Automatisering av HR-arbetsflöden: Förbättra medarbetarupplevelsen

Monotona, repetitiva arbetsuppgifter har länge fått människor att känna sig som kuggar i en maskin.

Framsteg inom AI och maskininlärning gör det möjligt för företag att effektivisera sina arbetsflöden och processer i en strävan efter ständiga förbättringar. Företagen inser nu att genom att automatisera de flesta arbetsflöden kan medarbetarna äntligen börja bidra långsiktigt till företagets framgång. Automatisering av HR-arbetsflöden är alltså mer än bara ett buzzword som cirkulerar i vissa yrkeskretsar. Faktum är att automatisering och "framtidens arbete" är intimt förknippade begrepp.

I en miljö efter en pandemi där människor har omvärderat hur de vill leva och arbeta är det nu avgörande för företagen att få de anställda att känna sig uppskattade och engagerade. En nyligen genomförd undersökning av konsultföretaget McKinsey visade att upp till 55 procent av de anställda värderar icke-finansiellt erkännande högre än direkta löneökningar. 

Därför bör företagen inte sträva efter att enbart förbättra sina system utan hela personalupplevelsen. Du kan göra det möjligt för dina anställda att utföra sina roller bättre genom automatiserade HR-arbetsflöden som är mer relevanta, engagerande och stärkande.

⚙️ Vad är automatisering av arbetsflöden?

Vad är HR-automatisering? 

Automatisering av personaladministration innebär att man delegerar vanliga processer och uppgifter till programvara. Några vanliga exempel är:

• Centraliserade instrumentpaneler där anställda kan kontrollera sin ersättning, sina ledigheter och sin prestationsutveckling.
• Automatisering av robotprocesser (RPA) för skattedeklaration
• Behandling före inskolning, onboarding, och utskolning.
• Lönehantering och lönefördelning
• Anpassning av utbildningsprogram per avdelning eller grupp.

Den enorma utvecklingen inom HR-automatisering har underlättat distansarbete och hybridarbete. Fördelarna med att anställda och HR-personal kan utföra högkvalitativt arbete med minimala fel har lett till att marknaden för personalteknik har expanderat. Forskningsföretaget Statista förutspår att branschen kommer att växa från 47,5 miljarder dollar 2019 till 90 miljarder dollar 2025.

Vad är ett arbetsflöde?

Ett arbetsflöde är en serie detaljerade uppgifter som krävs för att slutföra en process eller ett resultat. De är ofta repetitiva och har stor volym. Beroende på avdelning eller arbetslinje tenderar de dessutom att ha minimala uppdateringar. 

Tips: Eftersom arbetsflöden är förutsägbara och strukturerade är de idealiska för automatisering. 

De flesta tror att automatisering av arbetsflöden endast gäller arbetsuppgifter av lågt värde, men det kan också tillämpas på företagsstrategier och förvaltning.

När arbetsflöden automatiseras följer det valda programvaruverktyget rutiner med hjälp av regelbaserade algoritmer som gör det möjligt att programmera vardagliga uppgifter. Några exempel på uppgifter är: kopiera och klistra in, fylla i formulär och skicka meddelanden till specifika e-postmeddelanden. Eftersom dessa arbetsflöden nu är standardiserade har de nästan noll procents felprocent om det inte sker infrastrukturstörningar eller cyberattacker.

📊 F ördelar med automatisering av HR-arbetsflöden

Vår artikel om 30 statistik om HR-automatisering som du bör känna till 2022 listar flera fördelar med HR-automatisering. Men hur är det med automatisering av HR-arbetsflöden i synnerhet?

Fördelarna med HR-arbetsflödesautomatisering kan gå längre än att bara stryka dagens uppgifter och gå vidare till nästa lista. Automatisering av arbetsflöden kan förbättra den totala upplevelsen för medarbetarna och företagets vinster.

