Vad är HR-automatisering och hur kan man dra nytta av det 2024

Det fina med HR-automatisering är att du kan automatisera kritiska men mycket manuella uppgifter: monotont, repetitivt och felbenäget arbete. 

Värdefulla dokument kan försvinna, formulär kan vara ofullständiga och leveranser lämnas oavslutade. Men detta kan bli gamla historier om du övergår till en automatiserad HR-process.

Automatisering av dina HR-processer leder till:

• Ökad produktivitet
• Högre engagemang hos de anställda
• Förbättra kommunikationen och samarbetet
• Minskade driftskostnader
• Strömlinjeformade och konsekventa arbetsflöden

Du behöver inte ta oss på orden - vi har siffror som styrker det. Studier visar att automatisering kan minska de administrativa kostnaderna med 30 % för HR-personal och 49 % för arbetsgivare.

Men hur kan ditt team tillämpa HR-automatisering för att uppleva dessa fördelar? 

🤖 Vad är HR-automatisering?

HR-automatisering är en process för att förbättra och effektivisera personal administrationen med hjälp av teknik, programvara och digitala system. Syftet är att minska manuella, repetitiva uppgifter, förbättra noggrannheten och göra det möjligt för HR-personal att fokusera på mer strategiska och värdeskapande aktiviteter.

Dessa uppgifter är tidskänsliga och kritiska, men ändå känsliga för fel. Några exempel är lönehantering, automatisering av utbildningsevenemang, registrering av förmåner, onboarding och närvarohantering.

✈️ Hur kan HR-automatisering hjälpa dig att bli mer effektiv?

Automatisering av personaladministrationen gynnar din organisation av en enkel anledning: att frigöra personalens tid så att de kan koncentrera sig på mer komplexa frågor som strategiskt arbete och beslutsfattande och leverera bättre upplevelser för kandidater och anställda.

Enligt uppgifter från Zapier sparar HR-personal åtta timmar varje vecka genom att använda automatisering. De kan använda dessa extra timmar varje vecka för att fokusera på din största tillgång: dina medarbetare. 

Smidigare och mer effektiva arbetsflöden

HR-team behöver spendera mindre tid på att utföra överflödiga eller repetitiva uppgifter (tänk på att skapa kalenderhändelser, integrera system, skicka meddelanden till anställda). 

Den tid som sparas från dessa uppgifter kan läggas på mer värdeproducerande aktiviteter. HR-personal kan till exempel lösa de anställdas frågor snabbare, vilket leder till snabbare leveranser.

Högre effektivitet

Majoriteten av HR-uppgifterna är dokumentstyrda. De kan vara mycket ineffektiva och tidskrävande när de utförs manuellt på grund av fel, arkiveringsproblem eller "fastnat" i pappersarbetet.

När du däremot automatiserar dessa uppgifter kommer du att se en omedelbar ökning av produktiviteten och effektiviteten. Du behöver inte längre leta efter fysiska filer eller manuellt hitta specifika nummer. När uppgifterna väl är inlagda i automationsprogrammet blir hanteringen av dokumenten en barnlek.

I stället kan personalavdelningen koncentrera sig på att bygga upp en kultur och kommunicera med personalen, vilket i sin tur underlättar utvecklingen av hela organisationen.

Snabbare och friktionsfritt samarbete

Arbetsflöden kräver ofta input eller åtgärder från andra teammedlemmar och avdelningar. Förseningar i kommunikationen eller problem med överlämningen kan leda till onödig tidsspillan eller frustration på arbetsplatsen.

Lyckligtvis gör HR-automatisering det lättare för anställda att skicka ärenden till rätt person för feedback, godkännande eller statusuppdateringar, oavsett avdelning. Varje teammedlem har också förbättrad synlighet, vilket är mer än att se statusen för förfrågningar och arbetsobjekt.

Färre fel

Automatisering av personaladministrationen minskar beroendet av manuellt arbete, vilket leder till mänskliga fel. 

Det finns färre möjligheter till misstag på arbetsplatsen, och data från alla avdelningar, plattformar och appar förenas för att ge mer konsekventa uppgifter och eliminera upprepade datainmatningar.

