Politik för hybrida arbeten: Hur man skapar den (mall och exempel)

Många företag finner flexibla arbetsformer för att attrahera och behålla talanger. 

Dessa arrangemang kan bestå av arbetslivspraxis som gör det möjligt för de anställda att arbeta från en annan plats än kontoret och på deltid, delning av arbetsuppgifter osv. Flexibla arbetsmetoder kan på ett effektivt sätt locka till sig talanger, differentiera ett företag från andra företag i konkurrensen och öka engagemanget på arbetsplatsen. Men med detta kommer utmaningen att upprätthålla hybridregler och skapa hybridpolicys för att anställda och ledning ska kunna arbeta effektivt och smidigt. 

I den här artikeln kommer vi att gå igenom hur du skapar en policy för hybrid- och distansarbete och ge dig en gratis mall som du kan anpassa efter ditt företags regler, processer och fördelar. 

📝 Vad är en policy för hybridarbete, distansarbete eller flexibelt arbete?

En hybrid-, fjärr- eller flexibel arbetskultur på ett företag definierar hur mycket frihet dina medarbetare har när det gäller att

• Arbetsplats
• Arbetstid
• ...och allt annat som har med hybridarbete att göra.

Policy för distansarbete: I policyn anges ledningens förväntningar på distansanställda. Den omfattar förväntad arbetstid, lagliga arbetsvillkor, krav på cybersäkerhet och så vidare. Dessutom innehåller den de anställdas juridiska rättigheter och företagets förmåner osv.

Politik för hybrida arbeten: Det är i princip samma sak, men innehåller också all information om kontorsanvändning - tänk på skrivbordsbokning, ett minsta antal dagar som folk ska vara på kontoret osv.

Flexibelt arbete: Samma som ovan. Flexibel avser 1) hur fritt arbetstagarna kan bestämma sina arbetstider - och 2) friheten att välja arbetsplats.

I praktiken kan du använda alla dessa termer omväxlande.

Idén om en policy för arbete från alla platser är en dröm för många och en verklighet för andra. Men ända sedan pandemin är det en oundviklig praxis som sätter tydliga spår i framtidens arbetsvillkor.

❓ Varför ditt företag behöver en policy för hybridarbete (eller distansarbete)

Modellen med arbete överallt och arbete hemma har dykt upp som ett sätt att stärka de anställda och som en nyckel till bättre hantering av krävande arbetsbelastning. I en nyligen genomförd undersökning av Accenture med 9 326 anställda valde 83 % av de som deltog i undersökningen hybridformen.

En rapport från Forbes visar att 63 % av högpresterande företag redan har gjort det möjligt för modeller att arbeta var som helst och när som helst.

Däremot kräver de flesta företag utan tillväxt (69 %) att folk ska komma fysiskt till jobbet.

Det finns inget sätt att undvika någon form av flexibelt arrangemang för att konkurrenskraftiga organisationer ska kunna få de bästa kandidaterna och behålla sina anställda.

Det finns dock några saker du bör tänka på när du inför flexibla arbetsmodeller, så att du kan vara säker på att alla är överens och att säkerhetsriskerna minimeras.

📋 Vad som ska ingå i din policy (mall att använda)

Här är några avsnitt som din mall måste innehålla:

Policybeskrivning och syfte

I detta avsnitt sammanfattas politikens syfte, funktion och tillämpning. 

Exempel: I [Företagets namn] policy för flexibelt arbete beskrivs de distansanställdas förväntningar på arbete, säkerhet och compliance . Syftet med policyn för distansarbete är att skydda både de anställdas och organisationens intressen genom att beskriva arbetsvillkoren och förväntningarna.

Omfattning

Svar: Vem är berättigad till denna försäkring?

Exempel: Denna policy gäller för alla anställda vars arbetsuppgifter tillåter det. Tjänster som kräver direkt fysisk kontakt med kunder (t.ex. på försäljningsgolvet) kan dock inte användas för att arbeta hemifrån. Dessutom kan vissa förmildrande omständigheter posta undantag när det är möjligt.

Arbetsschema

I det här avsnittet fastställs arbetstiderna eller den anställdes tid för all officiell kommunikation.

Exempel: Den anställde ska vara tillgänglig måndag till fredag från 9.00 till 15.00 på alla kontorets kommunikationskanaler.

Arbeta hemifrån (eller var som helst)

I detta avsnitt beskrivs de arbetsförhållanden som förväntas när man arbetar på distans från den anställde.

Exempel:

Gruppmedlemmarna kan arbeta hemifrån:

• Heltid
• Deltid (dela upp den dagliga tiden mellan kontoret och hemmet)
• På förutbestämda veckodagar

Vi vill ge dig chansen att prestera ditt bästa - oavsett var du arbetar.

Distansarbete innebär dock ett visst ansvar. Se därför till att vara tillgänglig.

Vi förbehåller oss rätten att återkalla rätten till distansarbete vid upprepade problem.

Arbetstagarnas rättigheter

Detta avsnitt handlar om de anställningsförmåner eller rättigheter som en kandidat som arbetar på distans har.

