Automatisera onboarding-processen för anställda och hur man gör det rätt

Men det finns ett bättre sätt att förenkla dessa uppgifter - ett sätt som garanterar effektivitet, kvalitet och en smidigare upplevelse för nyanställda. Det vi talar om är automatiserade onboarding-processer som ger enhetlighet, tidseffektivitet och en förbättrad upplevelse när det gäller att välkomna och behålla nya medarbetare, oavsett om de arbetar i en hybridmiljö eller på distans.

För att hjälpa dig att komma igång med att automatisera din onboarding finns här några tips och strategier att tänka på. 

❓ Vad är automatiserad onboarding? 

Automatisering av onboarding handlar om att skapa en strukturerad upplevelse som guidar nyanställda genom varje steg i onboardingprogrammet - utan någon manuell insats. Det krävs en engångsinställning för processer som att utbilda nyanställda, skicka påminnelser, koppla ihop dem med kollegor och mycket mer. 

Att gå från manuell onboarding till automatiserad onboarding hjälper er HR-avdelning att spara tid, men det har också en positiv inverkan på det första intrycket som nya talanger får av er organisation. Med sådana ökade fördelar ser många rekryterare automatisering som ett mer personligt och seriöst alternativ för att få hjälp med sina problem.

🖐 Manuell vs automatiserad onboarding

Många organisationer följer än idag manuella, dokumenttunga processer för kritiska arbetsflöden. Detta leder till att den nyanställdes tid till produktivitet och övergripande tillväxt förkortas avsevärt. Här är några fler utmaningar som uppstår vid manuell onboarding:

• Fragmenterat introduktionsprogram
• Mindre kontroll över anställnings- och rekryteringsprocesser
• Förvirring i kommunikationsprocessen mellan avdelningarna
• Tidskrävande och felbenägen process även om mallar för onboarding används.
  

På den ljusa sidan är automatiserade onboarding-processer beväpnade med intelligens som främjar självbetjäningssupport. Vi kommer att titta närmare på var och en av dessa fördelar och några till senare i den här artikeln. Men här är några av de viktigaste fördelarna i korthet:

• Ger snabbare beslut för dina nya medarbetare 
• Minska antalet kundförfrågningar för ditt team 
• Spara tid, manuellt arbete och kostnader
• Fler möjligheter att skapa mänskliga kontakter
• Spåra genomförda obligatoriska utbildningar

⚒️ Hur automatiserar du dina processer för onboarding av medarbetare?

Det första steget för att välkomna nyanställda till din organisation är att ge dem den bästa onboarding-upplevelsen. För att maximera framgången inför organisationer idag automatisering i sin onboarding som ger en nöjd och informativ upplevelse. Lär dig hur du utformar ett kraftfullt arbetsflöde för onboarding med Zavvy.SHRM rekommenderar organisationer att följa de fyra C:na för en automatiserad onboardingprocess:

• Efterlevnad: Informera nyanställda om juridiska och policyrelaterade regler och förordningar. 
• Förtydligande: Säkerställa att medarbetarna förstår sina nya roller och alla jobbspecifika förväntningar.
• Kultur: Säkerställa att medarbetarna kan knyta an till organisationens kultur - både formell och informell.
• Förbindelse: Skapa möjligheter att utveckla meningsfulla relationer mellan nya och befintliga medarbetare.

Att digitalisera er onboarding är bara början. Ni måste automatisera processerna för att dra nytta av fördelarna. Här är några sätt att inkludera automatisering i din onboarding med Zavvy:

