Medarbetarupplevelse: Strategier, mätningar och verktyg

En bra medarbetarupplevelse (EX) är nyckeln till framgång i alla organisationer. 92 % av HR-cheferna har prioriterat detta som en viktig fråga. LinkedIns Global Talent Trends visade också på starka kopplingar mellan EX och affärseffekter.

Företag som kombinerade sin strategi för medarbetarupplevelsen med utbildning och förmåner såg en minskning av personalomsättningen med 56 %. De som investerade i bättre talanghantering såg en 143-procentig ökning av antalet anställda.

Om detta är något som tyder på att organisationer inte bör förlita sig på att feta lönecheckar är en faktor som gör att de behåller sina anställda. När kriget om talangerna intensifieras varje dag är det en konkurrensfördel att förbättra EX. 

Det här inlägget handlar om vad EX är, hur viktigt det är och hur det fungerar. Du kommer också att upptäcka de bästa strategierna och trenderna för att skala upp medarbetarupplevelser när du läser vidare.

🏄 Vad är medarbetarupplevelse?

Medarbetarupplevelsen avser den resa som en anställd gör inom sin organisation. Det är ett paraplybegrepp som täcker den anställdes livscykel, från för- ochonboarding -fasen till avflyttningsfasen.

De faktorer som definierar medarbetarnas upplevelse är bland annat:

• Processerna onboarding och offboarding
• Arbetsmiljö och kultur
• Förfaranden och teknik
• Interaktion med kollegor
• Svar från arbetstagarna
  

Medarbetarupplevelse vs. engagemang

Medarbetarupplevelse och engagemang är ofta utbytbara, men de är inte samma sak. Medarbetarengagemang är en del av medarbetarupplevelsen och avser en medarbetares fokus och engagemang för företaget och dess mål.

Medarbetarupplevelsen utvecklas i olika skeden av en arbetstagares livscykel och kan utlösa engagemang. Nyanställda personer bildar sig till exempel redan i rekryteringsfasen ett intryck av din organisation. 

Efteronboarding är det dags för dem att interagera inom organisationen och utföra uppgifter självständigt. De vet vad som förväntas av dem och är utrustade med det material som behövs för att uppfylla målen. 

Medarbetarupplevelse vs. möjliggörande

I motsats till "Employee Experience" ger man medarbetarna de resurser de behöver för att kunna utföra sitt arbete. Detta innebär att de får fysiska verktyg, utbildning och en stödjande miljö som gör det möjligt att prestera optimalt.

Den grundläggande idén är att anpassa arbetsprocesserna till arbetstagarens önskemål, snarare än att ge dem vad du tror att de behöver. Genom att fråga: "Vad behöver du för att utföra den här uppgiften?" i stället för att säga: "Vad behöver du för att utföra den här uppgiften?": "Det här är vad du behöver för att utföra uppgiften", känner medarbetarna att de har en röst och en viss kontroll över projekten. 

Precis som medarbetarengagemanget bidrar medarbetarskapet också till medarbetarupplevelsen. 

❓ Varför är EX viktigt för alla företag?

Ökar de anställdas engagemang

Organisationer med engagerade anställda har 23 % högre lönsamhet än organisationer med oengagerade anställda. Fullt engagerade anställda blir proaktiva och kan använda sina egna initiativ för att uppfylla målen i stället för att vänta på instruktioner från chefer eller arbetsledare. Din SEO-konsult kommer till exempel att arbeta hårt för att få inkommande länkar för att öka trafiken och optimera gammalt innehåll utan att påminna dem.

Minskar kostnaderna för omsättning

Omsättning är en oundviklig del av att driva en organisation. År 2021 sökte 65 % av de anställda aktivt efter nya jobb. Även om du inte helt och hållet kan förhindra personalomsättning kan en bra medarbetarupplevelse bidra till att minska organisationens kostnader.

Zenefits avslöjar att det kostar ungefär 20 % av lönen att ersätta anställda som slutar sina jobb. Sådana förluster kan hindra lönsamheten när du driver en stor organisation.

Ökar ryktet

Positiva upplevelser för de anställda kan öka dina hänvisningar även efter avflyttningsfasen och se till att relationen mellan din organisation och de avflyttade medarbetarna slutar i godo. På så sätt är det mer sannolikt att dina före detta anställda lämnar positiva omdömen om din organisation och rekommenderar den till potentiella anställda.

Främjar kundupplevelsen (CX)

Medarbetarna är broarna mellan kunderna och organisationen. Därför är det viktigt att bygga upp en kultur där medarbetarna står i centrum för att påverka köpbeslut och öka kundbehovet på ett positivt sätt.

