Implementera lärande i arbetsflödet utan att missa en takt

Vilka är de största utmaningarna för ditt företag när det gäller utbildning av anställda? 

Kanske har dina anställda svårt att hitta tid för att utbilda sig, du får ingen bra avkastning på ditt nuvarande utbildningsprogram eller så är utbildningen inte tillräckligt praktisk. 

Lös alla dessa problem genom att införa lärande i arbetsflödet. 

Lär dig mer om denna innovativa träningsform, dess fördelar och hur du kan använda den. Upptäck exempel på lärande i arbetsflödet och konkreta tillämpningar. 

💪 Vad är lärande i arbetets flöde?

Först och främst, vad är inlärning i arbetsflödet? Josh Bersin introducerade detta ekosystem för lärande 2018 som en del av sin huvudpresentation för LinkedIn Talent Connect. 

In a nutshell: this type of learning happens during your regular work rather than as a separate training program that disturbs your workflow to teach you something.

Du kanske har hört talas om andra lärandetrender som mikrolärande eller utbildning på jobbet - det är exempel på lärande i arbetsflödet som prioriterar L&D snarare än att behandla det som en eftertanke. 

Tanken är att flödesträning är ett välkommet alternativ till formell utbildning. Formell utbildning sker traditionellt utanför det dagliga arbetet, ofta i en klassrumsmiljö, och den formella utbildningen är långt ifrån den verklighet som en anställds arbete innebär. 

Det finns flera utmaningar med traditionellt formellt lärande, bland annat: 

• Brist på tid att engagera sig; 
• Bristande engagemang för inlärning; 
• Utbildningen leder inte till inlärningsresultat. 

Den mest häpnadsväckande forskningen visar att endast 10 % av de 200 miljarder US-dollar som företagen årligen lägger på utbildning ger de resultat som ledarna vill ha. Och resten?

‍Mätningar av utbildningenseffektivitet visar att det är pengar som försvinner när de anställda kämpar för att tillämpa informationen från utbildningen eller helt förlorar kunskapen på grund av bristande sammanhang. 

🧠 How does learning in the flow of work happen?

I arbetsflödet handlar lärande om att fånga medarbetarens uppmärksamhet där den redan finns, snarare än att försöka avleda den. Om din anställde föredrar att kommunicera via Slack , är det där du bör distribuera ditt informella utbildningsmaterial. Om du vet att dina anställda är intresserade av interaktiva frågesporter kan du skapa sådana resurser som de kan ta del av som en del av deras workday. Här är en lista över olika typer av inlärning som du kan använda dig av: 

• gamification; 
• email drip campaigns; 
• in-app notifications; 
• Microsoft Teams eller Slack ; 
• pop-up microlearning content; 
• integrated learning tools;
• multiple choice quizzes;
• infographics;
• newsletters; 
• social network threads. 

Tips: Använd dessa inlärningstyper separat eller som en del av en blandning, beroende på organisationens behov. Nyckeln är att göra inlärningsprocessen så diskret och bekväm som möjligt för de anställda. På så sätt är de mer benägna att engagera sig.

📈 Hur effektivt är lärande i arbetsflödet?

Istället för att lära sig ett ämne en gång i en kurs (och sedan snabbt glömma det) är det fina med att lära sig i arbetets gång att det går bra att kombinera det med återvinningspraktik. 

Huvudtanken är att om man regelbundet upprepar ett ämne kan man hämta kunskapen flera gånger. 

Som du kan se ger övning och återvinning en 146-procentig ökning av behållningen av tekniskt material jämfört med grundläggande studier. 

Alessandro Giacobbe, GM Enterprise Learning på Microsoft, upprepar liknande resultat.

"När vi frågar anställda (oavsett om det är vårt företag eller andra företag) ungefär en månad efter att de har gått en utbildning: "Hur mycket minns du av den utbildningen?" är det mycket information som går förlorad. Så varför kan vi inte göra utbildningen mer engagerande? Varför kan vi inte göra den så att den ingår i arbetsflödet?" 

🏢 5 Exempel på lärande i arbetsflödet

Att lära sig i arbetsflödet passar perfekt in i följande användningsområden: 

1. Utbildning i försäljning 

Säljteam är ständigt på språng och ofta på resande fot, så det kan vara svårt att få dem att komma till ett klassrum för utbildning. Mikrolärning är ett utmärkt sätt för säljteamen att hålla sig uppdaterade om produktinformation och funktioner utan att behöva leta igenom en lång produktmanual. Scenariobaserade videor skapar också uppslukande upplevelser för säljare och hjälper till att visa möjliga resultat baserat på säljinteraktioner. 