• Automatiskt ifyllande/uppdatering av dokument: Från onboarding till offboarding och allt däremellan, HR-chefer kan påskynda denna del av sitt ansvar genom att automatisera återkommande pappersarbete. Detta inkluderar utbyte av dokument för godkännanden, anställningsavtal och signaturer som krävs på nödvändiga papper. Du kan integrera appar som DocuSign eller en molnlagringsapp som NordLocker eller Box som gör att du kan lagra undertecknade kontrakt på ett säkert sätt.
• Automatisera kontakter mellan människor: Utse automatiskt onboarding-kompisar för att få nyanställda att känna sig välkomna på sin första dag. Med Zavvy kan du utöka denna varma upplevelse genom att ordna gåturer och samtal, kaffeträffar och ansluta nykomlingar till resten av ditt team på Slack. ‍
• Lägg enkelt till nyanställda i arbetsflöden för onboarding: Oavsett om du vill att din nyanställda ska delta i ett pågående projekt eller informera dem om ett nytt, kommer du att spara tid genom att automatisera processen och ge dem all nödvändig information - på en gång. På så sätt kan de bidra till teamets mål och känna sig nära knutna till sin roll. ‍
• Skapa automatiskt konton för nya användare: Det är viktigt att dina nyanställda kan komma åt sina konton så snart som möjligt. Det hjälper dem att komma igång från dag 1. Med Zavvy kan du enkelt synkronisera konton och ge tillgång till sociala medier, IT-chefer och din säljstyrka till deras respektive konton. ‍
• Utbilda dina medarbetare på autopilot: Utbildning och lärande är en ständigt pågående utvecklingsprocess för medarbetarna. Att manuellt leda varje medarbetare genom samma verktyg är inte bara tidskrävande utan också ineffektivt. Du kan automatisera processen genom att spela in ditt utbildningsprogram en gång och dela det med alla nyanställda när det behövs. På så sätt kan de lära sig i sin egen takt och med sin egen kapacitet.
• Automatiserad spårning: Onboarding av medarbetare är inte en engångsprocess. För att säkerställa att nyanställda introduceras på ett effektivt sätt krävs regelbundna avstämningar. För att underlätta denna börda kan du schemalägga automatiska påminnelser med Zavvy för att checka in nyanställda, spåra deras individuella framsteg och tillhandahålla kontinuerlig efterlevnad.‍
• Automatiserad feedback: För att varje medarbetare ska kunna briljera i sin roll krävs att man ger värdefull feedback. Dra nytta av Zavvys mallar som låter dig schemalägga och reflektera över 1:1 feedback-sessioner.
• Välkomstpaket: Använd automatiserade formulär för att samla in annan information om medarbetarna, t.ex. klädstorlekar, önskade stilar/alternativ för företagets swag, bekräftelse av deras visitkortsinformation och mycket mer. Med hjälp av sådana automatiserade formulär kan du samla in alla uppgifter i förväg så att du är väl förberedd att leverera välkomstpaket till nyanställda på deras första dag. 

📈 Varför du bör implementera automatiserad onboarding för anställda : 7 fördelar

1. Snabbare bearbetning av dokumentation

Med en automatiserad onboard-process kan du börja med dokumentationsprocessen redan innan den nyanställdes första dag. Det ger dem möjlighet att ägna mer tid åt introduktioner, 1:1-samtal och att bygga upp kontakter med sina kollegor. Kolla in vår checklista för distans- eller hybridarbetare och vår guide till onboarding av customer success-specialister.

Ju mindre tid de lägger på att fylla i allt pappersarbete, desto mer tid får de att fokusera på sitt arbete. Du kan använda verktyg som DocuSign, Box och andra programvaror för att skapa välkomstpaket med alla dokument - anställningsavtal, manualer, policyer etc. De kan granska dem i god tid och reda ut alla frågetecken innan de börjar arbeta.

2. Automatisk inmatning av uppgifter om anställda

Med en automatiserad onboarding-process kan du automatiskt samla in alla nödvändiga uppgifter om den nya medarbetaren. Vi pratar om deras lön, väntande och upplupna semesterdagar, deras arbetsplats osv. 

Automatisk uppdatering av denna information till något av era registreringssystem som ERP, eller något annat bokföringsprogram, eliminerar mänskliga fel. De gör det möjligt att generera korrekta rapporter om medarbetarnas demografi, antal anställda och arbetshistorik på begäran.

Automatisering av leverantörsreskontran bidrar till ökad effektivitet genom att automatisera finansiella processer, säkerställa korrekt registrering och hantering av utgående betalningar samt öka den övergripande transparensen i organisationens finansiella arbetsflöden.

3. Ökar engagemanget hos nya medarbetare

40 % av de nyanställda säger att det tar för lång tid att få svar från HR. Detta händer när HR-teamen är för upptagna med att hantera pappersarbete och överflödiga administrativa uppgifter som utförs långsamt och gör ditt team sårbart för att göra betydande misstag

Genom att automatisera dessa processer frigörs tid så att de kan fokusera på det som verkligen är viktigt: att nå ut och vara en användbar resurs för nya talanger.

Automation gör att dina HR-chefer kan ägna mer tid åt viktiga uppgifter som att svara på frågor från nya talanger, samordna mer utgående kommunikation och skapa ett FAQ-bibliotek.

4. Får nykomlingen att känna sig välkommen

Arbetsgivare utformar idag skräddarsydda välkomstpaket för att behålla nya talanger. Och automatisering spelar en viktig roll för att skapa det perfekta företagspaketet. Så här gör du: Med hjälp av automatiserade system som webbformulär kan du samla in information om anställda som klädstorlek, föredragna stilar, anpassning av kontorsutrustning och mycket mer. 

