Onboarding via Slack: Hur man får ut det mesta av smarta arbetsflöden

Vi har gått från ett 9-5-arbete till flexibla arbetstider och från arbete på kontoret till arbete varifrån som helst. Företagen har antagit sådana progressiva förändringar för att kunna erbjuda en fantastisk upplevelse för de anställda. 

Ändå är det många av dem som fortsätter att använda sig av gammaldags powerpoints, statiska wikis och pappershögar för sin onboarding - den period som sätter tonen för hela den kommande personalupplevelsen.

Föråldrade processer är inte tillräckliga för dagens arbetskraft. Så för att imponera på dem från dag 1 behöver du ett bättre sätt att ta emot dem. Ett sätt som är engagerande, uppslukande och som görs via ett verktyg som de tillbringar större delen av sin arbetstid i - t.ex. Slack.

Vi älskar Slack.

Och vi har sett att vägledning av nyanställda via Slack är ett kraftfullt sätt att göra deras första intryck meningsfullt och effektfullt.

Här är varför du behöver introducera anställda via Slack, hur du gör det steg för steg och hur du kan få ut ännu mer av det genom att utnyttja Zavvy's arbetsflöden för Slack.

💬 Varför onboarding via Slack är bättre

Onboarding via Slack garanterar en mer naturlig upplevelse av arbetsflödet. Det är ett perfekt verktyg för att välkomna bara en eller en grupp anställda samtidigt. Låt oss ta en titt på ytterligare några skäl att introducera nyanställda via Slack:

1. Skapa #newhire(s)-kanaler för att ta bort nervositeten inför första dagen

Många organisationer har gjort Slack till sitt officiella forum för att presentera nya medarbetare. Att ha en särskild kanal för nya anställda skapar engagemang. Det ger alla nyanställda möjlighet att få kontakt med varandra, ställa frågor eller hitta de bästa ställena för att ta en bit mat.

2. Överväldiga inte den nyanställde

Eftersom onboarding -innehållet vanligtvis "kastas" på nyanställda utan struktur kan en strömlinjeformad process hjälpa till att behålla överblicken. Slack kan vara ett centralt nav för nyanställdas onboarding -resa.

3. Säkerställa högre slutförandegrad

På Zavvy har vi upptäckt att anställda som får uppgifter via Slack har en tredubbelt högre slutförandefrekvens jämfört med e-post. Detta beror på att Slack gör det lättare för nyanställda att få tillgång till information. Det är där vi tillbringar den största delen av vår arbetstid. Därför är det mer engagerande och bekvämt.

4. Främja kontakter

Distansarbete har gjort det till en utmaning för oss alla att hålla kontakten. Slack är den plats där grupper naturligt kopplas samman - så det är också den naturligaste platsen för att koppla samman människor med varandra. Tänk på gruppintroduktioner, onboarding buddies , med mera.

⚙️ Hur Slack hjälper till att automatisera enkla uppgifter

Slack använder sin egen Workflow Builder som gör det möjligt för People Ops att automatisera rutinprocesser i arbetsområdet Slack .

För att skapa en egen måste du:

Klicka på ditt arbetsområde -> Verktyg -> Workflow Builder

Där kan du också välja ett arbetsflöde från en befintlig mall. 

Så här kan du använda arbetsflödesbyggaren för att introducera nyanställda:

1. Skicka anpassade meddelanden till nyanställda

Välkomna dina nya medarbetare med anpassade meddelanden och få kontakt med resten av teamet. Du kan antingen skicka ett direktmeddelande eller skriva ett meddelande i din kanal #new-hires. Du kan be nyanställda att presentera sig själva eller dela med sig av sina intressen samtidigt som du uppmuntrar resten av ditt team att hälsa på dem. 

Du kan också lägga till en knapp för en mer interaktiv upplevelse. Genom att lägga till den här knappen uppmanas de att vidta åtgärder och gå vidare till nästa steg i din onboarding -process.
Observera: Knappen är oftast lämplig för direktmeddelanden, mindre i kanaler.

2. Skicka formulär för att samla in information.

Formulär är ett utmärkt sätt att få anpassade svar från dina nya anställda. Detta inkluderar information om företagets välkomstpaket, feedback, information om jobbet och mycket mer. 

Här är några frågor som du kan ställa under onboarding:

• Vad väljer du för snacks och T-shirtstorlek? // t.ex. för välkomstpaket
• Vilka frågor har du fortfarande?
• Hur skulle du bedöma din erfarenhet av onboarding ?
• Hur välkommen känner du dig på en skala från 1 till 10 i ditt team?
  