54 % av de kunder som upplever förstklassig service är mest benägna att prova fler produkter från ditt företag. Omvänt kommer utbrända medarbetare att ge dålig service och öka antalet kunder som lämnar företaget.

📶 Ramverk för medarbetarnas upplevelse: EX-stadier: ramverk för upplevelser

Kandidatens erfarenhet

Kandidatupplevelsen fokuserar på anställningsprocessen för en anställd. Det kan definieras som den uppfattning som arbetssökande får om en organisation under rekryteringen.

Det kan innefatta screening av kandidaters CV, intervjuprocessen och kommunikationen med potentiella arbetsgivare. Beroende på deras kvalitet och varaktighet kan de sökande få positiva eller negativa intryck av organisationen, vilket kan påverka avhoppsfrekvensen.

Till exempel drar 60 % av kandidaterna tillbaka sin ansökan om processen tar för lång tid. En positiv kandidatupplevelse minskar däremot friktionen och påskyndar rekryteringsprocessen.

Onboarding erfarenhet

Society for Human Resources Development (SHRM) definierar onboarding som "processen att hjälpa nyanställda att snabbt och smidigt anpassa sig till de sociala och prestationsmässiga aspekterna av sina nya jobb och lära sig de attityder, kunskaper, färdigheter och beteenden som krävs för att fungera effektivt inom en organisation".

På onboarding får de nyanställda en hel del information om organisationen och får information om organisationsstrukturer, kultur, värderingar och visioner/missioner. De flesta organisationer tar upp alla dessa ämnen i preboardingprogrammet före onboarding -processen, som tar en vecka eller mer. 

Erfarenhetsdrivna onboarding -processer pågår ofta i 90 dagar, men det perfekta tillvägagångssättet bör anpassas till organisationens behov.

Erfarenhet av utveckling och bibehållande

Utveckling och bibehållande sker när de anställda har stannat i organisationen i två eller fler år. Vid den här tiden har de anställda tillräckligt med kompetens för att bli en av de bästa medlemmarna. De fortsätter att lära sig på jobbet och upptäcker nya sätt att förbättra sin erfarenhet.

Din uppgift som arbetsgivare är att se till att de är nöjda och har allt de behöver för att lyckas genom att främja en sund företagskultur. Därför är det också viktigt att mäta deras nivå av lycka och utforma reaktiva strategier för att lösa problem. Därefter visar vi dig hur du kan mäta medarbetarnas upplevelse i din organisation.

Separation

I separationsfasen lämnar de anställda företaget. Det finns många skäl till detta beslut. Vissa anställda kan till exempel vilja gå i pension eller hitta bättre jobbmöjligheter. 

Vanligtvis ska dina anställda lämna två veckors uppsägningstid innan de slutar. Därefter kan avskedsprocessen påbörjas, som kan ta två till tre månader att slutföra. Avvecklingsprocessen omfattar vanligtvis en intervju- och undersökningsprocess för att hjälpa dig att förstå varför dina anställda slutar. 

De måste också utföra en del pappersarbete och andra förfaranden, t.ex. återlämna företagets tillgångar (bärbara datorer, ID-kort osv.) för att se till att de inte äventyrar organisationens säkerhet och integritet.

📈 Strategier för att förbättra din EX

Traditionella HR-strategier är reaktiva. De informerar HR först när en anställd har ett problem och sedan tar HR itu med problemet. Tyvärr tar denna strategi inte hänsyn till hur problemet upprepas på lång sikt och hur det påverkar organisationen. 

En bra strategi för EX-hantering tar hänsyn till problem även innan de anställda har uttryckt dem. Här är tre strategier som kan hjälpa dig att förbättra dina EX-hanteringsprocesser:

Främja en stödjande och samarbetsinriktad arbetsplats.

Genom att uppdatera de anställda med de senaste nyheterna om företaget kan du få dem att känna sig mindre alienerade och skapa en känsla av community. Använd smarta kommunikationsverktyg som är utformade för stora team för att göra särskilda tillkännagivanden. Några andra sätt du kan förbättra arbetsförhållandena för de anställda är följande:

• Regelbunden kontroll av anställda
• Införa ergonomiska arbetsstationer, t.ex. effektiv belysning och bekväma stolar.
• Uppmuntra utbyte av idéer och innovation
• Erbjuda belöningar för individuella bidrag eller bidrag från teamet
• Organisera lunchträffar eller informella möten 1 mot 1.
• Håll arbetet intressant genom att främja samarbete över avdelningsgränserna. 
• Ge positiv feedback till medarbetarna och hitta lösningar på klagomål