Exempel: En anställd som omfattas av denna policy och som arbetar var som helst får samma förmåner som en anställd som kommer till kontoret, tillsammans med en ersättning för internetavgifter som kan fås från personalavdelningen.

Kommunikation

I det här avsnittet listas alla organisationens kommunikationskanaler för att kommunicera med teammedlemmar, kandidater och leverantörer.

Exempel: Alla anställda bör använda följande kanaler för alla officiella uppdrag som de får tillträde till:

• Slack
• Google mail
• WhatsApp
• Google Meet

Utrustning

I det här avsnittet listas den hårdvara och mjukvara som företaget tillhandahåller.

Exempel: [Företagets namn] kommer att tillhandahålla xx bärbara datorer, ett modem, tangentbord, mus och internet som den anställde som anges i policyn ansvarar för säkerheten. Utrustningen måste alltid vara lösenordsskyddad.

Säkerhet

Tala om vilka regler och bestämmelser som gäller för säkerheten för företagets data.

Exempel: Anställdas utrustning ska alltid vara lösenordsskyddad. Alla kandidater som kan komma i fråga måste underteckna det avtal om icke-diskrimineringsavtal som bifogas denna policy.

Ersättningar och förmåner

I detta avsnitt beskrivs den distansarbetande arbetstagarens incitament och andra ersättningsförmåner.

Exempel: Den anställdes ersättning bestäms av hans eller hennes roll och KPI. Dessutom är alla anställda berättigade till utbildning och reseersättning från företaget.

Tips för att arbeta effektivt hemifrån, till exempel

Upprätthåll din morgonrutin

Bara för att du inte ska arbeta på ett kontor betyder det inte att du ska hoppa över de saker som normalt sett ger dig förutsättningar för att lyckas. Vakna vid samma tid och fortsätt med den rutin som fungerar för dig.

Använd pendlingstiden till att ta hand om dig själv

Den genomsnittliga pendlingstiden i USA är nästan 27 minuter i båda riktningarna. Låt inte denna tid gå till spillo. Om läsning, meditation, journalföring eller yoga inte ingår i din rutin är det ett bra tillfälle att prova det nu.

Klä dig för framgång

Bara för att du kan komma undan med att ha pyjamas på dig betyder det inte att du borde göra det. Du kan fortfarande interagera med kollegor, partner eller kunder via video. Att klä sig bekvämt men ändå professionellt hjälper dig dessutom att få dig i rätt sinnesstämning för att förbli produktiv.

Fokus på nutrition

Behåll fokus och energi genom att undvika socker, konstgjorda ingredienser och tomma kalorier. SnackNation's Work-From-Home Wellness Boxes innehåller en blandning av nyttigare barer, chips, jerky, granola, trail mix och godis för att du ska få tillräckligt med bränsle under dina arbetsdagar på distans.

Inrätta en särskild arbetsyta 

Hitta en miljö som främjar produktivitet. Den ska vara tyst, bekväm och fri från distraktioner - och annorlunda än den plats där du brukar äta eller koppla av.

Ta dig tid att gå ut

Att ta pauser är bra för ditt fokus och ditt välbefinnande. Ladda upp genom att gå runt kvarteret eller gå ut på en uteplats eller balkong.

Genomföra en ansenlig mängd möten

Interaktion ansikte mot ansikte behöver inte vara ett offer för distansarbete. Genomför dagliga möten eller virtuella gruppmöten via videokonferensprogram för att upprätthålla den personliga kontakten.

Fastställa regelbundna arbetstider

Det kan vara särskilt lätt att låta workday smyga sig in tidigt på morgonen och kvällen när du arbetar på distans. Undvik detta genom att fastställa arbetstider och hålla dig till dem. Titta inte på tv. Att arbeta nära en tv hämmar vår koncentrationsförmåga. Motstå suget efter att ha tv:n på, även om det bara är för att få ett bakgrundsbrus.

Tittar inte på TV

Att arbeta i närheten av en tv försämrar vår koncentrationsförmåga. Så motstå suget efter att ha tv:n på, även om det bara är som bakgrundsbrus.

🏢 5 Exempel på strategier för distansarbete och hybridarbete

Eftersom själva definitionen av normalitet förändrades i och med pandemin, omdefinierades arbetsförhållanden och normer. Men verksamheten måste fortsätta. 

Och om företaget ska kunna fortsätta måste man regelbundet anställa nya talanger för att ta itu med nya förhållanden. Och för att stödja anställning och arbete på distans måste man fastställa riktlinjer, regler och bestämmelser för att garantera optimal effektivitet och optimala arbetsförhållanden.

Men det som var ännu mer spännande var att se de innovativa exemplen på policyer för distans- och hybridarbete som togs fram för att stödja medarbetarnas allmänna välbefinnande när de är hemma eller, med andra ord, de utmaningar som den flexibla arbetsmodellen för med sig.

Låt oss ta en titt.

1. Jag lovar att stödja mina IBM-kollegor.

Du kanske har sett IBM:s kampanj i dina sociala medier för en tid sedan. Det var IBM:are som skapade den.