2. Intern rapportering 

Organisationer som använder data för att driva sin verksamhet kan använda mikrolärningsmoduler för att utbilda anställda i att använda specifika interna rapporteringsverktyg.

Se till att medarbetarna har den kompetens som krävs för att använda data effektivt och fatta bättre affärsbeslut. 

3. System för hälsa och säkerhet 

Hälsa och säkerhet är viktigt för alla organisationer, och de anställda måste veta hur de ska använda hälso- och säkerhetssystemen. Med hjälp av mikrolärning kan man utbilda de anställda i specifika hälso- och säkerhetsrutiner, t.ex. hur man använder personlig skyddsutrustning (PPE). 

Den amerikanska detaljhandelsjätten Bloomingdale's använder till exempel mikrolärningsblock på 3-5 minuter per dag för att täcka ämnen som hur man på ett säkert sätt städar upp krossat glas och hur man använder stegar utan att orsaka en olycka. 

4. Kvalitetssäkring 

Organisationer som fokuserar på kvalitetssäkring kan använda mikrolärande för att utbilda anställda i specifika kvalitetssäkringsförfaranden. Det kan handla om allt från hur man inspekterar produkter på rätt sätt till hur man använder interna kvalitetssäkringsverktyg. 

5. Compliance 

Organisationer måste följa specifika bestämmelser, t.ex. hälso- och säkerhetsbestämmelser, dataskyddslagar och antikorruptionslagar. Det finns en mängd information att hålla sig uppdaterad om, som ändras ofta. Lärande i arbetsflödet säkerställer att medarbetarna smälter dessa bestämmelser och förstår konsekvenserna av att intecompliance.

➡️ Zavvy helps Freeletics incorporate learning in the flow of work for training leaders

Företagsledarna på Freeletics (en fitnessapp och AI-coach) hade länge haft svårt att hitta tid för regelbunden ledarskapsutbildning och personalutveckling. Och när de väl fick tid för det, kom verksamheten snabbt igång igen efter utbildningen, och kunskapen gick förlorad kort därefter. 

Freeletics förändrade sin strategi för L&D genom att skapa ett program för blandat lärande som utvecklats av Zavvy. Vårt team hjälpte Freeletics att välja tre program som existerar i perfekt harmoni med varandra: 

• Mikrolärande - veckovisa delar av relevant lärandeinnehåll
• Ledarskap onboarding - ett djupgående program som hjälper alla nya ledare att få en snabbstart i viktiga processer, principer och resurser. 
• Rundabordssamtal för personalchefer - kollegor delar ledarskapsutmaningar och bästa praxis med likasinnade affärsproffs i en strukturerad gruppbaserad miljö. 

➡️ Läs mer om hur Zavvy:s team för lärandeupplevelser stöder Freeletics. 

🧑‍💼 How about the employees? Do learners want to learn in the flow of work?

I LinkedIns rapport om lärande på arbetsplatsen 2022 anges "Möjligheter att lära sig och växa" som den främsta drivkraften för en bra arbetsplatskultur .

För att sätta saker och ting i perspektiv är detta en ökning från plats 9 år 2019 före pandemin. Det har aldrig varit tydligare att anställda prioriterar sin karriärutveckling och förväntar sig att deras arbetsgivare tillhandahåller resurser och utvecklingsmöjligheter för att kunna uppgradera sin kompetens i arbetsflödet. 

De arbetsgivare som uppfyller denna begäran belönas med:

• Förbättrad arbetsmoral hos de anställda; 
• Färre fall av utbrändhet; 
• Anställda som upplever större arbetstillfredsställelse; 
• Högre andel kvarstående kunder; 
• Maximerad produktivitet. 

As Josh Bersin puts it: "Skills are an internal form of currency in the business of getting ahead."

Han bekräftar också att anställda som lär sig på jobbet löper 47 procent mindre risk att vara stressade och 39 procent större risk att känna sig produktiva och framgångsrika än de som inte gör det. 

Därför måste du prioritera lärande och utveckling som en daglig del av dina anställdas arbetsrutiner snarare än en årlig händelse.

Det kommer snart att stå klart att det är en effektiv strategi för att behålla personal att erbjuda möjligheter till lärande. 

Dina anställda känner sig stöttade i sina roller och glada över utsikterna till kontinuerligt lärande och utveckling inom företaget. 

➡️ Har du svårt att behålla dina bästa medarbetare? Ta del av 25 bästa metoder och praktiska tips för att behålla de bästa medarbetarna.

