Hur du förbättrar effektiviteten i ditt utbildningsprogram för anställda med automatiserad utbildning

Som chef eller HR-ledare förstår du hur viktigt det är att utbilda dina anställda. Du vet att det är billigare att utbilda en befintlig anställd än att anställa en ny.

Och att anställda som får kontinuerlig utbildning anser att det gynnar deras produktivitet, engagemang, arbetstillfredsställelse och professionella utveckling och att de är mer benägna att stanna kvar på företaget.

Du kanske till och med har utformat ett utbildningsprogram som har gjort det möjligt för ditt företag och dina anställda att njuta av dessa belöningar tidigare.

Men nu växer ditt företag, du anställer talanger från hela världen och sprickorna i dina utbildningsmetoder börjar synas.

Det blir allt svårare för dig att leverera konsekvent, relevant, engagerande och effektiv utbildning till nya och befintliga anställda i snabb takt. Du har inte ens tid att göra bedömningar efter utbildningen eller att ge och samla in feedback.

Det finns en enkel lösning på det här problemet: automatiserad utbildning.

Allt du behöver är rätt automatiseringsfunktioner och ett automatiserat utbildningssystem för att återuppliva dina processer och din personal.

💪 Vad är automatiserad utbildning?

Automatisering av ditt HR-arbetsflöde är perfekt för att lämna över manuella, tråkiga, repetitiva och tidskrävande administrativa uppgifter till programvara. Dina arbetsflöden för utbildning kan också dra nytta av automatisering. 

Utbildningsautomatisering gör din utbildningsprocess för anställda effektivare, effektivare, skalbarare och kan köras av sig själv.

Istället för att manuellt övervaka processer som:

• preboarding, 
• Onboarding,
• hantera löner, 
• deklarera skatter, och 
• skräddarsy utbildningsplaner för varje avdelning,

Ditt team kan delegera dessa uppgifter till en automatiseringsplattform.

"Medarbetarna förväntar sig möjligheter att lära sig och utvecklas utan begränsningar, chefer som förstår individuella arbetsstilar och miljöer och företag som erbjuder flexibilitet som en standard för anställning." Gogi Anand, Senior People Science Consultant, LinkedIn.

Genom att delegera (tråkiga) uppgifter frigörs tid som kan användas till mer värdefulla uppgifter, t.ex. analysera utbildningsbehov, definiera inlärningsmål, utforma kursmaterial och skapa kvalitetsinnehåll.

På så sätt kan du lägga mindre tid på små och repetitiva administrativa uppgifter och mer på att uppfylla de anställdas förväntningar på flexibla, effektiva och kvalitativa utbildningsmöjligheter. 

Automatiserad utbildning tar bort all oordning, stress och hinder från din utbildningsprocess genom att ersätta traditionella system - otaliga kalkylblad, PDF-filer, e-post och verktyg - med ett system som fungerar smidigt med minimal mänsklig inblandning.

👨‍🏫 Vad är en automatiserad kurs?

En automatiserad kurs är en kurs som utformas, skapas, lanseras, mäts och omvandlas från statiskt innehåll till interaktiva format med hjälp av automatiseringsmjukvara.

Ur ett leverantörsperspektiv möjliggör en automatiserad kurs en inlärningsupplevelse online med flera fördelar. Du kan minska den tid det tar att tillhandahålla flexibel och personlig utbildning, ingripanden och målinriktat stöd till dina anställda. Och du kan göra allt så smidigt som möjligt.

"Det som förvånade mig mest var att man kan automatisera så mycket utan att offra erfarenhet. Vi skickar människor spårbara uppgifter, engagerande innehåll och roliga påminnelser via Slack. Allt med ett enda klick." Markus Schwarz, People Experience Manager på Storyblok.

💼 5 sätt som automatiserad utbildning gynnar ditt företag

Det krävs mycket arbete för att utveckla och upprätthålla ett framgångsrikt träningsprogram. De timmar och ansträngningar som krävs för att lyckas med det kan tära på även den mest hårt arbetande personalavdelningen.

När detta händer kan ditt företag drabbas av enorma ekonomiska förluster, juridiska konsekvenser, lägre arbetsmoral och ökade kompetensbrister.

Med programvara för automatiserad utbildning kan du kringgå dessa potentiella motgångar och skörda viktiga vinster.

1. Strömlinjeformade processer för anställda onboarding

Se till att all information som du har skapat för att hjälpa nyanställda att få en uppfattning om vad ditt företag handlar om och hur de kan bidra till företagets mål och visioner är omedelbart tillgänglig för alla intressenter.