Minskade bearbetningskostnader

Om du ersätter din pappersbaserade hantering med HR-processautomatisering kan du spara pengar. 

Eftersom du inte behöver skriva ut lika många dokument som tidigare - eller arkivera dem som register - minimerar du ditt behov av skrivmateriel och förvaringsutrymme. Alla dina dokument kan registreras och nås med ett knapptryck (tack och lov!).

Stressfri efterlevnad 

Din organisation måste följa de bästa metoderna för datainsamling och hantering för att följa gällande bestämmelser. Problemet här är att bestämmelserna om datasäkerhet och compliance blir allt strängare och ofta komplicerade. 

Till och med de minsta misstagen kan leda till enorma straffavgifter och skada organisationens rykte, vilket leder till förlorade affärsmöjligheter.

De bästa metoderna för HR-automatisering säkerställer att alla känsliga uppgifter om kandidater och anställda lagras på ett säkert sätt, och går dessutom ett steg längre för att se till att alla kandidater erbjuds lika möjligheter och behandlas rättvist på arbetsplatsen.

🚦 Innebär detta att automatisering kommer att ersätta det "mänskliga" elementet?

Absolut inte. Hela poängen med automatisering av HR-verksamheten är att hjälpa HR-personal att arbeta smartare och uppnå bättre resultat. 

Hur? Automatisering skapar fler möjligheter för dig att få kontakt och bygga meningsfulla relationer med andra. Den automatiska pilotmekanismen frigör tid för HR-uppgifter, så att du kan fokusera på att föra riktiga samtal med dina medarbetare i stället för att fastna i överflödiga administrativa uppgifter. När du automatiserar manuella HR-processer hanteras enkla uppgifter och förfrågningar automatiskt med liten eller ingen mänsklig inblandning.

Med andra ord främjar och underlättar HR-automatisering den "mänskliga" komponenten.

Ta till exempel din onboarding -process. Om din organisation ofta anställer nya talanger behöver HR-cheferna inte upprepa samma process och förfaranden för att utbilda de nyanställda om företagskulturen. Ställ in en automatisk onboarding -resa en gång, och återanvänd den igen för nästa onboarding program.

HR-cheferna har därmed mer tid att välkomna de nyanställda och lära känna dem personligen. På så sätt kan du minska personalomsättningen och förbättra medarbetarnas engagemang på lång sikt. Det är den ultimata win-win-lösningen.

🙋 Vilka HR-uppgifter kan (och bör) du automatisera?

Nu när vi har fastställt fördelarna med HR-automatisering kan vi diskutera vilka HR-processer du bör automatisera.

1. Påminnelser och meddelanden 

Din HR-avdelning har redan flera uppgifter och ansvarsområden att hantera. Att manuellt skicka påminnelser och meddelanden för att se till att varje uppgift är slutförd kan vara tidskrävande och ... frustrerande. 

HR-programvara kan skicka automatiska e-postmeddelanden till HR-teamet och respektive anställda för att påminna dem om kommande tidsfrister, prestationsbedömningar, nyanställda och andra händelser. På så sätt blir det mindre troligt att hela teamet glömmer viktiga datum och uppgifter, samtidigt som HR-cheferna slipper jaga folk för att slutföra åtgärder.

Automatisering underlättar i detta fall kommunikationen, sparar tid och hjälper compliance genom att se till att viktiga åtgärder vidtas vid rätt tidpunkt.

2. Lönelista

Att göra löneutbetalningar manuellt är en långsam process som ofta tar timmar (till och med dagar) och har en högre risk för fel. Med lön esystem som QuickBooks eller ADP, å andra sidan, automatiseras din lönehantering, vilket resulterar i:

• Bättre tidsplanering: Minska fel som uppstår vid manuell registrering av arbetstider eller begäran om ledighet, vilket förhindrar att dina anställda får för mycket eller för lite betalt.
• Noggranna beräkningar: Automatisera beräkningen av skatter, avdrag, övertid och provisioner för att betala din personal rätt belopp i tid.
• Löneregister: IRS föreskriver att skatteuppgifter om anställda ska sparas i minst fyra år, och US Department of Labor kräver att löneuppgifter sparas i minst tre år. Med löneprogram kan du lagra företagets löneuppgifter digitalt, vilket sparar mycket tid och huvudvärk vid en eventuell revision. 

