Checklista för nyanställda Onboarding

Du har anställt en ny medarbetare. Gratulerar.

Det är dags att ta dem ombord. En viktig men ändå besvärlig del av varje onboarding är pappersarbetet för nyanställda onboarding .

Varje nyanställd på ditt företag måste gå igenom en rad dokument innan han eller hon blir officiellt anställd. Men dokumentationsprocessen för nyanställda kan vara tröttsam för både dig och din nya medarbetare.

Du måste till exempel se till att nyanställda får alla relevanta dokument. Helst kontrollerar du också deras framsteg för att se till att de slutför allt i tid. 

Det låter kanske inte så spännande att underlätta pappersarbetet på onboarding för nya lagmedlemmar, men det har stor betydelse. Forskning från Glassdoor visar att en bra erfarenhet av onboarding kan förbättra bibehållandet av nya medarbetare med 82 % och produktiviteten med 70 %.

Läs vidare för att förstå de olika kategorierna av pappersarbete för nyanställda som du behöver och hur du kan automatisera hela processen för att minska det repetitiva manuella arbetet.

📝 Vad är pappersarbete för onboarding? 

Enkelt uttryckt: onboarding pappersarbete säkerställer att dina nya anställda får, läser och skriver under de dokument de behöver för att få en smidig start på företaget.

Pappersarbete för nya anställda omfattar dokument som täcker olika aspekter av anställning och onboarding, till exempel:

• Specifika arbetsformer som formella brev om erbjudande och anställningsavtal.
• Interna företagsdokument, t.ex. handböcker för anställda
• Blanketter för ersättning och förmåner för nyanställda

Att ha dessa dokument på plats är inte bara ett avtalsmässigt och juridiskt krav. Det gör det också möjligt för alla inblandade, inklusive nyanställda och deras chefer, att förstå hur de ska arbeta tillsammans.

✅ En 4-punkts checklista med viktiga dokument som du behöver

Innan vi tittar på vilka dokument du behöver, ska du komma ihåg att de är nödvändiga, oavsett om du tycker att de är tråkiga eller röriga.

Genom dessa dokument får dina nya medarbetare veta vad du förväntar dig av dem, vilka riktlinjer företaget har och vilka förmåner de får.

Det lönar sig också att göra pappersarbetet på onboarding enkelt för dina nyanställda, eftersom de flesta nyanställda tycker att det är tröttsamt, som du kan se här och här.

För att förenkla undertecknandet för nya teammedlemmar kan du försöka:

• Digitalisera signeringsmetoden med hjälp av verktyg som DocuSign eller PandaDoc. Undvik PDF-filer som bifogas kalkylblad eftersom de vanligtvis är svåra att förstå.
• Använd korta förklaringsvideor som spelats in med verktyg som Loom för att ge en översikt över dokumenten och signeringsprocessen. 

"Oavsett om den nyanställde är frilansare på kontrakt, deltidsanställd eller heltidsanställd måste han eller hon fylla i vissa dokument under onboarding -processen."

Ett enkelt sätt att strukturera och dokumentera din process för pappersarbete på onboarding är att ordna alla blanketter i de fyra kategorier som vi visar nedan:

1. 🗺️ Landsspecifika rättsliga arbetsdokument

Arbetslagstiftningen skiljer sig åt beroende på vilket land du bor i. Därför är det första steget att förstå ditt lands lokala arbetslagstiftning för att upprätthålla compliance. 

Se till att du följer:

• Arbetstid
• Lön och bonusar
• Sjukförsäkring
• Löner för föräldraledighet
• Andra typer av blad

Nya skattekrav för anställda

När du har bekantat dig med de lokala lagarna är nästa steg att förstå vilka skatteformulär som en nyanställd ska fylla i i ditt land. 

Denna blankett hjälper ditt företag att:

• Fastställa korrekt skatteinformation.
• Låt den nyanställde veta att du kommer att hålla inne ett visst belopp från lönen för skatt.
• Gör korrekta registreringar för att vara förberedd för revisioner.

Se till att du får reda på namnet på den skatteblankett i ditt land som nyanställda ska fylla i. I USA kallas det till exempel W-4-formuläret.

Samtidigt som du uppfyller skattekraven vill du också försäkra dig om att den nyanställde har ett arbetstillstånd för ditt land. Officiell myndighetswebbplatser kan ge dig den nödvändiga informationen. 