På så sätt behöver du inte manuellt utforma, hantera och upprepa din onboarding -process för varje nybörjare.

Du behöver bara fastställa processen en gång, och din programvara för utbildningshantering kommer att lansera den när en nyanställd behöver onboarding.

2. Eliminering av repetitiva insatser.

Utan automatiserad utbildning skulle du tillbringa vecka efter vecka med att registrera anställda för utbildning, spåra kursens framsteg och uppdatera utbildningsregister tills du tröttnar eller stänger av.

Du skulle använda timmar:

- Meddelande till anställda om utbildning som krävs; 

- skicka relevant läromedel; 

- att ställa in arbetsuppgifter; 

- övervakning av regelverket compliance, och 

- utföra andra backoffice-uppgifter.

Genom att investera i automatiserad utbildning kan du enkelt och snabbt konfigurera vardagliga repetitiva uppgifter så att de kan utföras självständigt, automatiskt och effektivare.

Nu kan du lägga din energi på aktiviteter med högre värde, som att formulera utbildningsstrategier och utforma effektiva program.

3. Maximal tidsbesparing och minskade utbildningskostnader

Tänk dig att planera ett seminarium eller en föreläsning för att utbilda hundratals eller tusentals anställda i att använda ny teknik.

Du måste hitta och hyra en lokal som är tillräckligt stor för att ta emot alla och ordna transport, mat och instruktörer.

Vi får inte glömma att du också hindrar de anställda från att utföra sitt arbete, vilket innebär att ditt företag inte fungerar optimalt eller tjänar pengar under den tiden.

Allt detta kostar ditt företag mycket pengar och tid. Men genom att automatisera utbildningen behöver dina anställda bara en dator, en internetuppkoppling och lite ledig tid för att genomföra utbildningen.

Du ser alltså inte bara till att mindre tid går åt till produktiva uppgifter, utan också till att spara pengar.

4. Att förutse de anställdas behov av lärande

Det är ditt ansvar att hjälpa dina anställda att skaffa sig nya färdigheter och kunskaper vid rätt tidpunkt för att utveckla sina karriärer och hålla jämna steg med förändringarna inom sitt område.

Du kan kombinera medarbetardata (arbetsprofiler, prestationsbedömningar etc.) från dina HR-system med utbildningsdata och bedömningsresultat från din programvara för automatiserad utbildning för att analysera kompetensnivåer och identifiera kompetensluckor och utbildningsbehov.

Med den här informationen kan du direkt leverera relevanta kurser till olika anställda som behöver upp- eller omskolning med ett enkelt klick. 

5. Förbättrad utbildningseffektivitet

Framgångsrika utbildningsprogram byggs inte på en dag. 

Det krävs övning och ständig förbättring för att skapa inlärningsupplevelser som är intressanta, engagerande, effektfulla och relevanta.

Om du till exempel införlivar mobilt mikrolärande i ditt utbildningsprogram kan det leda till att engagemanget ökar fyra gånger mer. Och ännu bättre, det leder också till 50 % bättre kunskapsbevarande jämfört med traditionella e-lärverktyg. 

➡️ Upptäck hur Freeletics kombinerar olika inlärningstekniker för att öka effektiviteten. Resultatet är att 100 % av eleverna känner sig stöttade i sin utveckling. 

Automatiserad utbildning för anställda gör det också möjligt att skapa automatiska undersökningar för att övervaka engagemanget och samla in feedback under utbildningens gång. Det hjälper dig även att utvärdera undersökningsresultaten och enkelt skapa rapporter som du kan använda för att:

• effektivisera processerna;
• identifiera förbättringsområden;
• bedöma styrkan i din träningsprocess;
• ta itu med problem innan de blir ett problem;
• minska fel och risker för att intecompliance;
• ändra utbildningsverksamheten för att anpassa den till de anställdas inlärningsbehov eller preferenser.

👩‍💼 5 anledningar till att dina anställda kommer att föredra automatiserad utbildning

Ditt företag är inte det enda som kan dra nytta av fördelarna med att automatisera ditt utbildningsprogram. Det påverkar också direkt dina anställda och förändrar deras inlärnings- och utvecklingsupplevelse på flera sätt.

 1. Lärandet blir självdrivet

Automatiserad utbildning ger medarbetarna en ledande roll och ger dem möjlighet att kontrollera hur, när och var de lär sig. På så sätt kan de lära sig och utveckla sina färdigheter i den takt som passar dem, deras schema och deras ambitioner.

Allt de behöver göra är att logga in på sina personliga utbildningsportaler för att se läromaterialet och de milstolpar som du har skapat för dem.