Utnyttja en EEM-plattform (Employee Experience Management)

Genom att använda plattformar för hantering av medarbetarupplevelser (EEM) får du kritiska insikter och mätvärden som hjälper dig att fastställa de bästa metoderna för att förbättra medarbetarnas upplevelser. EEM-plattformar finns i olika typer och med många fördelar, men de viktigaste funktionerna i EEM-programvara är följande:

• API-integration: För att ansluta till tredjepartsapplikationer som Slack och Microsoft Teams för gemensam och förbättrad prestanda(API-övervakning säkerställer att de fungerar korrekt).
• Analytiska verktyg: För att samla in information om anställda och tillhandahålla datavisualisering för att hjälpa HR-chefer att fatta välgrundade beslut och strategier.
• Hantering av arbetsflöden: Skapar utrymme för att anpassa medarbetarprofiler och utforma organisationsscheman för att undvika överlappande ansvar.
• Moduler för bedömning och återkoppling: För utbyte av feedback och analys av enkätsvar.
• Användarvänligt gränssnitt: Ett enkelt och responsivt gränssnitt är lättare att lära sig och gör att arbetet går snabbare.

➡️ Vår plattform för att främja medarbetarskap är ett sådant verktyg och vi kan bara rekommendera att du tar en titt på våra lösningar.

Utveckla din ledningsförmåga

Cheferna är själva anställda. De måste därför förstå mångfalden av personas och närma sig dem på olika sätt. Detta är särskilt bra för företag vars anställda kommer från olika avdelningar, åldersgrupper, kulturer, raser och åldersnivåer. 

Här är några tips på hur du blir den bästa chefen:

• Utveckla mjuka färdigheter som empati, konfliktlösning och individuell coachning.
• Värd för eller delta i mentorprogram
• Organisera en "manager hangout" eller stödgrupper.
• Sätt upp SMART-mål

📏 Hur man mäter medarbetarnas erfarenheter

Definiera dina parametrar

Du kanske frestas att mäta alla aspekter av medarbetarnas upplevelser på en gång, men ett holistiskt tillvägagångssätt är tidskrävande och skulle förvirra dig. Ta dig istället tid att klargöra syftet med din undersökning. 

Bestäm vilken del av arbetscykeln du vill mäta - till exempel onboarding kontaktpunkter, arbetsplatskultur och teknik. Definiera sedan dina förväntningar och välj vilket möjligt resultat som är relevant för dig. 

Använd undersökningar och frågeformulär

Enkäter och frågeformulär är det snabbaste sättet att mäta de anställdas erfarenheter utan att direkt tala med dina anställda. Det är särskilt fördelaktigt i situationer där de föredrar att vara anonyma.

Du kan börja med att definiera nyckelindikatorer (KPI:er) och sedan bygga dina frågor kring dem. Nedan finns exempel på KPI:er som du kan använda för att mäta EX:

På en skala från 1 till 5 ...

• Tillfredsställelse hos de anställda: Hur meningsfullt är ditt arbete? 
• Anställdas produktivitet: Hur tillmötesgående är resurserna och verktygen som du får för att utföra dina dagliga uppgifter? 
• Medarbetarnas engagemang: Om du skulle erbjudas samma jobb i en annan organisation, hur sannolikt är det att du skulle stanna hos oss?
• Friskvård för anställda: Hur ofta måste du överanstränga dig?

Analysera dina resultat

Undvik om möjligt att använda manuella lösningar som Excel-kalkylblad för att bearbeta data om medarbetarnas erfarenheter. De kan öka risken för mänskliga fel, vilket kommer att förstöra dina statistiska resultat. 

Använd istället ett visualiseringsverktyg som Data Studio, ChartExpo eller plattformar för Employee Experience Management (EEM). De är utrustade med undersöknings- och analysverktyg och ger exakta/åtgärdsbara insikter för att genomföra förändringar i din organisation.

Tips: Du kan använda sådana insikter för att skapa handlingsplaner för medarbetarengagemang som tar dina medarbetares medarbetarupplevelse till nästa nivå.

Använd kvalitativa metoder

Lägg till kvalitativ forskning, t.ex. genom att intervjua specifika anställda eller genomföra enskilda diskussioner för att berika och verifiera din undersökning.