Juridiska formulär för entreprenörer

Det är också viktigt att du känner till vilka formulär som gäller för icke-permanent personal i ditt land. I vissa länder är det olagligt för entreprenörer att börja arbeta utan att ha fyllt i vissa dokument.

I USA kallas till exempel ett formulär för en entreprenör för W-9-formuläret . Det hjälper dig att

• Vet att din icke-permanenta personal följer organisationens policyer
• Betala enkelt dina entreprenörer
• Anställa frilansare på ett effektivt sätt.

För att hjälpa dig att komma igång har vi några tips om hur du fyller i W9.

2. 💼 Anställningshandlingar

Brev om jobberbjudande

I ett brev om jobberbjudande sammanfattas tjänsten i företaget. Det säkerställer att både du och den nyanställde är överens om grundläggande uppgifter om jobbet. Dessutom innehåller ett officiellt brev om anställningserbjudande viktig information som t.ex:

• Arbetsuppgifter
• Sysselsättningstyper, t.ex. heltid eller deltid.
• Startdatum
• Rapporteringsstruktur
• Information om löner, bonusar och förmåner
• Villkor och överenskommelser, t.ex. bakgrundskontroller

Om det passar bra, accepterar kandidaten jobberbjudandet, skriver under och skickar tillbaka dokumentet till dig.

Formulär för anställningsavtal

Efter att ha accepterat ditt jobberbjudande kan nya anställda behöva läsa igenom och skriva under ett kontrakt som förklarar deras skyldigheter och ansvar.

Anställningsavtalet innehåller vanligtvis information som t.ex.

• Arbetstid
• Semester
• Lön
• Ansvarsområden
• Förfaranden för förnyelse och uppsägning av kontrakt
• Företagspolicy

Om det skulle uppstå oenighet eller en tvist om anställningsvillkoren kan du och din anställde hänvisa till avtalet.

Formulär för rollspecifika mål och förväntningar

All extra information om dina nyanställdas förväntningar eller ansvarsområden utöver den information som du gav i brevet om jobberbjudandet bör också finnas i ett skriftligt dokument.

Det kan till exempel handla om chefens specifika förväntningar på den nyanställde, hur han eller hon ska utföra vissa uppgifter, när resultatbedömningar ska göras osv. 

Tydliga förväntningar gör att dina nya medarbetare inte längre är förvirrade över vad du förväntar dig av dem, som den oroliga medarbetaren nedan.

Arbetsdokument för icke-permanent personal

Organisationer tillhandahåller ofta inte specifika arbetsdokument till sina entreprenörer, t.ex. frilansare, under onboarding -processen. Men beroende på ditt lands lagstiftning kan du vara juridiskt skyldig att göra det. 

En usel onboarding -process kan också ge dina nya frilansare intrycket att du inte värdesätter dem.

Gör så här för att bygga upp en god relation med dina entreprenörer:

1. Få omfattande information om dem, inklusive e-postadress, telefonnummer, plats och fullständiga namn.
2. Send them the needed legal documents like an NDA following your company's policies.
3. Samla in deras betalningsinformation och koppla dem till ditt lönesystem.
4. Ge dem tillgång till de arbetsverktyg de behöver.
5. Var tydlig med dina förväntningar.

Genom att skapa goda relationer med icke-permanenta arbetstagare, till exempel genom utmärkta entreprenörer onboarding, kan du alltid få tillgång till begåvade frilansare.

3. 📄 Interna företagsdokument 

Interna företagsdokument hjälper nyanställda att förstå din organisation och hur de ska bete sig. De använder därför dokumenten som referenser för att få arbetet gjort.

Beroende på ditt företag finns här några vanliga interna dokument som dina nyanställda bör få:

Spelbok för verksamheten (SOP)

I en spelbok för företag finns alla företagets processer, riktlinjer och förfaranden. Det här dokumentet kan hjälpa dina nyanställda att bli självständiga och spara tid när de arbetar med:

• Att använda den för att lära sig sina roller och ansvarsområden.
• Hänvisa till den i stället för att ständigt be om hjälp från sina chefer.
• Identifiera områden där de bör förbättras.