3. Integrera appar för en mer holistisk upplevelse 

Slack kan du integrera appar som Loom, Notion och Zapier för en engagerande onboarding -process. Organisationer använder dem för att skapa introduktionsvideor, hantera sitt arbetsflöde och mycket mer.

Att koppla ihop appar är ett bra sätt att samla olika verktyg på ett och samma ställe. Det kan hjälpa till att skapa enkla automatiseringar eller bädda in innehåll från platser som Loom inom Slack.

4. Fler funktioner för ett smidigt samarbete

Oavsett om du arbetar på distans eller i en hybriduppsättning gör Slack det bekvämt för team att samarbeta. Här är några beprövade sätt att använda Slack:s arbetsflödesbyggare för din onboarding -process:

• Meddela automatiskt hela kanalen när en ny anställd läggs till.
• Skicka ett meddelande till en ny medlem för att ge honom eller henne relevanta råd redan första dagen.
• Skapa en anpassad onboarding -process för specifika team, t.ex. försäljning, teknik eller kundupplevelse, som utlöses när de går in i teamets kanal.
• Presentera nya lagmedlemmarför varandra.
  

Slack anser att den mest effektiva onboarding är en fortlöpande verksamhet. Och vi kan inte hålla med mer. Det är viktigt att följa upp dina nyanställda i varje steg av processen. Erbjud dem hjälp och se till att de kan följa och lyckas med sin utbildning. På så sätt kommer dina nyanställda att kunna påverka din arbetsplats på ett positivt sätt. 

5. Följa utvecklingen

Arbetsflödesbyggaren har en inbyggd funktion som gör att du alltid kan följa utvecklingen. På så sätt kan du alltid se vem som befinner sig i dina arbetsflöden.

6. Anpassa botens utseende

Den lilla Zavvy -logotypen som du ser här - tillsammans med namnet "Welcome Bot" - kan du anpassa under arbetsflödets "Inställningar".

På så sätt kan du skapa en mer varumärkesbaserad upplevelse för de anställda.

📝 Exemplariskt arbetsflöde

Det här är ett exempel på ett arbetsflöde för onboarding som vi har skapat för att

• Meddela den nyanställde
• Hälsa på den nyanställde
• Fråga dem om deras T-shirtstorlek så att vi kan skicka en företagströja till dem
• Skicka viktiga länkar till vår nya kollega

Ganska häftigt, eller hur?

Men: Men: Även om denna sekvens är ett bra komplement till din övergripande onboarding -process, är den inte tillräcklig för en fullständig process.

❌ Begränsningar med att använda Slack's workflow builder för onboarding

Vi kan inte nog betona vikten av ett djupgående program på onboarding . Även om Slack är en bra start för att välkomna nyanställda, är det tillräckligt för att leverera en helhetslösning?

Även om arbetsflödesbyggaren är en bra plats att börja på, kommer saker och ting snabbt att gå överstyr när du tittar på en holistisk process som följer människor i mer än en dag.

Vissa begränsningar av att använda Slack för onboarding inkluderar:

1. Ingen tidslinje

Tyvärr har Slack:s arbetsflödesbyggare inget alternativ för att lägga till "fördröjningar" mellan enskilda steg. Detta innebär att människor endast kan ledas genom enskilda steg genom att klicka på knappar. Även om ett interaktivt tillvägagångssätt i allmänhet är positivt, missar detta helt chansen att skapa en guidad upplevelse som varar mer än en dag.

På Zavvy rekommenderar vi att de guidade onboarding -processerna sträcker sig över minst 90 dagar för att optimera slutförandet och själva upplevelsen. Du kanske kan lägga till förseningar med hjälp av verktyg som Zapier, men det skulle leda oss till nästa problem:

2. Du tappar snabbt överblicken

En bra 30-90-dagars (eller mer) onboarding -process omfattar många steg. Det handlar bland annat om att lära sig mer om organisationen, följa utbildningsprogrammen och samordna med chefer och gruppmedlemmar. Det är en utmaning att hantera alla uppgifter samtidigt.

Ännu värre blir det om du måste gå in i flera olika verktyg för att skapa ett arbetsflöde - för att inte tala om att anpassa det utifrån enskilda roller eller personchefer.

Detta påverkar i hög grad hela lösningens skalbarhet.