1. Automatisering av HR-arbetsflöden hjälper till att prioritera socialt engagemang framför maskinella interaktioner. Ett bra arbetsflöde kan hjälpa de anställda att bli effektivare under sin arbetsdag. Detta frigör dem för att brainstorma, samarbeta med kollegor om mer komplexa projekt och utveckla meningsfulla relationer. Detta är särskilt viktigt eftersom kvalitetsrelationer bidrar till att skapa en känsla av tillhörighet hos medarbetarna och minska omsättningen.
2. Automatisering av HR-arbetsflöden kan ge företag upp till 400 procent avkastning på investeringarna. Du läste rätt, 400 procent, enligt en studie från AI/ML-nyhetsföretaget VentureBeat. Några exempel som de nämnde var försäkringsbolag som automatiserade arbetsflödet för kundofferter så att förslagen genererades automatiskt för att ge potentiella kunder en omfattande jämförelse sida vid sida av olika leverantörer. Ett annat anmärkningsvärt exempel är teknikföretaget Bosch som sparade en halv miljon dollar årligen när de automatiserade arbetsflödena för hantering av leverantörsnätverk.

3. Automatisering av HR-arbetsflöden kan leda till mer ansvarstagande, öppenhet och ökade processförbättringar. Eftersom instrumentpaneler för automatisering kan samla in och analysera data i realtid kan ledningen få värdefull information som hjälper dem att planera sina nästa automatiseringsstrategier. Detta kan innebära att förbättra de befintliga arbetsflödena eller tillämpa liknande förbättringar på andra manuella processer. Det kan också peka ut förbättringsområden, inklusive personer som behöver uppgradera sin kompetens.

👀 Hur ser det ut i praktiken? 3 exempel

Automatisering av arbetsflöden inom HR omfattar vanligtvis standardprocesser som berör nästan alla anställda. De viktigaste är onboarding, chefsutbildning och personalutveckling. 

✈️ Onboarding 

De första månaderna av integreringen i ett företag är viktiga och kan vara nervpirrande för den nyanställde. Enligt en studie från programvaruleverantören BambooHR lämnar så mycket som 17 procent av de anställda sin anställning inom de första sex månaderna, särskilt bland nyanställda. På frågan om deras önskelista för den första veckan nämnde de anställda utbildning på arbetsplatsen, genomgång av företagspolicyn, installation av utrustning och mentorskap.

Dessa preferenser visar att de anställda vill ha tydliga riktlinjer för vad de ska göra härnäst. Dessutom vill de ha ett vänligt ansikte, inte ett helt autonomt HR-system. Det bästa sättet för företag att uppnå detta är att bygga upp ett holistiskt arbetsflöde för anställda onboarding som gör att de anställda känner sig välkomna, trygga och integrerade i företagskulturen.

Ett automatiserat arbetsflöde på onboarding kan se ut så här:

Under den första dagen: ta fram en omfattande, interaktiv checklista för att vägleda nyanställda, hålla dem organiserade och orientera dem om företagets bakgrund och vision.

Den första månaden eller 30 dagar (inlärningsfasen): tilldela dem mål som kommer att orientera dem om syftet med deras roll eller team och de olika utrustningarna, verktygen och systemen. Detta kan omfatta följande:

1. länkar till internt material;
2. en förteckning över deras systemkonton och hur de aktiverar dem;
3. Planerade möten med viktiga chefer och viktiga medarbetare.

Den andra månaden (dagarna 31-60, utbildningsfasen): Vägled de anställda när de börjar komma in i arbetet och förstå hur deras roll passar in i företagets övergripande mål. Några specifika aktiviteter är:

1. schemalagt deltagande i direktsända möten;
2. fördjupad utbildning om företagets produkter och tjänster;
3. planerade återkopplingssessioner med sina chefer för att få uppdateringar i rätt tid.

Den tredje månaden (Dagarna 61-90, ansvarstagandet): I det här skedet kan de anställda börja få mer självständighet. De kan:

1. ange önskat utbildningsprogram, inklusive deltagande i konferenser och webbseminarier;
2. börja delta i stora projekt; 
3. planera möten med cheferna för att analysera deras övergripande resultat hittills.