På så sätt är du väl förberedd inför den nyanställdes första dag. Alla gåvor och paket kan smidigt levereras för att göra ett bestående första intryck. 

5. Möjliggör mer fokus på mänsklig interaktion

Det finns en anledning till att 72 % av medarbetarna anser att 1:1-samtal med chefen är en viktig del av introduktionsprocessen. Det hjälper dem att skapa rollspecifik tydlighet, bygga meningsfulla relationer och sätta upp förväntningar.

Automatiserad onboarding underlättar detta genom att automatiskt schemalägga kontorsvisningar, introduktions- och utbildningstillfällen, en professionell fotografering och andra uppgifter för nyanställda. 

6. Automatiserar registrering av förmåner

Att erbjuda ett generöst förmånspaket har blivit avgörande för att attrahera och behålla nya talanger. Enligt Glassdoors Employment Confidence Survey 2015 uppger ca 60 % att förmåner är en viktig faktor när de överväger att acceptera ett jobberbjudande.

Med tanke på detta är det viktigt att du skickar automatiserade e-postmeddelanden till nyanställda på deras första dag där du förklarar ditt förmånspaket. Detta inkluderar instruktioner om hur man utnyttjar företagsrabatter, pendlarförmåner, hälso- och tandvårdsplaner, medlemsförmåner - allt som ditt företag erbjuder.

Även om dessa program kan ha olika hanteringssystem kan en automatiserad process samla dem alla under en plattform för att göra introduktionen enklare.

7. Ger dig värdefull feedback

Att få feedback från medarbetarna i tid ger dig ovärderliga insikter om ditt befintliga onboarding-program. Automatisera processen genom att skicka enkäter till nyanställda när de har avslutat sin första dag, 30:e dag eller 90:e dag i introduktionsprogrammet.

Detta hjälper dig inte bara att leverera en sömlös upplevelse, utan också att identifiera eventuella fel som dina anställda ställs inför. Många företag använder idag AI-programvaror som är utmärkta på att förutsäga, identifiera och åtgärda problem redan innan de uppstår. 

⚙️ Automatisera din onboarding med Zavvy

Automatisering är inte ett nytt koncept, men med Zavvy kan du automatisera onboarding av anställda. Vi har alla haft vår beskärda del av erfarenhet av automatiserade påminnelser och chatbots. Men att leverera en intuitiv onboardingupplevelse kräver mer än så. Du måste kommunicera med dina medarbetare för att lära dig vad som saknas, vad som kan improviseras eller förenklas för att leverera en hälsosam onboarding-upplevelse. 

I Zavvys programvara för onboarding av anställda är våra mallar utformade just för att uppfylla dina onboardingmål. Du kan antingen bygga din egen på några minuter eller välja från vårt genomtänkta utbud av mallar. De är enkla att använda, anpassningsbara och gör att du kan ge dina anställda snabbare lösningar - utan att göra avkall på en bra upplevelse.

Här är några vanliga användningsområden för Zavvys onboardingverktyg:

1. Förenkla dina arbetsflöden för preboarding

Pre-boarding börjar några dagar/veckor innan den nya kandidaten börjar sin roll.

När din medarbetare har accepterat jobberbjudandet kan du använda vår plattform för att automatisera onboarding-processen för medarbetaren, t.ex:

• Meddela IT att skapa användarkonton.
• Skicka ett välkomstmejl där du förklarar företagets förmåner, kultur och policy. Du kan enkelt skapa dessa välkomstmeddelanden med hjälp av en gratis mallskapare.
• Meddela någon att skicka ut ett välkomstpaket.
• Förbered teamkollegorna på att blockera sina kalendrar.
• Följ deras preboardingprocess och övergå smidigt till onboardingfasen. 

Läs mer om vår programvara för preboarding här.

2. Integrera appar direkt

Kommunikationsappar som Slack, Teams, Notionetc. har gjort det möjligt att arbeta på distans. Automatisera och effektivisera din kommunikationsprocess genom att koppla samman människor oavsett var de befinner sig.

Genom att ansluta appar som Microsoft Teams eller Slack kan du enkelt

• Lägg automatiskt till nyanställda i en onboarding-kanal
• Främja hälsosamma samtal mellan dem
• Skicka dem regelbunden bit-för-bit-information, uppgifter och påminnelser
• Koppla ihop nyanställda med deras onboarding-kompisar och meddela båda via Slack/Teams
• Planera in möten för orientering och introduktion 

Å andra sidan finns det innehåll som du kanske redan har. Vi pratar om företagsvideor, dokument och mycket mer.

Automatisering innebär också att integrera innehåll från olika källor på en central plats.