Din spelbok för företag kan innehålla så många policyer som du vill, t.ex. policyer för hybridarbete, etiska policyer och miljöpolicyer.

Hybridarbete

Genom att upprätta policyer för hybridarbete kan du fastställa riktlinjer, undanröja förvirring och ge dina anställda möjlighet att bestämma sina egna arbetstider.

Proffstips: Använd vår färdiga mall för att skapa en policy för flexibelt arbete på några minuter.

Etiska riktlinjer

Affärsetik vägleder alla anställda om hur de ska agera gentemot kunder, myndigheter och leverantörer.

Miljöpolitik

Det är bra att ha policyer som visar hur ditt företag uppfyller kraven för att skydda miljön. Du kan till exempel inkludera strategier som ditt företag kommer att genomföra under de kommande fem åren.

Handbok för anställda

Beroende på ditt företags storlek och verksamhetsrutiner kan du välja att ha både en verksamhetshandbok och en handbok för anställda eller bara en av de två.

En personalhandbok är särskilt utformad för att vägleda dina anställda. Dokumentet ska helst innehålla all information som dina anställda behöver veta, t.ex. klädkod, beteendepolicy och rutiner för nödsituationer. 

Obs: Du kan lägga till resten av ämnena från det här avsnittet i din handbok för anställda, men vi kommer ändå att behandla varje dokument individuellt.

Företagets kultur, uppdrag och värderingar

Företagets uppdrag är anledningen till att företaget finns. Enligt en undersökning från LinkedIn anger 53 % av de nyanställda dessutom att en introduktion till företagets kultur och värderingar under deras resa på onboarding är viktig. 

Dessutom har Gallup kommit fram till att en ökad koppling mellan de anställda och deras uppdrag på arbetsplatsen leder till ökad lönsamhet.

Avtal om tystnadsplikt och konkurrensklausul

Dessa två dokument är viktiga för att förhindra att viktig företagsinformation, processer och immateriella rättigheter läcker ut.

Avtal om tystnadsplikt

Detta avtal hindrar dina anställda eller oberoende entreprenörer från att avslöja känslig information som de har fått när de arbetat för din organisation.

Var dock försiktig så att du inte skapar NDA:s som uppmuntrar en giftig arbetsplatskultur. En giftig kultur kan till och med få människor att säga upp sig. 

Avtal om konkurrensförbud

Konkurrensförbudet ska hindra anställda från att starta eller investera i ett konkurrerande företag medan eller efter att de har arbetat för dig. Konkurrensförbud efter avtalstid är vanligtvis begränsade till en viss tidsperiod.

En organisation kan till exempel hindra en anställd från att starta ett företag inom 24 miles från företagets kontor i två år.

Organisationsschema

Ett organisationsschema är ett diagram som visar en organisations struktur. Det omfattar ledningsnivåerna i ett företag och förhållandena mellan olika positioner. Dina nyanställda ska till exempel veta vilken person de ska rapportera till för specifika uppgifter.

Blanketter för prestationsbedömning

Processerna för resultatstyrning skiljer sig åt från företag till företag. För att nya medarbetare ska kunna lyckas bör de bekanta sig med din specifika organisation. 

Några dokument för prestationsbedömning som du kan ge till nyanställda är följande:

• Formulär för resultatbedömning
• Processdokument för resultatstyrning
• Brev om prestationsbedömning
• Plan för förbättring av prestanda
• Varningsbrev om prestationer

Om ni dessutom har en fastställd procedur för karriärutveckling i er organisation är detta en lämplig plats att lägga till information om detta också. 

Om en befordran i ditt säljteam till exempel baseras på hur många försäljningar en anställd har gjort per år, kan du meddela detta på förhand så att dina nyanställda vet vad de behöver göra för att avancera.

Etisk och rättslig behandling av anställda

Nya medarbetare måste förstå uppförandekoden. Den förhindrar inte bara drastiska händelser som felaktig uppsägning, diskriminering och trakasserier. Den hjälper också nya lagmedlemmar att komma in och få kontakt med resten av laget.

Se till att nämna hur dina ledare vidtar åtgärder mot oetiskt beteende, för enligt en ny forskningsrapport från Gallup från 2022 är det bara 4 av 10 anställda som rapporterar oetiskt beteende.