💪 Utbildning av chefer

Att bli befordrad som ny chef kan ge upphov till en hel del självtvivel och bedragarsyndrom. Det bästa sättet för företag att stärka sina chefer är att tilldela dem ett automatiserat arbetsflöde som ger dem djupgående vägledning så att de kan bli mer självsäkra i sina utökade roller. 

Dessutom kan ett automatiserat arbetsflöde för chefsutbildning hjälpa etablerade chefer att hålla sig uppdaterade om de senaste ledarskapstrenderna och ledningssystemen.

Ett starkt utbildningsprogram för ledarskap garanterar att nästa generation chefer agerar i linje med företagets etik och strategiska mål. Ledarskapsutbildning möjliggör också en omfattande kunskapsöverföring som är avgörande för anställda på alla nivåer. 

Ett automatiserat arbetsflöde för utbildning av chefer kan se ut så här:

• VeckovisVägledning i realtid. Mentorer kan skicka tips, tricks och strategier till nya chefer inför viktiga händelser som att tala inför teamet för första gången eller hålla en presentation för den högsta ledningen.
• Första månaden: Formell ledarskapsutbildning. Nya chefer registreras automatiskt vid befordran.
• Månad: hantera utmaningar. Detta arbetsflöde kan fokusera på olika komplexa scenarier, som att avskeda/avstänga anställda, löneförhandlingar eller tvister, eller att ge råd till teammedlemmar med psykiska problem. Med mikrolärande får den nya chefen till exempel engagerande kursinnehåll som levereras på ett sådant sätt att det förstärker eller kompletterar deras kunskaper. 

Tips: HR kan också införliva andra uppgifter i arbetsflödet, t.ex. en återkommande lunch eller middag med chefskollegor för att skapa kontakt och ge möjlighet till diskussioner och kunskapsutbyte mellan kollegor.

🌱 Utveckling av anställda

Enligt en studie från analysföretaget Gallup anser 87 procent av millenniemedborgarna att yrkesmässig utveckling och karriärutveckling är de viktigaste drivkrafterna för deras engagemang på jobbet. Dessutom skulle en överväldigande majoritet av de anställda(94 procent) stanna längre om deras företag investerade i kompetensutveckling. Som ett resultat av detta har många företag numera egna system för hantering av lärande, formella kursplaner för mentorskap och utbildningsprogram för ledarskap.

De flesta människor ser personalutveckling som utbildning, men det är bara en del av det. Medarbetarutveckling är ett paraplyprogram som omfattar hela karriärutvecklingen inom företaget. Så det uppmuntrar inte bara till lojalitet, utan är också en viktig del av successionsplanering.

Ett automatiserat arbetsflöde för årlig personalutveckling kan se ut så här:

• Första kvartalet av året: fastställa SMART-mål (specifika, mätbara, uppnåeliga, relevanta, tidsbaserade) för året, inklusive den utbildning som behövs för att lyckas och de åtgärder som ska utvärdera denna framgång.

• Efter halva året: kickstarta programmet för halvårsutvärdering, inklusive analys av de framsteg som din medarbetare har gjort mot sina mål: uppfyllde de vissa mål i förväg? Finns det några mål som släpar efter? Att samla in feedback från intressenter är också viktigt för att utveckla ledarskaps- och intressenthanteringsfärdigheter.

• Vid årets slut: Planera in ett möte med de anställda för att analysera deras tillväxt under året, vilka områden de är starka inom och hur de kan förbättras, och hur företaget kan hjälpa dem att nå sina framgångsrika karriärmål.

Det är också viktigt att schemalägga regelbundna feedback- eller mentorskapssessioner för att uppmuntra de anställda och kontinuerligt få deras feedback, förstå deras unika utmaningar och skapa bättre program för att stödja dem.