3. Onboarding och rekrytering

Att rekrytera och onboarding nya medarbetare är två av HR-chefernas mest kritiska uppgifter. De innebär en stor mängd viktigt pappersarbete och ansvar.

När onboarding och rekrytering är manuellt och pappersbaserat hanterar du många dokument. Förlorat pappersarbete är ett av många problem som kan uppstå eftersom dokumenten ofta skickas mellan olika personer och orsakar förlängda rekryteringsprocesser.

Automatisering av personaladministrationen kan förbättra administrationen genom att registren finns i ett datorsystem, vilket ger insyn mellan avdelningarna, minimerar mänskliga fel och förhindrar att papper går förlorade. 

Det minskar också drastiskt tiden för rekrytering genom att påskynda sökandescreening och bakgrundskontroller om det kombineras med dataanalys eller genom att använda konsulttjänster för dataanalys.

Detta är en stor fördel eftersom 57 % av de arbetssökande tappar intresset för ett jobb om anställningsprocessen är långdragen.

4. Utvärdering av prestationer

Vi har passerat den tid då prestationsstyrning var en årlig händelse som avgjorde om medarbetarna var bra på sina jobb.

Idag är det en dynamisk process som regelbundet utvärderar medarbetarnas prestationer genom att anpassa dem till organisationens långsiktiga och kortsiktiga mål. 

Även om frekvensen ökar, minskar det arbete du behöver för att utvärdera de anställdas prestationer om du använder ett system för HR-automatisering. Du kan använda automatiseringsverktygen för att identifiera, mäta och ge förslag för att förbättra medarbetarnas prestationer utan att du behöver vara aktiv.

Automatiseringen säkerställer också att uppgifterna om varje anställd är korrekta, vilket leder till rättvisa bedömningar för varje anställd.

Andra fördelar med att automatisera medarbetarnas prestationer är bland annat feedback i realtid för effektiv utveckling av medarbetarna, upptäckt av brister i utbildning och utveckling samt insikter om kontraproduktiva aktiviteter.

5. HR-analyser

Personalresurserna hanterar också många uppgifter. Tyvärr går de flesta av dessa uppgifter oanvända på grund av den stora volymen som är nästan omöjlig att sortera manuellt. 

Det är här HR-analyser kommer in i bilden. 

Med HR-analys avses registrering och analys av HR-data för att förbättra personalens prestationer och effekten av viktiga HR-mått på organisationens övergripande prestationer. Så här fungerar det:

• Det förbättrar de anställdas engagemang, vilket leder till ökad produktivitet.
• Det ger dig insikter om personalomsättningen så att du kan utforma en mer robust strategi för att uppmärksamma dina anställda.
• Övervakar sjukfrånvaron för att hitta sätt att skapa en trevligare arbetsplatskultur.

6. Förvaltning av närvaro

Att spåra anställdas närvaro och arbetstid är ett måste för varje organisation. Manuell registrering av tid och markering av närvaro är dock ineffektiva sätt att hantera närvaro.

Moderna verktyg för spårning av närvaro gör det möjligt för HR att övervaka, spåra och registrera anställdas arbetstider och uppgifter om närvaro automatiskt. Detta system kan göra hela processen enkel och problemfri. Efter att ha använt det här systemet kommer uppgifterna att sammanställas tillsammans och vara redo för löneutbetalning. 

HR-automatisering hjälper till att eliminera fysiskt pappersarbete och gör HR-verksamheten effektivare och mer felfri. Med rätt verktyg för HR-automatisering kan du automatisera dessa uppgifter och göra stor skillnad.

🙅 Vilka HR-uppgifter bör du inte automatisera?

Som vi har diskuterat är hela poängen med HR-processautomatisering att göra livet för HR-chefer och HR-personal enklare och säkerställa bättre resultat - inte att ersätta dem. När allt kommer omkring är mänsklig kontakt HR:s specialitet.

Men var ska man dra gränsen?

Du kan aldrig riktigt ersätta den mänskliga faktorn när det gäller utveckling och ledarskap av din personal. HR har en central roll när det gäller att besvara komplexa frågor om förmåner, föra meningsfulla samtal, ge feedback och hantera klagomål och tvivel från anställda.