För att göra dina förfrågningar mindre skrämmande kan du kontrollera de anställda ofta. Här är några tips för att lyckas få EX-information från anställda:

• Använd samtalsstarter, t.ex. beröm dem för deras senaste prestationer eller nämn en viktig händelse inom organisationen.
• Använd öppna frågor för att främja fri kommunikation.
• Uppmuntra dem med uppmaningar, t.ex. "Berätta mer...", "Kan du ge mig ett exempel?".
• Diskutera status, framsteg och utmaningar i pågående projekt.
• Erbjuda lösningar och justeringar av mål eller projekt.
• Be de anställda om idéer, förslag och feedback om din ledarstil.
  

Utforma en färdplan

En färdplan beskriver ditt mål och de viktigaste milstolparna för att uppnå det. De tre grundläggande stegen för att skapa en EX-körplan är att utarbeta, agera och kommunicera.

Börja med att formulera dina mål för att eliminera upptäckta flaskhalsar eller smärtpunkter i organisationen. 

Du kan använda programvaror som Productboard och Tara och sedan fatta beslut för att uppfylla varje mål. Slutligen kan du kommunicera med de anställda om framstegen i dina ansträngningar. 

💻 EX för distansarbetare - Hur man anpassar sig till det nya arbetssättet

COVID-19-pandemin revolutionerar förhållandet mellan arbetsgivare och arbetstagare. Som ett resultat av detta anpassar sig fler företag till livsstilen arbete hemifrån.

Owl Labs rapporterade att 22 % av arbetsgivarna hade minskat sina kontorsavtryck år 2021. År 2028 förväntas 78 % av alla avdelningar ha distansarbetare.

Att anpassa sig till en livsstil på distans kan vara överväldigande för nybörjare. Men med rätt plan och teknik kan du göra det enkelt för ditt team att arbeta hemifrån. Här är tre sätt att skapa en positiv upplevelse för anställda som arbetar på distans:

Investera i automatisering

Vissa delar av onboarding och orienteringsprocessen kan automatiseras. Du kan till exempel använda videosamtal för att bekanta gamla anställda med nyanställda. 

Arbetsuppgifter och partners kan distribueras i ett system för inlärningshantering (LMS) eller ett EEMP. Spara det personliga mötet för att förklara komplexa processer som är svåra att förklara virtuellt.

Skapa en flexibel balans mellan arbete och privatliv

En hybridarbetsmodell skapar balans mellan arbete och fritid för medarbetarna. Rapporten från Owl Labs visade att 70% av de anställda vill arbeta i hybridmodeller eftersom det är lämpligt för deras mentala hälsa och ansvar. 

Innan du ändrar din företagskultur till en hybridarbetsmodell finns det några faktorer att tänka på: 

• Budget: En anställd kostar i genomsnitt 510 dollar per månad för att upprätthålla hybridarbetsmodellen.
• Arbetsfördelning: Hitta en balans mellan anställda på distans och på plats. Fördela uppgifterna jämnt så att båda sidor kan samexistera harmoniskt.
• Uppgradering: Skräddarsy och erbjud utbildningskurser som utökar distansarbetarnas kompetens.
  

Fastställa riktlinjer och policyer 

Distansarbetare kommer att tillbringa långa perioder framför skärmarna på sina enheter. Detta kan ha stor inverkan på deras hälsa och bidra till utbrändhet. 

Genom att skapa riktlinjer säkerställer du att du inte överhopar dem med uppgifter och förhindrar samtidigt att de slarvar med sitt arbete. 

Här är några exempel på policyer som du kan anta för att reglera distansarbete i din organisation:

• Begränsa samtal och e-post till vissa timmar på en dag.
• Planera virtuella möten som involverar anställda på plats och på distans
• Definiera förmåner och ersättningar för distansarbetare
• Beskriva deras rättigheter och förmåner
• Ange hur länge de anställda ska arbeta på distans, t.ex. fram till slutet av COVID-19-pandemin.
  

🏢 Exempel på erfarenheter från anställda

Facebook/Meta

Facebook ligger på första plats i Employee Experience Index bland 252 organisationer. Facebook har också fått 4,6 stjärnor av 5 av Glassdoors Employee Choice Awards.

Förhållandet mellan vd Zuckerberg och hans anställda är öppet. Företaget har infört en veckovisa rutin där ledarna är värdar för en frågestund och Zuckerberg anförtror sina anställda företagshemligheter, t.ex. produkter som ska släppas och nya mål. Genom att göra detta utvecklar Facebook en känsla av öppenhet community. 

Microsoft

Microsoft är ett företag som fokuserar på medarbetarna och som använder signaler för att förbättra sina anställdas upplevelser. Dessa signaler omfattar personalundersökningar, direkta intervjuer och data om produktanvändning. Efter att ha sammanställt dessa uppgifter garanterar företaget deras giltighet genom att matcha vad de anställda säger och hur de agerar. 