3. Ingen centraliserad plats för alla dina data

Slack Du kan ansluta externa verktyg via verktyg som Zapier för att skapa smarta automatiseringar. Detta innebär dock också att det inte finns ett ställe som folk alltid kan gå till. Men nyanställda behöver struktur. De behöver veta vad som förväntas av dem - och de behöver en plats dit de kan gå för att ta del av djupgående information.‍

4. Brist på skräddarsydda erfarenheter

Din onboarding är din chans att skapa ett första intryck - ju mer skräddarsydd upplevelsen är, desto bättre. Men tyvärr finns det inget enkelt sätt att tilldela roller som "People Manager" eller "Onboarding Buddy" med endast Slack . Detta innebär att du inte kan engagera flera personer under en viss tid.

5. Bristande flexibilitet

Den utlösare du använder för att starta arbetsflödet på onboarding är vanligtvis "Startar när någon ansluter sig till en kanal". Det finns dock flera anledningar till att du kan behöva lägga till en anställd i arbetsflödet manuellt - från samarbete om projekt till att starta ett utbildningsprogram tillsammans. I Slack kan du inte göra det utan att lägga till dina medarbetare i befintliga kanaler.

Även om du gör en kopia av arbetsflödet måste du fortfarande använda samma utlösare (naturligtvis "ny kanalmedlem"). Så den enda utvägen är att bygga om arbetsflödet från grunden. 

6. Inget verkligt utrymme för innehåll

Slack begränsar människor till att endast skicka korta meddelanden, formulär eller länkar. Men för att göra dessa uppgifter roligare och mer engagerande måste du stödja dem med innehåll. Detta inkluderar att bädda in utbildningsvideor, detaljerad information om företaget, uppdraget - vad det handlar om, varför det är viktigt och så vidare. Detta innebär att du så småningom ändå kommer att behöva en plats för att hysa det (rika) innehållet.

Slack är den viktigaste distributionskanalen för ditt innehåll - men det är inte rätt plats att lägga upp det på.

7. Du kan inte automatiskt skapa en kanal

Om ditt företag växer ganska snabbt kommer du vanligtvis att få mer än en ny medarbetare per månad. Det innebär att du kanske automatiskt vill koppla ihop alla nyanställda med varandra.

Det bästa sättet att göra det är att samla dem i en särskild kanal. Detta är dock inte något som du kan automatisera via Slack:s verktyg. 

📈 Djupgående Slack arbetsflöden med Zavvy: Få ut det bästa av båda världarna

En smidig upplevelse för medarbetarna är grunden för Zavvy s onboarding -plattform. Varje steg, resa eller mall är utformad för att se till att dina anställda upplever den bästa möjliga onboarding -processen. Inte nog med det, vi automatiserar även manuella uppgifter för att underlätta arbetsbördan för dig!

Här är några sätt att integrera Slack med Zavvy för att få ett mer guidat och holistiskt onboarding -program som tar bort onödig arbetsbörda från din rygg:

1. Ta med människor på en guidad resa

Det finns en verklig fara med att leverera allt innehåll på onboarding på en gång. Det blir inte bara för överväldigande för den nyanställde, utan det leder också till en negativ upplevelse. Skapa istället ett strukturerat, steg-för-steg-program onboarding med Zavvy's guidade resor. 

Detta säkerställer att informationen levereras när den är viktig, gör det möjligt för nyanställda att bearbeta kunskap i varje steg och hjälper dem att hålla fokus. Samtidigt kan personalansvariga och chefer enkelt följa utvecklingen eller vägleda nyanställda genom processen.

2. Koppla samman och matcha medarbetare

Från att tilldela buddies till att utse chefer - med Zavvy kan du automatiskt koppla ihop nyanställda med rätt personer. Detta skapar ett utrymme där de anställda kan utveckla personliga kontakter, utbyta information, ställa frågor och få en bekväm start på ditt företag. 

Du kan också skicka påminnelser till en särskild buddy eller chef som är tilldelad den nya medarbetaren. På så sätt kan du se till att de är förberedda med all information, redo att boka möten och har en lista över uppgifter som måste tas om hand. 

Läs vår steg-för-steg-process för att utforma ett program onboarding buddy på Zavvy.

Bonus: Kolla in dessa gratis mallar för kompisprogram!

3. Skapa automatiskt kanaler för kohorter 

Onboarding en grupp anställda är en kontinuerlig process i stora organisationer. Vi gör den här processen enkel genom att automatiskt tilldela resor till nyanställda och skapa en grupp specifikt för dem. Detta är ett utmärkt sätt för rekryterade att engagera sig med varandra samtidigt som det tar bort besväret med att skapa nya arbetsflöden på Slack. 