Effektiva enskilda interaktioner med de anställda är det som utmärker en arbetsplats. Tekniken är bara ytterligare ett verktyg i personalens verktygslåda - ett verktyg som de bör använda för att frigöra tid och fokusera på uppgifter som kräver eller förbättras av mänskliga samtal. 

👍 Exempel på automatisering av HR i verkligheten och fallstudier

Här diskuterar vi exempel från verkligheten och fallstudier för att hjälpa dig att förstå hur företag tar till sig HR-processautomatisering och uppnår viktiga milstolpar.

1. Automatisering av löneutbetalningar: FuelCell Energi

Det skulle egentligen bara ha varit en vanlig lönekörning för FuelCell Energy när företagets lönechef insåg att varje anställd skulle få någon annans lön.

FuelCell Energys HR-chef Sandi Mauro hade tillsammans med sitt lilla team sammanställt Excel-kalkylblad med uppdaterade siffror för arbetsskadeersättning för de 600 anställda. Tyvärr var ett av kalkylbladen felaktigt sorterat, vilket ledde till att veteraner fick betalt som nyanställda, och att de vanliga arbetstagarna fick betalt som ledande befattningshavare - det var rena kaoset.

Mauro lyckades avvärja krisen genom att stoppa lönekörningen en dag innan den skulle behandlas, men händelsen visade att det fanns ett behov av bättre kontroller av kompensationsplaneringsprocesserna.

Det fanns också problem tidigare. Manuell löneadministration leder ofta till fel och det fanns ingen insyn i hur lönen för de anställda beräknades. 

Det var då FuelCell Energy beslutade att investera i SR-automationsprogram. 90 dagar senare var resultaten tydliga, programvaran:

• Minimerat mänskligt fel
• Gav mer fritid för HR
• Öppenhet i fråga om ersättningar för de anställda

2. Automatiserad rekrytering: Osceola County's Sheriff's Office, Florida

Osceola County's Sheriff's Office stod inför en nationell brist på poliser. Därför visste avdelningen att de behövde ett effektivt alternativ till sin pappersbaserade rekryteringsprocess som ofta ledde till förlorade blanketter, flera högar med pappersarbete och hämmad kommunikation mellan avdelningar och ansökningar.

Det var då personalen införde HR-automatisering i en onlinebedömning före anställning.

Under det första året efter genomförandet ökade Osceola County's Sheriff's Office sina rekryteringsinsatser från 446 ansökningar 2012 till 1 305 ansökningar 2013. Ännu viktigare är att avdelningen hittade kandidater av bättre kvalitet och tillsatte de lediga tjänsterna snabbare.

Sammantaget gjorde automatiseringen av rekryteringen det möjligt för sheriffkontoret att genomföra papperslösa bakgrundskontroller och skicka automatiserade e-postmeddelanden till kandidater för att uppdatera dem om deras ansökningsstatus. Besparingen på 2 000 dollar i kontorsmaterial är ytterligare en höjdpunkt för dem.

3. Automatisering av onboarding: Alasco

Alasco hade ambitiösa planer i linje med sitt uppdrag att hjälpa fastighetsägare att maximera avkastningen: företaget planerade att öka sin personalstyrka med nästan 60 % och samtidigt anpassa sig till en hybridarbetsmodell.

Till en början var onboarding inget stort problem. Nyanställda skulle personligen introduceras till viktiga ämnen av sina chefer och fick detaljerade e-postinstruktioner för att göra de första veckorna bekväma.

Saker och ting förändrades när Alasco var tvungen att gå på distans. Det blev en större utmaning för det snabbväxande företaget att virtuellt ge nyanställda samma högkvalitativa erfarenhet av onboarding . Detta var något som de ville fortsätta att göra.

Alasco använder Zavvy's programvara onboarding för att automatisera (och påskynda) onboarding, vilket hjälper företaget att halvera den manuella arbetsbördan och skapa strukturerade interna processer för att leverera en rik och diversifierad upplevelse utöver traditionell e-post. 

