Hur man utformar kraftfulla arbetsflöden på Onboarding

Onboarding När du anställer nya medarbetare måste du tänka på hur en nyanställd person ska orientera sig i företaget och vilken rollbaserad utbildning han eller hon behöver för att snabbt nå produktivitet.

Med så många krav som sträcker sig över avdelningar, team och roller är det lätt att onboarding uppgifter glider mellan stolarna. Det är där ett onboarding arbetsflöde kommer in i bilden.

När ni utvecklar ett arbetsflöde för onboarding skapar ni en sammanhängande bild av alla uppgifter som en nyanställd behöver utföra under sina första sex månader till ett år på jobbet. Från det förberedande pappersarbetet till den första årliga utvärderingen - du har en strukturerad och konsekvent onboardingprocess för alla nyanställda.

Läs vidare för att få veta mer om hur ett arbetsflöde på onboarding kan förbättra produktiviteten i din organisation och hur du själv kan skapa ett arbetsflöde på onboarding .

🚀 Vad är onboarding för medarbetare?

Anställda onboarding är att acklimatisera nyanställda till företaget och deras roll. 

onboarding är effektiv i minst tre månader och upp till ett år. Under denna tid genomgår nyanställda en företagsorientering, rollbaserad utbildning med mera innan de övergår till fortlöpande utveckling. 

📶 Vad är onboardingprocessen?

Processen onboarding avser allt som din nyanställde kommer att gå igenom under de första sex till tolv månaderna på ditt företag. 

De flesta organisationer delar in sin onboarding -process i olika faser, med specifika mål för varje fas. När din nyanställda person går igenom onboarding kommer han eller hon att uppfylla de nödvändiga milstolparna för varje fas. 

Du kan anpassa faserna i onboarding -processen till ditt företags behov. Många organisationer delar upp sin onboarding -process efter tiden efter anställningen. Listan nedan ger en kort översikt över de viktigaste faserna i onboarding och målen för varje avsnitt. 

• Preboarding: Fyll i pappersarbetet för nyanställda och välkomna den anställde till företaget.
  

• Första dagen: Presentera den nyanställde för kollegorna och visa dem runt på kontoret. Börja med företagets onboarding eller orientering.
  

• Första veckan: Sätt upp mål för de första 90 dagarna med en 30-60-90-dagarsplan. Påbörja rollbaserad utbildning.
  

• 30-60-90 dagar: Kontrollera att den nyanställde har satt upp sina mål. Erbjud feedback och rollrelaterade uppgifter för att lyckas tidigt.
  

• Kontroll efter sex månader: Bedöm den anställdes förmåga att arbeta självständigt i sin roll. Ge ytterligare utbildning eller resurser för att stödja eventuella svaga områden.
  

Anpassa din onboarding -process efter företagets och avdelningarnas behov. Du kan till exempel välja att lägga tonvikten på rollbaserad utbildning tidigare för säljare onboarding, medan kundtjänstmedarbetarna kanske ägnar längre tid åt att utveckla sina produktkunskaper.  

Onboarding process vs onboarding arbetsflöde

En process och ett arbetsflöde verkar mycket lika eftersom de organiserar komplexa behov i lättförståeliga uppgifter, men de två termerna är inte utbytbara. 

En onboarding -process sammanför alla delar av ditt onboarding -pussel. Den omfattar allt från preboarding pappersarbete till social integration för din nyanställda. 

Ett arbetsflöde på onboarding gör din onboarding -process till en serie konkreta uppgifter som varje nyanställd ska utföra. Det är mer som en checklista med åtgärder, medan onboarding -processen ger en översikt på högre nivå över denna tid.

Med andra ord är ett arbetsflöde på onboarding utformat för att utföra specifika åtgärder eller uppgifter. I onboarding -processen beskrivs de större målen för onboarding i allmänhet. 

❓ Varför använda ett processflöde för onboarding?

Ett processflöde är en detaljerad visualisering av allt som ingår i den aktuella processen. Det går längre än åtgärdsobjekt och omfattar bland annat intressenter, resurslistor och material. 