Anställdas personuppgifter

På onboarding måste du be om personliga uppgifter om nya anställda, t.ex. personliga kontakter, finansiell och medicinsk information. Nya anställda måste veta hur ni kommer att lagra och använda deras personuppgifter.

Beroende på var du befinner dig finns det olika lagar om insamling, lagring och användning av dina anställdas personuppgifter.

GDPR-lagstiftningen i EU innehåller till exempel strikta bestämmelser om hur arbetsgivare måste hantera uppgifter om anställda.

Klädkod

Beroende på företagets kultur och bransch kan det finnas en särskild klädkod. Dokumentera klädkoden tydligt för att minska osäkerheten hos nyanställda.

Ritningar och foton kan vara till nytta, liksom detaljerade listor över lämpliga kläder.

Slutligen bör du se till att nyanställda undertecknar handboken för att visa att de känner till och accepterar dina interna riktlinjer och förfaranden.

4. 💰 Dokument om ersättning och löner för anställda

Det är självklart att nyanställda bör känna till sin ersättning och sina förmåner. Följande formulär kan vara till hjälp.

Detaljerat ersättningsdokument

Enligt en nyligen genomförd LinkedIn-undersökning vill 60 % av de anställda ha kompensationsförmåner när de väljer ett nytt jobb. 

Om din organisation erbjuder personalförmåner kan du ge nya anställda onboarding papper som förklarar villkoren för att få förmåner.

I många fall måste nyanställda skriva under särskilda dokument för att formellt acceptera förmånerna. De vanligaste förmånerna för anställda är sjuk- och livförsäkringar, aktieoptioner, pensionsplaner och betald ledighet.

Sjuk- och livförsäkring

Alla nyanställda bör känna till sina försäkrings- och hälsovårdsförmåner - de bör veta om du erbjuder ett heltäckande försäkringspaket eller om du betalar en del av det.

Aktieoptioner

Antag att ditt företag erbjuder aktieoptioner som ersättning. I så fall är det viktigt att förklara hur de fungerar på klarspråk för att se till att även nya medarbetare som inte har någon kunskap om aktieoptioner förstår vad de får.

Pensionsplan

In many cases, your new employees will also want to know the retirement planning options you offer them. Ideally, provide all the information and resources they need to make the right choices.

‍

Regler för semester och betald ledighet (inklusive betalda helgdagar).

Det kanske redan finns information om betald ledighet i din personalhandbok. Det är viktigt att klargöra hur nyanställda ska registrera PTO, lediga dagar och sjukdagar.

Det råder ofta stor förvirring om hur PTO-politiken fungerar.

Särskilt om den betalda ledigheten ökar med tiden eller om det finns begränsningar för när den betalda ledigheten kan tas ut.

Extra förmåner

Det är bäst att skriftligen beskriva alla extra förmåner för anställda och andra förmåner som inte är kontanta. 

De kan omfatta förmåner som:

• Bil i tjänsten
• Telefonplaner
• Medlemskap i ett gym
• Ersättning för utbildning

Genom att ge exakt information om dessa tilläggsförmåner undanröjs framtida missförstånd.

Blankett för direktinsättning (lönesystem)

Direktinbetalning gör det möjligt för arbetsgivare att överföra anställdas lönecheckar direkt till deras bankkonton, vilket eliminerar behovet av papperscheckar.

Viktigast är att du ger detaljerad information om hur de anställda kan skapa dessa konton och att du är tydlig med vilken veckodag de får sin betalning.

📈 Hur dokumenteras och automatiseras slutförandet/compliance?

Att ge nyanställda alla dokument som de behöver följs ofta av ett antal mejl och samtal för att få reda på om de har skrivit under och förstått allt.

Det här fram och tillbaka-arbetet blir snabbt överväldigande för både dig och dina nya medarbetare.

Du kan automatisera uppföljning av uppgifter, schemalägga automatiska påminnelser och spåra dina nyanställdas framsteg med hjälp av vårt verktyg för anställda onboarding för att förenkla processen.

Se också till att allt är klart och kommunicerat före startdatumet med hjälp av vår Zavvy Workflow Builder, som ger dig en enkel process att följa för att se till att du tar emot och kommunicerar effektivt med dina nyanställda.

Vi vill gärna höra från dig! 

Kontakta oss gärna för att se Zavvy i praktiken.