Det här gräsrotsinitiativet tog form som svar på de utmaningar som anställda har ställts inför hemma när de försöker hinna med sitt arbete och behöver en extra hand för att få något gjort på kontoret eller hemma. 

Målet med kampanjen #ISupport Fellow IBMer är att ge just dessa människor den hjälp de behöver, som annars skulle hamna i skymundan medan de navigerar i den nya verklighet som pandemin medfört.

2. GitLabs policy om att endast använda fjärrstyrning

GitLab är ett av de största företagen som arbetar på distans och med flexibla arbetstider och har över 1500 anställda världen över.

Här är några höjdpunkter från GitLabs policy för alla fjärranvändare:

1. Anställning och arbete är inte begränsat centralt utan kommer från hela världen.
2. Flexibla arbetstider, vilket innebär att du kan välja dina arbetstider.
3. Alla uppgifter måste skrivas ner, registreras och delas för rapportering.
4. All utbildning och allt arbete omfattar skriftliga processer. 
5. Tillhandahålla tillgång till information som behöver vara känd för att allmänheten ska kunna dela med sig av information.

3. Google 

Google har valt att använda sig av en hybridprincip för arbete.

Enligt denna nya politik

• 60 % av de anställda kommer att arbeta från campus,
• 20 % från nya kontor,
• och 20 % hemifrån.

För att tillgodose detta har Google valt att använda sig av lägereldsmetoden - där de anställda sitter i konferensrummet för möten i en cirkulär miljö eller lägereldsmiljö som inkluderar både fysiskt närvarande och fjärrstyrda mötesdeltagare via olika skärmar.

4. Facebook

Innan pandemin slog till hade Facebook planer på att låta de flesta anställda arbeta hemifrån. Och i och med att den började verkar de fortsätta att utvidga policyn för arbete på distans. Efter pandemin har dock Facebook - liksom Google - beslutat att välja en hybridarbetsmodell för sina anställda.

5. Microsofts datadrivna policy för arbete hemifrån

Microsoft planerar att välja en hybridmodell. Men för att säkerställa högsta möjliga produktivitet när de anställda arbetar hemifrån kommer en datadriven policy att utarbetas, till exempel kan möten i rad vara mycket ansträngande. Därför förbjuder Microsofts policy för hybridarbete att planera in möten i rad.

Låter bra, eller hur?

📣 Hur kommunicerar du din politik för flexibelt arbete?

Det räcker inte att upprätta och få policyn för hybridarbete undertecknad av anställda och ledning.

Se till att folk kommer ihåg det. Se till att de lever det, så att de inte behöver känna sig osäkra på att ta sig den välförtjänta tiden efter att anteckningsboken är stängd.

Följ den här checklistan för att göra det:

• Meddela inte bara policyn en gång. Genomför regelbundna intervallträningspass eller sätt upp påminnelser om förmåner eller specifika regler i policyn.
• Kontrollera med de anställda om de har några problem och be om deras feedback regelbundet.
• Håll den allmänna policyn för fjärr- och hybridanvändning tillgänglig för alla på en central kunskapsbas eller på medarbetarportalen så att alla har tillgång till den dygnet runt.
• Förvara alla avtalshandlingar så att du har tillgång till dem för eventuella frågor från anställda.
• Lev den. Hjälp chefer att leva det.
• Skapa separata kanaler för frågor och svar så att anställda som har frågor kan ställa dem via kanalen eller skicka ett meddelande direkt till dig.

Vi rekommenderar att du publicerar policyn för hybridarbete på en plats som alltid är tillgänglig.

Distansarbete är till för att ge människor en viss flexibilitet. Det innebär att det är okej att inte vara tillgänglig för att hämta barnen från skolan vid vissa tider. Och det är helt okej att öppna dörren när den ringer under ett videosamtal.

Hur dina kollegor lever upp till policyn för hybridarbete påverkar i hög grad det allmänna välbefinnandet.

➡️ Varför ska du skapa en policy för hybridarbete på Zavvy?

Med vår reseplanerare - som innehåller en färdig mall för policyer för flexibelt arbete - kan du skapa en engagerande policy för hybridarbete på bara några minuter.

Varför är det här bättre än att fylla i ett Word-dokument?

• Mer engagerande: Genom att kombinera roliga gifs med dynamiska element som frågesporter eller loom -videor ger du dina användare en upplevelse som inte känns som ett straff att genomföra.
• En plats för allt som rör utbildning: På detta sätt samlas alla dina interna kurser och SOP:er på ett enda ställe. Från preboarding till compliance, utbildning om motståndskraft och mycket mer. Ingen mer slösad tid går åt till att leta efter något.
• Tilldela automatiskt, kommunicera och upprepa: Saker försvinner i inkorgen hela tiden - och ibland hamnar de inte ens i allas inkorgar eftersom det är svårt att hålla reda på dem. Tilldela den automatiskt till varje nyanställd, marknadsför den via platser som Slack eller Microsoft Teams och skicka regelbundna påminnelser.