De kan följa sina framsteg, begära ytterligare utbildning eller till och med bestämma sig för att gå andra kurser som inte är obligatoriska och som intresserar dem.

 2. Mer återkoppling, oftare

Hur väl går det för de anställda på deras utbildningsväg?

Vilka kompetensluckor har de?

Vilka delar av kursen har de svårt att klara av eller behöver de ägna mer uppmärksamhet åt för att kunna bli framgångsrika i framtiden?

Hur fungerar deras nuvarande inlärningsstrategier för dem?

Utan individuell feedback kan dina anställda inte svara på dessa frågor. Tyvärr innebär detta att de inte kan förbättra sig och du kan inte effektivt vägleda dem för att nå personliga och obligatoriska inlärningsmål.

Med ett automatiserat utbildningssystem kan du enkelt skapa frågesporter och tester för att bedöma vad deltagarna har lärt sig. Generera sedan feedback automatiskt baserat på hur korrekt de har svarat på varje fråga.

 3. Möjlighet att lära sig under arbetets gång

När du drar de anställda från sina skrivbord eller de uppgifter de utför för att delta i utbildning, stör du deras produktivitet och arbetsflöde.

Å andra sidan kan du med hjälp av automatisering utbilda dina anställda under deras dagliga arbete och göra deras inlärning mer flexibel. 

Så istället för att behöva hitta en separat tid utanför arbetet för att lära sig hjälper automatiserad utbildning dig och dina anställda att införliva lärande i arbetsflödet i sina rutiner:

• Infografik;
• Trådar i sociala medier;
• Interaktiva frågesporter;
• Dropp-kampanjer;
• Lärande i samarbete;
• Spelifiering;
• Microsoft Teams eller Slack ;
• Popup-innehåll för mikrolärande osv.

4. Automatiserat erkännande ökar engagemanget

Anställda vill inte slita i mörkret utan att få erkännande för det arbete de lägger ner eller för vad de har uppnått.

Om du inte ger dem den uppmuntran och uppskattning de önskar kommer de att hitta det på ett annat företag.

Ett automatiserat utbildningssystem med certifierings- och gamification-funktioner som ledartavlor, märken, nivåer, poäng, certifikat och belöningar gör det enkelt att erkänna och berömma anställda när de nått en milstolpe i sitt lärande.

Denna bekräftelse av deras ansträngningar kommer att få dem att fortsätta och till och med göra bättre ifrån sig nästa gång.

5. Konsekventa och tillförlitliga erfarenheter för eleverna

Det fina med automatiserad utbildning är att den eliminerar inkonsekvenser i dina anställdas utbildningsupplevelser.

Alla får samma riktlinjer, innehåll och upplevelse oavsett var de befinner sig.

Ingen lämnas efter eller får mer kursmaterial och mer tid för lärande än nästa person.

Administratörer och praktikanter behöver inte gräva i olika filer och mappar för att hitta de kurser eller den information de behöver, eftersom de kommer att ha allt inom räckhåll.

Du kan enkelt uppdatera din plattform för automatiserad utbildning när företagets policyer eller processer utvecklas. Alla som har tillgång kan se ändringarna direkt.

🖥️ Vad du ska leta efter i programvara för automatiserad utbildning

Oavsett om du ser över din nuvarande utbildningsprogramvara eller letar efter en ny, finns det några grundläggande funktioner som ett effektivt automatiserat utbildningshanteringssystem (TMS) bör ha för att stödja dina utbildningsinsatser:

• Skapa och utforma kurser - Din programvara för automatiserad utbildning måste göra det möjligt för dig att utforma, skapa, lagra och leverera relevanta kurser till dina anställda vid rätt tidpunkt. Det bör finnas möjlighet att skapa nya kurser från grunden och importera och redigera befintligt kursmaterial. Dessutom ska du se till att den stöder moderna format, till exempel beteendebaserade format (t.ex. mikrolärande), socialt lärande och spaced repetition.
• Bedömning av lärarnas prestationer - Ett bra TMS bör göra det möjligt för de anställda att granska sina framsteg och testa sina kunskaper under hela inlärningsresan.
• Anpassningsbara utbildningsplaner - Med ett TMS är det enkelt och smidigt att hantera utbildningskrav för enskilda anställda eller hela team. Det bör göra det möjligt att skapa personliga profiler för varje praktikant och administratör. Eller anpassa dina utbildningskanaler, frekvens och varaktighet utifrån de anställdas preferenser.
• Spårning och rapportering - Välj en programvara för automatiserad utbildning som hjälper dig att spåra och studera dina anställdas inlärningsbeteende och prestationer med hjälp av anpassade rapporter.
• Skalbarhet - Du slipper stressen med att undersöka, köpa och implementera en ny programvarulösning varje gång ditt företag expanderar.