• Anslut verktyg för att skapa video som Loom, Vimeo eller Youtube för att göra dina resor mer engagerande
• Visa presentationer, kalkylblad och andra produktivitetsverktyg direkt från Google Drive eller Sharepoint/OneDrive

Och ja, du kan också integrera dina roliga GIF:ar, bilder och emojis.

3. Integrera nyanställda snabbare med regelbundna möten

Mildra den nyanställdes oro för de första veckorna genom att tillbringa kvalitetstid med dem över en lunch eller en kopp kaffe. Detta kan göras personligen eller virtuellt via Microsoft Teams/Zoom.

Koppla automatiskt samman kollegor för avslappnade möten eller gåturer för att stärka relationerna på arbetsplatsen och ta en paus från skärmen. Mötena leder till meningsfulla samtal som kan förbättra teamkänslan, produktiviteten och den mentala hälsan.

Använd våra mallar för att automatisera processen för hela ditt team. Så här gör du:

• Matcha automatiskt personer slumpmässigt eller baserat på kriterier. Meddela båda via Slack/Teams/Mail och hjälp dem att boka ett möte
  
• Som ett alternativ kan både den nya medarbetaren och teammedlemmen få presentkort från restauranger eller matleveransappar

För mer information om dessa program, se våra anslutningsprogram.

4. Skicka ut frågeformulär och enkäter

Frågesporter är ett bra sätt att göra inlärningen enkel och rolig. 

Undersökningar är en kraftfull strategi för att förbättra ert onboarding-program. De ger dig möjlighet att förstå hur dina medarbetare ser på och agerar under onboarding-processerna. Du kan också ta del av annan medarbetarinformation genom enkäter för att förbereda en skräddarsydd företagspresent.

• Skicka automatiskt enkäter till nyanställda för att ta reda på vilka preferenser de har när det gäller företagsprylar.
• Få ett meddelande när den nyanställde har avslutat den första, 30:e eller 90:e dagen av introduktionsprogrammet för att skicka ut feedbackformulär.
  
• Skicka automatiska påminnelser om utbildningstillfällen, frågesporter etc.

5. Automatisera ett onboarding-program för kompisar

Ett fadderprogram är precis vad det låter som - en befintlig medarbetare får i uppdrag att välkomna och introducera nyanställda i er organisation.

Buddies hjälper nyanställda att bekanta sig med all viktig information samtidigt som de delar med sig av ostrukturerad kunskap om ämnen som - arbetsplatskultur, företagspolicy, förmåner och förmåner med mera.

Med Zavvy kan du göra onboardingprogram för kompisar till en central del av din onboardingprocess.

• Steg 1: 👤 Hitta rätt kompis till din nya medarbetare
• Steg 2: 📅 Skapa steg för buddies i er Onboarding Journey. Du kommer att se till att buddies får vägledning om sin roll i onboardingprocessen.
• Steg 3: ⚙️ Kör allt på autopilot: Skicka automatiskt påminnelser via Slack eller Teams i veckor, månader eller år.

🫂 Slutligen, tar automatiseringen bort den mänskliga interaktionen?

När du tänker på automatisering är din naturliga följdtanke om den isolerar oss från andra människor. I motsats till vad många tror isolerar inte automatisering oss från mänsklig interaktion. I själva verket skapar den fler möjligheter för människor att mötas och bygga relationer.

I motsats till vad många tror skapar automatisering faktiskt fler möjligheter för människor att mötas och bygga relationer. När du automatiserar din onboarding-process hanteras de flesta enkla frågor och uppgifter automatiskt, oavsett om de arbetar i en hybrid- eller distansmiljö.

Automatisering frigör teamets tid från överflödiga administrativa uppgifter så att du kan ägna din värdefulla tid åt faktiska samtal istället för repetitiva presentationer eller manuella inbjudningar. Det gör att du kan fokusera på det som är viktigast: människorna.

När du är HR-chef i en växande organisation börjar återkommande onboarding-aktiviteter som dokumentation, påminnelser och att svara på vanliga frågor kännas som ett allt större ansvar. I jakten på att spara tid börjar inkonsekvenser dyka upp, och upplevelsen för den nya medarbetaren blir lidande.

När du automatiserar din onboarding med Zavvy kommer dina nyanställda att vara mer produktiva under sina första veckor på jobbet. De kommer att spendera mindre tid på att arkivera pappersarbete och mer tid på att träffa sina kollegor över en kopp kaffe, på kontorsrundor eller mellan möten. 

Boka en demo med en av våra experter och se vårt automatiserade arbetsflödesverktyg för onboarding i aktion!