🔍 5 Strategies to adopt learning in the flow of work in your company

Följ de här bästa metoderna för att integrera lärande i arbetsflödet sömlöst i din utbildningskultur utan att missa något. 

1. Se till att företagets kunskapssystem är lättförståeliga 

Flödesinlärning är bara så effektiv som den teknik som stöder den. Se till att företagets kunskapssystem är korrekta och lätta att använda. 

Tips: Överväg att omarbeta befintligt utbildningsmaterial till snacks och samla in feedback från medarbetarna om hur de tycker att utbildningsverktygen fungerar.

2. Dela online-innehåll internt 

Om du vet att dina anställda är engagerade i kollegialt lärande kan du dela digitalt innehåll internt mellan avdelningar för att se till att alla har tillgång till samma högkvalitativa utbildning.

3. Skapa en gemensam inlärningsmiljö 

Skapa en kommunikationskanal (t.ex. Slack eller liknande) där de anställda kan samlas för att diskutera vad de lär sig och ställa frågor som väcker tankar. 

Tips: Låt medarbetarna dela med sig av sina insikter och idéer och bidra till att skapa en kultur av lärande inom företaget.

4. Vet när man ska använda sig av formell utbildning. 

Mikrolärande eller något annat flödesutbildningsprogram bör inte ta över från mer strukturerat lärande. Det kommer alltid att finnas en tid och plats för denna typ av lärande, till exempel när du behöver lära dig en hel uppsättning tekniska färdigheter eller när du ska gå från jobb till jobb. 

För bästa resultat använder du en blandad strategi, t.ex. 70-20-10-modellen som vi använder här på Zavvy. Denna regel är: 

• 70% av vår utbildning kommer från lärande på arbetsplatsen 
• 20% kommer från feedback från kollegor och mentorer 
• 10 % kommer från traditionellt lärande, även kallat makroinlärning, som att delta i en kurs. 

Tips: När erfarna elever har avslutat en formell kurs kan du byta ämne till deras mikrolärningsinnehåll så att de ofta kan återbesöka det och minnas det när de memorerar informationen. 

5. Utforma ett sätt att mäta framstegen.

Så länge arbetsgivaren tillhandahåller de nödvändiga utbildningsresurserna bör det vara upp till den anställde att ta ansvar för sin påverkan. Uppmuntra detta genom att skapa skräddarsydda utvecklingsplaner och tillhandahålla rollkort så att medarbetarna förstår förväntningarna på sin roll och vilken utbildning de behöver genomgå för att uppnå dem. 

L&D-ledare kan hålla koll på utbildningsplanering och framsteg genom att följa en utbildningsmatris. Detta ger en översikt över alla utbildningsprogram som människor deltar i inom företaget. 

⚙️ Tools and technologies facilitating and enhancing learning in the flow of work

De bästa verktygen för lärande passar smidigt in i befintliga arbetsflöden och processer. Här är några av våra favoriter: 

• Zavvy erbjuder innovativ utbildning för chefer och anställda baserat på en rad innovativa vetenskapliga metoder för L&D. Från ledarskapsutbildning och just-in-time-vägledning till beteendeträning, inklusive mikrolärande och distanserad repetition, kan ditt företag dra nytta av tillgänglig utbildning i ett lättsmält format.

➡️ Utforska vårt galleri med utbildningsmallar. Du får tillgång till riktiga Zavvy -resor som gjorts av våra utbildningsdesigners, kunder och andra framtidsinriktade företag.

• Företagens kunskapssystem är bibliotek fyllda med ordlistor, videor, produktdemonstrationer med mera. De ökar de anställdas produktivitet genom att göra det lättare att hitta relevant innehåll. Lägg till utbildningsinnehåll i ditt företags befintliga kunskapssystem för en effektiviserad inlärningsupplevelse.
• Slack kanaler är det självklara valet om dina anställda redan tillbringar halva dagen i dem. Tvinga dem inte att klicka runt i andra program för att få tillgång till sin utbildning; skicka bara meddelanden till specifika kanaler och påminn de anställda om att klicka på en länk för att komma vidare med sina utvecklingsmål. 
• Asana är ett bekvämt sätt att koppla utbildningsinnehåll till uppgifter och låta de anställda kryssa av dem när de är klara. Många Asana -användare motiveras av att få se en fest på skärmen, till exempel enhörningar som flyger över skärmen, vilket gör underverk för att öka engagemanget för utbildningen.
• Loom videor är perfekta för asynkrona elever. Skicka kort, engagerande videoinnehåll till ditt team och låt dem titta på det i sin egen tid. 
• Learning management systems should offer a breadth of engaging content that makes it easy to assign and track employee development. Look for an LMS that provides content in formats such as video, audio, text, and interactive quizzes. 