Vad är programvara för utbildning (automatisering) bäst för?

Använd din programvara för automatiserad utbildning för att hantera hela din utbildningsadministrationsprocess på administratörssidan och din inlärnings- och utvecklingsprocess på medarbetarsidan.

Det hjälper dig att uppfylla företagets utbildningsbehov och krav genom att ta över och automatisera hur du utformar kurser, erbjuder blandat lärande och genomför utbildningsinitiativ.

Du kan använda den för att effektivisera hur du visar hur du erkänner deltagarna, utfärdar certifikat, övervakar inlärningsframstegen, kommunicerar och engagerar medarbetarna och genererar utbildningsrapporter.

Tips: Du kan använda din programvara för automatiserad utbildning för att rikta in dig på specifika individer eller team med rollbaserade utvecklingsmöjligheter som ledarskapsutbildning, säljutbildning med mera.

⚙️ 8 steg för att genomföra automatiserad utbildning

Är du redo att förvandla ditt utbildningsprogram för anställda till en väloljad maskin som gör lärande till en älskad del av din arbetsplatskultur?

Följ de här stegen för att få ut fördelarna med automatiserad utbildning för ditt företag och dina anställda.

1. Börja med att välja programvara för automatiserad utbildning

Det automatiska utbildningssystem du väljer kommer antingen att begränsa ditt utbildningsprogram eller hjälpa det att uppfylla och överträffa förväntningarna.

Det finns många alternativ på marknaden, och vissa av dem kommer att erbjuda dig ett bättre och bredare utbud av funktioner än andra.

För att välja rätt utbildningsprogram för ditt företag måste du tänka på följande:

• Vilken typ av utbildningsinnehåll som dina anställda föredrar, t.ex. diabilder, videohandledning, webbseminarier och grafik.
• De metoder eller kanaler du planerar att använda för att leverera innehållet, t.ex. slack, e-post och popup-fönster.
• Din utbildningsmetod - kommer du att välja blandad, asynkron, social eller e-lärande?
• Företagets storlek och beräknad tillväxttakt.

När du väl har bedömt dina behov av automatiserad utbildning är det lättare att hitta ett verktyg som uppfyller alla eller de flesta av dina krav.

2. Fastställa mål för utbildningen

Vad vill du uppnå med ditt utbildningsprogram på arbetsplatsen?

Om du inte har ett mål som du arbetar mot kan det sluta med att du förser dina anställda med onödig information. Ännu värre är om du levererar information som är irrelevant för deras roll eller din verksamhet - vilket slöseri med tid och möjligheter det skulle vara.

Du kan undvika detta genom att identifiera de kompetens- och kunskapsluckor i ditt företag som hindrar anställda från att vara konkurrenskraftiga, väl avrundade och utvecklas i sina roller.

3. Skapa återanvändbara kursmallar

Du kan automatisera processen för att skapa och hantera kurser genom att skapa mallar som du kan återanvända eller redigera om och om igen. På så sätt slipper du börja om från början när du vill lägga till en liknande kurs eller utbildningsmaterial.

Allt du behöver göra är att redigera mallen med den information som är specifik för varje kurs. Lägg till instruktörer, datum och tid, så är det klart.

Om programmet för automatiserad utbildning som du använder har mallar, anpassa dem efter dina behov.

4. Utforma och utveckla utbildningsmaterial.

Dina anställda ska inte behöva leta efter det nödvändiga utbildningsmaterialet.

För att ditt program ska vara effektivt och lärandestyrt måste du skapa ett onlineförråd för alla relevanta kurser och material som deltagarna behöver. Se sedan till att de lätt kan få tillgång till dem när de behöver dem.

För att göra detta måste du:

• Bestäm dig för dina utbildningsmål och vad du vill lära ut, och använd sedan detta för att fastställa de önskade resultaten för varje kurs.
• Undersök det valda ämnet grundligt och använd de insikter du får för att göra en kursplan.
• Bygg upp översiktsplanen genom att skapa innehållet för varje kursavsnitt.

5. Automatisera arbetsflöden

Det är dags att prova din programvara för automatiserad utbildning genom att automatisera aspekter av HR- och L&D-processerna som är repetitiva och tidskrävande.

Till exempel är följande kommunikation och uppgifter för utbildningsadministratörer perfekta kandidater för automatisering.

→ Konfigurera automatiska undersökningar: Skicka automatiskt ut enkäter i slutet av varje kurs för att få omedelbara reaktioner från de anställda och ta reda på vad de vill förbättra.