Ta en titt på detta exempel på onboarding processflöde som bygger på Zavvy's checklista för nyanställda onboarding :

Att utveckla processflödet på onboarding kan till en början vara ett stort projekt. Du måste tänka igenom allt som en nyanställd behöver för att lyckas på ditt företag. 

Låt dig dock inte skrämmas. Att skapa en onboarding -process för din organisation är väl värt ansträngningen. När du väl har skapat baslinjen för din process kan du uppdatera och utöka den i takt med att verksamheten växer.

Det blir lätt att bygga upp ditt arbetsflöde på onboarding när du har ett grundligt processflöde för onboarding i handen. Det är i princip en enda källa till sanning för ditt onboarding arbetsflöde. 

⚒️ Hur man skapar ett arbetsflöde för onboarding i 5 steg

Är du redo att bygga upp ditt arbetsflöde på onboarding ? Följ de här stegen och tipsen för att beskriva din onboarding -process och omvandla den till ett kraftfullt onboarding -arbetsflöde för ditt företag.  

1. Börja med en checklista 

Först och främst: hitta eller skapa en lista över allt som en nyanställd bör göra eller uppleva som en del av onboarding. 

Du kan använda Zavvy:s checklista för nyanställda onboarding för att tänka ut din egen process.

Tänk på onboarding uppgifter som du måste ta hand om före den nyanställdes första dag och även sociala uppgifter som introduktion. 

Vid den här tidpunkten behöver din checklista inte vara särskilt organiserad. Men ju mer detaljerade du kan lägga till varje punkt, desto lättare blir det att omvandla en enkel checklista till en fullfjädrad onboarding -process och arbetsflöde .

Kom ihåg att din preliminära checklista för onboarding bara är en utgångspunkt. Nästa steg hjälper dig att organisera din checklista i ett arbetsflöde.

2. Visualisera checklistan med ett verktyg 

Dela upp uppgifterna på checklistan efter tidsram. Om du använde den nedladdningsbara checklistan som finns länkad ovan har du redan en uppfattning om när varje punkt ska utföras under onboarding.  

Titta på varje uppgift på listan och fundera på följande:

• Vem är ansvarig för att det blir gjort.
• Det material eller de resurser som behövs för att utföra uppgiften.
• Om uppgiften är beroende av andra uppgifter.
  

Använd sedan ett visualiseringsverktyg för att skapa en sammanhängande bild av hela onboarding -processen. Ditt processflöde bör visuellt ange tidsramen för varje uppgift och vem som är ansvarig för att slutföra den. 

Ett processflödesverktyg som Miro är otroligt användbart här. Med ett sådant verktyg kan du lättare rita upp relationer och beroenden mellan uppgifter. Använd pilar för att ange uppgifternas ordning, särskilt när de flyttas mellan avdelningar. 

3. Samla in material från onboarding

Även om du inte har haft en formell onboarding -process fram till nu har du förmodligen viktig information för nyanställda på några olika ställen på arbetsplatsen.

När din onboarding -process har byggts upp i visualiseringsverktyget är det dags att samla in dessa material och koppla dem till rätt del av ditt onboarding -arbetsflöde. 

Här är några typer av onboarding -material som du bör titta på:

• Presentationer om företagsorientering
• Guider för e-post och företagsverktyg
• Rollbaserat utbildningsmaterial
• Mall för 30-60-90-dagarsplan
• Blanketter för halvårsöversyn eller årsöversyn
  

Det är lätt att förstå varför material från onboarding försvinner mellan olika avdelningar eller handledare. onboarding -processen är mångfacetterad och kräver ofta flera personer för att den nyanställda ska kunna acklimatiseras helt och hållet.

Genom att sammanställa dessa resurser får du en samlad bild av hela onboarding -processen. När du har organiserat dessa material i ditt processflöde är du redo att bygga upp ditt arbetsflöde onboarding . 

