du antingen ha en spelbok för varje produkt du säljer eller bara en spelbok för försäljning. De här exemplen på HubSpot och Pipedrive försäljningshandböcker är en bra inspiration.

Verksamhetens spelplan

I en verksamhetshandbok förklaras hur tjänsterna levereras till företagets kunder.

Anta till exempel att du driver ett e-handelsföretag. I det fallet kan din Operations playbook förklara hur dina anställda går tillväga när de spårar och utför kundernas beställningar.

Det är i princip en spelbok för hur din organisation fungerar!

Sweet Process har 25 nedladdningsbara mallar som du kan välja mellan, medan ProProfs har en mall för verksamhetshandboken som du kan anpassa direkt.

Policy för hybrida arbeten - en handbok

En policy för hybridarbete beskriver dina riktlinjer för flexibelt arbete.

Den innehåller information som t.ex.

• Vem är berättigad till distansarbete
• Hur mycket distansarbete är tillåtet
• När personer bör vara tillgängliga
• Utrustning som behövs
• Bästa praxis för distansarbete
• Önskade och oönskade beteenden
  

Playbook för återförsäljare eller kanaler

Anta att ditt företag samarbetar med tredje part för att sälja eller leverera produkter. I så fall måste du skapa en spelbok för kanaler eller återförsäljare för att se till att dessa parter har den information de behöver för att sälja effektivt och framgångsrikt.

👤 Vem ska bygga den?

Vi kan hålla det här svaret kort:

Det bör vara dina ämnesexperter eller ämnesägare.

Men vi rekommenderar också starkt att du ser byggandet av din verksamhetsbok som en lagsport - en aktivitet som uppmuntrar de anställda att "gå samman" för att dokumentera de delar av verksamheten som de BARA är ansvariga för.

Till exempel kommer den som ansvarar för ditt People Operations-team att dokumentera din process för medarbetarengagemang och medarbetaraktivering. Samtidigt kommer din chef för lärande och utveckling eller den som leder företagets L&D-avdelning att fastställa hur man skapar interaktivt och roligt utbildningsinnehåll för de anställda.

När ditt företag är lite större kan det vara vettigt att ha särskilda utbildningsspecialister på varje avdelning: Någon som samlar in essensen av varje roll och process - och skapar kraftfulla SOP:er utifrån det.

På så sätt säkerställs att det inte är en ensam ansvarig för att bygga upp en affärsplan, utan att den fördelas över alla avdelningar.

Ett proffstips: Med Zavvy:s enkla inställning via dra-och-släpp kan du enkelt tilldela innehåll till de personer som ansvarar för varje procedur i din verksamhetsbok. Detta säkerställer deras ansvarstagande och garanterar att din spelbok fylls med det bästa och aktuella innehållet.

📈 7 (+1) Bästa praxis för bättre spelböcker

Här är några bästa metoder för att göra dina verksamhetsböcker bättre:

1. Gör den tillgänglig

Ladda upp din spelbok på en central plats som är lätt tillgänglig för dina anställda när som helst. Detta är särskilt viktigt för distansarbetare som behöver få tillgång till och redigera resurser eller verktyg var som helst och när som helst.

2. Kombinera allt du redan har så att det alltid är uppdaterat.

Det är troligt att du har vissa presentationer på Sharepoint eller Google Drive, annan dokumentation på en plats som Notion, dina bildvideor på Youtube och så vidare.

Om du börjar återskapa alla dessa dokumentationer på ett annat ställe måste du hålla dem uppdaterade separat.

Istället för att kopiera in allting i ditt SOP/utbildningsverktyg är det ofta vettigare att bädda in innehåll direkt från de verktyg som du använder varje dag.

Zavvykan du till exempel bädda in innehåll från platser som Typeform, Loom, Google Suite eller Microsoft Sharepoint direkt i din spelboksresa. På så sätt finns allt på ett ställe utan att du behöver upprätthålla flera versioner.

3. Gör den skalbar och anpassningsbar

Bra spelböcker ska vara användarvänliga och anpassningsbara i varje organisation. Det blir ännu bättre när din spelbok är integrerad med alla dina favoritverktyg för att öka produktiviteten och för smidig spårning och rapportering.

4. Gör det engagerande och interaktivt

Vem har sagt att spelböcker måste vara tråkiga? Använd bilder, webbplatser, digitala blädderböcker och andra interaktiva verktyg för att öka teamets engagemang och uppmuntra till att använda spelboken.

5. Undvik överbelastning av information

Att överbelasta människor med för mycket information innebär att skrämma bort dem helt och hållet - så att de inte kommer att gå igenom något alls.

Istället för att ta med alla detaljer som du hittar, filtrera ner dem till det mest relevanta. Sedan kan du fortfarande erbjuda ett "avancerat" spår ovanpå för alla som behöver veta, om det behövs.

6. Undvik generiskt innehåll

Det är okej att använda exempel på en affärsbok på nätet eller PowerPoint-mallar för affärsbok från en annan organisation som inspiration, men det är inte tillåtet att kopiera och klistra in dem.

Din spelbok ska vara skriven med ditt företags unika röst och specifikt för dina medarbetare.

7. Integrera med onboarding

Oavsett om du är onboarding en nyanställd eller en ny kund kan du använda din spelbok för att spåra viktiga mätvärden för ditt företags process, ge instruerande coachning för nästa steg i varje scenario och minska riskerna.

Det är viktigt när ditt företag skalar eller hanterar flera projekt. Med hjälp av spelböcker kan du anställa, utbilda och introducera nyanställda på ett smidigt sätt.

8. Utnyttja AI

Trött på att stirra på en tom sida? Använd AI för att få fram ditt första utkast till alla spelböcker på några sekunder.

Zavvys AI-programvara för playbook sparar timmar - utlovat!

➡️ Why (and how) to create your playbook with Zavvy?

ZavvyDen enkla installationen med dra-och-släpp gör att du kan skapa engagerande spelböcker på några minuter.

Kom igång med vårt mallbibliotek, inklusive SOP:er för onboarding, preboarding, hybridarbete, varumärkesriktlinjer och mycket mer - eller skapa din egen från grunden.

Några höjdpunkter:

• Använd AI för att skapa spelböcker 10 gånger snabbare.
• Bädda in innehåll direkt från dina favoritverktyg som Loom, Sharepoint, Typeform, Google Forms, Google Slides, Youtube, Vimeo med mera.
• Tilldela din spelbok automatiskt baserat på personers roller, anställningsdatum eller tid.
• Kombinera dina utbildningsresor med ett holistiskt utvecklingsramverk för att göra spelböckerna mer meningsfulla, målinriktade och kraftfulla.
• Integrera dina HRM-system som BambooHR eller Personio så att du inte behöver hantera användarkonton separat.
• Sätt tidsfrister, påminn och engagera dina elever automatiskt. 
• Spåra framstegen automatiskt så att du alltid vet vem som har avslutat sin utbildning på compliance - och vem som inte har gjort det.
  

Om du är trött på att ständigt släcka bränder eller ta itu med komplicerade och överflödiga frågor i ditt företag behöver du spelböcker för att hålla dig lugn och hjälpa till att effektivisera ditt företag.

Lär dig hur Zavvy låter dig skapa kraftfulla spelböcker på några minuter, inte dagar.