Det var en utmaning att spåra alla signaler samtidigt, med tanke på att Microsoft har en komplex organisationsstruktur och 180 000 anställda. De håller dock på att utveckla en prioriteringsmodell för att avgöra vilka utmaningar för medarbetarna som de bör ta itu med först. Den här metoden hjälper företaget att spara tid och resurser.

Dessutom vägs varje utmaning in på olika sätt genom att man mäter dess inverkan på företaget. När den mest brådskande utmaningen har upptäckts tilldelas resurser för att lösa den.

Apple

Apple är ett samarbetsvilligt företag där de anställda existerar som självständiga grupper eller funktioner. De kan utbyta expertis, innovation och utveckling i projekt för att minska konkurrensen och öka produktiviteten mellan grupperna.

Apple byggde också ett 175 hektar stort företagscampus för att hysa över 12 000 anställda. Det är utrustat med ett fitnesscenter, rekreations- och utvecklingsanläggningar som främjar de anställdas välbefinnande och kreativitet. Campuset syftar till att eliminera den kontorsliknande miljön och uppmuntra en öppen arbetsplats. 

🛠 Verktyg för att främja medarbetarnas erfarenheter

Zavvy onboarding -programmet

ZavvyProgramvaran onboarding är ett robust verktyg för att effektivisera onboarding . HR-ledare har tillgång till förbyggda mallar för olika anställda och tillfällen. Dessutom garanterar våra integrationer kompatibilitet med program som Slack, Personio, Email och BambooHR.

Zavvyutvecklingsprogram för anställda

‍Zavvy s funktion för personalutveckling är utformad för att automatisera, anpassa och optimera processerna för talanghantering. Skapa en egen mall eller välj bland de befintliga mallarna. Sätt upp mål med tidsfrister och skapa en checklista för att se till att du är på rätt spår. Du kan också bädda in material från YouTube eller Google Drive - så att dina team får en dynamisk upplevelse när de lär sig.

Zavvyanslutningsprogrammen.

Allt arbete och ingen lek är något som alla företag bör undvika. Zavvy Connection-programmen har fördefinierade mallar för att styra samtalen från tråkigt kontorsarbete till mer intressanta samtalsämnen. Till exempel: "Vem är någon i ditt liv som du ser upp till? Hur är de?"

Appar för engagemang

Organisationer kan bland annat använda Google Forms, Slack och Qualtrics för att övervaka medarbetarnas engagemang och mäta deras Net Promoter Score.  

Appar för välbefinnande och motståndskraft

Några wellnessappar för att minska utbrändhet och stress hos anställda är Calm, Wellable och Headspace.

💡 Trender för medarbetarupplevelser 2024

Vi har samlat insikter om de senaste trenderna inom medarbetarupplevelser från många olika källor.

1. Friskvård blir ett viktigt mått för att mäta EX

Företag som investerar i sina anställdas välbefinnande förväntas uppleva en 21-procentig ökning av resultatet. 

Arbetsgivare som söker högpresterande medarbetare bör förbättra de anställdas livskvalitet genom att erbjuda personligt och professionellt stöd. Till exempel genom att sponsra idrottsprogram och inrätta sjukvårdsinrättningar på plats.

2. Flexibla arbetsveckor ger högre lön

56 % av de anställda anger flexibilitet som den främsta faktorn för att förbättra deras upplevelse. Statistiken visar också att en fyradagarsvecka är den bästa lösningen, och 64 % av företagen rapporterar om ökad produktivitet.

3. Företagskulturen är avgörande för framgång

81 % av de anställda säger att företagskulturen påverkar deras beslut att söka jobb. Att ge kontinuerlig feedback, skapa funktionella utbildningsprogram och använda sömlösa applikationer för att knyta samman medarbetarna är bland de bästa sätten att bygga upp en bra företagskultur.

➡️ Förbättra EX i alla faser med en knapptryckning.

Företagsledare spelar en viktig roll för medarbetarnas upplevelser. Som ledare bör du sträva efter att skapa en miljö som främjar öppenhet, stöd och utveckling. Viktigast av allt är att utnyttja automatiserade lösningar för att ersätta manuella processer och ta bort flaskhalsar. Detta kommer att omdirigera ditt fokus till att stärka personliga relationer med anställda i stället för att gå vilse i arbetsuppgifter.

Om du behöver responsiva verktyg för att skala upp medarbetarupplevelsen i ditt företag har vi det du behöver.

Prova vår allt-i-ett-lösning för att främja engagemang, utveckling och prestation.