4. Anskaffning av kompletterande verktyg.

Programvaran för onboarding har massor av funktioner som förbättrar ditt arbetsflöde, men du kanske också kan integrera ytterligare verktyg för att förbättra din onboarding . 

Till exempel erbjuderZavvy integrationer med meddelandeverktyg som Slack och people ops-plattformar som BambooHR. API:et Zapier gör det möjligt för dig att skapa ännu fler kopplingar till de verktyg du redan använder.

Välj integrationer som verkligen förbättrar onboarding -upplevelsen för nyanställda. Annars lägger du bara till ytterligare ett verktyg som alla måste ställa in utan anledning. 

Meddelandeverktyg som Slack är särskilt kraftfulla. De för arbetsflödet på onboarding till den plattform där ditt team tillbringar mest tid. Andra verktyg kan hjälpa dig att skapa automatiseringar eller spara tid genom att importera data. 

5. Bygg upp arbetsflödet i programvaran onboarding

Använd processflödet på onboarding som referenspunkt för att skapa arbetsflödet i programvaran. Om du har utvecklat ett grundligt processflöde kan du snabbt och enkelt skapa ditt arbetsflöde på onboarding genom att följa den planen. 

Börja med fasen preboarding när du bygger upp arbetsflödet kronologiskt. Kom ihåg att inkludera uppgifter inte bara för den nyanställde, utan även för dennes direkta chef och medarbetare. 

Varje steg i arbetsflödet på onboarding bör omfatta:

• Uppgifter som ska utföras
• Material som behövs för att utföra uppgiften
• Ansvarig person
• När steget ska skickas ut
  

Du kan göra stegen beroende av ett tidigare steg eller skicka ut dem baserat på den nyanställdes anställningsdag (t.ex. dag 1, dag 30). 

När en nyanställd har slutfört resan på onboarding kan du automatiskt tilldela honom eller henne en pågående utbildnings- och utvecklingsresa. 

⚙️ Hur onboarding programvara för arbetsflöden automatiserar din process

När du bygger upp ditt arbetsflöde på onboarding i en särskild programvara skapar du en sammanhängande bild av allt i processen. Eftersom allt finns i en enda plattform är det lätt att skapa kopplingar mellan de tidigare separata delarna av onboarding -processen. 

Med funktioner för automatisering av arbetsflöden i en plattform som Zavvy kan du skapa ett onboarding arbetsflöde som praktiskt taget körs av sig självt. Här är bara några saker som du kan göra med onboarding automatisering:

• Bjud in nyanställda till plattformen onboarding
• Tilldela utbildningsresor baserat på plats eller roll
• Skicka påminnelser med jämna mellanrum för att slutföra onboarding uppgifter.
• Para ihop nyanställda med varandra eller med deras onboarding buddy via Slack
• Skapa och skicka kalenderinbjudningar för inledande samtal
  

Titta på den här vyn av några automationsalternativ i Zavvys programvara för arbetsflöde onboarding : 

Onboarding Automatisering av arbetsflöden hjälper dig att skala processen i takt med att företaget växer. Du får också användbara data och insikter om hur nyanställda klarar sig i onboarding -processen. 

➡️ Automatisera ditt onboarding arbetsflöde med Zavvy

onboarding kan vara en komplicerad process, men den kan bli en av de smidigaste delarna av din organisation med ett onboarding arbetsflöde. 

Genom att använda ett systematiskt tillvägagångssätt på onboarding genom att bygga upp ett processflöde får du en överblick över allting onboarding. Med allt på ett ställe är det lättare att skapa ett omfattande onboarding arbetsflöde som faktiskt ger resultat. 

Onboarding Arbetsflödesprogram som Zavvy ger ytterligare fördelar. Du kan automatisera onboarding -processen för att hålla saker och ting igång även när du skalar. Verktygsintegrationer snabbar upp ditt arbete ännu mer och levererar rätt del av onboarding -resan i rätt medium vid rätt tidpunkt. 

➡️ Kolla in Zavvy idag för att köra kraftfulla onboarding arbetsflöden på autopilot.