Nya anställda älskar också den nya och förbättrade upplevelsen. De gav Zavvy ett imponerande betyg på 4,7 av 5 stjärnor.

🛠️ 13 Effektiva verktyg för HR-automatisering att prova

I det här avsnittet har vi sammanställt en lista över verktyg för HR-automatisering som hjälper dig att börja automatisera dagliga administrativa HR-uppgifter. 

• För spårning av närvaro - TimeClock Plus
• För spårning av sökande och rekrytering - BambooHR/Personio
• För lönehantering - Gusto
• För användbara HR-data och rapportering - Visier People
• För att beräkna och godkänna anställdas ledighet - Kissflow HR Cloud
• För schemaläggning av anställda - Payco
• För bakgrundskontroll och screening - Experian
• För att automatisera avtal - DocuSign
• För att skicka påminnelser och meddelanden och automatisera rutinprocesser - Slack
• För att skapa anpassad automatisering - Zapier
• För tidrapportering med streckkod - Agendrix
• För att skapa anpassningsbar attandance-policy - Truein
• För allt som har med lärande att göra - Zavvy

Vill du ta medarbetarupplevelsen till en ny nivå? Använd Zavvy för att kartlägga konsekventa resor för anställda och lägga grunden för långvariga relationer redan från början. 

Zavvy tar hand om allt: introduktion, utbildning och utveckling av anställda, feedback och resultatutvärderingar samt anslutningsprogram för att skapa en harmonisk och engagerande arbetskultur.

Dessutom kan du använda Slack:s workflow builder med Zavvy för att skapa din egen workflow automation och förbättra onboarding-effektiviteten.

Har du inte tid att skapa resan från grunden?

Det är ingen fara. Zavvy erbjuder färdiga mallar som du kan anpassa ytterligare utifrån dina behov och en kraftfull AI-assistent som är redo att ta över de mest tidskrävande uppgifterna, till exempel att skapa karriärramar.

Dessutom hjälper vårt supportteam dig i varje steg tills du känner dig trygg med att hantera saker på egen hand. 

📈 Trender för automatisering av HR 2024

Låt oss ta en kort titt på de senaste trenderna inom HR-automatisering för att hjälpa dig att skapa en uppdaterad automatiseringsstrategi för din organisation. 

1. Virtuella arbetsgrupper är här för att stanna

Många stora företag som Twitter, Shopify, Facebook och Slack har tagit till sig och lyft fram arbete hemifrån. Detta är logiskt med tanke på att 65 % av arbetstagarna föredrar att fortsätta arbeta hemifrån efter COVID.

Med detta i åtanke måste HR-avdelningarna anpassa sig till denna verklighet och skapa arbetsflöden och strategier som stöder en kultur som helt och hållet bygger på distansarbete eller hybridarbete.

2. Rekrytering har den största potentialen för automatisering

Rekrytering kan vara en repetitiv och tidskrävande process, vilket gör det till ett perfekt område att automatisera. Ändå automatiserar företagen för närvarande endast 6 % av alla rekryteringsuppgifter. 

Vi kan förvänta oss att fler rekryteringsrelaterade uppgifter kommer att automatiseras under de närmaste åren, särskilt med de senaste framstegen inom AI och HR-verktyg.

Rekryteringsprocessen kan till exempel effektiviseras genom att använda automatiseringsverktyg på LinkedIn, till exempel Linked Helper, och detta är bara ett av många exempel.

3. HR-avdelningar moderniseras snabbare med stöd av AI-automatisering på alla nivåer.

Personalresurserna i den digitala tidsåldern blir alltmer krävande och komplexa. För att hålla jämna steg kommer företagen att tillämpa AI-automatisering på många områden, bland annat onboarding, utbildning och rekrytering.

Detta kommer att göra det möjligt för HR att förutse förfrågningar och problem, leverera ett mer personligt tillvägagångssätt, minimera repetitiva uppgifter, fokusera mer på uppgifter som kräver en mänsklig kontakt och säkerställa tillgänglighet dygnet runt genom AI-drivna chattrobotar. 

4. Utbildning av anställda online för att utveckla och förbättra kompetensen

Huvudtanken bakom utbildning av anställda är att öka personalens produktivitet. När arbetsstyrkorna nu börjar arbeta på distans är det bara en tidsfråga innan personalutbildningen följer med och blir online.