📈 Hur automatisering förändrar rollen för People Operations

Personalverksamhet är en del av HR som fokuserar på medarbetarnas engagemang och produktivitet. Denna affärsfunktion ser till att de anställdas behov och önskemål beaktas noggrant och integreras i HR-program och -system. Detta innebär att alla processer - från rekrytering till onboarding till offboarding - görs med den anställdes välbefinnande i åtanke.

Automatisering av arbetsflöden kan bidra till att förbättra People Ops på tre viktiga sätt:

• Datadrivet beslutsfattande. Tillgången till instrumentpaneler och system online kan ge obegränsad realtidsdata som på ett korrekt sätt fångar upp medarbetarnas beteende och feedback. Denna information är avgörande för att utforma bättre människocentrerade system.

• Prioritera mänsklig erfarenhet framför manuella uppgifter. Istället för att HR-teamen sitter fast i en ändlös cykel av att deklarera, jaga efter undertecknare och schemalägga möten hela dagarna, kan de med automatiserade arbetsflöden kolla in potentiella kandidater och nyanställda. På så sätt kan People Ops fokusera på att förstå de komplexa behoven hos arbetskraften och hur företaget kan tillgodose dessa behov.

• Skapa ett långsiktigt företagsvarumärke som attraherar topptalanger. Babyboom-generationens inflytande minskar och arbetskraften består nu främst av Millennials och Generation Z. Dessa generationer tenderar att söka nya jobb ungefär varje år och är mycket kräsna när de väljer sin arbetsgivare. Företagen kan hitta rätt ton hos progressivt sinnade medarbetare genom att skapa ett holistiskt arbetsflödessystem som bekräftar deras värderingar och mål.

✏️ Hur man väljer rätt programvara för automatisering av HR-arbetsflöden

Det finns dussintals automationsleverantörer, och vissa har vissa specialiteter. Frågan man främst bör ställa sig är: Vad behöver ditt företag? Vad är ditt mål med att automatisera HR-arbetsflöden? Är det för att effektivisera administrativa uppgifter eller är det för att automatisera dina utbildningsprogram?

Här är tre ytterligare frågor att ställa:

• Vilka verktyg har ni för era befintliga HRMS-system (HRMS)? Om du ska ta in en ny leverantör ska du se till att deras programvara kan integreras sömlöst i ditt tekniska ekosystem.
• Hur kan du maximera ROI? Är den nya programvaran särskilt inriktad på utbildning? Kan systemet anpassas så att det innehåller ytterligare funktioner? Hur flexibel är tjänsteleverantören?
• Är systemet för automatisering av arbetsflöden användarvänligt? Hur mycket utbildning behövs för dina anställda? Ger programvaruleverantören gratis årlig utbildning om nya uppdateringar?

➡️ Automatisera dina arbetsflöden för personaladministration med Zavvy

Med vår mjukvarulösning kan du skapa skräddarsydda och interaktiva arbetsflöden, till exempel onboardingutbildning, feedback och utveckling.

Vår workflow builder är så flexibel att du kan skapa vilket program som helst, oavsett om det handlar om automatiserad chefsutbildning för nya ledare, kafferuletter för nya medarbetare eller detaljerad karriäruppföljning.

Vi har ett galleri med mallar som kan tjäna som vägledning och inspiration när du bygger upp ditt eget arbetsflöde.

Vårt system kan också integreras i era befintliga verktyg, t.ex. Slack, Microsoft Teams och Notion. Om du har några frågor eller förtydliganden finns våra dedikerade kundansvariga och vårt supportteam redo att hjälpa dig.

Bara några få höjdpunkter:

🚀 Onboarding-arbetsflöden som tar nykomlingar i handen och leder dem till full integration och produktivitet.
🌱 Karriärvägar som skapar rollklarhet och vägleder människor längs deras utvecklingsväg.
🔄 Feedbacksystem som kan anpassas efter önskemål och som leder till en kultur av tillväxt och lärande.
☕️ Kafferullar för att koppla upp kollegor på distans.
🏅 Utbildningsprogram som levererar innehåll steg för steg istället för att överväldiga deltagarna.