Plus: Om du har anslutit ditt HRMS-system och ställt in en automatisk utlösare behöver du inte ens tilldela något manuellt.

4. Skicka formulär för återkoppling 

Skicka personliga undersökningar i slutet av varje fas på onboarding . Att få en djupare förståelse för de anställdas erfarenheter är en viktig förutsättning för att förbättra processen.

 Dessutom kan du ställa frågor som hjälper dig att förbereda dig för deras preboarding. Fråga dem till exempel vad de vill ha för snacks, storlek på tröja, typ av utrustning osv. 

Med Zavvy kan du skapa en enkät - eller helt enkelt bädda in dina favoritverktyg som Typeform eller Google Forms för att göra den mer engagerande. 

5. Lägg till visuellt innehåll

Integrera innehåll i olika format i varje ny resa. Vi talar om välkomst- och utbildningsvideor, länkar till kurser, podcasts osv. Det här är ditt utrymme för att göra lärandet så roligt som möjligt - utan några begränsningar!

Detta gör det möjligt för dina anställda att slutföra uppgiften och hjälper dem att behålla kunskapen bättre.

Utnyttja våra appintegrationer som Loom, YouTube, Typeform och många fler!

6. Dela relevant innehåll

Ett onboarding -program är värdefullt när det är anpassat för att uppfylla kraven hos dina nyanställda. Detta inkluderar att skicka specifika uppgifter till marknadsföringsansvariga eller att dela detaljer med en onboarding Buddy. 

På Zavvy kan du snabbt leverera dedikerade uppgifter, påminnelser och meddelanden utan att behöva skapa flera kanaler på Slack . Detta garanterar en smidig, personlig upplevelse - oavsett vilken avdelning och roll din nyanställda har.

Automatisk tilldelning av uppgifter:

• Dagen då nyanställda börjar 
• När de loggar in på Zavvy
  

7. Skicka försiktiga knuffar

En liten handling av uppskattning eller vägledning är mycket viktig för att motivera din anställde under onboarding. Skicka tankeväckande uppmuntrande ord och erbjud vägledning i varje steg av processen. 

Använd den här funktionen på Zavvy för att:

• Påminn People Managers om att diskutera utvecklingsplaner
• Uppmana de anställda att ta regelbundna raster
• Checka in för att se hur det går för en nyanställd
• Dela med dig av inspirerande innehåll 
  

8. Utlös onboarding för en ny roll

På Zavvy anser vi att onboarding inte bara ska gälla nyanställda. Våra noggrant planerade resor hjälper till att flyttaonboarding anställda till en fjärranläggning. Eller när de befordras till en ledande position. Detta acklimatiserar dem till nya färdigheter och ansvarsområden som krävs för att de ska kunna uppnå sin fulla potential. 

Du kan välja tid och varaktighet för dinonboarding -process, skicka särskilda uppgifter och enkelt spåra framstegen i varje steg. 

9. Bortom onboarding: Program för anslutning

Under onboarding -processen lär de nyanställda känna sina kollegor, buddies eller chefer. Se till att varje samtal eller genomtänkt åtgärd räknas genom att integrera Slack i våra anslutningsprogram. 

Bygg djupare band med våra mallar som Meetup Rituals, Coffee Dates, Walk and Talk och många fler.

Hittar du inte mallen du letar efter? Skapa bara din egen, helt automatiserade anslutningsrutin.

Prata med våra experter för att få veta hur du kan föra ditt distansteam närmare varandra.  

10. Spårning av framsteg, utbildning, utveckling m.m.

Du kan göra mycket mer med Zavvy s onboarding arbetsflöden. Fortsätt läsa för att få reda på det.

📝 Exemplariskt arbetsflöde

Med Zavvy kan du konfigurera hela din onboarding -process - från preboarding till och med avflyttning. Det gör att du kan vägleda människor genom hela processen, istället för att låta det stanna vid några praktiska automatiseringar.

➡️ Integrera Zavvy med Slack för maximal effekt

När du utformar ditt program på onboarding bör du fråga dig själv: Hur kommer en anställd att dra nytta av detta? Finns det något sätt att förenkla processen? Eller hur kan jag göra den mer engagerande? 

Genom att integrera Slack i vår plattform säkerställer vi en sömlös, väl ansluten och lätt att följa process. Med lite framförhållning och planering har vi återuppfunnit sättet som företag tar ombord sina hybrid- eller fjärranställda. 

💡 Storyblok's använder Slack för att introducera nya medarbetare - och sparar 15 timmar varje vecka på att göra det.

Är du nyfiken? Läs mer om vår lösning onboarding här.