Förvänta dig att företagen kommer att vända sig till automatiserade plattformar och workshops för att ge de anställda möjligheter att utveckla och förbättra sina färdigheter.

5. Öka användningen av automatiserad löneadministration

Under de senaste åren har många företag infört löneprogram för att automatisera olika processer, från att skicka ut fakturor till att skicka betalningar direkt till de anställdas bankkonton.

Den tid som sparas kan användas bättre till meningsfulla enskilda samtal och till att leda medarbetarna till framgång. En annan viktig fördel är att man undviker mänskliga fel vid betalningshantering, vilket är kostsamt i form av pengar och tid.

🚀 Automatisera arbetet: Leverera fantastiska upplevelser med ett klick med Zavvy

Det finns ett ökande tryck på företag att leverera exceptionella medarbetarupplevelser i kölvattnet av den stora uppsägningen och tystnadsplikten. Genom HR-automatisering kan du skapa enhetliga arbetsflöden för att förbättra kandidat- och medarbetarresorna och prioritera ditt företags största tillgång: dess medarbetare.

Zavvy är inte bara ett verktyg för HR-automatisering. Det är din partner för att skapa utmärkta medarbetarupplevelser.

Med Zavvy kommer du att automatisera dina processer, förbättra dina HR-rutiner och ge ditt team möjlighet att fokusera på det som verkligen betyder något - dina medarbetare:

• 🌐 Sömlös integration, total automatisering: Zavvy erbjuder en omfattande People Enablement Platform som sömlöst integreras med din befintliga HR-infrastruktur. Säg adjö till tråkiga manuella uppgifter och datasilos. Zavvy effektiviserar och automatiserar HR-processer och skapar ett enhetligt ekosystem där allt fungerar i harmoni.
• 🚀 Onboarding i ny tappning: Första intrycket är viktigt. Zavvys automatisering av onboarding säkerställer att dina nyanställda får en sömlös och engagerande välkomsterfarenhet. Från digital dokumentsignering till personliga utbildningsmoduler, vi ger dig möjlighet att skapa ett bestående intryck från dag ett.
• 🔄 Förenklade utvecklingssamtal: Skippa pappersarbetet och omfamna strömlinjeformade utvecklingssamtal. Zavvy automatiserar hela processen, från insamling av feedback till målsättning. Gör utvärderingarna mer insiktsfulla och mindre tidskrävande.
• 📋 Karriärramverk för tillväxt: Med Zavvys karriärramverk kan du definiera tydliga tillväxtvägar för varje teammedlem. Se till att dina anställda har en färdplan för karriärutveckling inom din organisation, vilket främjar lojalitet och kompetensutveckling. Och med Zavvy AI tar det bara några klick att definiera karriärvägar för alla dina avdelningar och fullt definierade kompetensmodeller över kompetensnivåer.
• 🤖 AI-driven utveckling av medarbetare: Att investera i ditt teams tillväxt har aldrig varit så smart. Zavvys AI-drivna verktyg för medarbetarutveckling analyserar färdigheter, identifierar luckor och rekommenderar personliga inlärningsvägar. Förvandla din arbetsstyrka till ett högpresterande, anpassningsbart team.
• 🧠 Kontinuerligt lärande: I en tid av distansarbete och digital omvandling tar lärandet aldrig slut. Zavvys omfattande utbildningsbibliotek, personliga inlärningsvägar och automatiserade kursrekommendationer säkerställer att din personal alltid ligger steget före.
• 📈 Driv engagemang och välbefinnande: Medarbetarnas engagemang är hjärtat i en blomstrande organisation. Zavvys programvara för engagemangsenkäter mäter stämningen, identifierar förbättringsområden och ger dig möjlighet att skapa en arbetsplats där människor verkligen trivs.
• 📊 Datadrivet beslutsfattande: Zavvys analys- och rapporteringsfunktioner ger djupa insikter i dina HR-processer. Fatta datadrivna beslut för att optimera medarbetarnas prestation, engagemang och retention. Upptäck trender, identifiera möjligheter och ta proaktiva steg mot organisatorisk excellens.