→ Konfigurera automatiska kommunikationsutlösare: Dessa är användbara för att informera praktikanter om en ny uppgift i ett utbildningsspår, om de är sena med en uppgift eller närmar sig kursens slutdatum.

→ Automatiserade utbildningsintyg: Programmera ditt TMS så att det automatiskt utfärdar mallbaserade eller anpassade certifikat när en deltagare har slutfört alla nödvändiga inlärningsaktiviteter.

→ Automatiserad hantering av utbildningsregister - Tilldela automatiskt kurser till anställda, analysera utbildningsresultat och skapa lätt sökbara register och rapporter.

→ Automatiserad insamling av feedback - Övervaka frågesportresultat, slutförandetider för moduler och resultat. Använd sedan dessa insikter för att anpassa utbildningsmaterialet till elevernas behov.

6. Ladda upp innehållet

Lägg till allt ditt utbildningsinnehåll, från onlinekurser till andra läromedel som PDF-filer, videor, ljudfiler, orddokument och interaktiva flippböcker, i ditt TMS.

Tips: De bästa automatiseringssystemen gör det möjligt att använda olika innehållstyper i ett och samma inlärningsspår eller en och samma utbildningskurs.

När du har skapat en kurs eller ett spår kan du definiera kurssekvensen, ställa in ett schema och i vilken ordning deltagarna kan visa kurserna eller gå igenom spåret.

7. Uppföljning av framsteg och effektivitet

Ditt arbete slutar inte efter att du har lanserat ditt automatiserade utbildningsprogram. Du måste fortfarande övervaka deltagarnas prestationer, testresultat, kursavslutning och utbildningsresultat.

Utnyttja spårnings-, analys- och rapporteringsfunktionerna i ditt system för inlärningshantering, som gör allt grundarbete åt dig.

‍Tip: Ju mer avancerade rapporteringsverktyg programvaran har, desto bättre insikter får du.

Bättre insikter innebär en bättre förståelse för vad som fungerar eller inte fungerar i din utbildningsstrategi. Denna kunskap gör det möjligt för dig att göra förändringar för att öka effektiviteten i ditt program.

8. Erkänna de prestationer som praktikanterna har uppnått.

Att ge dina anställda feedback, erkännande och belöningar är ett sätt att motivera dem att fortsätta lära sig och förbättra sina färdigheter.

Tänk utanför boxen och kom på spännande sätt att genomföra detta. 

Du kan till exempel spela in utbildningsprocessen för att öka engagemanget och skapa vänskaplig konkurrens.

Ge deltagarna märken och certifikat för att öka deras känsla av att ha uppnått något och få dem att fullfölja kurserna.

💡 7 bonustips för att genomföra automatiserad utbildning

Tips nr 1: Börja i liten skala och skala sedan. 

Genomför ett pilotprojekt med ett specifikt team eller en specifik kurs. Använd sedan lärdomarna från pilotprojektet för att underlätta din utbildningsplanering.

Tips nr 2: Skapa experiment för att testa effekten av olika strategier. 

Du kan till exempel använda två innehållstyper i en testfas. Du kommer att förstå vilken som stöder bättre kunskapsbevarande efter en viss tid.

Tips nr 3: Tillgodose olika inlärningsstilar genom att använda flera olika typer av inlärningsmaterial. 

Till exempel kan du erbjuda både videoutbildningar och videodokument som en alternativ inlärningsmetod. 

Tips nr 4: Lyssna på dina anställda och utforma utbildningen så att den passar deras önskemål och preferenser, inte vad du tror att de skulle vilja ha eller föredra. 

Tips #5: Uppmuntra de anställda att rutinmässigt dela med sig av vad de lär sig till sina kollegor.

Tips #6: Det finns vansinnigt föråldrade gammaldags LMS-system. Så se till att du skaffar något modernt och effektivt.

Tips #7: Kommunicera tydligt hur utbildningen ingår i ett större ramverk för karriärutveckling. Inkludera den i dina anställdas utvecklingsplan.

➡️ Kör träningsprogram på autopilot med Zavvy

Att ge dina anställda den utbildning de behöver för att nå sina yrkesmässiga mål och föra ditt företag framåt behöver inte vara en ren glädjespridare för alla inblandade.

Med Zavvys intuitiva Learning Management System kan du minska stressen i din utbildningsprocess, få dina anställda att bli entusiastiska över att lära sig och hjälpa dina chefer att bli bra ledare.

Boka en kostnadsfri demo nu för att upptäcka hur Zavvy kan göra ditt träningsprogram till en framgångshistoria.