💡 7 Tips for integrating learning into your employees' daily workflows

Vet hur du kan integrera inlärning i dina anställdas hektiska scheman, så att den kompletterar deras arbete snarare än att lägga onödigt mycket tid på det. 

1. Skapa en kultur av lärande och återkoppling 

Företagen måste ge de anställda tid att investera i lärande och belöna dem för att de skaffar sig kunskaper. 

Lärande och feedback bör vara en del av företagskulturen och alltid betraktas som en del av vardagen, snarare än som ett valfritt och klumpigt tillägg.

Tips: Uppmuntra de anställda att diskutera vad de lär sig med sina kollegor. Det kan vara i en särskild kanal på Slack , på en virtuell kaffemorgon eller till och med i köket vid lunchtid. 

➡️ Kolla in fler exempel på inlärningskultur. 

2. Experimentera med flera olika inlärningsformer  

Det finns ingen enhetlig metod för flow learning, så testa olika inlärningsmaterial, inklusive (men inte begränsat till) videor, spelifiering, nudges i appen och podcasts. 

Glöm inte bort det sociala elementet. 

Mikrolärande kan ofta levereras asynkront, men det betyder inte att det måste vara en ensam aktivitet. I själva verket kan socialt lärande vara ett kraftfullt sätt att förankra nya kunskaper och färdigheter. 

3. Lyssna på de anställdas behov och utmaningar 

Be om regelbunden feedback från din personal så att du vet vad som fungerar och inte fungerar. Kom ihåg att du har investerat din företagsbudget i lärande och utveckling, så varför inte få ut det mesta av den? 

Antag att dina anställda inte deltar i utbildning som ges som en del av en e-postserie. Varför inte prova Slack notiser i stället så att du kan träffa dina anställda på en mer lämplig plats? 

4. Inför tid för eftertanke 

Från ett företagsperspektiv kan du fundera på om utbildningen fungerar bra i alla dina team. Spåra mätvärden och resultat av inlärning, inklusive kursdeltagande och avslutade kurser, för att förstå hur engagerade dina anställda är. 

Använd utvecklingskontroller för att låta de anställda reflektera över sina utbildningsframsteg och sätta upp egna mål. 

Tips: En utvecklingsplan 70-20-10 kan kombinera lärande i arbetsflödet med makrolärande och socialt lärande - vart och ett av dessa områden kan definieras och anpassas på en personlig nivå. 

Kom ihåg att målen förändras, och det är okej. Vår karriär är ett djungelgym snarare än en karriärstege, så flexibilitet är en del av vår utveckling. 

5. Ge uppgifter som utmanar medarbetarna tillräckligt. 

Träningen ska få hjärnan att ticka utan att vara överväldigande. Även korta träningspass bör vara mentalt stimulerande, men tänk på hur många olika inlärningsaktiviteter du erbjuder. 

Tips: För många valmöjligheter kan leda till analysförlamning, så överväldiga inte dina anställda med ett överflöd av utbildningsalternativ.
Om informationsmängden ständigt stressar dem kommer de inte att ha tid att bearbeta och behålla något på lång sikt. 

6. Uppmuntra dina anställda med spelifiering 

Har du någonsin märkt hur konkurrenskraftiga dina anställda är? Använd den andan på ett bra sätt genom att införa spelifiering i din inlärningsmix. Spel är motiverande, så det är inte konstigt att spelifiering är en av de mest populära metoderna för att leverera flow learning. Du kan göra lärandet till en rolig och engagerande aktivitet med hjälp av spelliknande element som märken, poäng och leaderboards. 

7. Visa gott exempel 

När utbildningen genomförs på rätt sätt kan den vara en möjlighet att förbättra arbetstillfredsställelsen, kompetensutvecklingen och kunskapsuppehållet. 

Tips: Om du vill att dina anställda aktivt ska lära sig och förbättra sig måste du gå på det sättet. Visa det beteende du vill ha av din personal - föregå med gott exempel och var en förebild för lärande i arbetsflödet. 

➡️ Make learning a part of everyday work with Zavvy

Om ditt nuvarande utbildningsprogram inte fungerar för dig kan det vara dags att ansluta sig till Google, Walmart och Cisco och välja en ansiktslyftning av L&D. Zavvy kan hjälpa dig att leverera inlärningsupplevelser som är personliga, engagerande och effektiva. 

Lär dig mer om våra utbildningslösningar genom att ordna en demonstration med vårt team för inlärningserfarenhet.